学校物资品采购制度

PAGE学校物资品采购制度一、总则（一）目的为规范学校物资品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证物资品质量，满足学校教育教学及日常工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组等因教学、科研、管理、后勤保障等工作所需物资品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证物资品质量的前提下，充分考虑采购成本、使用效益等因素，实现资源的优化配置。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合学校实际需求的物资品。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校物资品采购计划、采购预算，审批采购项目，研究决定采购工作中的重大事项。（二）采购执行部门学校设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备以下职责：1.负责收集、整理采购需求信息，编制采购计划和采购预算。2.按照采购程序，选择合适的采购方式，发布采购信息，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查、考察和评估，建立供应商档案。4.参与采购合同的起草、审核、签订和执行，协调处理合同履行过程中的问题。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物资品符合要求。6.整理、归档采购文件和资料，妥善保管采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出物资品采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购物资品的使用效果负责。需求部门应指定专人与采购执行部门沟通协调采购事宜，配合采购执行部门做好采购工作。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各需求部门应根据学校教育教学及日常工作安排，提前制定年度、学期或月度采购计划。采购计划应明确采购物资品的名称、规格型号、数量、采购时间等内容。2.采购执行部门负责汇总各需求部门的采购计划，结合学校实际情况和资金状况，编制学校年度采购总计划，并报采购领导小组审议。3.采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑学校发展需求和物资品的使用周期，避免重复采购和浪费。（二）采购预算编制1.采购执行部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资品的价格、运输费、安装调试费、税费等所有费用。2.采购预算编制应遵循实事求是的原则，结合市场价格行情和学校实际需求，合理估算采购成本。采购预算应报学校财务部门审核，并纳入学校年度预算管理。3.采购预算一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上（含200万元）；工程采购项目单项合同估算价在400万元以上（含400万元）。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构应编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动，并依法组建评标委员会。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，采购人根据评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上（含三家）供应商，并向其发出投标邀请书。采购执行部门应组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上（含三人）单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织成立采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上（含三人）单数组成，其中专家人数不得少于采购小组成员总数的三分之二。采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交的供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上（含三人）单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的被询价供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据采购计划，填写《学校物资品采购申请表》，详细说明采购物资品的名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购申请表应附相关技术资料、图纸、样品等，以便采购执行部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性、合规性等。初审通过后，将采购申请表报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据学校采购政策和实际情况，对采购申请进行审议，做出审批决定。对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关人员进行论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.根据采购领导小组的审批意见，采购执行部门按照确定的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式采购的，采购执行部门委托招标代理机构发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标方式采购的，采购执行部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门组织成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交供应商。采用询价方式采购的，采购执行部门成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。采购执行部门应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资品的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本报学校法律顾问审核，确保合同内容符合法律法规要求，避免合同风险。采购合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购物资品到货后，需求部门应按照采购合同要求及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购物资品符合要求。验收合格后，验收人员应填写《学校物资品验收单》，并签字确认。2.采购执行部门应凭《学校物资品验收单》、采购合同、发票等凭证办理付款手续。学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。对于验收不合格的采购物资品，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因给学校造成损失的，学校有权依法追究供应商的责任。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准和程序，对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量、服务水平等进行综合评估。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合资格条件的供应商中选择优秀供应商，建立供应商库。供应商库应实行动态管理，定期对供应商进行评估和调整，淘汰不合格供应商，补充优秀供应商。（二）供应商考核1.采购执行部门应建立供应商考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价。考核评价结果应作为供应商续用、调整采购份额、暂停合作、终止合作等的重要依据。2.供应商考核内容包括但不限于以下方面：供货质量：采购物资品的质量是否符合采购合同要求，是否存在质量问题。交货期：是否按照采购合同约定的时间按时交货，交货期的准确率。售后服务：是否能够及时响应学校的售后服务需求，提供优质的售后服务。价格水平：采购物资品的价格是否合理，是否具有市场竞争力。合同履行情况：是否严格履行采购合同约定的各项义务。3.采购执行部门应根据供应商考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，责令其限期整改，整改后仍不合格的，暂停合作或终止合作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件、资料、记录等，主要内容包括：1.采购计划和采购预算文件。2.采购申请及审批文件。3.采购方式选择及相关文件，如招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。4.供应商资格审查、考察和评估资料。5.采购合同及相关补充协议。6.采购项目验收文件，如验收单、检验报告等。7.采购付款凭证及相关财务资料。8.其他与采购活动有关的文件、资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理、归档和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于十五年，重大采购项目档案保存期限不少于三十年。3.采购档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《学校物资品采购档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，到采购执行部门查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，借阅人员应填写《学校物资品采购档案借阅申请表》，经采购执行部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。借阅人员应妥善保管档案，不得遗失、损坏档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对学校物资品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否规范、采购资金使用是否合理等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题