书店管理信息系统

书店管理信息系统

1.系统背景

在当今社会，随着计算机的发展以及网络技术的广泛应用，日常的信息管理

工作已经涉及到我们生活中的方方面面，并发挥着越来越重要的作用。因此，高

效的信息管理工作对于人们从以前繁琐的事务中解放出来，从而提高工作效率具

有极其重要的意义。而目前在大的书店（比如新华书店）已经有了一整套比较完

整的管理信息系统，而在一般的中、小型的书店由于其规模限制，硬件投入不大,

管理人员水平有限，所以大部分的工作还是进行着手工管理，工作效率很低，并

且不能刚好了解书店各类图书的库存，读者需求的图书难以在短时间里找到、图

书的入库和更新比较麻烦等，不便于动态刚好调整图书结构。同时由于不行避开

的人为因素，造成数据的遗漏、误报等，这些弊端对于书店的经营管理是特别不

利的，也对书店的总体发展产生了负面的影响。

除此之外，随着这几年书店管理信息系统在大型书店的建设与应用，已经可

以看到应用的效果特别显著。它不仅使书店的整体的信息管理水平得到•个显著

地提升，而且大幅度地削减运营管理的成本，还可以带来相当可观的经济收益以

及非经济效益，对其发展也产生了很多有利的因素和效用。因此，对于要提中学、

小型书店的整体的管理信息的水平和服务质量，开发与实施适合中、小型书店的

管理信息系统已经是燃眉之急了。

2.系统分析

2.1系统初步调查

在信息时代，由于所存在的种种弊端，已经不适用于现代的书店的管理运营

方式与发展。因此，传统的书店管理方式必定将被计算机为基础的管理信息系统

所取代。运用计算机对书店图书信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。

例如：检索快速、查找便利、牢靠性高、保密性好、寿命长、成本低、高效率、

存储量大、对进书有较好的预料性等，这些优点能够极大地提高书店的管理效率。

因此，本书店管理信息系统旨在供应一个可以操作的，便利查询，易于修改,

提

企业领导希隼通过建立销售管理信息系统.，使企业销售管理工作规范化、制度化和程序

化，避开业务管理的随意性和随机性，提高信息处理的速度和精确性，理顺企业的信息流程

高书店的管理效率的协助管理系统，以满足当前中、小型书店在管理实践和业务

操作中的具体需求，以帮助这些书店早日实现书店管理信息化。并且让顾客感到

真正的便利、省心，在购物的同时切身感受到信息化、智能化社会给人们带来的

便利。同时，让书店的管理者可以更好地管理书店，摆脱人工管理带来的不足，

通过在第一时间内驾驭第一手资料，从而可以进行精确的推断，并做出相应的决

策，大大提高了工作效率。因此，以计算机为基础的管理信息系统来进行书店日

常的业务和管理功能具有很大的必要性。

2.2可行性探讨与分析

一、预估费用支出

1）系统开发费用

CD人员次用。本系统开发期20个周，试运行期10个周。开发期须要开发

人员5人,试运行期需开发人员2人。平均每个开发技术人员的每周工资为2000

元。而后续的操作人员和维护人员的培训费用加起来，则共计6万元。那么总

的人员费用为30万元。

（2）计算机硬件设备费。本系统所需的硬件设备费为12万元，其中：

服务器1台32000元PC8台40000元

打印机8台12000元条形码扫描仪8台12000元

网络设备和布线10000元不间断电源1台3000元

工作台4台1000元机房、空调10000元

（3）软件开发费用。系统所需的软件开发费用为2万元。

（4）耗材费。所需耗材费用估计为0.8万元

（5）询问和评审费。约1.2万元

（6）调研和差旅费。约1.0万元

（7）不行预见费。按开发总费用的15%计算。

因此，总的系统开发总费用为54.05万元。

2）系统运行费用

（1）系统维护费。每年平均须要1个人进行系统维护，那么总的系统维护费

为1*50000二5万元。

（2）设备维护费。假设设备日常故障维护费每年为0.6万元。

（3）消耗材料费。系统开发所用材料、系统正常运行所用消耗品，例如电费,

打印纸、软盘、开发软件等开支每年的耗材费按0.8万元计算。

综上所述，书店在刚起先开发这个管理信息系统的那一年的总的开发和运

行总费用为60.45万元，之后每年的系统运行费用为6.4万元。

二、该项目的经济效益

该书店管理信息系统获得的干脆经济效益可以从以下几个方面计算：

（1）提高工作效率，削减工作人员

本系统运行可以亮高支配订购管理、书店管理、销售管理和核算信息管理

的效率.累计可以综合提高T作效率达30昭可以削减现有20%的T作人员，书

店现有人员按30人计算，可削减6人。平均每人每月工资为3000元，节约人

员工资0.3*12*6=21.6万元/年。

（2）扩大服务范围，增加书店收入。

由于提高工作效率，书店可以增加图书品种和销售规模。假定在原有基础

上可以增加10%的销售量，书店每年的总利润按100万元计算，则可以增加收

入10万元。

（3）刚好获得信息，削减决策失误

本系统的建设可以刚好获得图书市场信息、读者反馈信息和畅销、滞销图

书的信息，提高订书的合理性和精确率。因此每年可以增加收入在12万元以上。

（4）削减库存挤压，提高资金周转。

通过对书库的计算机管理，可以刚好获得书店库存信息，争取最优库存，

提高资金周转率。每年可以因此削减书库挤压杳侈10万元以上。

通过以上计算，书店通过本管理信息系统的运用和实施可以获得的干脆经

济效益至少为21.6+10+12+10=53.6万元/年。

建设书店管理信息系统除可以获得干脆经济效益以外，还可以获得多方面

的社会效益，主要有：

（1）大大提高了工作效率，削减读者的购书时间。

（2）由于管理工作效率的提高，削减了工作人员平常的劳动量。

（3）大幅度提高了工作质量，增加了读者对书店管理的信任感和亲善感，从

整体上改善了书店的形象。

（4）提高管理水平。系统能够刚好供应图书市场信息、出版商信息、库存信

息、销售信息、读者反馈信息，提高决策正确性；并在此基础上，通过对各种

信息的综合分析，以改进图书品种、提高服务质量、满足不同读者的阅读要求,

使书店的管理面对高质量、科学化方向发展。

三、支出和收益综合分析

系统第一年的总没入为60.45万元，之后每年的系统运行费用为6.4万元,

而这笔费用对于书店来说完全有实力能够支付°而且系统运行运用后，每年给

书店带来的成本削减和效益为53.6万元，只须要两年就可以收回书店管理信息

系统的开发投资。

因此，从经济效益上考虑，书店开发本管理信息系统将给书店带来巨大的

经营管理效率和经济效益，所以本书店管理信息系统完全有必要开发。

2.3.组织结构与功能分析

从企业行政管理和职能分工角度，企业与销售相关的组织结构如图2.3所不。

单位文档、

图2-1表示业务流程图的符

图2.1企业组织机构图

2.4.管理业务流程分析

通过对书店日常的管理业务进行实际的调查探讨分析，了解了书店日常的业

务类型、业务流程、相关的单据和票据、书店供应的相关功能及其之间的业务关

系，从而对书店的管理功能和业务流程有了一个基本的相识。

单位文档、

图2-1表示业务流程图的符

图2-2是用图2・1中的符号来表示的书店管理的业务流程图。书店的管理业

务的处理过程是：首先，顾客依据自己的所须要的书籍填写订书单发到书店的管

理人员处，书店管理员收到顾客的订书单后，首先对库存帐进行查阅，假如书店

库存里有顾客所须要的书籍以及相应的书籍数量时，就发给顾客领书通知单，让

他来领取相应需求的书籍和数量，同时书店管理员给顾客开发票，并登记书店的

销售记录表和库存帐。假如书店管理员查询库存帐后发觉库存里没有顾客所须要

的书后，就向供应商发出相对应的选购单。供货商发出图书后，就发给书店相

应的供货单。书店管理员收到供货单后，就可以办理入库手续，并登记入库记录

表和库存帐，并向顾客发出领书通知单，让他来领取书籍。

由上面的书店日常管理的'业务流程图可以看出该书店的管理信息系统主要

有以下几项管理功能：

（一）对订购和销售书籍的管理

书店管理员依据顾客发来的订书单，并通过查询库存信息，来支配给顾客发

货，以满足顾客的购书需求。而当库存里的书籍不能够满足顾客需求时，则须要

向供应商发出选购单，来刚好地补充库存，再通知顾客来领书。

（-）登记相关业务的记录表

当顾客发来购书单以及供应商发来供货单时，书店管理员须要依据订书单来

登记每一笔相关的书籍销售记录，依据供货单来登记每一笔相关的书籍入库记

录，由此可以清楚地反映出书店每一笔书籍出入庠的业务。

（三）库存信息的登记统计

通过销售记录表、入库记录表对每一笔书籍出库、入库的业务记录，可以将

相关信息登记进入库存数据库，使其可以实时地反映出当前书店的全部的最新库

存信息。

2.5.数据与数据流分析

（1）数据流图

（2）数据字典

下面是本书店管理信息系统的数据字典，是对数据流程图中的数据流、处理

逻辑、数据存储和外部实体等方面进行具体的定义。数据流程图配以数据字典，

就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述了。

图2-5数据流

由于数据字典的篇幅较大，在此仅给出部分。

（一）数据流的描述

数据流编号：D-01

数据流名称：发票

简述：书店依据顾客所购买的书籍给顾客开出的购买凭证

数据流来源：书店

数据流去向：顾客

数据项组成：发票代码+发票号码+客户名+品名规格+单位+册数+单

价+金额+日期+开票单位+经手人

数据流量：约50张/天

高峰流量：约100张/天

发票代码

发票联发票号码

户名年月日

品名规格单位册单价金额

数

合计人民币

（大写）

开票单位（章）开票人收款人

数据流编号：D-02

数据流名称：入库单

简述：书店依据供应商所发过来的供货单将相关的书籍存入书

库内的单据凭证

数据流来源：书店管理员

数据流去向：书库

数据项组成：入库单编号f日期+书号+书名+作者+出版社+数量+单价

+入库金额+经手人+审核人

数据流量：约3张/月

高峰流量：约5张/月

书籍入库单第册号

日期书号书作出版社数量单入库金

名者价额

经手人审核人

数据流编号：D-03

数据流名称：订书单

简述：顾客通过统计自己所须要购买的书籍名称、数量和其他

相关的要求和信息并将其列出的购买清单

数据流来源：顾客

数据流去向：书店

数据项组成：日期+客户姓名+联系电话+邮箱+书号+书名+作者+出版

社+数量+单价+总金额+备注+经手人

数据流量：约50人/天

高峰流量：约100人/天

订书单

年月日

客户姓名联系电话邮箱

书号书作者出版数单总备注

名社量价金额

营业员：

(二)处理逻辑的描述

处理逻辑编号：P-01

处理逻辑名称：付款

简述：顾客依据自己所排列出的购书清单而向书店支付所购

买书籍的所须要的费用

输入数据流：购买清单

处理描述：审查开据的发票格式是否要求，发票上的购买书籍的

数量和金额与购书清单上填写的数据是否一样等。不

合格的话将由书店管理员重新校验和开发票。

输H1数据流：发票

处理频率：6()次/天

处理逻辑编号：P-02

处理逻辑名称：选购

简述：书店依据顾客的需求状况以及书店的实际库存状况，

须要刚好地进行选购，以保证书籍的刚好供应来增加

库存，并刚好地满足顾客的需求。

输入数据流；库存帐

处理描述：书店依据顾客发来的订书单的需求状况以及通过杳询

书店的库存信息来进行综合分析，并最终向供应商发

出选购单，以更好地满足顾客的需求以及刚好地增

加库存量，使整个供镭双方处于一个最合理的水平。

输出数据流：选购单

处理频率：1〜2次/月

处理逻辑编号：P-03

处理逻辑名称：填写图书信息

简述：书店管理员依据供应商发给书店的供货单上的图书信

息来填写相关的书籍的数据，并记录到图书信息表中

输入数据流：供货单

处理描述：书店管理员依据供应商供应的供货单与之前书店发出

的选购单进行校验审核，通过查看所获得的书籍的

必要信息和选购单上的书籍的书名、出版社、数量

等是否一样，若供应商供应的图书的信息无误，则将

书籍的这些基本信息录入图书信息表中c

输出数据流：图书信息表

处理频率：3〜5次/月

（三）数据存储的描述

数据存储编号：F-01

数据存储名称：顾客信息表

简述：记录顾客的相关数据和信息

数据存储组成：顾客姓名+顾客编号+顾客地址+联系电话+邮箱

关键字：顾客姓名+顾客编号+联系电话

相关联系的处理：P-14、P-10

数据存储编号：F-02

数据存储名称：图书信息表

简述：记录图书的全部相关的信息

数据存储组成：图书名称+书号+作者+出版社名称+价格+图书级别+

版本号+供应商名称

关键字：图书名称+书号+作者

相关联系的处理：P-02、P-04、P-06

图书信息表

图书名称：书号：批发价/元：

作者：出版社名称：零售价/元：

图书级别：版本号：供应商名称：

（四）外部实体的描述

外部实体编号：S-01

外部实体名称：书店书库

简述：储存书籍

输入数据流：D-IO

输出数据流：D-1I

外部实体编号：S-02

外部实体名称：顾客

简述：购买书籍

输出数据流：D-01

输出数据流：D-03

外部实体编号：S-03

外部实体名称：供应商

简述：向书店供应图书

输入数据流：D-04

输出数据流：D-07

6.新系统逻辑模型的建立

通过数据流图和数据字典描述新系统后，整个新系统的逻辑结构主要分为产品信息管

理、客户信息管理、销售信息管理、财务信息管理、库存管理、权限管理6个部分，而销售

信息管理是整个系统的核心，其他各部分都是圉围着销售信息管理进行工作的。所以，在新

系统总体结构设计上，系统将被分为这6个基本功能模块，每个模块大体上可以被分为信息

维护和查询两个部分。

系统总体结构设计

1.子系统划分

图3-1系统的功能模块

囱

6.2.4系统具体设计

系统为每本图书设计了代码，一方面可统一图书的种类，另一方面是为了便

于相关的图书数据的输入。在本系统中，图书的代码采纳区间码的十进位码来设

计，如下图3-2所示。其中第一位的是字母，表示代表主要分类，后面的三个数

字表示子分类，而小数点后面的三个数字则是典型的依次代码结构。

***

三个阿拉伯数字的依次

-----------►码

______________________►三个阿拉伯数字代表子

分类

_____________________________►字母代表图书的主要

分类

图3-2代码设计图

在系统运行过程中，凡是须要查询某种图书时，只需输入书籍的代码即可，

系统可依据图书代码、图书名称等，自动将相应的所要查找的图书名称和出扳社

等相关信息调出来，大大地便利了系统管理员查询所要的书籍，削减找书的时间，

提高了书店的管理效率。

2.数据库逻辑结构设计

数据库系统是整个管理信息系统的一个重要组成部分，是数据处理和查询的

核心所在。而数据模型则是数据库系统设计中用于供应信息表示和操作手段的形

式框架，是数据库系统实现的基础。而数据库设计一般要在需求分析和数据分析

的基础上进行概念设计、逻辑设计和物理设计。

3.3.1概念设计

在经过对书店的调查探讨收集到相关的数据信息内容以及用户对系统的需

求后，确定出主要的实体类型有：书店管理员、图书、顾客以及供应商，并且确

定这些实体之间的联系类型。

依据实体和联系之间的关系和属性画出E-R图，如下图3-3所示:

图3-3系统总E-R图

图3-6供货管理E-R分

图3-9购买管理E-R分

图3-10供应管理E-R分

每个实体的属性分别是：

书店管理员：工号、姓名、联系方式

图书：书号、书名、作者、出版社名称、数量、购买日期、售价、图书级别、

版本号、

顾客：顾客编号、姓名、联系电话、邮箱、地址

供应商：供应商编号、供应商名称、地址、联系电话、传真

每个联系的属性分别是:

选购：选购单号、选购日期、选购数量、管理员工号

供货:供货单号、供货日期、供货数量、供应商编号

订书:订书单号、订书日期、订书数量、管理员工号

购买：消费单号、购买日期、购买数量、顾客编号

供应：供应单号、供应日期、供应数量、供应商编号

入库：入库单号、入库日期、入库数量、管理员工号

出库：出库单号、出库日期、出库数量、管理员工号

3.3.2逻辑设计

逻辑设计的任务是依据DBMS的特征把概念结构转换为相应的逻辑结构。

概念设计所得到的E-R模型，是独立于DBMS的，这里的转换就是把表示概念

结构的E-R图转换成关系模型的逻辑结构。

将上图转换为规范的关系模式图为：

书店管理员与供应商之间存在“选购”和“供货”联系，且是一对多的

联系。

供应商与图书之间存在“供应”联系，且是多对多的联系。

顾客与图书之间存在“购买”联系，且是多对多的联系。

书店管理员与图书之间存在“入库”和“出库”联系，且是一对多的联系。

顾客与书店管理员之间存在“订书”联系，且是多对多的联系。

3.3.3物理设计

物理设计的目的是依据具体DBMS的特征，确定数据库的物理结构或者说

是存储结构。关系数据库的物理设计任务包括两个方面，一是确定全部数据库文

件的名称及其含字段的名称、类型和宽度；二是确定各数据库文件须要建立的索

引，在什么字段上建立索引等。各表结构如下：

表3-2图书信息表

字段名字段类型字段宽度说明

书号Character20

书名Character40

作者Character20

出版社名称Character40

数量Numeric20

售价Numeric1()

图书级别Character1()

版本号Character3()

表3-4顾客信息表

字段名字段类型字段宽度说明

顾客编号Character1()

顾客姓名Character20

地址Character50

联系电话Character20

邮箱Character20

表3・4供应商信息表

字段名字段类型字段宽度说明

供应商编号Character10

供应商名称Character20

地址Character50

联系电话Character20

传真Character30

系统的实施、维护与管理

1.系统实施

在系统的输入/输出设计上遵循的是既满足书店管理员的需求乂便利管理员

运用的原则。输入/输出界面的确定都与书店管理员反复沟通，直到管理员满足

为止。

输入界面的设计不仅考虑数据输入窗口的屏幕格式，而且考虑如何使输入数

据的错误率尽可能的小。例如，在输入和选择某种图书时，只需输入图书编号即

可，系统可以依据图书的编号、图书名称及其相关属性，自动将相应的图书名称

和相关属性等信息调出来。因此，当书店管理员想要查询所须要的图书信息时，

只须要输入图上的编号代码或者编号即可，而不必像以往那样须要肯定记住每种

图书的全部相关信息。

下面的图是书店管理信息系统的一些主要用户界面图。

图4-1书店管理信息系统的主界面图

假如书店管理员想要在系统的数据库中输入新的图书信息，可以点开图书信

息录入按钮后，系统会弹出下面的图书信息录入界面图。

O图书信息录入

请输入图书信息

书号16书名

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