学校图书馆图书采购编目入库管理规范

学校图书馆图书采购编目入库管理规范第一章总则为规范学校图书馆文献资源建设流程，加强对图书采购、编目及入库工作的标准化管理，确保馆藏资源的质量、系统性及完整性，提高文献资源利用率，特制定本管理规范。本规范适用于学校图书馆所有中外文纸质图书的采购、加工、编目及入库管理工作，旨在通过科学的管理制度，实现文献资源建设的全流程闭环控制，确保经费使用的合规性与效益最大化，为学校的教学、科研及学科建设提供坚实的文献资源保障。本规范的实施遵循实用性、系统性、发展性及经济性原则。在采购环节强调需求导向与学科覆盖，在编目环节强调数据标准化与著录准确性，在入库环节强调实物与数据的一致性。所有参与图书采购、编目及入库工作的相关人员，包括图书馆采访人员、编目人员、验收人员、书库管理员及相关的财务与资产管理人员，均须严格遵守本规范各项条款。第二章采购规划与预算管理图书采购工作必须建立在科学的规划与严谨的预算管理基础之上。图书馆应根据学校的发展规划、学科建设情况、读者人数及馆藏现状，制定年度文献资源建设方案。该方案需明确年度采购重点、各类文献的采购比例（如专业图书与通识读物比例、中文与外文比例）以及预计复本量。预算管理是采购工作的核心约束。年度采购预算应依据学校财务部门下达的指标进行分解，实行专款专用。采访人员需根据市场价格波动情况及出版动态，合理分配预算资金。在预算执行过程中，应建立月度或季度的预算执行进度监控机制，避免出现年底突击花钱或预算结余过大导致资金浪费的情况。对于重点学科建设、新增专业及重大科研项目的文献需求，可设立专项采购资金，实行专项管理。为确保采购的针对性，图书馆应建立多元化的需求征集渠道。包括但不限于：定期向各院系系主任、学科带头人及骨干教师发送书目推荐单；在图书馆自动化管理系统中开通读者荐购功能；设立现场选书体验日，邀请师生直接参与图书选购。采访人员需对征集到的书目进行查重与筛选，剔除已馆藏图书或不适合学校收藏的读物，形成最终的采购清单。第三章供应商管理与招标流程图书供应商的选择直接关系到图书的质量、到货率及后续的数据加工服务。学校图书馆应严格遵循国家及学校关于政府采购与招投标的相关法律法规，通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式，确定合格的图书供应商。招标文件中应明确对供应商的资质要求，包括但不限于：具有国家新闻出版广电总局颁发的《出版物经营许可证》、具备稳定的供货渠道、良好的商业信誉及健全的财务会计制度。在评标环节，应建立科学的评价指标体系，不仅关注折扣率，更应重视供应商提供的增值服务。评价指标应涵盖：到货率（承诺到货时间与实际到货率）、编目数据质量（是否提供符合CALIS标准的MARC数据）、加工服务能力（如盖馆藏章、贴磁条、贴条形码等前期加工服务）、售后服务（如退换货响应速度、破损书补寄等）。中标供应商确定后，双方须签订严密的《图书采购合同》。合同条款必须详细列明采购标的、折扣率、付款方式、交货期限、违约责任及数据加工标准。特别要明确知识产权条款，确保所供图书为正版合法出版物。图书馆应建立供应商动态考核机制，对每次订单的到货速度、图书质量及数据准确性进行记录，定期评估供应商履约情况。对于履约不佳的供应商，应依据合同约定进行处罚，直至暂停合作资格。第四章现场采购与订单配送图书采购方式主要分为书目订购与现场采购。书目订购是依据出版社或书商提供的征订目录进行选订，适用于重点专业图书及核心出版社的系统性补藏。现场采购则是采访人员直接前往图书卖场、书市或出版社库房进行直观选书，适用于时效性强的畅销书及难以通过书目获取的图书。在进行现场采购时，采访人员应配备专用的采集器（Scanner），通过扫描图书ISBN条形码进行选书。选书过程中，应严格遵循“三审”原则：一审书名与内容是否符合馆藏需求；二审出版社及作者是否具有权威性；三审价格是否合理。对于多卷书、丛书等特殊文献，需确保各卷次采集完整，避免出现缺卷现象。采购订单生成后，应通过电子邮件或图书馆自动化系统对接方式发送给供应商。供应商须按照合同约定的时间组织发货。发货时，供应商需随货提供详细的发货清单，清单内容应包含：ISBN、书名、著者、出版社、价格、册数及打包编号。对于提供前期加工服务的供应商，还应随货提供相应的编目数据（MARC格式），以便图书馆进行后续验收与数据导入。第五章图书验收与初检流程图书到馆后，验收工作是保证馆藏质量的第一道防线。验收工作必须坚持“实物与清单核对、实物与订单核对”的双重核对机制。拆包时，验收人员需检查外包装是否完好，如有破损或水渍，应立即拍照留存并与供应商交涉。验收内容包括数量清点与质量检查。数量清点要求实到图书册数必须与发货清单及采购订单一致，严禁多册、少册或错发图书入库。对于出现的差异，需在验收单上详细注明，并要求供应商在后续订单中补齐或冲减。质量检查则要求逐本翻阅图书，检查是否存在缺页、漏页、倒装、印刷模糊、纸张破损等物理性缺陷，以及是否存在内容低俗、盗版印制等严重质量问题。对于不符合验收标准的图书，应予以拒收，并单独隔离存放，填写《图书退换货登记表》，定期退回供应商。验收合格的图书，需在系统内进行“订购验收”操作，将采访数据转化为编目数据，并分配唯一的批次号，以便编目人员进行后续加工。验收过程中，若发现价格与征订目录价格严重不符（高溢价），需核实原因，防止价格欺诈行为。第六章编目著录与数据标准编目工作是实现图书有序流通与检索的关键环节。编目人员需依据《中国文献著录规则》（GB/T3792系列）及《中国图书馆分类法》（第五版或第六版）进行著录与分类。编目数据应遵循CALIS（中国高等教育文献保障系统）标准，以确保数据的标准化与规范化，便于馆际互借与资源共享。著录信息源应取自图书题名页、版权页及前言等主要信息源。MARC数据字段著录应准确、完整。1.题名与责任者项（200字段）：a子字段2.版本项（205字段）：准确记录版次（如2版、3版），修订版、增补版等信息需如实反映。3.出版发行项（210字段）：记录出版地、出版者及出版日期。出版日期需著录至具体年份，对于重印书，需区分版次与重印次。4.载体形态项（215字段）：记录页数或卷册数、插图情况及尺寸。5.丛编项（225字段与410字段）：对于丛书，需建立225字段，并生成相应的410连接字段，实现丛书的层级检索。6.附注项（330字段）：简要揭示图书内容提要，字数控制在200字以内，语言需精炼客观。7.主题词与分类号（606字段与690字段）：依据《中国分类主题词表》进行主题标引，依据《中图法》给出分类号。分类号应准确反映图书的学科属性，避免分类过宽或过窄。对于多卷书、丛书，应根据图书馆制定的馆藏政策决定是集中分类还是分散分类。集中分类即整套书给一个分类号，种次号相同，通过卷次号区分；分散分类即各分卷单独给分类号与种次号。无论采用何种方式，必须保持前后一致，避免同一种书在馆内出现多个索书号。第七章实物加工与标识规范编目数据录入完成后，进入实物加工阶段。加工工作需统一、规范、美观，以确保图书的防盗效果及识别效率。加工内容包括：贴条形码、贴磁条（或RFID标签）、盖馆藏章、覆膜及打印书标。1.条形码粘贴：条形码是图书财产的唯一身份证。条形码应粘贴在图书书名页的右上角（或指定位置），要求平整、无褶皱、无气泡。条形码号必须与系统内的财产号严格一致。对于较薄的小册子，条形码可贴在封底内侧。2.防盗磁条/RFID标签：磁条应埋设在书脊的纸张夹层中，位置隐蔽且不影响阅读。对于无法埋设的薄书，可贴在书内页隐蔽处。若采用RFID系统，需将RFID标签粘贴在书名页或封底指定位置，并确保通过标签转换站进行数据写入与激活，使其与图书条码及索书号关联。3.馆藏印章：馆藏章应加盖在书名页的固定位置及图书内页的页边处（如第50页或100页）。印章内容应包含“学校图书馆”字样及“赠阅”、“不外借”等特殊属性标识。盖章要清晰，不可遮盖文字信息。4.书标打印与粘贴：书标是图书排架的依据。书标内容应包含索书号。书标应打印清晰，字号适中。粘贴位置通常统一在书脊下方约2厘米处。若书脊过窄，书标可贴在书脊下部边缘或封底右上角。书标粘贴后，建议覆盖透明保护胶带，防止磨损脱落。第八章典藏入库与财产登记完成编目与加工的图书，需进行典藏入库操作。典藏人员需在自动化系统中确认图书的馆藏地点（如社科书库、自科书库、密集书库、阅览室等）、文献类型（如普通图书、参考书、工具书）及流通状态（如借出、在馆、编目中）。财产登记是国有资产管理的必要环节。图书馆需建立详细的图书财产帐，每本书对应一条唯一的财产记录。财产记录应包括：登录号（条码号）、索书号、书名、单价、来源、入库日期、馆藏地点等信息。财务部门应依据图书验收单及发票进行报销处理，确保资产账实相符。入库后的图书需进行典藏移交。采访加工部门与书库管理部门需办理移交手续，填写《图书入库移交单》，双方签字确认。书库管理员接收新书后，应暂时存放在“新书暂存区”，并尽快组织上架。第九章排架与典藏管理图书上架是典藏管理的核心工作。书库管理员需严格按照索书号的顺序进行排架。索书号的排列顺序遵循：先按分类号从小到大排列（采用字母+数字混合排序），分类号相同者，再按种次号排列。对于同类同种次的不同复本，按辅助区分号排列。上架工作要求做到“整齐、准确、有序”。图书应直立排列，书脊向外，不得倒置或倾斜。为充分利用空间并预留新书上架位置，每层书架应保留约10%-15%的空余量。书架间距应合理，方便读者取阅与馆员整架。书库管理员需定期进行整架与巡库工作。每日闭馆前或开馆后，应对所辖区域进行巡查，将读者乱架的图书归位。每周应进行一次全面的整架，纠正错架图书。对于发现的破损图书，应及时下架修补；对于遗失图书，需依据《图书遗失赔偿管理办法》进行处理，并在系统中进行注销或挂失操作。第十章数据质量控制与维护为确保馆藏数据的准确性与完整性，图书馆应建立严格的数据质量控制体系。编目人员完成数据录入后，应进行自我校对。审校人员（或编目组长）需对每日编目数据进行抽查，抽查比例不低于10%。重点检查分类号是否准确、字段著录是否规范、是否有重复数据建立。对于供应商提供的编目数据，不能直接照搬，必须进行审核与优化。特别是对于690字段（分类号），由于各馆分类细则不同，往往需要依据本馆的分类法进行重新分类。对于著录信息不全的数据，需依据图书实物进行补全。系统维护人员需定期对数据库进行备份与优化。实行每日增量备份与每周全量备份策略，防止因系统故障或操作失误导致数据丢失。同时，需定期进行数据库去重操作，清理冗余或错误的历史数据。对于读者反映的检索错误或无法找到的图书，需进行专项核查，修正数据错误。第十一章资产盘点与剔旧管理为全面掌握馆藏动态，确保账实相符，图书馆应实行定期资产盘点制度。盘点周期一般为每年一次或每两年一次。盘点工作需成立专门的盘点小组，制定详细的盘点计划。可采用闭馆全面盘点或分区轮换盘点的方式。盘点前，需对系统数据进行清理，确保所有在馆图书状态正确。盘点过程中，需逐一扫描书架图书条码，系统自动生成“有书无账”和“有账无书”的差异清单。对于差异清单，需进行二次核实，查明原因（如数据未注销、图书错架、图书被盗等），并依据核实结果进行账目调整或责任追究。图书剔旧是保持馆藏活力的重要手段。对于内容严重过时、失去参考价值、破损严重无法修复、复本过多造成积压的图书，应依据《馆藏文献剔旧管理办法》进行剔除处理。剔旧需经过专家鉴定、部门审批、数据注销、实物下架、资产核销等流程。剔除的图书可进行赠送、交换、报废处理，并建立相应的剔旧档案。第十二章人员职责与安全管理明确各岗位人员的职责是落实本规范的关键。1.采访人员：对馆藏结构的合理性、经费使用的合规性及采购图书的质量负责。2.编目人员：对编目数据的准确性、规范性及加工质量负责。3.验收人员：对入库图书的数量、实物质量及价格审