某企业会计档案管理制度

PAGE某企业会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本企业会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计凭证：是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。3.会计账簿：是指全面记录和反映一个企业经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制财务会计报告的重要依据。4.财务会计报告：是指企业对外提供的反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的日常收集、整理、装订、保管等工作，确保会计档案的完整性和准确性。按照规定的期限和要求，将会计档案移交档案管理部门，并办理交接手续。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。2.档案管理部门负责接收财务部门移交的会计档案，进行统一保管和维护。建立健全会计档案管理制度，对会计档案的保管、利用、销毁等进行规范管理。按照规定的程序和要求，办理会计档案的查阅、借阅、归还等手续，确保会计档案的安全。3.其他部门各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，及时将涉及会计档案的资料移交财务部门。在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定的程序办理查阅手续，并在档案管理部门的监督下进行查阅。二、会计档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿等。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。（二）收集要求1.财务部门应定期对会计资料进行收集和整理，确保各类会计档案资料的及时、完整。2.在经济业务发生或完成时，相关人员应及时取得或填制原始凭证，并按照规定的程序进行审核和传递，确保原始凭证的真实性、合法性和完整性。3.记账凭证应根据审核无误的原始凭证进行编制，做到内容完整、摘要清楚、科目准确、金额正确、编号连续，并按照规定的方法进行装订。（三）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证连同所附的原始凭证进行整理，去除金属物，折叠整齐，加具封面、封底。在封面上注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员在封面上签章。2.会计账簿的整理总账、明细账、日记账等账簿应按照账页顺序进行整理，去除空白页和账页中的金属物，加具封面、封底。在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份，并由记账人员和会计主管人员在封面上签章。固定资产卡片应在卡片盒内按照类别和使用部门进行排列，并在卡片上注明固定资产编号、名称、规格型号、原值、净值、使用年限、折旧方法等信息。3.财务会计报告的整理月度、季度财务会计报告应按照报告种类和时间顺序进行整理，加具封面、封底。在封面上注明单位名称、年度、月份、季度、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）在封面上签章。年度财务会计报告应按照报告种类和内容顺序进行整理，包括会计报表、附表、附注及文字说明等，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）在封面上签章。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单等应按照时间顺序进行整理，加具封面、封底。在封面上注明单位名称、年度、月份，并由会计主管人员和经办人员在封面上签章。纳税申报表、会计档案移交清册等应按照类别和时间顺序进行整理，加具封面、封底，并在封面上注明单位名称、年度、月份、类别，并由相关人员在封面上签章。三、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。（二）保管方式1.纸质会计档案财务部门应按照规定的整理方法，将纸质会计档案装订成册，并装入档案盒或档案柜中进行保管。档案管理部门应设置专门的会计档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保纸质会计档案的安全保管。2.电子会计档案企业应采用符合国家规定的会计核算软件和电子档案管理系统，对电子会计档案进行管理。电子会计档案应定期进行备份，并分别存储在不同的介质上，如磁带、光盘、硬盘等，以防止数据丢失。电子会计档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度，避免电子设备受到损坏或数据丢失。（三）保管要求1.档案管理部门应建立健全会计档案保管制度，明确会计档案的保管责任人和保管要求，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立会计档案目录索引，便于查找和利用。3.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的完整性和安全性。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.会计档案的保管人员应保持相对稳定，如有变动，应办理交接手续，确保会计档案的保管工作不受影响。四、会计档案的利用（一）查阅权限1.本企业内部人员查阅会计档案，应经本部门负责人批准，并填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.外部单位查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本企业财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。3.查阅会计档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将会计档案带出档案管理部门。（二）查阅程序1.查阅人员填写的《会计档案查阅申请表》经批准后，档案管理部门应根据查阅申请表的内容，提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员应按照规定的查阅范围和查阅时间进行查阅，不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。如需复印会计档案，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。3.查阅完毕后，查阅人员应将查阅的会计档案及时归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的会计档案进行检查，确保会计档案的完整性和安全性。（三）借阅权限1.本企业内部人员借阅会计档案，应经本部门负责人批准，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.外部单位借阅会计档案，应持有单位介绍信，并经本企业财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。3.借阅会计档案时，借阅人员应在档案管理部门指定的地点进行借阅，不得擅自将会计档案带出档案管理部门。如需复印会计档案，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。（四）借阅程序1.借阅人员填写的《会计档案借阅申请表》经批准后，档案管理部门应根据借阅申请表的内容，提供相应的会计档案，并与借阅人员签订《会计档案借阅协议》，明确借阅人员的借阅责任和义务。2.借阅人员应按照规定的借阅范围和借阅时间进行借阅，不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。如需复印会计档案，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。3.借阅人员应在规定的借阅时间内归还会计档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，并经批准。4.借阅人员归还会计档案时，档案管理部门应对归还的会计档案进行检查，如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应要求借阅人员承担相应的赔偿责任。五、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序进行销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在《会计档案销毁清册》上签署意见。3.由档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点