行政事业单位往来账款清理核销办法

行政事业单位往来账款清理核销办法第一章总则第一条为进一步规范行政事业单位往来账款管理，确保资产安全完整，提高财务信息质量，防范廉政风险，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》、《行政单位财务规则》、《事业单位财务规则》以及政府会计准则制度等相关规定，制定本办法。第二条本办法适用于各级各类行政事业单位（以下简称“单位”）的往来账款清理核销工作。纳入预算管理的社会团体组织参照本办法执行。第三条本办法所称往来账款，是指单位在开展业务活动过程中发生的待结算资金，包括应收账款、预付账款、其他应收款等债权性资产，以及应付账款、预收账款、其他应付款等债务性义务。第四条往来账款清理核销应当遵循以下原则：（一）依法依规原则。严格遵循国家财经法律法规和财务会计制度，核销必须有确凿证据、合规程序。（二）客观真实原则。清理工作必须实事求是，全面反映往来账款的实际情况，不得瞒报、漏报、虚报。（三）权责对等原则。坚持“谁经办、谁负责、谁催收”，明确内部各部门在往来账款管理中的职责，形成管理闭环。（四）分类处置原则。根据往来账款的性质、成因、账龄及风险程度，采取保留、催收、置换、核销等不同方式进行处理。第五条单位应当建立健全往来账款定期清理、长效管理和核销机制，将往来账款管理纳入日常财务管理和内部控制体系，防止前清后乱，确保往来账款规模可控、结构合理。第二章管理职责与分工第六条单位负责人对本单位往来账款的真实性、完整性和安全性负责。单位负责人应当高度重视往来账款清理核销工作，定期听取汇报，协调解决重大问题。第七条财务部门是往来账款管理的牵头部门，主要职责包括：（一）建立健全往来账款管理制度，明确核算口径和管理流程；（二）负责往来账款的会计核算，定期与债权债务人核对账目，编制往来账款明细表和账龄分析表；（三）组织、指导、督促业务部门开展往来账款清理和催收工作；（四）审核业务部门提交的核销申请资料，组织专家论证或法律咨询；（五）按照审批权限办理往来账款核销的报批手续及账务处理；（六）负责已核销往来账款的“账销案存”管理及后续备查登记。第八条业务部门是往来账款管理的责任部门，主要职责包括：（一）负责本部门经办往来款项的形成依据、合同协议及原始单据的清理和提供；（二）负责对经手的债权进行催收，对债务进行确认或支付；（三）对符合核销条件的往来款项，收集整理证明材料，提出核销申请，并对申请材料的真实性、完整性负责；（四）配合财务部门做好法律诉讼、资产保全等工作。第九条内部审计部门（或纪检监察部门）负责对往来账款的管理、清理及核销全过程进行监督，定期开展专项审计，对发现的违规违纪行为提出处理建议。第十条单位应当建立往来账款管理联席会议制度，由财务、业务、审计、资产管理等部门参加，定期研判往来账款风险，审议重大核销事项。第三章日常清理与定期核对第十一条单位应当建立往来账款定期清理机制。对日常发生的往来款项，应当在业务完成或款项结算后及时清理结算，原则上不得长期挂账。第十二条财务部门应当按月与债权债务人进行核对。对于内部职工预借的差旅费、备用金等，应当在公务返回或事项办结后规定期限内（通常不超过1个月）报销结清，前款未清的，原则上不得再次借款。第十三条财务部门应当至少每季度对往来账款进行一次账龄分析。对账龄超过3年的往来款项，应当逐笔列出清单，发送给相关业务部门进行专项核实；对账龄超过1年且有风险的款项，应当及时预警。第十四条单位应当建立定期全面清理制度。每年年度终了前，应当对所有往来账款进行一次全面清查盘点，重点核查以下内容：（一）款项的性质及形成原因；（二）债权债务的真实性及合法性；（三）结算进度是否符合合同约定；（四）是否存在长期挂账、死账、呆账情况；（五）是否存在公款私存、私借公款等违规行为。第十五条在清理过程中发现的有疑问款项，财务部门应向业务部门或债权债务人发出询证函。业务部门应在收到询证信息后规定时间内回复确认，必要时需提供合同、结算单、发票、会议纪要等证明材料。第四章核销条件与证据要求第十六条往来账款核销必须同时满足以下条件：（一）款项已无法收回或无需支付，或者债权债务关系已不存在；（二）已采取必要的法律程序或催收措施，确认为损失或豁免；（三）取得符合本办法规定的确凿证据；（四）履行完规定的内部决策和审批程序。第十七条债权性资产（应收账款、预付账款、其他应收款）核销的具体条件及证据要求：（一）因债务人破产、注销、吊销营业执照等原因无法收回的款项。1.核销条件：债务人依法宣告破产、解散、被撤销或注销，且剩余财产不足清偿或无法取得剩余财产。2.证据要求：法院的破产宣告裁定书、工商部门的注销证明、吊销营业执照证明、清算报告等。（二）因债务人死亡、失踪等原因无法收回的款项。1.核销条件：债务人死亡（包括宣告死亡）或依法失踪，且无财产可供继承或清偿。2.证据要求：公安机关或医院出具的死亡证明、法院宣告失踪或死亡判决书、遗产公证文件等。（三）因债务人遭受重大自然灾害或意外事故等原因无法收回的款项。1.核销条件：债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大且不能获得保险赔偿，确实无力偿还。2.证据要求：气象、应急等部门的灾害证明、保险公司的拒赔证明、债务人无力偿还的书面说明等。（四）因逾期超过规定年限，且有确凿证据表明无法收回的款项。1.核销条件：单笔款项数额较小（如低于单位规定限额），且逾期3年以上；或虽未逾期3年，但债务人已资不抵债、停止经营、下落不明。2.证据要求：催收记录（如挂号信回执、上门催收记录）、律师函、债务人财务状况恶化证明、停止经营的证明等。（五）因政策性原因或体制改革导致的债权核销。1.核销条件：根据国家政策要求，行政事业单位职能调整、机构合并或撤销，导致原债权主体灭失或债权无法承接。2.证据要求：政府或主管部门的机构改革文件、职能划转文件、会议纪要等。第十八条债务性义务（应付账款、预收账款、其他应付款）核销的具体条件及证据要求：（一）因债权人破产、注销等原因无需支付的款项。1.核销条件：债权人依法破产、注销、吊销营业执照，且明确放弃债权或无法联系债权人。2.证据要求：债权人的破产公告、注销证明、长期无法联系债权人的说明（如多次退信记录、查无下落证明）等。（二）因债权人豁免等原因无需支付的款项。1.核销条件：债权人书面明确放弃债权或豁免债务。2.证据要求：债权人出具的豁免函、和解协议、法院判决书等。（三）因长期挂账且债权人主张权利超过诉讼时效的款项。1.核销条件：款项长期挂账（通常超过5年），债权人从未主张权利，且已超过法律规定的诉讼时效。2.证据要求：无催收记录的说明、法律顾问出具的法律意见书等。（四）因历史遗留问题导致的无法认领款项。1.核销条件：年代久远（如超过10年），原始凭证不全，债权人不详，经公告仍无人认领的款项。2.证据要求：内部核查情况说明、在省级或同级媒体刊登的债权认领公告等。第十九条单位对逾期3年的预付账款，在核销前必须严格审查是否有对应的物资已入库或服务已接收。如有，应按规定及时转为成本费用或固定资产，不得随意核销。第五章核销申报与审批流程第二十条往来账款核销实行“先核实、后申报、再审批”的工作流程。任何部门和个人不得擅自决定核销往来账款。第二十一条申报与审批程序如下：（一）核实提出。业务部门在清理中发现符合核销条件的款项，应当填写《往来账款核销申报表》，详细说明款项形成时间、金额、原因、经办人、清理过程及核销依据，并附报相关证明材料，报送财务部门。（二）财务初审。财务部门对业务部门提交的申报材料进行合规性、完整性审核。重点审核证据是否确凿、理由是否充分、会计核算是否准确。对于资料不全的，退回业务部门补充完善。（三）联合审查。对于初审通过的核销事项，财务部门应当组织内部审计、资产管理及相关业务部门进行联合审查，必要时可聘请中介机构或法律顾问进行专项鉴定，出具鉴证意见或法律意见书。（四）单位决策。单位财务部门将联合审查意见提交单位领导班子集体审议。对于大额资金（如超过单位规定限额）或重大核销事项，必须经单位党组（党委）会议或办公会议集体决策，形成会议纪要。（五）主管部门审批（备案）。根据财政部门规定，属于需报主管部门审批的核销事项，单位应报送主管部门审批；属于需备案的，应报主管部门备案。（六）财政部门审批。对于超过规定限额或特定性质的国有资产核销，需报同级财政部门审批的，应按程序报送财政部门。第二十二条往来账款核销审批权限划分参考下表执行，具体权限由各级财政部门或主管部门根据实际情况核定：核销事项类型单位自行审批权限主管部门审批权限财政部门审批权限债权性资产核销单笔金额5万元（含）以下，且年度累计不超过20万元单笔金额5万元以上、50万元（含）以下，或年度累计超过20万元单笔金额50万元以上，或年度累计超过规定额度债务性义务核销单笔金额10万元（含）以下，且年度累计不超过50万元单笔金额10万元以上、100万元（含）以下，或年度累计超过50万元单笔金额100万元以上，或年度累计超过规定额度涉诉、涉外等特殊核销原则上不予自行审批，需报上级主管部门或财政部门根据授权额度审批超额审批注：表中金额标准仅供参考，具体执行以当地财政部门最新规定为准。第二十三条在申报审批过程中，单位应当对拟核销的款项进行公示（除涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私外），公示期不得少于5个工作日，接受职工监督。公示内容包括：核销项目名称、金额、核销原因、经办人等。第六章账务处理与后续管理第二十四条往来账款核销的确认应当以审批部门的批准文件或单位决策会议纪要为依据。财务部门依据批准文件进行账务处理。第二十五条按照“账销案存”的原则，单位对已核销的债权性资产，应当建立备查簿（辅助账），逐笔登记核销日期、金额、原因、批准人、责任人等信息，并妥善保管相关资料，不得因核销而放弃追索权。第二十六条已核销的债权如果以后又收回，财务部门应当及时进行账务处理，确认为单位的“其他收入”或冲减相关支出，并严格按规定进行分配和使用，不得设立“小金库”或账外账。第二十七条对于已核销的债务性义务，单位应当确认为“其他收入”，并纳入单位预算管理。对于债权人后续又主张权利的，单位应当核实后，按程序报批后予以支付。第二十八条单位应当加强往来账款核销的档案管理。每一笔核销业务的申请表、证明材料、审核意见、会议纪要、批准文件、账务凭证等资料，应当单独装订成册，永久归档保存。第七章监督检查与责任追究第二十九条单位应当将往来账款清理核销工作纳入年度内部审计计划。内部审计部门应当对核销的真实性、合规性、程序的完整性以及“账销案存”的管理情况进行重点审计。第三十条主管部门和财政部门应当加强对所属单位往来账款管理工作的监督检查，定期或不定期组织专项检查。对于检查中发现的问题，应当责令单位限期整改。第三十一条建立往来账款管理责任追究制度。在往来账款管理和核销过程中，单位及有关人员存在下列行为之一的，按照《预算法》、《会计法》、《财政违法行为处罚处分条例》等相关法律法规追究责任：（一）因管理不善、失职渎职，导致往来账款无法收回，造成国有资产损失的；（二）未经规定程序审批，擅自核销往来账款的；（三）提供虚假材料、隐瞒事实真相，骗取核销审批的；（三）核销后不进行“账销案存”管理，导致资产流失或权益受损的；（四）利用往来账款私设“小金库”、挪用资金、贪污受贿的；（五）在核销工作中徇私舞弊、滥用职权、玩忽职守的。第三十二条对于违规核销造成重大资产损失或恶劣社会影响的，除追究单位负责人和