广州大学采购管理制度

PAGE广州大学采购管理制度一、总则（一）目的为了规范广州大学的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广州大学各学院、部门、直属单位（以下统称“校内各单位”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.预算控制原则：采购应当严格按照批准的预算执行，确保资金使用合理、合规、有效。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本效益，提高资金使用效益。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门职责，加强协调配合，形成工作合力。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究制定学校采购工作的政策、制度和发展规划。审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购管理部门1.组成：学校设立采购管理部门，负责采购工作的组织实施和日常管理。2.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理制度。拟订采购工作的具体实施办法和操作规程。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订等。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。对采购活动进行监督检查，受理采购投诉，处理采购违法违规行为。（三）采购需求部门1.职责根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目的申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和需求说明。负责采购项目的安装、调试、验收等工作，配合采购管理部门做好采购项目的质量跟踪和售后服务工作。（四）财务部门1.职责负责采购资金的预算管理和核算工作，审核采购项目的资金来源和预算安排。按照合同约定及时支付采购款项，对采购资金的使用情况进行监督检查。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。对采购合同的签订、履行情况进行审计，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.校内各单位应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本单位实际工作需要，编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。2.采购预算应当纳入学校年度预算统一管理，经学校预算管理部门审核后报学校领导审批。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应当按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.采购管理部门应当根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目顺利实施。（三）预算监督1.财务部门应当加强对采购资金的预算执行情况进行监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门应当对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，确保采购预算的合理编制和有效执行。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。工程类采购项目：单项合同估算价在400万元以上的；或者单项合同估算价低于400万元，但项目总投资额在2000万元以上的。服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.校内各单位根据实际工作需要，填写《广州大学采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并经本单位负责人签字盖章后报采购管理部门。2.采购申请应当按照学校预算管理的要求进行编制，确保采购项目符合学校事业发展规划和年度工作计划。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核，并根据采购项目的金额大小和采购方式，按照学校规定的审批流程报相关部门审批。2.对于重大采购项目，采购管理部门应当组织相关部门和专家进行论证，确保采购项目的科学性和合理性。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应当明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购信息发布1.采购管理部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，公开采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式、采购文件获取方式等内容，邀请符合条件的供应商参加采购活动。2.对于采用邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应当向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。（五）供应商选择1.供应商应当按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定的时间内提交给采购管理部门。2.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价办法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定成交供应商。3.在供应商选择过程中，采购管理部门应当严格按照法律法规和学校规定的程序进行操作，确保供应商选择的公正性和透明度。（六）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同应当符合法律法规和学校规定的要求，合同条款应当明确、具体、合法，避免出现模糊不清或歧义的条款。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的质量、数量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.采购需求部门应当按照采购合同的约定，对采购项目的质量进行跟踪和售后服务，确保采购项目的正常使用。3.采购管理部门应当对采购项目的验收情况进行监督检查，对验收不合格的采购项目，应当及时要求供应商进行整改或重新采购。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购管理部门与成交供应商按照采购文件确定的事项签订，合同内容应当符合法律法规和学校规定的要求。2.采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（二）合同履行1.采购管理部门和采购需求部门应当按照采购合同的约定，履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，应当经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应当作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行的，双方应当协商解除合同，并按照法律法规和学校规定的程序办理相关手续。（五）合同档案管理1.采购管理部门应当建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关文件资料，包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购合同档案应当按照学校档案管理的要求进行整理、归档和保管，确保档案的完整性和安全性。七、采购监督与检查（一）内部监督1.学校建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应当定期对采购项目的实施情况进行自查，发现问题及时整改。2.财务部门应当加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用。审计部门应当定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。（二）社会监督1.学校应当建立采购信息公开制度，通过学校官网等渠道公开采购项目的采购信息、采购结果等内容，接受社会监督。2.任何单位和个人对采购活动