学校设施设备采购制度

PAGE学校设施设备采购制度一、总则（一）目的为规范学校设施设备采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障学校教学、科研及管理工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的设施设备采购活动，包括但不限于教学仪器设备、办公设备、后勤保障设备、信息化设备等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场竞争的公平性。3.公开性原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受学校内部和社会的监督，确保采购活动的阳光操作。4.效益性原则：在保证设施设备质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益，实现性价比最优。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，作为采购决策机构，负责审议学校重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施学校的设施设备采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、协调、谈判、合同签订等工作。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出设施设备的采购需求，包括设备的规格、型号、数量、技术参数、功能要求等，并对采购项目的质量、性能、售后服务等负责。采购需求部门应指定专人与采购部门沟通协调采购工作。（四）其他相关部门1.资产管理部门：负责对采购的设施设备进行验收、登记、入账、资产清查等资产管理工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金使用等财务管理工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校发展规划、教学科研任务、实际工作需要等，在每年规定时间内编制下一年度设施设备采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门应会同财务部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合理性、可行性、预算金额的准确性等。审核通过后的采购预算报采购工作领导小组审议。3.采购工作领导小组根据学校财力状况、事业发展需求等，对采购预算进行审议批准。经批准后的采购预算作为年度采购计划的依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购工作领导小组审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，严格控制采购资金的支付，确保采购资金专款专用。（三）预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：1.因国家政策调整、学校事业发展需要等原因，导致采购项目的内容、数量、金额等发生变化的；2.采购预算编制时的依据发生重大变化，需要对采购预算进行调整的；3.其他确需调整采购预算的情况。采购预算调整申请应经采购需求部门、采购部门核实后，报采购工作领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须采用公开招标方式：1.货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的；2.工程类采购项目：单项合同估算价在400万元以上的；3.服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购得到的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写《学校设施设备采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、技术参数、功能要求、预算金额、采购时间要求等内容，并经部门负责人签字盖章后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初审，初审内容包括采购项目的必要性、合理性、可行性、预算金额的准确性等。初审通过后，报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组根据学校财力状况、事业发展需求等，对采购申请进行审议批准。（三）采购实施1.制定采购文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，制定采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.发布采购信息：采购部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，公开采购项目的名称、规格、型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间等内容，邀请符合条件的供应商参加投标或谈判。3.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件的要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。4.组织开标、评标或谈判：采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标、评标或谈判过程应严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行，确保公平、公正、公开。5.确定成交供应商：评标委员会或谈判小组根据评标标准或谈判结果，推荐成交候选人。采购部门根据推荐结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，报财务部门备案。（五）验收付款1.验收：资产管理部门会同采购需求部门按照采购合同和相关标准对采购的设施设备进行验收。验收合格后，出具验收报告。2.付款：财务部门根据验收报告和采购合同，按照规定程序支付采购款项。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。审计部门有权调阅采购项目的相关文件、资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。（二）外部监督1.学校采购活动应接受政府采购监管部门的监督管理，按照政府采购法律法规的要求组织实施采购活动。2.学校应主动接受社会监督，对采购项目的相关信息进行公开，保障社会公众的知情权和监督权。（三）采购档案管理采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。采购档案保存期限应符合国家法律法规和学校规定的要求。七、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等相关证明文件，经采购部门审核合格后，方可进入学校供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价与考核，评价与考核结果作为供应商续用、淘汰的依据。2.供应商评价与考核内容包括供应商的交货及时性、产品质量合格率、售后服务响应时间、解决问题能力、用户满意度等方面。采购部门可以通过问卷调查、实地考察、用户反馈等方式收集供应商评价与考核信息。（三）供应商淘汰对出现下列