新建铁路档案管理制度

PAGE新建铁路档案管理制度一、总则（一）目的为加强新建铁路项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司新建铁路项目从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则新建铁路项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映新建铁路项目的建设过程和实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集新建铁路项目各阶段形成的各类档案资料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家和行业相关标准规范，确保档案整理、保管、利用等工作的规范化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司新建铁路项目档案管理制度。2.负责新建铁路项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理新建铁路项目档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.参与新建铁路项目的竣工验收，对档案资料进行专项验收。（二）项目建设单位职责1.负责本单位新建铁路项目档案工作的组织领导，明确档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.按照档案管理要求，组织本单位及参建单位做好项目档案的收集、整理和归档工作。3.对参建单位的档案工作进行监督检查，确保档案资料的质量。4.及时向公司档案管理部门移交项目档案资料。（三）项目设计单位职责1.负责按照档案管理要求，整理和归档新建铁路项目设计过程中形成的各类档案资料，包括设计文件、图纸、计算书、评审意见等。2.在项目建设过程中，及时提供与设计变更相关的档案资料，并确保其准确性和完整性。3.配合项目建设单位和档案管理部门做好档案管理工作。（四）项目施工单位职责1.建立健全本单位新建铁路项目档案管理制度，明确档案管理岗位和人员职责。2.负责收集、整理和归档项目施工过程中形成的各类档案资料，包括施工组织设计、施工记录、质量检验报告、试验检测资料、工程变更资料等。3.确保档案资料的真实、准确、完整，并按照规定的时间和要求向项目建设单位移交。4.接受项目建设单位和档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。（五）项目监理单位职责1.负责对新建铁路项目施工过程中的档案资料进行监督检查，确保档案资料的形成符合要求。2.审核施工单位报送的档案资料，签署审核意见，并督促施工单位及时整改存在的问题。3.整理和归档监理过程中形成的各类档案资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、质量评估报告等。4.配合项目建设单位和档案管理部门做好档案管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围新建铁路项目档案收集范围包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等各类文件资料。具体如下：1.项目前期文件项目建议书、可行性研究报告及批复文件。环境影响评价报告及批复文件。建设用地规划许可证、土地使用证等相关文件。2.设计文件初步设计文件、施工图设计文件及审查意见。设计变更文件及相关审批手续。设计交底、图纸会审记录等。3.施工文件施工组织设计、施工方案及技术交底记录。工程测量、地质勘察报告及相关记录。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告。施工记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。工程试验检测报告，包括原材料试验、混凝土及砂浆试块试验、路基压实度试验等。工程质量事故及处理记录。工程进度计划及实际进度记录。工程变更资料，包括变更申请、变更设计图、变更费用审批等。4.监理文件监理规划、监理细则。监理月报、监理日志。监理通知单、监理工作联系单。工程质量评估报告、监理工作总结。5.竣工验收文件竣工验收申请报告及相关批复文件。工程竣工验收报告，包括工程概况、验收依据、验收范围、验收标准、验收情况等。工程质量保修书。工程竣工图，包括综合竣工图、专业竣工图等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，按照档案收集范围及时、全面地收集各类档案资料。2.档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.分类科学、组卷合理，便于保管和利用。（四）整理方法1.项目前期文件、设计文件、监理文件等按照文件性质和时间顺序进行整理。2.施工文件按照单位工程、分部工程、分项工程的顺序进行整理，同一单位工程内的文件按照施工阶段和文件类型进行分类组卷。3.竣工图按照专业分类，与相应的施工文件一同组卷。4.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始标注。5.卷内文件应编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。6.案卷应编制封面、卷内目录、备考表，并装订成册。封面应填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。四、档案鉴定与保管（一）鉴定原则依据国家有关规定和新建铁路项目档案管理的实际需要，对档案资料进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关人员组成。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案资料进行全面审查，确定其保管价值。3.按照国家和行业有关规定，结合新建铁路项目的特点，确定档案的保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）保管期限划分标准1.永久保管的档案项目前期文件中的项目建议书、可行性研究报告及批复文件，环境影响评价报告及批复文件等。设计文件中的初步设计文件、施工图设计文件及审查意见等。施工文件中的工程竣工验收报告、工程质量保修书等。监理文件中的工程质量评估报告、监理工作总结等。反映新建铁路项目建设全过程的重要文件、照片、录像等。2.长期保管的档案项目前期文件中的建设用地规划许可证、土地使用证等相关文件。设计文件中的设计变更文件及相关审批手续等。施工文件中的工程测量、地质勘察报告及相关记录，原材料、构配件质量证明文件及检验报告，施工记录、隐蔽工程验收记录等。监理文件中的监理规划、监理细则，监理月报、监理日志等。工程变更资料等。3.短期保管的档案施工文件中的工程试验检测报告，工程进度计划及实际进度记录等。监理文件中的监理通知单、监理工作联系单等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。五、档案统计与利用（一）统计内容1.档案的收进、移出、保管数量。2.档案的整理、鉴定、销毁情况。3.档案的利用情况，包括利用人次、利用卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报表。（三）利用原则1.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为新建铁路项目建设、运营管理及相关工作提供便利。2.依法利用原则严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度，规范档案利用行为，确保档案信息安全。（四）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导批准。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。（五）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及卷号、复制档案内容及页数等。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立新建铁路项目档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对新建铁路项目档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息录入将档案的基本信息、保管期限、密级等录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。3.档案检索与利用利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和在线利用，为利用者提供便捷的服务。4.档案安全管理采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息化管理系统的安全运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和软件，满足档案数字化处理和信息化管理的需要。2.档案数字化工作应按照国家和行业有关标准规范进行，确保数字化档案的质量。3.档案信息化管理系统应具备完善的功能模块，包括档案录入、检索、借阅、统计、安全管理等，满足档案管理工作的实际需求。4.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，定期进行数据备份和系统升级，确保系统的稳定运行。七、档案移交与销毁（一）移交要求1.新建铁路项目竣工验收后，项目建设单位应按照档案管理规定，及时向公司档案管理部门移交项目档案资料。2.移交的档案应符合整理规范要求，档案目录清晰，案卷装订整齐，标识明确。3.移交档案时，应同时提交档案移交清单，双方签字确认。（二）移交程序1.项目建设单位整理好项目档案资料后，填写档案移交申请表，报公司档案管理部门审核。2.公司档案管理部门对移交的档案资料进行检查验收，对不符合要求的档案资料，通知项目建设单位限期整改。3.经检查验收合格的档案资料，办理档案移交手续，双方在档案移交