第四届广州国际城市创新奖及2024广州国际城市创新大会

第四届广州国际城市创新奖及2024广州国际城市创新大会

会议服务项目用户需求书

一、项目概述

第四届广州国际城市创新奖及2024广州国际城市创新大会（简

称“广州奖”）评审及颁奖活动将于2024年12月6日至8日在广州

举办，举办期间会务服务项目状况如下：

会议时间：2024年12月6日-8日（可能微调）

会议地点：广州白云国际会议中心

项目预算：142万元

二、会务服务项目总体需求概要

需求项目项目说明

会务统筹及信完成会议整体运行策划设计及会议所需信息化管

息化管理理平台服务

会议后勤服务、会议场地布置、开幕式布置、晚宴厅布置、VI创意

场地布置、会议设计、项目设计、会议资料、背景板、会议包、嘉

方枭宾及工作人员证件的制作；。

节目制作、演出服务、视频制作、宣扬资料制作、

颁奖典礼服务

节目单制作、音乐制作、服装租赁、演出后勤保障

会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租

会议办公设备

赁和办公耗材保障。

获奖城市杯制依据主办方要求制作获奖城市奖杯

作

会议期间筹备期间（合同签订至会议召开前）外来

会议筹备保障筹备会议人员工作餐、办公用品、疑材费用、筹备

会议期间机动保障服务。

三、细化需求

（一）会务管理统筹及信息化管理

依据选购人支配，帮助完成“2024广州国际城市创新大会及

全球市长论坛”会务管理的整体策划及整体进度管理工作，协调做好

大会各项后勤工作。编制会议场地布置、现场管理、住宿、餐饮、接

待、会场支配等工作手册。

协作选购人做好嘉宾注册、报到系统的管理工作、嘉宾证卡

设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限

管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的

信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。

投标人须供应基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。

（二）会议VI设计及会议相关物料管理

依据选购人的要求和大会的整体方案，设计制作适合大会主

题VI方案，采纳国际化元素设计VI效果，并达到选购人要求。

会议资料、工作证件、会议背景板等设计须要采纳国际化元素并结合

广州奖效果，应具有整体协调性和创意性。设计稿应当依据要求提前

交给选购人审核，同时需刚好协作选购人对设计稿的修改要求。

依据选购人要求，做好会议手册、会刊、资料袋（会议包）、

会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作；负责会议资料架的

搭建；做好会议资料的统筹管理和发放。

投标人须供应VI设计及物料管理方案。

（三）会议场地布置及现场管理

依据选购人支配，做好会议场地布置的方案及设计，并按要

求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、会

议氛围布置、会议背景板布置；并依据各个论坛，开幕式的具体要求

进行布置；帮助布置颁奖典礼场地、会议晚宴场地、开幕式场地；做

好会议资料、宣扬品、桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等

指引物品的摆放工作。

依据选购人支配，做好会场设施的检查和技术服务，确保会

议顺当进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面

的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参

会秩序；做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作；做好贵宾参会及

贵宾室服务管理；帮助做好会议期间茶歇等现场工作，帮助做好会议

现场的平安保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。

投标人须供应会议场地布置及现场管理方案。

（四）颁奖典礼服务

依据选购人要求，供应演出节目的策划组织、演出宣扬、演

出现场保障、综合管理等服务。

1.颁奖典礼布置要求：依据国际颁奖典礼基本标准布置颁奖典礼

现场，保证颁奖典礼现场的舞台、灯光、音响的效果，同时现场设计

应当简洁大方，不应过于铺张奢侈。

2.颁奖典礼演出风格要求：具有广州特色，主题显明生动，贴合

广州奖主题。

3.派专业团队协作新闻宣扬团队对颁奖典礼进行录播，并提前与

摄像制作团队沟通合作，确定颁奖典礼布置方案以及效果。

投标人须供应颁奖典礼现场布置具体策划方案。

（五）会议办公设备服务

会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁，现场安装调试，

设备修理维护等方面工作。供应商需提前打算好选购人要求的设

备，接到选购人通知后，立即供应相关设备。

1.设备要求：依据选购人支配，提前供应可用的各项设备，

全部办公设备需供应合格证，标准需符合大型国际会议要求。并按时

送到选购人指定场所，租赁设备安装、调试工作由供应商负责。

2.人员要求：自租赁设备起先，供应商应全天候派计算机、复印

机、摄影等专人驻会议现场，负责设备的修理保养、处理故障、指导

运用，帮助各设备正常运行。如设备出现故障，应由供应商立即派人

于1小时内解决问题或供应新设备供工作人员运用，以保证工作不中

断。

3.设备的管理发放：设备管理和发放应当由供应商统一负责。会

议期间应严格管理保管各项设备，保证工作正常进行。

投标人须供应会议办公设备服务方案。

（六）会议奖杯、获奖证书制作

会议奖杯、获奖证书制作参考往届绒沙金奖杯5个、绒沙银奖杯

2个，加上模具费、木底座费、亚克力盒等方面制作。会议证书参考

其次届共制作评委聘书7套、广州奖证书48套。奖杯制作需提前打

样，样品提交选购人审查无误后，方可起先制作奖杯证书等。

奖杯及证另须要保证运用的材质平安，保持效果久，质量要达到

基本标准。

投标人须供应会议奖杯、获奖证书设计方案。

（七）其他要求

1、中标单位须组建不低于10人专属服务团队，在确定中标结果

后5个工作日内-12月8日期间派遣不低于3人到选购人单位驻场

办公。

2、本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信

息）未经甲方授权，中标供应商均不得供应应第三方。

四、资质条件及团队要求

投标人须具有独立担当民事责任的实力，且在中华人民共和国境

内注册的合法机构。同时投标人须要有会议管理业务相关的资质，具

备承接本项目的实力。

五、付款方式

（-）合同签订之日起5个工作日内，选购人按合同总价的

70%办理财政集中支付手续，支付合同预付款；

（-）中标供应商完成会议服务打算工作，合同签订之日起20

个工作日内，选购人按合同总价的20%办理财政集中支付手续，支

付合同项目款；

（三）会议服务完成之日起15个工作日内，选购人依据最终

结算清单办理项目验收手续，2024年3月底前办理财政集中支付手

续，一次性支付项目全部余款；

（四）中标供应商须在选购人办理付款手续之前5个工作日

内供应等额的正式发票给选购人，以便选购人刚好办理财政集

中支付手续。

六、重要声明

依据本项目的实际状况，供应相应服务并达到选购人要求，

如选购人对选购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补

充协议。但不得在现场以工作增加为由，另行增加费用。

评分细则

评分标准

评分项目技术评分商务评分价格评分

权重55%25%20%

附表2：技术评审细则（注：本表不须要投标人填写）

技术评审细则

由评委对全部有效投标文件的技术条件进行审核和评价，技术评分满

分55分，考虑下列因素:

序评审项目分项

评分细则

号及分值分值

会务管理统筹及信息化管理：

会议服务方

供应会议现场管理须体现项目管理的

1案10分

科学性；须供应会议现场管理具体方

（35分）

案，管理方法及管理步骤严谨全面，突

出会议管理中的重点和难点的解决方

案；现场管理环节布局合理，体现前期

支配、事前检查、事中限制、事后总结

的步骤；有独特的会议管理理念和创新

的管理方法，体现对参会者的深度关

怀;应充分考虑会议管理系统平台在嘉

宾注册中的应用。（优6分，良4分，

差2分）

信息化融合服务方案须对项目需求书

中各项要求有全面的响应,体现与会议

管理其他方案的协调与融合。（优4分,

良3分，差1分）

会议VI设计及会议相关物料管理：

设计制作适合大会主题VI方案，采纳

国际化元素设计VI效果。会议资料、

工作证件、会议背景板等设计须要采纳

5分国际化元素并结合广州奖效果,应具有

整体协调性和创意性。会议资料架的设

计体现创意并与会场整体布置协调，便

于取阅。

（优5分，良3分，差1分）

会议场地布置及现场管理:

会议场地布置体现国际水准并具有针

对性；须供应会场主视觉、主要活动及

会议舞台布置、指示及标识系统、氛围

布置等设计方案；（优4分，良2分,

差1分）

嘉宾管理体现流程的科学、涉外接待标

准和对参会者的深度关怀；须供应嘉宾

管理方案，包括但不限于嘉宾接待流

10分

程、接待筹备工作支配、与酒店和政府

机构的协同等内容。（优3分，良2分,

差1分）

宴会管理体现流程的科学、涉外接待标

准和对参会者的深度关怀；须供应宴会

管理方案，包括但不限于宴会组织流

程、接待筹备工作支配、与酒店的协同

和沟通、和政府机构的协同等内容。（优

3分，良2分，差1分）

颁奖典礼服务：

颁奖典礼运行策划方案具体并具有针

5

对性；须供应颁奖典礼管理统筹及服务

的具体方案，针对涉外活动组织的特点

及政府会议管理的特点进行进度支配

和服务设计。颁奖礼节目策划体现广州

特色和国际融合；舞台设计符合国际水

准并具有针对性。

（优5分，良3分，差1分）

会议办公设备服务：

办公设备服务方案结合会议实际须要，

3所供应办公设备服务规格数量清楚,符

合会议办公所需物资条件及标准。

（优3分，良2分，差0分）

会议奖杯、获奖证书制作：

2奖杯设计制作方案体现国际水准。

（优2分，良1分，差0分）

会议服务进度支配及保证措施,应涵盖

会议服务进

自中标之日起至活动结束全过程，阶段

度支配及保

25清楚，重点项目突出，且具有针对性；

证措施

保证措施言之有物且可执行。

（5分）

综合评价：优5分，良3分，差1分

对投标人供应的服务承诺以及应急方

服务承诺、应

案针对临时性、突击性工作任务可行性

3急处理方案5

进行综合评审：

（5分）

（1）服务刚好、对临时性、突击性任

务反应速度，得5分；

（2）服务较为刚好、对临时性、突击

性任务反应较为快速，得3分；

（3）服务一般、对临时性、突击性任

务反应一般，得1分。

横向对比投标人现场讲解对本项目的

理解程度、同类型项目阅历、方案质量、

供应的会务方案、场地布置图、背景版

样图、人员素养等方面综合评价。方案

讲解人须为本项目负责人或项目主要

成员本人，须供应身份证复印件（原件

请随身携带，在讲解时供应检验后退

现场陈述与

还）、托付书原件（投标文件需供应一

实施方案讲

4份，同时请随身携带一份）等证明文件,

解

否则0分。每个投标人现场方案讲解时

（10分）

间限制在10分钟内，如需进行PPT或

动画演示，请各投标人自行备好演示电

脑及系统等相关的工具或物品。参与方

案讲解人数不超过2人。

（1）对本项目内容与要求理解程度全

面、清楚、深化，内容具体，得10分;

（2）对本项目内容与要求理解程度较

全回、较清楚、较深化，内容较具体，

得6分；

（3）对本项目内容与要求理解程度不

全面,清楚、深化程度一般，内容简洁，

得3分。

备注：评委对各投标文件进行比较后，依据《技术评审细则》进行相

应地打分。

评委签名：日期：

附表3：商务评审细则（注：本表不须要投标人填写）

商务评审细则

由评委对全部有效投标文件的商务条件进行审核和评价，商务评分满

分25分，考虑下列因素：

评审项目及分分项分

序号评分细则

值值

2024年以来具有组织或承办涉

外政务会议活动项目业绩，须供

应协议复印件和现场照片作为证

明材料。

投标人类似项承办国家级涉外政务会议项目每

15

目业绩（5分）供应一次得5分；承办省级涉外

政务会议项目每供应一次得2

分；承办市级涉外政务会议项目

每供应一次得1分；（同,单位以