本年度档案制度建设情况

PAGE本年度档案制度建设情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案工作由总经理办公室统一领导，各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和利用，并接受总经理办公室的监督指导。2.维护档案的完整与安全原则。确保档案内容不丢失、不损坏、不泄密，延长档案使用寿命。3.便于利用原则。档案管理应便于公司各部门及员工查询和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）总经理办公室1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对各部门档案工作进行监督、检查和指导。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.定期对公司档案管理工作进行总结和评估，向公司领导汇报档案管理情况。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。3.积极配合总经理办公室做好档案的利用工作，为公司各项工作提供支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各类会议文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司经营管理活动中形成的文件材料，如合同协议、业务往来函件、市场调研报告、财务报表等。4.公司人事管理文件材料，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关材料。5.公司行政管理文件材料，如工作计划、总结、规章制度、请示报告等。6.公司科研、技术开发文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、实验数据、研究成果等。7.公司基本建设项目文件材料，如项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。8.公司产品生产文件材料，如产品标准、生产工艺文件、质量检验报告等。9.公司设备仪器文件材料，如设备采购合同、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等。10.公司外事活动文件材料，如出国考察报告、接待外宾记录、合作协议等。11.公司声像档案，如照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、科研技术类、基本建设类、产品生产类、设备仪器类、外事活动类、声像档案类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确，便于查找。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由总经理办公室、各部门负责人及相关专业人员组成。2.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷鉴定。3.对于保管期限已满的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报公司领导审批。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.对纸质档案应采用防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等措施，确保档案安全。4.对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。5.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。五、档案的统计与编研（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的卷数、件数等。2.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、利用档案的目的等。3.档案的销毁情况统计，包括销毁档案的卷数、件数、销毁原因等。（二）统计方法1.指定专人负责档案统计工作，定期对档案进行统计。2.统计数据应准确、及时，如实反映档案管理情况。3.统计报表应按时报送总经理办公室，由总经理办公室汇总分析后报公司领导。（三）编研工作1.根据公司工作需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.编研工作应注重实用性和针对性，为公司领导决策和各部门工作提供参考依据。3.编研成果应经总经理办公室审核后发布，并妥善保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项业务提供支持。3.方便快捷原则。档案利用应简化手续，提高效率，方便公司各部门及员工查询和使用。（二）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅档案，应按照国家法律法规和公司规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到总经理办公室查阅。2.公司外部单位查阅档案，应提前向总经理办公室提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和内容，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等进行详细记录。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的移交与销毁（一）移交1.各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的档案整理归档后，移交总经理办公室。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.总经理办公室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整、准确和系统。（二）销毁1.对于保管期限已满且无保存价