医院档案管理制度1

档案管理制度

为加强医院档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效

保护及利用档案，为医院发展提供服务，特制定本制度。

一、立卷归档制度

1、归档范围

1）凡反映本院公务活动，具有查考和利用价值的文件材料必须立卷归档，

归档范围详见《南昌市第九医院文件归档和不归档范围》。

2）本院文件材料的立卷归档工作由院办公室具体负责。

2、归档时间

1）日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷

后，移交档案室归档。

2）诊疗设备在正常运行后、科研课题在结题后、基建档案中设计项目文

件材料，在设计审批完毕并图样晒印后归档，基建工程项目材料，在项目竣工

验收后归档。

3）会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档。

4）档案室须在次年六月底前完成医院上年度各类文件资料的立卷归档工

作。

3、归档要求

1）归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不

全。

2）归档的文件资料必须正确地反映医院在各项工作中的真实内容和历史

过程，符合形成规律。

3）归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底

稿。

4）归档的文件资料必须使用钢笔（碳素或蓝黑墨水）书写，字迹工整、清

断、规范。;

5）归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。

二、档案保管制度

1、档案室的文件档案以全宗为单位进行科学分类、排列、编目。

2、确保档案安全，档案室要做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防水、

防光、防高温、防震等C

3、提高档案保管技术，保持档案室清洁卫生，做到每周一小扫，每月一

大扫，严防档案糜烂、变质、损坏。

4、档案室工作人员应定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及

时修补，复制或作其它处理。

5、档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆物品，加强电源管理，做到人走灯

天，通风完毕后应及时关闭门窗。

三、档案保密制度

1、档案工作人员须按国家《保密法》及保密制度的要求，严守国家保密

纪律，本着“慎之又慎”的原则，认真做好档案保密工作。

2、档案室系保密工作重地，任何人未经许可不得进入档案室，不得在档

案室会客。

3、任何人未经办理档案查阅手续不得擅自查阅档案资料，不得随意抄录、

复印档案资料。凡涉及到保密内容的重要档案资料一律不准抄录、复印。

4、凡已归档的档案一律不予外借，任何人不得私自将档案携带外出或带

回家查阅，不得在学术论著、论文、一般会议材料或讲稿上引用档案资料中有

关保密的内容和数据。

5、定期对档案进行清查核对，严防档案丢失。

四、档案统计制度

1、机构：由院办公室主任、有关科室负责人及档案室工作人员纽成档案

鉴定小组，承担对本院档案资料进行定期鉴定的工作任务。

2、原则：根据《中华人民共和国档案法》，依照《国家档案局关于文书档

案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，结合本院实际情况进行鉴定,

鉴定结果应形成书面鉴定报告。

3、统计：档案工作人员按上级统一规定的要求进行统计工作，对收进、

移出、实存和整理的案卷种类、数量、保管状况、鉴定情况、利用情况等进行

及时准确的统计，并形成统计报表上报和自存。

4、登计：按档案登计项目内容逐项进行登记，及时、准确、无误。

五、档案提供利用制度

1、凡要在档案室查阅、摘抄和复制利用档案资料者，系本院工作人员，

须经办公室主任和档案工作人员同意，并办理有关手续；外单位人员须持单位

或组织行政介绍信，证明查阅者身份及查阅档案的目的、范围，经院手管领导

和办公室负责人同意后方可查阅。

2、凡来档案室查阅档案资料须两人以上，查阅党内或重要资料者须系中

共党员。

3、档案资料利用者若须摘抄、复制有关内容，须经本室经办人员同意。

密级文件只限摘录有关内容，不得照抄全文。并注意妥善保管，用后应予销毁,

不得保留。摘录有关证明材料，须经本室经办人员核对无误后签注盖章。

4、档案资料利用者对档案资料不得涂改、圈点、拆卷、撕页等，不得翻

阅无关的档案资料，查毕后交本室经办人员入档，对损坏档案者将追究责任。

5、档案资料一律不准借出，特殊情况确需外借的，须经院办公室主任同

意；重要机密和比较贵重的档案资料须经主管院长批准，一般的需经本室人员

同意。借阅者须办理有关手续方可借出，到期归还。

六、档案销毁制度

1、对超过保管期限的短期保存档案，经鉴定小组鉴定确认无存查价值，

应进行登计造册，并报主管院长批准后，方可予以销毁。

2、档案销毁工作由办公室负责组织，指定专人（两人以上）负责监销，

销毁档案前应填写销毁清册，关在清册上签字。

3、档案销毁一般应送到省、市政府规定的公文处理站进行，并确保不漏

销、不丢失、不泄密。

七、档案移交制度

1、凡向本档案室移进档案或本室向上级档案部门移交档案，都应按规定

办理交接手续。移交前对要移交的档案整理造册，重新填写案卷目录（一式四

份），作为移交目录，并附上有关检索工具及参考资料，做好移交准备工作。

5.秘密文件一律由医院内部打字室或经保密部门审查批准的定点复制部

门印制。印制中的蜡纸、校样、废页等应及时销毁。

6.印刷、制作工作使用的计算机等电子设备，应当配备保密措施装置，防

止因电磁辐射造成泄密C

（二）密级文件的收发

1.收取密级文件时，必须认真检查信封上收文单位、密封标志，核对收信

单位和收信人无误后，由办公室负责人在专用收文本上登记、收件人签收、启

封，并核对文件的份数、目录、编号，加盖收文章。

2.密级文件拆封必须由专人负责。凡领导同志亲收件，要送交本人或领导

指定的专人代收、代拆C

3.分发密级文件时要认真检查、核对文件份数、发送部门及其地址，防止

错发、漏发，不能擅自扩大分发范围。装封要严密，绝密文件要单独装封。

4.当面将密级文件交收件人时，应履行签收手续，一般由收件人亲自签收。

5.院内分发密级文件时，统一由办公室专职人员负责发送，不准个人随身

携带。

6.发送外地的密级文件，必须通过机要传送，不得使用普通邮政°发送的

密级文件一律要包袋密封，并在信封上标明秘密等级。绝密文件一般应当写上

收件人。

7.遇到特殊情况，需随身携带密级文件外出送达收件人的，必须经院长批

准，明确责任，不得失控。携带密级文件须两人同行，专车接送，必要时派保

口干部押送。密级文件必须装在文件包或文件箱内，绝不容许在没有保密设施

的情况下随便携带外出c外出时，同行人员要互相督促，共同负责，严格看守，

时刻做到密级文件不离身，确保密级文件的安全。

8.严禁携带秘密文件到公共场所参观、探亲、访友、浏览等；严禁骑车夹

带或乘公共汽车携带密级文件。

9.传递密级文件的专用机要车，严禁无关人员搭乘或办理无关事项。

（三）密级文件的传阅

密级文件的传阅，包括批办、承办、催办和传递保管等几个环节。

1.文件登记明确，包括收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题

主要内容及呈送的批办人等内容，手续必须清楚，切忌无登记备案，横传文件。

2.传阅文件一律采取直传方式，即院长批示后，应将文件退还经管文件的

部门或人员，不得未经文件保管人员在领导人之间横向传批文件，也不应将批

文直接交承办单位或承办人员。

工经管文件的人员，应将院长批办的文件逐件登记送阅办人，对阅后退回

的文件要清点份数。有关人员要严格按院长批示范围阅办，不得自行任意扩大

阅读范围或交无关人员阅读。经管秘密文件的人员要抓紧催阅、催办、催传、

催退。

4.传阅文件应有时限，任何阅办人不得积压、延误或长期私存，不得私自

带回家中或公共场所。二级单位下发的中央、省、市秘级文件必须在十五日内

刃、理完毕，派专人交还院办。

5.阅读文件时，非经允许不得摘录或公开引用密级文件内容。因工作需要

摘录密级文件内容，必须使用由院办统一制作的保密本，编号发出，定期收回。

（四）密级文件的借阅

密级文件借阅的前提必须是业务工作需要，由本人所在部门提出申请，经

办公室同意或院长批准,方可借阅。

1.对于本院职工借阅的机密级、秘密级的文件，由借阅人所属部门分管领

导批准；绝密级的，由院长批准。

2.外单位人员借阅协作范围以内的秘密文件，凭借阅人单位介绍信。秘密

级、机密级文件，由单位主管领导审批；绝密级文件，由院长审批。借阅密级

文件应按期归还。借阅绝密级文件，应在指定地点阅办，必须当天归还。

（五）密级文件的复制

1.复印密级文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人管理。

2.绝密级文件和发文部门规定不准翻印的密级文件，禁止复印。确因工作

需要复制、汇编机密级、秘密级文件时，须经原发文单位批准，履行审批手续,

并作相应的标识。

3.本单位制发的密级文件，需要复印时，可由本单位主管领导或其指定的

部门负责人审批，但要严格控制复印数量。

4.复制的密件不得取消或改变原定密级和保密期限。

5.对复印的密级文件，采取与原件一样的保密措施进行管理。

6.严禁将秘密文件拿到社会上营业复印场所复印。

（六）密级文件的保管与归档

1.秘密文件统一由办公室保管，存放在有保密设施的文件柜内，采取技防、

物防等保护措施。绝密级文件应单独存放管理。

2.主管领导应定期检查密级文件的分发、阅读、保管、清退等情况，及时

研究和解决密级文件保管中存在的问题。

3.密级文件管理人员因调动、退休等不能在原岗位工作时，应认真清理其

使用或管理的文件，办清交接手续。

4.公文应按档案部门要求，办理移交手续。归档后的密级文件原则上不借

出使用，用时要登记备查。

5.领导参加会议、学习带回的涉密资料，须交档案员登记、编号，统一保

管。

（七）密级文件的销毁

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