公办学校食堂定点采购询价工作流程

公办学校食堂定点采购询价工作流程成立由学校后勤分管领导任组长，总务主任、食堂管理员、专职财务人员、随机抽取的2名一线教职工代表、2名家长委员会代表、学校纪检室派驻的监督员共同组成的7人及以上询价工作小组，小组成立当日明确利益关联回避规则，所有成员若与意向供应商存在亲属关系、股权合作或其他直接利益关联，需第一时间主动报备并退出询价工作，未主动报备一经发现直接取消相关人员参与资格，涉及的询价环节结果作废重新开展。紧接着开展采购需求摸排核算，由食堂管理员提取近3个完整自然月的食堂食材消耗台账，按米面粮油、鲜冻肉禽、时令蔬菜、水产海鲜、干货调味品、餐厨辅助用品6大类逐一统计月均消耗量，结合本学期在校师生人数浮动比例调整采购预估量，同步明确每类食材的准入质量标准：大米需符合GB1354一级品要求且为非转基因原料，小麦粉符合GB1355中筋粉一级要求，食用油需为非转基因压榨类并符合GB2716食品安全标准，猪肉、禽肉需来自属地定点屠宰企业并附带批次动物检疫合格证明，蔬菜农残检测结果需符合GB2763限量要求，所有预包装食品需具备SC食品生产许可标识，同时明确供货要求：鲜菜、鲜肉、鲜蛋类食材每日配送，需在每日早6:30前送达食堂专属收货区，米面粮油、干货类食材按需每周配送1-2次，所有食材配送需使用密封清洁车辆，生鲜类需配备全程冷链设备，供货周期设定为1个完整学年，食材出现质量问题供应商需在2小时内上门完成退换，因食材质量引发的食品安全事故由供应商承担全部经济及法律责任。之后发布询价公告，公告同步在学校官方公众号、属地教育局官方网站采购专栏、本地公共资源交易中心便民采购板块发布，挂网时长不低于3个工作日，公告内附完整采购需求明细表、供应商准入资质要求、报名需提交的材料清单，其中供应商准入资质明确为具备独立法人资格、持有合法有效的食品经营许可证且经营范围覆盖全部采购品类、拥有固定经营场所及适配的冷链运输、仓储设备，近3年无食品安全违法违规记录、未被列入失信被执行人及政府采购严重违法失信行为记录名单，报名材料要求包含加盖公章的营业执照副本复印件、食品经营许可证复印件、法定代表人身份证复印件、授权委托书及被委托人身份证复印件、近3年无食品安全事故承诺书、信用中国及中国政府采购网信用查询截图、近6个月内任意3批次对应品类食材的第三方检测合格报告，报名截止时间设定为公告发布后第5个工作日的17:00，仅接受线下现场报名，报名地点为学校总务室，逾期提交的报名材料不予受理。报名截止后1个工作日内由询价小组完成全部报名供应商的资质初审，逐一核对提交材料的真实性、完整性，不符合资质要求的直接淘汰，符合要求的供应商通过电话+短信双渠道告知现场询价的具体时间、地点及需携带的佐证材料，佐证材料包含已盖章的分项报价单（报价需包含运输、装卸、税费等所有费用，不得额外加收其他费用）、经营场所及仓储场地实拍照片、冷链配送车辆行驶证复印件、近1年内同类公办学校供货合同复印件，同时要求供应商准备3分钟以内的自述材料，重点说明自身质量管控体系、配送保障能力、售后服务方案。现场询价当日首先核验所有到场供应商的委托人身份，被委托人需出示身份证原件与报名时提交的信息核对一致后方可入场，所有入场供应商需将手机统一存入指定密封收纳盒，不得私下交流，询价全程由学校纪检室同步录音录像，首先由询价小组组长现场宣读询价纪律，之后按供应商签到顺序依次入场开展自述及答疑，询价小组成员可针对供货细节现场提问，例如极端恶劣天气下的应急配送方案、食材溯源流程、质量问题赔付标准等，供应商需当场作答，所有供应商自述及答疑环节全部结束后，现场发放统一制式的报价单模板，要求供应商在15分钟内完成所有品类的单价填写并密封提交，所有报价提交完成后当场拆封，逐一公开宣读各供应商的分项报价，现场同步录入报价统计表格，全程公开可查。报价宣读完成后开展综合评审，采用百分制综合评分法，其中价格权重占60%、质量保障措施权重占20%、供货能力权重占15%、售后服务权重占5%，价格分核算以所有有效报价中的最低报价为基准价，基准价对应满分60分，其余供应商价格分按公式（基准价/自身报价）60核算，保留两位小数；质量保障措施评分由询价小组成员根据供应商提交的质量管控制度、日常检测记录、溯源体系建设情况独立打分，去掉1个最高分、1个最低分后取算术平均值；供货能力评分根据供应商的经营仓储面积、冷链车辆数量、配送团队规模、同类合作客户数量独立打分，同样去掉高低分后取平均值；售后服务评分根据退换货响应时效、专属对接人配置、应急供货预案完善度独立打分取平均值，四项得分相加得出总得分，总得分排名前3位的供应商列为拟入围供应商，总得分相同的情况下报价更低的排名靠前。报价宣读完成后开展综合评审，采用百分制综合评分法，其中价格权重占60%、质量保障措施权重占20%、供货能力权重占15%、售后服务权重占5%，价格分核算以所有有效报价中的最低报价为基准价，基准价对应满分60分，其余供应商价格分按公式（基准价/自身报价）60核算，保留两位小数；质量保障措施评分由询价小组成员根据供应商提交的质量管控制度、日常检测记录、溯源体系建设情况独立打分，去掉1个最高分、1个最低分后取算术平均值；供货能力评分根据供应商的经营仓储面积、冷链车辆数量、配送团队规模、同类合作客户数量独立打分，同样去掉高低分后取平均值；售后服务评分根据退换货响应时效、专属对接人配置、应急供货预案完善度独立打分取平均值，四项得分相加得出总得分，总得分排名前3位的供应商列为拟入围供应商，总得分相同的情况下报价更低的排名靠前。评审结束后2个工作日内由询价小组开展实地考察，逐一前往3家拟入围供应商的经营场所、仓储中心、配送站点核实申报材料的真实性，现场查验冷链设备运行情况、食材存储条件、日常农残检测设备配置及检测记录，同时随机抽取3款在售同类食材核查质量，走访其正在供货的公办学校了解过往履约情况，核查是否存在延迟配送、质量不合格、服务不达标等问题，若实地考察发现供应商存在虚假申报、实际条件不符合采购要求的情况，直接取消入围资格，按总得分排名依次递补后续供应商。考察无异议的拟入围供应商名单及各供应商得分明细同步在学校公示栏、官方公众号、属地教育局官网公示，公示期不少于3个工作日，公示期间接受实名异议反馈，异议人需提交书面异议材料及相关佐证，学校纪检室在收到异议后3个工作日内完成核查并出具书面答复，异议成立的按规定调整入围名单。公示期结束无异议后，学校在5个工作日内与3家入围供应商签订定点供货合同，合同内明确各品类供货单价以供应商最终报价为准，若对应品类市场均价连续10个工作日浮动幅度超过10%，供需双方均可提出调价申请，由询价小组重新核价确认后调整单价，合同同时约定日常供货规则：学校每日17:00前将次日食材采购清单发送至3家供应商，供应商需在1小时内反馈对应报价，学校优先选择当日报价最低的供应商供货，报价相同的情况下选取上月履约评分更高的供应商供货，货款结算实行月结制，每月25日双方核对当月供货明细，核对无误后供应商开具增值税普通发票，学校于次月10日前通过对公账户完成转账，不得拖欠货款，合同同时明确违约责任：供应商提供的食材经检测不合格的，第一次扣除当月5%的货款作为违约金，第二次直接终止合同并纳入学校采购黑名单，3年内不得参与学校任何采购项目，因食材质量引发的食品安全问题全部责任由供应商承担。