后勤特资采购遴选制度

PAGE后勤特资采购遴选制度一、总则（一）目的为规范公司后勤特资采购遴选工作，确保采购过程的公正、公平、公开，提高采购质量，降低采购成本，保障公司正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤特资采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、食堂食材、宿舍用品等各类后勤物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程公平公正。3.公开透明原则：采购信息公开透明，接受公司内部监督和社会公众监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求。2.组织实施采购遴选工作，包括供应商的寻找、筛选、评估、谈判等。3.签订采购合同，跟踪采购合同执行情况。4.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（二）需求部门1.提出后勤特资采购需求，明确采购物资的规格、型号及数量等要求。2.参与采购遴选过程，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部门对采购物资进行验收。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金合理安排。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。（四）审计部门1.对采购遴选过程进行审计监督，确保采购活动合规。2.审查采购合同，防范采购风险。3.对采购项目进行绩效审计，评估采购效益。三、采购流程（一）需求申报1.需求部门根据公司实际需求，填写《后勤特资采购需求申报表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.《后勤特资采购需求申报表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求部门提交的《后勤特资采购需求申报表》后，进行汇总和分析。2.根据公司库存情况、采购预算、采购周期等因素，制定采购计划，明确采购物资的采购时间、采购数量、采购方式等。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。（三）供应商寻找与筛选1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，审查其营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，了解其经营状况、信誉情况、产品质量等。3.将符合基本条件的供应商纳入供应商候选名单。（四）供应商评估1.采购部门组织相关人员对供应商候选名单中的供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等。2.评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、业绩评价等方式进行。3.根据评估结果，对供应商进行打分，按照得分高低对供应商进行排序。（五）采购谈判1.采购部门根据供应商评估结果，选择得分较高的若干家供应商进行采购谈判。2.采购谈判前，采购部门应制定谈判方案，明确谈判目标、谈判策略、谈判要点等。3.采购谈判过程中，采购人员应与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。4.采购谈判结束后，采购人员应编写《采购谈判纪要》，记录谈判过程和结果。（六）合同签订1.采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同经采购部门负责人审核后，报公司领导审批。4.采购合同经公司领导审批通过后，由采购部门与供应商签订。（七）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同约定的质量标准和验收程序对采购物资进行验收。3.验收合格的，需求部门应填写《后勤特资采购验收单》，经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。4.验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照采购合同约定的争议解决方式处理。（八）采购付款1.采购部门根据《后勤特资采购验收单》和采购合同，填写《后勤特资采购付款申请表》，申请支付采购款项。2.《后勤特资采购付款申请表》经采购部门负责人审核后，报财务部门审核。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商档案建立1.采购部门对与公司有业务往来的供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核,评估周期为每年一次。2.评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。3.根据评估结果，对供应商进行打分，按照得分高低将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额等；对于不合格供应商，公司应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，公司应终止与其合作。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现以下情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰：提供的产品质量不合格，且多次整改仍不符合要求的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；价格水平过高，且无合理理由的；售后服务不到位，客户投诉较多的；存在商业贿赂等违法违规行为的。2.采购部门应定期对供应商进行更新，引入新的优质供应商，优化供应商结构，提高采购质量。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购遴选过程进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司制度的要求。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金合理支付。3.公司内部员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司应及时受理并调查处理。（二）外部监督1.采购活