学校大型物品采购制度

PAGE学校大型物品采购制度一、总则（一）目的为规范学校大型物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金或自有资金采购大型物品的活动。大型物品是指价值较高、使用期限较长、对学校教学、科研、管理等工作具有重要影响的设备、物资、服务等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.科学合理原则根据学校实际需求，科学制定采购计划，合理确定采购标准和采购方式，确保采购物品符合学校发展需要。4.效益优先原则注重采购资金的使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。5.监督制约原则建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督管理，防止腐败行为发生。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责是：1.审议学校采购工作的重大政策和制度；2.审定采购预算和采购计划；3.决策重大采购项目的采购方式、采购结果等。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购部门的主要职责是：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度；2.根据学校需求，编制采购预算和采购计划；3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等；4.与供应商签订采购合同，并监督合同执行；5.负责采购项目的验收工作；6.整理和归档采购文件资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责是：1.监督采购部门执行采购制度和采购程序的情况；2.检查采购文件的合法性、合规性；3.参与开标评标等采购活动，对采购过程进行现场监督；4.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。（四）使用部门职责使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。其主要职责是：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出大型物品采购申请；2.对采购物品的技术参数、性能要求等进行论证，确保采购物品符合实际需求；3.参与采购项目的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.使用部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制大型物品采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对使用部门提交的采购预算进行审核汇总，报学校财务部门审核。财务部门根据学校财力状况，对采购预算进行综合平衡，提出审核意见。3.采购预算经学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算管理。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划经学校采购领导小组批准后实施。采购部门应严格按照采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划，应报学校采购领导小组批准。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上；2.服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；3.工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请使用部门根据实际需求，填写《学校大型物品采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字盖章后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和合规性。审核通过后，报学校采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，进行集体决策，批准采购申请。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应经采购部门负责人审核签字，并报学校采购监督小组备案。（四）采购信息发布采购部门按照规定的媒体和渠道，发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应在学校内部网站或其他合适的媒体上发布采购信息，邀请符合条件的供应商参加采购活动。（五）供应商报名与资格审查供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求报名参加采购活动。采购部门对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况等相关证明材料，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。对资格审查合格的供应商，采购部门发放采购文件。（六）开标评标（谈判、询价）1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，并在规定时间内进行投标报价。评标委员会（谈判小组、询价小组）由学校相关部门人员、专家等组成，负责对投标文件进行评审，确定中标（成交）候选人。2.评标委员会（谈判小组、询价小组）应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，客观公正地评价各投标文件的优劣。评审过程中，如有需要，可要求供应商对投标文件进行澄清或说明。3.评标委员会（谈判小组、询价小组）根据评审结果，编写评标报告（谈判报告、询价报告），推荐中标（成交）候选人，并报学校采购领导小组审定。（七）中标（成交）公示与合同签订1.学校采购领导小组根据评标报告（谈判报告、询价报告），确定中标（成交）供应商，并在学校内部网站或其他合适的媒体上进行中标（成交）公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，可向学校采购监督小组提出投诉。2.公示无异议后，采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（八）验收1.采购项目完成交货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购物品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《学校大型物品采购验收报告》，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或更换货物。整改或更换后仍不符合要求的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标（成交）通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同应报学校采购监督小组备案。（二）合同履行1.采购部门和使用部门应按照采购合同的约定，履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，使用部门应及时组织验收，并配合采购部门做好合同履行过程中的相关工作。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物或服务。如因特殊原因需要变更合同条款，应提前通知采购部门，并经双方协商一致后签订补充合同。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报学校采购监督小组备案。2.因供应商原因导致采购合同无法履行或不能完全履行的，采购部门有权解除合同，并要求供应商承担相应的违约责任。（四）合同纠纷处理在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、采购资金管理（一）预算管理采购资金应纳入学校年度预算管理，严格按照预算安排使用。采购部门应根据采购合同和实际采购进度，及时向学校财务部门申请支付货款。财务部门应按照学校财务管理制度和采购合同约定，审核支付申请，确保采购资金的安全和合理使用。（二）支付方式采购资金的支付方式应根据采购合同约定执行。一般情况下，可采用银行转账、支票、汇票等方式支付。对于金额较大的采购项目，可根据实际情况采用分期付款方式，但应在合同中明确分期付款的比例和时间节点。（三）资金监督学校财务部门和采购监督小组应加强对采购资金的监督管理，定期检查采购资金的使用情况，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。对违反采购资金管理规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、采购档案管理（一）档案收集采购部门应在采购活动结束后，及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，并进行分类归档。（二）档案保管采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏或丢失。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《学校大型物品采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查学校采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。对发现问题的采购项目，应及时进行整改，并跟踪整改情况。（二）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和学校采购制度的单位和个人，应依法依规追究其责任。对违