宣传部档案三合一制度模板

PAGE宣传部档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强宣传部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，提高宣传部工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合宣传部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宣传部在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。包括但不限于宣传策划方案、新闻稿件、活动照片、视频资料、宣传品设计稿、媒体合作协议等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：宣传部档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映宣传部各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理宣传部在工作过程中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则：对于涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值，满足宣传部各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构宣传部设立档案管理室，作为宣传部档案管理的专门机构，负责宣传部档案的日常管理工作。（二）职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范，指导和监督各部门的档案收集与整理工作。负责档案的保管、维护和安全保密工作，定期检查档案的保管状况，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，按照规定为利用者提供档案查阅和借阅服务，及时收回借出的档案，并检查档案的完整性和归还情况。负责档案信息化管理工作，建立档案数据库，录入档案信息，实现档案的电子检索和利用，提高档案管理的效率和水平。参与档案鉴定和销毁工作，提出档案鉴定意见，按照规定程序进行档案销毁。定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善档案管理工作。2.各部门职责各部门负责本部门在工作过程中形成的档案资料的收集、整理和移交工作，明确一名档案兼职人员，负责本部门档案的日常管理和收集整理工作，并按照档案管理室的要求，及时将整理好的档案移交档案管理室。各部门档案兼职人员应熟悉本部门业务工作流程，了解档案管理的基本知识和要求，按照档案分类标准和整理规范，对本部门档案进行分类整理，确保档案资料的齐全、完整和准确。在各项工作结束后，各部门应及时将工作中形成的各类文件、资料、图表等进行收集整理，按照档案管理室规定的时间和要求，移交档案管理室统一保管。三、档案分类与编号（一）档案分类宣传部档案分为以下几大类：1.宣传策划类：包括各类宣传活动策划方案、年度宣传工作计划、专项宣传策划方案等。2.新闻稿件类：宣传部撰写、编辑、发布的各类新闻稿件，包括文字稿件、图片新闻、视频新闻等。3.活动资料类：宣传部组织或参与的各类宣传活动的相关资料，如活动策划书、活动通知、活动现场照片、视频资料、活动总结等。4.宣传品设计类：宣传部设计制作的各类宣传品的设计稿、样稿、制作合同、验收报告等，如海报、宣传单页、宣传册、展板、礼品等。5.媒体合作类：宣传部与各类媒体签订的合作协议、合作方案、媒体报道情况统计等。6.内部管理类：宣传部内部管理工作中形成的文件、资料，如部门工作计划、工作总结、会议纪要、考勤记录、财务报表等。（二）编号规则1.档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的形式，共8位数字。2.大类代码：用两位数字表示档案类别，具体如下：“01”表示宣传策划类“02”表示新闻稿件类“03”表示活动资料类“04”表示宣传品设计类“05”表示媒体合作类“06”表示内部管理类3.年度：用四位数字表示档案形成的年度，如“2023”表示本年度形成的档案。4.流水号：用两位数字表示同一类别、同一年度档案的顺序号，从“01”开始依次编号。例如：2023年第15份宣传策划类档案的编号为“01202315”。四、档案收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类范围，全面收集本部门在工作过程中形成的各类档案资料。包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与宣传部工作相关的文件、通知、指示等。2.宣传部制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件。3.宣传策划方案、新闻稿件、活动策划书、活动通知、活动现场照片、视频资料、宣传品设计稿、媒体合作协议等业务工作资料。4.宣传部组织或参与的各类会议、培训、调研等活动的会议纪要、培训资料、调研成果等。5.宣传部工作人员的个人业务档案，如工作业绩记录、获奖证书、培训记录等。6.其他与宣传部工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案资料进行清理和收集，对于重要文件和资料应及时归档，不得积压或丢失。3.在各项工作结束后，档案收集责任人应及时将工作中形成的各类档案资料进行整理，并按照档案管理室规定的时间和要求，移交档案管理室统一保管。4.对于涉及多个部门的联合工作项目，由牵头部门负责组织相关部门共同收集和整理项目档案，并按照规定移交档案管理室。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.每份档案应按照文件的形成时间顺序进行排列，同一文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件等应放在一起。3.档案整理应按照档案分类标准进行分类，将不同类别的档案分别整理，每一类档案应按照编号规则进行编号。4.对于纸张破损、字迹模糊或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.档案整理过程中，应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，对于纸张较大的文件应进行折叠，使其大小与档案盒规格相符。6.整理好的档案应进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，装订线应距左侧20mm，距上侧15mm。7.档案整理完成后，应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。五、档案保管（一）保管场所档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.对于纸质档案，应使用档案盒进行保管，档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。电子档案应按照档案分类和编号进行命名和存储，便于检索和管理。4.对于声像档案，应按照类别和时间顺序进行整理，存储在专用的存储设备上，并进行备份。声像档案应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，便于查找和利用。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映宣传部主要职能活动和基本历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如宣传部的重要文件、重大活动资料、长期宣传策划方案、媒体合作协议等。2.长期保管的档案：凡是反映宣传部一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如宣传部的年度宣传工作计划、工作总结、新闻稿件、活动资料等。3.短期保管的档案：凡是反映宣传部短期工作活动，在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如宣传部的一般性文件、临时性活动资料等。档案保管期限的确定，应根据档案的内容、性质、重要程度等因素进行综合考虑，并按照国家有关规定执行。（四）定期检查档案管理人员应定期对档案的保管状况进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。检查周期为每年一次，检查结果应详细记录，并对发现的问题及时进行处理。1.对于纸质档案，应检查档案是否有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，如有问题应及时进行修复或采取相应的防护措施。2.对于电子档案，应检查存储设备是否正常运行，数据是否完整、准确，如有问题应及时进行备份和修复。3.对于声像档案，应检查存储设备是否正常，音像资料是否清晰、完整，如有问题应及时进行处理。4.检查档案的存放位置是否正确，排列是否整齐有序，便于查找和利用。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.宣传部内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，方可到档案管理室查阅档案。2.外单位人员查阅宣传部档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经宣传部负责人签字同意后，方可到档案管理室查阅档案。查阅档案时，应有档案管理人员在场陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像等。3.涉及机密的档案，未经宣传部负责人批准，任何人不得查阅。（二）借阅手续1.宣传部内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。档案管理人员应根据借阅申请表，为借阅者提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的编号、题名、借阅时间、归还时间等信息。2.外单位人员借阅宣传部档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经宣传部负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。借阅档案时，应按照档案管理室的规定，缴纳一定的押金，并签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案，不得擅自转借、摘抄、复制、拍照、摄像等。档案管理人员应根据借阅申请表和承诺书，为借阅者提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的编号、题名、借阅时间、归还时间、押金金额等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延长。4.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得损坏、丢失、涂改、转借他人。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理室报告，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅登记档案管理人员应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅与借阅档案的人员姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、归还时间等信息。查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织宣传部成立档案鉴定工作小组，由宣传部负责人担任组长，档案管理人员、各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对宣传部档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限，并提出档案销毁意见。（二）鉴定内容档案鉴定工作应根据档案的内容、性质、重要程度、保管期限等因素进行综合考虑。鉴定内容包括：1.档案是否反映宣传部的主要职能活动和基本历史面貌，对本部门、国家和社会是否具有长远利用价值。2.档案是否具有查考利用价值，是否能够为宣传部的各项工作提供参考和依据。3.档案的保管期限是否符合国家有关规定，是否需要调整保管期限。4.档案是否存在重复、冗余、无效等情况，是否需要进行清理和销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应定期对宣传部档案进行鉴定，根据鉴定结果，