会议管理制度(汇编)4

会议管理制度

第一章总则

第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作,

研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题,

顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第一条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不

说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。

第三条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。

第四条本制度适用于公司及所属各部门。

第二章会议类别

第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部

门日常管理例会和接待会议等。

第七条专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理.、工程管理、预

算管理、合同评审等会议。

第二章会议的组织管理

第一节总经理办公会

第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但

不限于分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经

营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工

作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设

置以及制度审议等。

第九条总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况可临时召开。

第十条总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会

议的人员应积极发言、明确表态。

总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。

第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第二节中层干部会议

第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召

开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营、管理

和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部

的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。

第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人

和主要管理人员。

第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第三节专题会议

第十五条公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、

工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、

财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确

并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

第十六条公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题

会议每月至少召开一次。

第十七条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公司部门的相关负责人

参加。

第十八条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安

排会议室。

第十七条专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经

会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。

第四节部门日常管理例会

第二十条公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达

到公司规定的目的。

第二十一条公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过

程抽查或评估。

第二十二条部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指

示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；

制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循

环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预

防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形

式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。

第二十三条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请

分管领导参加。

第二十四条公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记

录，保存期为1年。

第五节对外接待会议

第二十五条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇

报会议。

第二十六条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经

理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。

第二十七条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织。

第二十八条属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公

室可协调会议室安排接待等工作。

第三章会议的组织、管理和服务

第一节会议的组织

第二十九条会议的批准

（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总

经理批准。

（-）本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第三十条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部

门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。

第三十一条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、

参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议

录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等。

第三十二条会议通知

（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会

议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。

（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。

第三十三条会议的准备

（-）做好会议通知。确保应到人员按时参会。

（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务

用品。

（三）做好参会人员的引导和组织。

（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆

调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节会议室的管理与服务

第三十四条公司会议室由公司办公室负责管理，。

第三十五条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、

会议服务等。

第三十六条会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清

洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

第四章会议资料管理

第一节会议纪要的整理与印发

第三十七条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和

下发。

（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营

协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。

（-）专题会议根据安排整理会议纪要。

（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。

第二十八条会议纪要的签发

总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经

理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印

发。

会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

第三十九条会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要

决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。

第二节会议纪要的格式

第四十条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含

以下基本要点：

（一）文本全部使用A4型纸。

（二）文头用“某某公司某某会议纪要（可分两行排列）”的指定标题，用小二号黑体

字，正文部分用四号仿宋_GB2312非套黑字。

（三）标准下行注明发文部门。

（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“O”。

（

第三节会议资料的存档

第四十一条各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、

接待等会议资料由办公室侦责按季度分类分次存档。其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十二条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会

议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章会议精神的督办

第四十三条公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大

决定事项进行督办。

第四十四条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要

求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

第四十五条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以

《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司

领导汇报。

第六章会议纪律和要求

第四十六条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。

第四十七条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第四十八条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场

外接听。

第四十九条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。

第五十条会议务求精简高效，严肃认真。

第五十一条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，

不提倡对某一问题无休止地争论。

第五十二条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁

止传播密级会议内容。

第七章附则

第五十三条本制度自下发之日起执行，本制度公司办公室负责解释和修订，由总经

理负责最终裁决。

会议管理制度

目录

第一章总则

第二章会议分类及审批

第三章会议管理

第四章奖惩

第五章附则

第一章总则

第一条引言

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制

度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门的会议管理。

第三条管理权责

一、人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；

二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本

制度的行为提出处罚建议；

三、会议的审批权限详见“第五条会议发起与审批”;

第二章会议分类及审批

第一条会议分类，见附表

会议分类

序

号会议名称主题/特点类别主持人参加人

1

1总结本周工作/安排下周工作1公司例1人事部负责人或1主管以上人员

2总结上周会议决议的落实情况会指定会议主持人或会议指定参会

周例会3公司例会每周五下午3点在3号会人员;

议室进行2部门例2部门负责人或指2部门例会、组长

4部门例会应避免与公司例会冲突会定会议主持人以上人员或指定

参会人员。

2发言固定，没有讨论程序。部门负责人、指定会会议发起人提拟

动员会公司临时召开行政会议议主持人参会人员

3对某一课题或问题切磋、探讨，不部门负责人、指定会会议发起人提拟

研讨会一定有结果。行政会议议主持人参会人员

公司临时召开

4对某事物的价值、性能、质量鉴别，公司总经理或其指会议发起人提拟

评审会必须有结论。行政会议定会议主持人参会人员

公司临时召开

5为某一专题而开，必须有结论。会议提拟人或会议会议发起人提拟

专题会公司临时召开行政会议提拟人指定会议主参会人员

持人

6必须有结论人事行政部负责人会议发起人提拟

评比会一般在年底或某一重大活动结束后公司例会参会人员

召开

7总结前一段工牛，研究、部署下阶部门负责人或指定会议发起人提拟

总结会段工作。公司例会会议主持人参会人员

8下级向上级或有关人员汇报工作情会议提拟人或会议会议发起人提拟

汇报会况。行政会议提拟人指定会议主参会人员

公司临时召开持人

9任务安排，人员派遣，设备物资情会议提拟人或会议会议发起人提拟

调度会况的调动。行政会议提拟人指定会议主参会人员

公司临时召开持人

10部门早会各部门固定程序部门会议部门负责人自定部门全体人员

第二条会议发起与审批

一、公司（例会）和（例行早会）无须发起和审批；

二、研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开，需由发

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起人（主管级以上员），按要求在办公软件旦填写会议申请，报到人事行

政部，批转后方可按程序办理相关事项；

三、公司临时行政会议、公司年会由总经理或副总经理直接发起或

由议题涉及业务的主办部门负责人发起，总经理或副总经理批准；

三、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与

公司会议冲突；

第三条会议安排的原则为：小会服从大会，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因

处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三章会议管理

第一条所有会议通知遵照以下规定：

一、会议通知一般应在会议召开前一天的12：00以前，通知对象为

与会人员、会务服务提供部门（人事行政部）；

二、所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知

第二条会议的其它准备工作遵照以下规定：

一、会议发起部门须提前做好会议资料（如议程、提案、汇报材料、

计划草案、其它与会人应提交的资料）的准备；

二、会务服务提供部门，须提前做好会务准备工作，应提前半小时

打开会议室，检查会议室的卫生情况，打开窗户通风或开启空调，备好

会议所需的各种设施、用品等；

三、各参会人员，应根据会议要求，准备好相关材料，材料包括：

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会议所需要的技术材料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议

决议落实情况的汇报，以上材料要以书面形势提出；

第三条部门会议需用公司会议室的，应向会议室管理部门（人事

行政部）通过办公软件提出申请并按照相关程序办理，由会议室管理部

门（人事行政部）统筹安排。

第四条会议主持人须遵守以下规定：

一、主持人须于会前指定一名会议记录员，对本次会议进行详细记

录，并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取，交给会议

主持人或招集人，并在会后对会议记录、纪要进行整理；

二、主持人须于会前5分钟到达，检查会务落实情况；

三、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问

题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的简单说明；

四、公司例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议

进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意；

第五条与会人员注意事项：

一、行政会议的与会人员，须在会议2小时前向会议主持人提交会

议发言提纲或提案文本，如果本人没有在会议上发言的计划，或者发言

内容很少，可告知或口述给会议记录员，由会议记录员记录；

二、与会人员须准时到会，并在《会议签到表》上签到；见附件一

第六条会议记录

一、公司各类会议均须进行会议记录，必要时由发起人进行会议录

音;

二、公司各类会议由会议记录员负责记录，各部门应设一名会议记

录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作；

第七条会议记录员职责：

一、做好会议的原始记录，根据需要整理会议记录、纪要；

二、会议记录、纪要的发放或传阅范围由主持人确定，最迟于次日

呈报会议主持人及相关与会人员；

三、会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名。如有与会人

员对会议纪要产生异议，须提交本人当次会议的原始记录，再与其

他与会人员核定确认，经核定确认异议存在，须立即修正；

四、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。及时将经主持人核

准的《会议签到表》《会议记录、纪要》报人事助理处存档；

五、除部门早会外，其它所有会议都必须有会议记录、纪要；

第八条会议资料的归档保管：

一、会议资料包括：（会议签到表）、（会议记录）、（会议纪要）及与

会人员提交的（议案）等；

二、各部门组织的本部门会议的会议资料，由各部门会议记录员负

责归档。涉及多个部门会议，由会议发起部门负责会议记录的归档；

三、公司所有会议的会议记录、记要、签到表，会后整理完毕后统

一交由人事助理处存档；

四、会议记录、记要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。保管期限为2年，到期

由人事行政部统一销毁；

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第九条会议决议的跟进

一、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟

进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定；

二、例会的会议决议事项，由会议指定的责任人负责落实，并由主

持人指定的专人对落实情况进行跟踪、督查，在下周例会上先对本周决

议的落实情况进行核实，对末按要求落实的项目，当事责任人要给出合

理解释，否则按末完成工作任务处理，并限期完成；

三、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准；

第四章会议纪律

第一条、无正当理由迟到、早退每次罚款10元的；

第二条、无正当理由缺席每次罚款50元的；

第三条、因通知原因造成参会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传

达人承担；

第四条、与会人员须遵守会议纪律，与会期间应将手机调至振动，

与会期间不许接听电话、不准吸烟、聊天、不准随便走动，有急事需离

开时，要向主持人请假，获准后方可提前离开，否则每次罚款10-30元；

第五章附则

第一条本制度由公司人事行政部负责解释。

第二条凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规

定执行。

附件一：《会议签到表》

-7-

附件二：公司会议纪要模板

会议签到表

会议名称：会议室：年月日时分

姓名签到时间签退时间未与会理由

制表人：制表日期：年月日

-8-

会议纪要

会议名称会议主持

会议地点记录员

会议日期召开时间结束时间

参会人员

缺席人员

项次会议内容责任人完成时间

上周会议遗留问题：

—•

1

=

上周其它事项已完成

本周会议内容：

—»

三

四

五

六

质量部___________________________制造部__________________________

与

设计部___________________________发展部__________________________

会

物料部___________________________市场部__________________________

部

研发部___________________________人事行政部__________________________

门

总经理_____________________________________________________________

记录：审核：批准:

-9-

会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率，降低会议

成本，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保

证会议的有效性，特制定本制度。

第二条适用范围

制度适用于公司（各分公司、业务部门、办事处）各项会议管理。

第三条会议形式

一、公司的会议形式包括：定期的常规性会议和临时性会议。其中，定期

的常规性会议主要包括以下5种形式：

（一）公司周年庆典表彰大会；

（二）公司高管工作例会；

（三）公司年终工作述职工作总结会议；

（四）公司年中工作述职工作总结会议；

（五）各分公司、业务部门、办事处周例会/月度会议。

二、临时性会议的主持部门以事件主导部匚为主召开，具体会议参加人、

会议时间及会议内容应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。

第二章会议流程

第四条会议安排的原则

一、坚持局部服从整体的原则，会议优先于部门会议，紧急会议优先于一

般会议。

二、各类会议优先顺序为：例会、临时性行政/业务会议、部门内部会议。

三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第五条会议通知

一、常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知

参会人。

二、临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。

三、会议通知期：须于开会前一个工作日内通知参会人及会务服务提供部

门。

四、会议通知的渠道：

（一）公司内部QQ群、微信群、企业邮箱：适用于常规性会议通知（含常

规性会议临时调整时间的）、临时性会议通知；

（二）公告栏：适用于临时性会议通知；

（三）电话通知：适用于临时性会议公告后，由主持部门电话通知参会人；

（四）0A系统中行政办公之“公告通知”模块发布：适用所有会议类型，用

于会议通知存档，备查。

五、会议通知的内容：

（一）会议时间；（二）会议地点；

（三）会议主持部门;（四）参会人员；

（五）会议主题；（六）会议须准备的资料明细

（七）参会注意事项;（A）其他。

第六条会议准备

一、会议主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好会议准

备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材等会议所需

的各种设施、用品等。

二、对于需要给参会人员发放会议资料的，会议主持部门应根

据参会人数提前印制会议资料。

三、会议主持部门应提前打印《会议签到表》，并由会议记录

员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由会议主持

人签字确认。

四、为了合理分配会议室资源，有效贯彻会议室安排原则的规

定，会议主持部门须提前至少一个工作日在0A系统中“综合办公”

栏目中填写《会议申请》流程表单；

因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限，但会议组织部门

或个人必须提前电话与公司行政前台备案。

第七条会议组织

一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

二、会议主持人必须遵守以下规定：

（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况,

做好会前准备。

（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解

决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，

并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。

（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议

程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关

的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（四）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结

论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明

意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意

见。

（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部

门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体

的会议跟踪负责人C

三、参会人必须遵守以下规定：

（一）应于会前10分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到。

（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。

（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。

（四）对于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发

言。

（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫

转移至本部门另一名未参会人员处，原则上会议期间不允许接听电

话，如须接听，请离开会场。

（六）原则上参会人员不得请假；如确需请假的，须向会议主持

部门负责人及分管副总、必要情况下还要向总经理说明情况并征得

同意后，方可请假C

（七）无故未按时参加会议的，将给予当事人100元/次的处罚,

并备案。

（A）参会人员应做好本人的会议记录。

四、会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员

负责。

第八条会议记录

一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

二、会议进行期间，重要会议须用录音笔进行录音，并于会议

结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至公司存档。

三、各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定

应遵守以下规定：

（一）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的助理或行

政文员），会议记录员名单须报行政部备案；如需调整会议记录员

的，调整部门须及时通知行政部。

（二）公司根据名单配发会议记录木。会议记录木用完后由记录

员凭旧本至行政部换领新本，旧本同时本部门存档。会议记录本的

领取登记按低值易耗品的领取程序办理。

（三）会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记

录工作。

（四）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会

议主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指

定会议记录员。

（五）公司管理层主持的例会、临时行政会议原则上由总经理助

理/秘书负责会议记录工作，公司管理层另有指定的，从公司管理层

指定。

（六）会议记录员应遵守以下规定:

1、以会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，并于

会议结束后半个工作日内整理好会议纪要，由会议主持人审批通过

后下发至参会人员C

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。会议

主持人须在每次会议记录上签字确认。

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字

样。

4、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。

三、会议记录的备档按以下规定：

（一）本部门负责组织的各类会议的会议记录，由本部门常设会

议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案

及时转公司统一归档备查。

（二）本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查，

部门内其他人员需查阅会议记录的，须经部门负责人同意后，放可

进行查阅，并在查阅内容所在页的页眉处签字。

（三）部门其他人员查阅会议记录时，会议记录员须在场；除经

部门负责人及分管副总同意外，会议记录本不得外借给其他部门或

部门内其他人员。对于会议记录的外借情况，记录员应如实在会议

记录中写明外借时间、外借原因及外借人，并由外借人签字确认。

（四）会议记录为的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

第九条会议纪要

一、下列情况，会议记录员须将会议记录整理为会议纪要：

（一）除部分部门“站会”夕卜，的常规性会议；

（二）各类临时行政/业务类会议；

（三）各类紧急性会议；

（四）与经营管理相关的会议；

（五）须会后对会议内容贯彻落实进行跟进的会议；

（六）其他会议主持人要求整理会议纪要的会议。

二、所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续

工作的追踪、落实；会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结,

分类别或分项目记录。

三、会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：

会议的主要内容及议题；

会议讨论或决定的重大事项；

会议决定的行动计划或改进措施。（具体格式详见附件）

四、会议纪要整理和发送应在1个工作日内完成，下发或传阅

范围由会议主持人确定，通过0A协同发送给所有会议相关人员，及

对接人事专员。

五、会议须有落地执行计划输出，具体如下：

（一）宣贯类会议：宣贯后的改进落实计划

（二）专题类会议：针对问题如何解决列出相关人员的工作安排

和计划

（三）工作汇报类会议：针对部门问题或个人工作问题的进展安

排、改善提升列出相应的计划安排

六、会议纪要输出的工作计划须进行跟进落实情况，跟踪记录

汇总实行一会一表制。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十条落实计划跟踪

各部门对接人事专员对会议纪要输出的落地计划，按照计划时

间节点进行跟进，并于每月底输出该部门的会议落地执行情况的进

展汇报，并将结果上交到分管副总处。

第十一条落地结果考核

会议的落地计划的执行进展情况会进行相应考核，以每月为一

个考核节点。

（一）按时间节点完成工作安排和进展，相关人员绩效成绩加5

分；

（二）工作事项均能按期完成，部门年度考核中予以特殊情况加

分；

（三）一项工作.延期完成,，相关人员绩效成绩扣5分：

（四）工作在延期一个月后仍未完成，部门负责人绩效成绩扣10

分；

（五）部门会议纪要工作超过3项在延期一个月后仍未完成，部门

年度考核中取消评优资格。

第十二条奖惩办法

（一）惩罚方面

1、会议未整理会议纪要一次，会议发起组织人予以警告;

未整理会议纪要两次及以上，处以发起人所属部门负责人予以警

告；

2、会议发起人超过一个工作日内将会议纪要发放给相关人员，

予以警告处分；

3、会议纪要工作计划安排人员一次未按照会议结果执行落地，

处以相关人员警告处分；

两次及以上未执行，则相关人员及部门负责人处以通报批评及

罚款的处分。

（二）奖励方面

1、会议纪要每月按时整理、发放，友会议发起人及其负责人进

行通报表扬；

2、会议落地执行连续三次均能按照时间节点完成，对于参与工

作计划落实的相关人员予以通报表扬以及所属部门奖励奖金500元。

（三）人力资源部每月对会议纪要以上的奖惩情况予以OA公告

的形式予以公示。

第十一条会议纪要的汇总统计

一、工作任务完成情况的统计：如工作完成时长、工作完成结

果程度、是否有后续待完成的工作内容等，争取以柱状图、饼图等

形式体现。

二、工作时间的统计：根据各岗位不同的工作内容，计算各工

作内容的完成工作日。

三、工作任务计划合理性的统计：将计划内工作与计划外工作

进行横向比对分析c确认各岗位计划内与计划外工作的比例，从而

确定各岗位的灵活机动性。

四、每周工作量的统计：根据工作量完成天数确定每周工作量

的完成情况，以工作完成天数的多少为标准来确定每周工作量大小

排名，并根据各周工作量大小的综合排名，确定每月实际的工作重

点与计划的重点是否一致等情况。

五、每月工作重点的统计：根据每周工作量完成的多少来确定

每月的工作完成重点，并根据此统计确认比较每月工作重点与工作

量之间是否存在必然联系。

第十二条会议纪要跟踪落实的审核程序

一、由会议主持人填写《部门会议纪要工作任务跟踪落实情况》

并报部门主管、分管副总或总经理审核。

二、于下次会议前一个工作日内就会议纪要工作任务跟踪落实

情况进行汇总统计C

三、对于未落实的会议工作内容在与执行人沟通后，要明确未

完成的原因分析，该原因分析和为跟踪落实情况表提交部门主管、

分管副总或总经理审批。

四、如会议主持人未如期完成落实跟踪的，第一次将口头批评,

并了解未完成的原因，根据会议主持人提出的问题进行针对性培训；

对于第二次未如期完成落实跟踪的，将其不允许担当会议主此人工

作；对于超过三次（含）未如期完成落实跟踪的，将保留与会议主

此人解除劳动合同的权利。

第四章会议室管理规定

第十三条会议室由行政部部统一管理，目前的会议室主要为：

公司行政楼：201会议室、202会议室、会议室301、会议室302、

会议室303、行政二楼贵宾接待室、行政四楼综合会

议室。

研发楼：101会议室、201会议室、202会议室、301会议室、

研发中心综合培训室。

第十四条会议室使用时间

原则上只要使月部门在0A系统填写《会议室申请》流程。行政

前台审批后，均可在约定时间内进行使用，如有变动，可在第一时

间向行政部备案调整。

第十五条会议室申请与登记：

（一）除临时短暂性会议/面谈不用申请与登记外，其他会议都须

填写0A系统会议室申请流程流程，并注明是否需要使用会议设备、

是否需要连接电话会议、视频会议。

＞会议设备：投影仪、八爪鱼扩音器，视频设备；

＞电话会议：一般在没有网络或则网络连接状态不好的时候，

建议开电话会议，并要严格控制电话会议时间；

＞视频会议：会议双方都有网络的情况下，建议开视频会议；

（二）会议主持部门须提前一个工作日在0A系统中填写《会议室

管理》申请流程。

（三）行政前台须根据会议室安排原则，在申请人填写《会议室

管理申请表》时帮助申请人合理安排会议室；如申请人对会议室安

排有异议且行政前台无法解决的，提交行政部主管协调解决。

（四）对于未提前对会议室进行申请的，行政部将无法为其安排

临时会议地点。由比造成的后果，由会议主持部门自行承担。

（五）对于临时召开的紧急会议需要使用会议室的，会议主持部

门必须提前与行政前台进行沟通确认，待确认会议室没有被预约后

方可按“特情特办”的原则由行政部统一安排，但申请部门不得对

会议室的地点提出异议。

第十六条布置会场及会议期间参会人员须爱护会议室内财物，如

有损毁将由当事人照价赔偿；对于无法确定当事人的，将由参会全

体人员照价均摊赔偿。

第十七条参会人员须提前15分钟进入会场进行签到并等候，工作

时间禁止参会人员在办公及休闲区域内等候，以免影响正常办公秩

序。

第十八条会议室使用部门，须维持会议室的整洁，使用完毕后须

将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。

第十九条会议室使用部门及参会人员须确认座位周边及会议室内

的电源及电器设备是否关闭，如发现设备故障的应及时报行政部备

案，以便及时修理，保证其他会议的顺利进行。

第二十条会议室内物品未经行政部批准，不得私自转借他人或挪

借他用，严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。

第五章附则

第二十一条本制度自发布之日起实施。本制度内容的最终解释权

归行政部所有，本制度中涉及的0A系统操作流程的解释权归IT管

理员所有。

第二十二条本制度发布之日起，原相关会议室管理规定同时作废。

附：

会议纪要模板

XXXXXXX会议纪要

会议时间：

会议地点：

会议主题:

与会人员:

主持人：

缺席人员:

记录人：

会议主要内容

工作内容责任人时间节点

会议计划安排

会议管理制度规定

第一条目的

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本管理规定。

第二条适用范围

本规定适用于辽宁蒲堤食品有限公司所有会议管理。

第三条会议分类：

1、部门会议：由各部门自行组织讨论本部门内部工作的会议。

2、周会议：每周由各部门负责人参与讨论周工作总结和周工作总结的会议。

3、月度会议：每月月末由各部门负责人共同参与讨论月度工作总结和月度工作总结的会议。

4、其他会议：根据实际情况而提报的会议。

第四条会议时间安排

1、部门会议由各部门根据实际情况自行安排，定于每周一下午16：00开始。

2、各部门周会议由各负责人组织；

门店营运店长例会时间安排每周二上午9:00开始；

生产车间例会安排在每周三下午16：00开始；

线上营运例会时间安排在每周一上午10:00开始。

3、月度会议时间安排在每月的最后一天的下午16：00,如果和周会议重叠，可以双会合开，

如月度会议和周会议两者相隔不超过2天，也可以双会合开。如超过2天者则在每月的最后

一天。

4、季度会议时间安排在每季度的最后一个星期内，具体时间根据实际情况进行调整。

5、其他会议根据实际情况，由相关会议主导部门向综合部申请，由综合部根据实际情况进行安排

O

6、会议时间如遇特殊情况特殊申请，经批准后实施。

第五条会议内容

1、部门会议内容由各部门负责人自行安排。

2、周工作会议主要内容为：

①总经理或总经理助理或部门负责人传达公司重大决策或变革。

②上周工作总结及绩效考核内容的进展情况汇报，并提报在工作中遇到的需要总经理或各

部门协调的问题。

③下周工作计划，并提报下周工作中的重大需求。

④在公司各项工作开展中其他待解决的重大事项的讨论。

3、月度工作会议主要内容为：

①总经理或总经理助理传达月度各项工作进展情况。

1

②本月工作总结及绩效考核内容的进展情况汇报，并提报在工作中遇到的需要总经理或各

部门协调的问题。

③讨论决定下月工作计划及绩效考核内容的确立。

④各部门提报下月工作中的重大需求。

⑤在公司其他各项工作开展中待解决的重大事项的讨论。

第六条会议准备

1、凡已列入本规定计划的会议不再另行通知，如遇到特殊情况需要合并召开及其他情况者，由部

门负责人相互协调，另行通知。

2、其他会议通知应提前一天以文件、邮件、电话等形式通知，对会议时间、参会人、会议主

题等进行通知，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议议程；

正常例会将不再公布相关议题。

第七条会议组织

1、多个部门参加的会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，从总经理授权，会议议程可由

授权人安排。

2、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限

定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

3、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和

复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意

见。

4、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安

排向与会人明确。

第八条会议纪律

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一位未与会人处，原则

上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

6、做好本部门的会议纪录。

7、公司各项会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人

员同意。

8、会议纪律由人事部门负责监督实施。

2

第九条会议记录及纪要

1、总经理参加或主持的会议原则上由总经理助理负责会议记录工作，总经理另有指定的，由被指

定人负责。

2、会议记录员应遵守以下规定：

①以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。

②会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

③对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

④会议原始记录应于会议当口、会议纪要不得迟于次口呈报会议主持人审核签名。

⑤做好会议原始记录的归档、保管工作。

3、会议纪要的下发由总经理助理或总经理指定人员负责实施追踪跟进，发放或传阅范围由总经理

助理或指定人确定。公司各类临时行政会议纪要可报行政办公室李娜一份存档备查。

4、各部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由该部门记录员负责日常归档、保管。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

第十条会议跟进

1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的；会议主持人另有指定的，从主持人指定，并将跟进情

况及时传达给相关人员。

2、总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理助理负责落实，总经理另有指定的，从总经

理指定。

3、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。相同性质的例会需对上次例会中形成的决

议事项的进展情况给予简单总结，并将相关情况给予公布。

第十一条处罚

1、迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。

2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前10分钟提前离开会场的，计

为早退。

3、缺席：凡必须参会人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参会者，计为缺席。

4、无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款。

5、无正当理由缺席每次处以50元的罚款。

6、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十二条其他

1、本制度解释权、修改权归公司制度制定部门。

2、本制度公布之日起执行，其他原相关文件同日废止。

3

会议室使用管理制度