档案管理公司上墙制度牌

PAGE档案管理公司上墙制度牌一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案工作进行检查、考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受综合管理部的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交综合管理部集中保管。4.积极配合综合管理部做好档案的利用工作，提供所需的档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，包括合同协议、项目文件、业务报表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司财务工作中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人力资源管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.公司党群工作中形成的文件材料，如党组织文件、党员档案、工会活动记录等。7.公司其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的及时、完整。2.档案收集应做到真实、准确、完整，不得涂改、伪造档案材料。3.对重要的文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。公司档案分为行政管理类、业务管理类、财务管理类与人资管理类、党群工作类等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号采用“年度类别流水号”的形式，如“2023XM001”表示2023年业务管理类项目档案的第1份。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。定期对档案进行鉴定，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的价值。对已到保管期限的档案进行重点鉴定，确定其是否仍有保存价值。（三）保管期限划分1.永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立以来的重要文件、重大项目档案等。2.长期：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如一般业务合同、年度工作计划等。3.短期：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的通知、简报等。（四）保管期限调整1.档案保管期限确定后，如因公司发展、业务变化等原因，需要调整保管期限的，由档案鉴定小组进行重新鉴定，并报公司领导批准。2.对保管期限已满但仍有保存价值的档案，应延长其保管期限。五、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.建立库房管理制度，定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（二）档案装具与排列1.根据档案的类别、保管期限等因素，选择合适的档案装具，如档案柜、档案盒等。2.档案装具应统一编号，便于管理和查找。3.档案在装具内的排列应按照编号顺序进行，不同类别、保管期限的档案应分开存放。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全。3.定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）档案安全管理1.加强档案安全保密教育，提高员工的安全保密意识。2.严格执行档案借阅、查阅制度，确保档案信息不被泄露。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。4.对档案库房安装监控设备，实行24小时监控，确保档案库房的安全。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，归还档案时应进行认真核对，确保档案的完整和安全。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，到综合管理部办理复制手续。复制档案应使用统一的复制设备，确保复制质量。复制的档案应加盖“档案复制专用章”，注明复制日期、份数等。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、复制份数等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，建立档案统计台账。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用档案数量等。3.档案统计报表应及时报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.各部门应按