高校资产采购管理制度

PAGE高校资产采购管理制度一、总则（一）目的为加强高校资产采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证资产质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的资产采购活动。资产采购包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：资产采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，采购结果应公正合理。3.效益原则：在保证资产质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构高校应设立采购决策机构，如采购工作领导小组等，负责审议和决策重大采购事项。其职责包括：1.制定采购政策和制度。2.审议采购预算和采购计划。3.审批采购项目的采购方式、采购文件等。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行机构1.采购部门：负责具体组织实施资产采购活动。其职责包括：编制采购预算和采购计划。制定采购文件。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。与供应商签订采购合同。协调采购过程中的有关事宜。2.资产管理部门：负责对采购资产进行验收、登记、入账、保管等管理工作。其职责包括：参与采购文件的编制，提出资产技术要求。组织资产验收工作，确保资产符合要求。建立资产台账，进行资产动态管理。监督资产的使用情况。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算等工作。其职责包括：审核采购预算和采购计划。按照合同约定支付采购资金。对采购资金进行财务核算，进行绩效评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位根据事业发展需要和资产配置标准，提出资产采购预算申请。2.采购部门汇总各部门预算申请，结合学校财力状况，编制年度资产采购预算草案。3.资产管理部门对采购预算草案中的资产配置合理性进行审核。4.财务部门对采购预算草案进行综合平衡和审核，报学校采购决策机构批准。（二）预算执行1.采购部门按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制预算执行。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门根据采购预算和实际工作需要，编制年度资产采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式等。3.资产管理部门对采购计划中的资产需求合理性进行审核。4.采购计划报学校采购决策机构备案。（二）计划执行1.采购部门按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序报经批准。（三）计划监督1.采购决策机构定期对采购计划执行情况进行检查。2.各部门、各单位应配合采购部门做好采购计划执行工作。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应制定谈判文件，成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应组织论证，报学校采购决策机构批准后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六：采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。采购文件包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容。3.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，语言应严谨规范，避免歧义。（二）采购文件审核1.采购部门编制的采购文件应报资产管理部门、财务部门等相关部门审核。2.审核部门应重点审核采购文件的合法性、合理性、完整性等内容，提出审核意见。3.采购部门应根据审核意见对采购文件进行修改完善。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购部门应按照规定向供应商发放。2.采购部门应记录采购文件的发放时间、发放对象等信息。七、采购活动实施（一）招标采购1.采购部门应按照公开招标文件的要求，组织开标、评标、定标等活动。2.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。3.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应独立评标，推荐中标候选人。4.定标应根据评标委员会推荐的中标候选人，按照规定程序确定中标供应商。（二）谈判采购1.采购部门应按照谈判文件的要求，与供应商进行谈判。2.谈判过程中，采购部门应记录谈判内容和结果。3.谈判结束后，采购部门应根据谈判情况确定成交供应商。（三）询价采购1.采购部门应按照询价通知书的要求，向供应商发出询价单。2.供应商应在规定时间内报价，采购部门对报价进行比较和评审。3.采购部门根据评审结果确定成交供应商。（四）采购活动监督1.学校应建立健全采购活动监督机制，对采购活动进行全过程监督。2.采购决策机构、采购部门、资产管理部门、财务部门等应各司其职，加强对采购活动的监督。3.审计部门应对采购活动进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量要求、售后服务等内容。3.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，语言应严谨规范，避免歧义。（二）合同审核1.采购合同签订前，应报资产管理部门、财务部门等相关部门审核。2.审核部门应重点审核采购合同的合法性、合理性、完整性等内容，提出审核意见。3.采购部门应根据审核意见对采购合同进行修改完善。（三）合同履行1.采购合同签订后，采购部门、供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应监督供应商按时、按质、按量交付货物、工程或提供服务。3.供应商应按照合同约定提供发票等相关凭证，采购部门应及时办理支付手续。（四）合同变更与终止1.采购合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.因不可抗力或其他原因需要终止采购合同的，应按照合同约定和法律法规的规定办理相关手续。（五）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同进行分类、编号、归档。2.采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标文件、谈判记录、询价记录、验收报告、支付凭证等相关资料。3.采购合同档案应妥善保管，以备查阅。九、资产验收管理（一）验收组织1.资产管理部门应组织相关部门和专业人员对采购资产进行验收。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购资产的技术规格和质量要求。（二）验收内容1.验收内容包括采购资产的数量、规格、型号、质量、性能、外观等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准的要求，对采购资产进行逐一核对和检验。（三）验收程序1.供应商交货前，应通知采购部门和资产管理部门。2.资产管理部门组织验收人员进行现场验收。验收人员应填写验收报告，记录验收情况。3.验收合格的资产，验收人员应签字确认，并办理资产入账手续。验收不合格的资产，应及时与供应商协商解决。（四）验收监督1.采购决策机构应加强对资产验收工作的监督。2.审计部门应对资产验收情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。十、采购绩效评价（一）评价指标1.采购预算执行率。2.采购项目完成率。3.采购资产质量合格率。4.采购成本节约率。5.供应商满意度。6.采购活动合规性。（二）评价方法1.定期评价与不定期评价相结合。2.定量评价与定性评价相结合。3.内部评价与外部评价相结合。（三）评价结果应用1.采购绩效评价结果作为改进采购管理工作的依据。2.对采购绩效突出的部门和个人进行表彰和奖励。3.对采购绩效较差的部门和个人进行督促整改，情节严重的进行问责。十