完善学生档案管理制度

PAGE完善学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥学生档案在教育教学、学生管理、就业指导等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生在校期间的学习、生活、奖惩等情况。2.完整性原则：学生档案应涵盖学生从入学到毕业的各个方面的材料，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保护学生档案的隐私，未经授权不得泄露学生档案信息。4.规范性原则：学生档案管理应遵循国家法律法规和学校的相关规定，做到规范有序。二、学生档案的内容（一）入学材料1.录取通知书2.高考报名登记表3.体检表4.党团组织关系材料5.个人身份证复印件（或户口簿复印件）（二）学习成绩材料1.各学期成绩单2.补考、重修成绩记录3.课程免修、免考审批表4.辅修专业成绩单（三）奖惩材料1.三好学生、优秀学生干部、优秀团员等荣誉证书复印件2.奖学金获奖证书复印件3.违纪处分决定书及解除处分证明（四）社会实践与志愿服务材料1.社会实践活动记录2.志愿服务证书复印件（五）实习与就业材料1.实习报告2.就业推荐表3.就业协议书4.毕业生登记表（六）其他材料1.学生在校期间的获奖作品、科研成果等材料2.学生个人申请、证明等材料三、学生档案的建立与收集（一）档案建立1.新生入学时，学校招生部门负责将录取通知书、高考报名登记表、体检表等入学材料整理归档，建立新生档案。2.各学院负责将本学院学生的党团组织关系材料、个人身份证复印件（或户口簿复印件）等材料收集齐全，移交学校档案馆统一管理。（二）档案收集1.学生所在班级的班主任负责收集学生的学习成绩材料、奖惩材料、社会实践与志愿服务材料等，并及时移交学院。2.学院教学管理部门负责收集学生的课程免修、免考审批表、辅修专业成绩单等材料，并移交学校档案馆。3.学校就业指导部门负责收集学生的就业推荐表、就业协议书、毕业生登记表等就业材料，并移交学校档案馆。4.学生个人如有其他需要归档的材料，应及时提交给所在班级的班主任或相关部门。四、学生档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照档案内容的类别进行分类，如入学材料、学习成绩材料、奖惩材料等。2.对每一类材料进行编号，以便于查找和管理。3.将整理好的材料装入档案袋，并在档案袋上注明学生姓名、学号、专业、班级等信息。（三）归档要求1.各学院应在每学期结束后，将本学院学生的档案材料整理归档，并移交学校档案馆统一保管。2.学校档案馆应定期对学生档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。3.对不符合归档要求的档案材料，应及时通知相关部门或学生本人进行补充或更正。五、学生档案的保管与保护（一）保管场所1.学校应设立专门的档案馆，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。2.档案馆应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.学生档案的保管期限为永久。2.对于已毕业学生的档案，学校应按照国家有关规定进行妥善保管。（三）档案保护1.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经授权不得擅自查阅、借阅学生档案。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对档案进行数字化处理，建立电子档案，以便于长期保存和利用。六、学生档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本校教职工因工作需要查阅学生档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.学生本人因特殊情况需要查阅本人档案的，应填写《学生档案查阅申请表》，经学院辅导员签字同意后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅档案应在档案馆指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划或抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，应及时将档案归还档案馆，并办理归还手续。（三）借阅范围1.外单位因工作需要借阅本校学生档案的，应填写《学生档案借阅申请表》，经学校主管领导签字同意后，方可借阅。2.本校教职工因工作需要借阅学生档案的，应填写《学生档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可借阅，但借阅期限不得超过两周。（四）借阅要求1.借阅档案应在档案馆指定的地点进行，不得擅自将档案带出学校。2.借阅档案时，应向档案馆提交有效证件，并办理借阅手续。3.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，并办理归还手续。如因特殊情况需要延期借阅的，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。七、学生档案的转递（一）转递范围1.学生毕业时，学校应按照就业协议书或毕业生就业主管部门的要求，将学生档案转递至用人单位或毕业生就业主管部门。2.学生因升学、转学等原因需要转递档案的，学校应按照相关规定办理档案转递手续。（二）转递要求1.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，不得个人自带档案转递。2.档案转递时，应填写《学生档案转递通知单》，并密封档案袋，在封口处加盖学校档案馆公章。3.接收档案的单位或部门应在收到档案后，及时将《学生档案转递通知单》回执寄回学校档案馆。八、学生档案的信息化管理（一）建立电子档案系统1.学校应建立学生电子档案系统，将学生的各类档案材料进行数字化处理，实现档案信息的电子化管理。2.电子档案系统应具备档案录入、查询、统计、打印等功能，方便档案管理人员和相关部门使用。（二）数据安全管理1.加强对电子档案系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和修改档案信息。2.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，防止电子档案数据受到病毒、黑客等攻击。九、学生档案管理的监督与检查（一）监督机制1.学校应建立学生档案管理监督机制，定期对学生档案管理工作进行检查和评估。2.学校纪检监察部门负责对学生档案管理工作中的违规行为进行监督和查处。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况2.档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作情况3.档案信息化管理情况4.档案管理人员履行职