《现代企业内部控制》课件-项目3 采购与付款业务循环

现代企业内部控制认知采购活动目录CONTENTS1采购活动的内容2采购活动的特点3采购活动业务流程采购活动的内容第一部分采购活动的内容企业经营过程中的重要环节供应商选择订单下达验收入库…付款结算资金管理风险管理内部控制…供应商物流质监部门…采购活动的内容企业经营过程中的重要环节供应商选择订单下达验收入库…付款结算资金管理风险管理内部控制…供应商物流质监部门…风险管理内部控制采购与付款活动合规性和安全性采购活动的特点第二部分采购活动的特点四个特点直接导致货币资金的支出或对外负债的增加业务发生频繁，工作量大，运行环节多，涉及面广，容易发生管理漏洞和销售计划联系密切产品生产成本和商品销售成本关系密切采购活动业务流程第三部分采购活动业务流程订立框架协议或采购合同5申请采购2确定采购方式和采购价格4管理供应过程6选择供应商3物资验收7采购付款8采购业务的后评估10会计系统控制9编制需求和采购计划

1采购活动业务流程了解各部门的需求，确定采购物品的种类、数量、质量等要求。编制需求计划和采购计划申请采购采购活动业务流程企业生产经营部门采购计划实际需求提出的采购申请供应商信誉采购活动业务流程选择供应商根据需求分析结果选择合适的供应商产品质量价格交货期采购活动业务流程确定采购价格以最优性比价采购到符合需求的物资。确定采购方式和采购价格明确采购物品的以上条款规格数量价格付款方式交货期采购活动业务流程订立框架协议或采购合同管理供应过程合理选择运输工具与方式，办理运输，投保等事宜实时掌握物资采购供应过程的情况企业建立严格的采购合同跟踪制度科学评价供应商的供货情况采购活动业务流程采购活动业务流程物资验收企业需验收采购物品确保质量和数量符合要求付款企业需按照约定时间向供应商付款；进行账务处理采购活动业务流程指采购业务，会计系统控制，要合理保证采购业务的会计核算信息，真实，准确，完整，采购付款及时准确。会计控制采购业务的后评估采购活动业务流程跟踪采购物品使用情况及时处理问题确保采购活动顺利进行现代企业内部控制警惕采购风险采购活动容易产生哪些风险呢？警惕采购风险采购计划安排不合理、市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。缺乏采购申请制度、请购未经适当审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或短缺,影响企业正常生产经营。供应商选择不当、采购方式不合理、招投标或定价机制不科学、授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。采购定价机制不科学、采购定价方式选择不当、缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控,引起采购价格不合理,可能造成企业资金损失。警惕采购风险采购框架协议签订不当,可能导致物资采购不顺畅;未经授权对外订立采购合同,合同对方主体资格、履约能力等未达要求,合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致企业合法权益受到侵害。缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪、运输方式选择不合理、忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应。采购验收不规范、付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。现代企业内部控制掌握存货采购的控制目录CONTENTS1请购的控制3验收的控制5付款的控制2订货的控制4退货和折让的控制6入库的控制案例导入某商贸公司未能有效控制其存货采购导致商品难以销售最终企业破产案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：采购员采购经理提出采购日报购买日期预定交货日期供应商姓名及编号所购商品种类和重量案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：验收人员点收商品在采购日报中的数量旁加注核对无误记号。日报中所列商品全数收齐后将报告退交采购员案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：供应商发票核对无误案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：采购员核准送至会计部门会计部门编制支付传票案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：采购员核准送至会计部门会计部门编制支付传票案例导入该公司的存货采购控制制度主要有：采购员核准送至会计部门会计部门编制支付传票采购员供应商存货采购内控存在的问题案例导入采购员验收员采购存货过程中没有适当分工没有适当编制验收报告存货采购内控存在的问题案例导入验收员验收员明确责任验收报告XXX存货采购内控存在的问题案例导入采购员权力过大职务未分开不收取不核准存货采购内控存在的问题案例导入发票验收报告提单会计部门执行复核存货采购内控存在的问题案例导入递送给采购员出纳递送给供应商请购的控制第一部分源于仓库存货的储备要求或各个部门的需要。材料请购请购的控制请购的控制仓库储备要求业务部门需要物资使用部门编制物料需求单编制材料需求计划物资保管部门编制请购单对采购数量、品种、批次进行控制订货的控制第二部分控制目的订货控制方式控制内容123序号订货的控制建立一套评估和选择供应商的标准，采取竞价的方式来确定供应商对供应商的控制保证供货的质量、时间和成本发出订购单的控制对订货合同的控制由物资保管部门运用经济批量法和分析最低存货点法来进行审查合同的合法性和可行性、检查合同的履行情况防止正常的生产过程被推迟，或过早使现金被搁置在存货资产上保证订货的合法可行验收的控制第三部分验收的控制商品到达验收商品验收部门检验商品与订购单上的要求是否相符独立于请购、采购和财务部门的人员数量溢缺或质量有问题没有问题单独存放，妥善保管，等待处理验收签字，入库验收的控制目标保证所购货物符合预订的品名、数量和质量标准明确保管部门和有关人员的经济责任验收控制制度的核心质量标准数量品名所购货物符合预订的规格明确经济责任行政权力有关人员退货和折让的控制第四部分货物的数量和质量不符合订购单要求退货和折让的控制防止产生扯皮推诿现象防止货物缺失要求其给予适当的折让要求其通货要求其补足数量供应商付款的控制第五部分付款的控制请购单订购单验收单一致收货业务完成发票原始凭证财务部门支付流程应付款项已付款项入库的控制第六部分入库的控制恰当储存对验收的商品应进行恰当的储存。明确记录明确记录入库商品的数据，便于管理。专人管理限制进出保管卡片，资料档案等填写完整并由专人管理。仓储区应相对独立，限制无关人员进出。课后总结企业可以有效地管理其存货采购流程，避免因采购失误而导致的经营风险。通过以上六个方面的控制良好的采购控制可以节约成本、提高运营效率和客户满意度现代企业内部控制采购付款内控制度设计目录CONTENTS1采购业务的整体流程2采购流程中的内控关键点3选择供应商业务内部控制设计采购业务的整体流程第一部分采购业务的整体流程需求计划采购计划选择供应商确定采购价格订立框架协议或采购合同管理供应过程验收是否合格入库取得发票付款会计控制采购业务后评估请购退货办理索赔等是否相关人员部门单据生产部门（需求计划）总经理需求计划采购计划人员部门单据经营副总经理办公室采购部经理室采购部供应商公司财务总监经营副总经理采购部经济采购员供应商供应商名单采购发票付款单采购流程中的内控关键点第二部分确保选择供应商能力采购流程中的内控关键点需注意的关键控制点选择不当供应商可能带来一系列风险质量问题交货延迟资质信誉价格供应商进行充分的调查和评估确保选择到合适的供应商满足需求选择供应商……价格合理质量可靠影响企业正常运营采购流程中的内控关键点对市场价格进行充分调研和比较确保采购价格合理性和竞争性需注意的关键控制点确定采购价格采购价格过高采购价格过低增加企业的成本负担影响产品质量供应商的积极性采购流程中的内控关键点确定采购价格确定采购价格确保采购价格合理性公正性建立有效的价格谈判机制加强对价格的审核和监督需注意的关键控制点采购流程中的内控关键点验收确保采购产品质量和数量的关键规格要求质量要求数量要求确保产品符合合同约定验收不合格及时与供应商沟通办理退货或索赔等手续需注意的关键控制点采购流程中的内控关键点需注意的关键控制点严格的验收标准和流程加强验收人员培训监督验收公正性准确性选择供应商业务内部控制设计第三部分责任部门或负责人的职责分工与权限划分供应商相关部门采购部采购部经理经营副总经理业务风险如果调查表设计不标准、不合理，可能导致漏选一些优秀的供应商。如果比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合公司要求。如果现场评审过程不规范会导致选择了不合格的供应商，可能造成公司不必要的损失。选择供应商业务内部控制设计收集供应商信息发放回收调查表进行比质与比价采购物资分类现场评审相关人员部门单据经营副总经理办公室经营副总经理供应商情况调查表人员部门单据采购部采购部经理室供应商公司采购员采购部经济供应商物资分类表现场评审报告开始提出候选名单组织现场评审编写《现场评审报告》确定供应商名单资料存档结束配合参与审核参与评审审核审核审批是否123456通过调查表帮助了解供应商的基本情况产品质量价格等信息通过对比产品质量价格交货期等筛选出性价比高的供应商名单需要经过相关部门的审核确保所选供应商符合公司要求标准对候选供应商进行现场考察和技术交流对评审过程进行总结和分析提出推荐或不推荐的意见名单将作为公司未来采购活动的重要依据现代企业内部控制设计采购活动内部控制目录CONTENTS1案例导入2案例分析3设计采购活动内部控制采购业务内部控制的目的规范采购活动的程序降低采购成本降低付款风险保证企业经营活动所需物料防范采购业务风险如何设计采购活动内部控制呢？案例导入第一部分案例导入安泰科技公司对关联方的付款管理不到位未按合约付款存在大额预付款存在其他关联交易不规范的情形山西证监局于2020年11月10日对上市公司采取责令改正的措施案例导入安泰科技安泰科技采购业务内部控制在哪个环节的设计存在缺陷？讨论如何优化呢？案例分析第二部分案例分析安泰科技采购内控缺陷付款环节的内控缺陷不管是什么性质的合作单位严格按照合同条款执行采购付款审核后方可申请付款案例分析安泰科技采购内控缺陷付款环节的重要性一个健全的内部控制体系各环节的紧密配合与相互制约设计采购活动内部控制第三部分设计采购活动内部控制编制需求和采购计划01申请采购02选择供应商03确定采购方式和采购价格04物资验收07管理供应过程06订立框架协议或采购合同05管理供应过程08采购业务的后评估09会计系统控制10流程设计采购活动内部控制编制需求计划和采购计划各部门根据实际需求准确、及时编制需求计划不能直接指定或变相指定供应商设计采购活动内部控制编制需求计划和采购计划在制定年度生产经营计划过程中根据发展目标结合库存和在途情况科学安排采购计划企业应当防止采购过高或过低设计采购活动内部控制编制需求计划和采购计划严格执行纳入采购预算管理采购计划设计采购活动内部控制申请采购建立采购申请制度依据购买物资或接受劳务的类型确定归口管理部门授予相应的请购权明确职责权限相应的请购程序设计采购活动内部控制申请采购有请购权的部门对于预算内采购项目应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。超预算和预算外采购项目履行调整程序部门人员审批办理请购手续设计采购活动内部控制申请采购具备相应审批权限部门人员重点关注是否准确、完整是否符合生产经营需要是否符合采购计划是否在采购预算范围内设计采购活动内部控制选择供应商建立科学的供应商评估和准入制度健全供应商网络中介机构企业对供应商进行资信调查设计采购活动内部控制选择供应商采购部门公平公正竞争择优确定供应商与供应商签订质量保证协议供应商管理信息系统淘汰制度质量价格交货及时性供货条件资信经营状况实时管理考核评价设计采购活动内部控制确定采购方式和采购价格健全采购定价机制协议采购0101招标采购0202询比价采购0303动态竞价采购0404科学合理地确定采购价格签订框架协议设计采购活动内部控制确定采购方式和采购价格建立采购价格数据库市场供求形势价格走势合理利用设计采购活动内部控制订立框架协议或采购合同对拟签订框架协议的供应商主体资格信用状况风险评估竞争制度确保供应商具备履约能力设计采购活动内部控制订立框架协议或采购合同准确描述合同条款权利义务违约责任按照规定权限签署采购合同法律技术财会影响重大较高专业技术法律关系复杂外部专家设计采购活动内部控制订立框架协议或采购合同重要物资验收量合同量作出统一规定允许的差异设计采购活动内部控制管理供应过程依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况。异常情况出具书面报告提出解决方案采取必要措施设计采购活动内部控制管理供应过程重要物资建立并执行合同履约过程巡视点检监造设计采购活动内部控制管理供应过程生产建设进度采购物资特性选择运输工具和运输方式全过程的采购登记制度或信息化管理采购过程可追溯设计采购活动内部控制物资验收明确的采购验收标准确定必检物资目录质量检验报告方可入库设计采购活动内部控制物资验收验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明。重点关注采购合同、发