协会档案管理制度

协会档案管理制度第一章总则第一条为规范本协会档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥档案在协会建设与发展中的作用，依据国家相关法律法规及本协会章程，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本协会在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案工作是协会工作的重要组成部分，是维护协会历史真实面貌的基础性工作。协会各部门及全体成员均有保护档案的义务。第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、便于利用的原则。第二章管理机构与职责第五条协会秘书处是档案管理的归口部门，负责统筹、协调和指导协会的档案管理工作。具体职责包括：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善协会档案管理规章制度；（三）负责各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（四）组织档案管理人员的业务学习和培训，提高档案管理水平；（五）监督和检查各部门档案的形成、积累和归档工作。第六条协会各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理和定期向秘书处归档。兼职档案员应保持相对稳定，并认真履行职责。第三章档案的收集与整理第七条档案的收集范围包括：（一）协会成立、变更、登记、年检等相关文件材料；（二）协会会员代表大会、理事会、常务理事会等会议材料；（三）协会各项管理制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等；（四）协会开展的各项活动（如会议、培训、调研、交流等）形成的材料；（五）协会与外界往来的重要函电、合同、协议等；（六）协会财务、人事、资产等管理工作中形成的材料；（七）反映协会历史面貌和重要活动的声像、实物等材料；（八）其他具有保存价值的文件材料。第八条各部门应在各项工作完成后一个月内，将形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理，交秘书处归档。对于重要的会议和活动，应指定专人负责现场材料的收集。第九条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：（一）归档文件材料应齐全、完整、准确；（二）文件材料应按照年度、类别进行分类；（三）对每份文件材料进行编号、登记，并填写卷内目录；（四）装订整齐，符合档案保管要求。第四章档案的保管第十条秘书处应设立专门的档案柜，配备必要的防潮、防虫、防火、防盗、防高温、防光、防尘等设施，确保档案安全。第十一条档案库房应保持清洁、干燥，严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。第十二条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第十三条严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十四条档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家有关规定执行。第五章档案的利用第十五条协会内部人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人同意，并在秘书处办理查阅登记手续。查阅重要档案须经协会分管领导批准。第十六条外部单位或个人查阅档案，须持单位介绍信或有效证件，经协会秘书处负责人批准后方可查阅。查阅涉及协会核心机密的档案，须经协会主要负责人批准。第十七条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案材料，须经秘书处负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十八条档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经协会分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人应负责档案的安全和保密。第十九条查（借）阅档案者应遵守国家及协会的保密规定，不得泄露档案内容。第六章档案的鉴定与销毁第二十条对于已到保管期限的档案，由秘书处组织有关人员进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报协会主要负责人批准后进行销毁。第二十一条档案销毁应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。第二十二条严禁个人私自销毁档案材料。第七章档案的信息化管理第二十三条积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。秘书处应根据实际情况，选用合适的档案管理软件。第二十四条电子文件的形成、收集、整理、归档应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十五条对纸质档案应逐步进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案与纸质档案具有同等效力。第二十六条加强档案信息系统的安全保密工作，定期进行数据备份，防止信息丢失和泄露。第八章责任追究第二十七条对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，协会予以表扬和奖励。第二十八条对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄露或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责