东南大学档案馆纸质档案数字化加工扫描验收表

东南大学档案馆纸质档案数字化加工项目

验收测评材料

项目名称：___________________________________

项目编号：___________________________________

项目负担单位：（盖章）

起止时间：年月一年月

验收日期：年月EI

一、分项验收

(-)档案整理

是否符合要求

验收内容验收要求

(V/X)

清点每份档案实际页数，对页号错编、漏编等情况

1.页数清点

进行修正

依照档案数字化相关标准，查对、规范档案目录著

录内容，确认目录与档案实体是否一致，对不规

2.目录核实

范、错误档号、题名、责任者、文件起止页号和页

数等进行修正

在确保档案不受损前提下拆除档案装订物；用浆糊

3.拆除装订等使档案粘连难以拆除或拆除会造成档案损坏，不

拆除装订

依照档案纸张实际情况确认采取快速扫描或平板扫

4.扫描方式

描，纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字

确认

迹不清等，采取平板扫描

页面破损严重、无法直接进行扫描档案，应交关于

5.页面修整部门技术修复后再扫描；折皱不平影响扫描质量应

先压平或用低温熨斗熨平后再进行扫描

扫描完成后，拆除过装订物档案应清点无遗漏，按

6.装订

次序排列，恢复装订或依照业主要求改变装订

制作并填写档案数字化整理过程记录表单，详细统

7.档案整理

计档案目录更正、拆除装订情况以及每份文件起始

登记

页号、页数、扫描方式等

8.适用标《档案著录规则(DA/T18-1999)》、《纸质档案数字化技术规范

准、规范(DA/T31-)》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收人：(署名)

年月三

（三）图像处理

符合性检验

验收内容验收要求

（，/X）

图像清楚、完整，反应档案全貌；页面底色、字

1.图像质量

迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀

2.纠偏图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯

对因档案破损、虫霉或扫描形成，影响页面美观

3.去污污点、黑边等进行去污处理，在不影响可懂度前

提下展现档案原貌

对大幅面档案采取分小幅扫描形成多幅图像进行

4.图像拼接

拼接，图像完整，拼接无误

对档案修补或扫描等形成，超出页面正常边距，

5.裁边

无内容、多出边进行裁切，缩小文件容量

6.适用标准、

《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—）》等

规范

验收小结

验收人：（署名）

年月日

(四)图像存方攵

符合性检验

验收内容验收要求

(V/X)

黑白灰度/彩色

1.存放格式

TIFFJPEG

每一份文件以其对应唯一档号(归档号)来命

名扫描后图像文件，详细为档号配上图像次序

2.图像文件命号、之间以“一”间隔；档号(归档号)格式

名符合《档号编制规则(DA/T13-94)》或其余

行业标准，与其目录数据档号格式一致。

传统以卷为单位档案，每卷建立一个文件夹并

以其案卷级档号来命名；以件为保管单位档

3.图像文件夹

案，每件建立一个文件夹并以其归档号来命

名。

建立及命名

4.适用标准、《档号编制规则(DA/T13-94)》、《纸质档

规范案数字化技术规范(DA/T31—)》等

验收小结

验收人：(署名)

年月三

（五）目录建库

验收

符合性检验

内容

验收要求（V/X）

著录著录项目齐全，包含档号（归档号）、责任者、题名、

项目时间、页码或页数以及其余行业标准或业主要求

档号（归档号）准确、规范，格式与命名其数字图像文

档号

件档号格式一致，符合相关规范要求

题名准确、全方面揭示文件内容；公文题名应有责任

题名者、文件内容、文种等；文字通N爪规范简练，字数不

超出125个汉字字或250个字符

机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称，个人责

责任

任者只录姓名；责任者应考证准确，无法考证者以“口

1.档案著者

口口”占位代替

录

时间以公园纪年，无时间但能够从档案内容中考证出

时间来，要求填注考证时间，无法考记则以“00000000”替

S之

用阿拉伯数字录入；传统案卷卷内文件目录填写每份

文件起始页号，最终一件填写起止页号；归档文件如实

数

填写每份文件页数

无法

目录中有没有法识别文字，应尽可能考证，如遇无法考

识别

证用“口”表明。

文字

选择现，有国家、地方标准要求数据格式（DBF、TXT或MDB）,

2.数据格

所选定’数据格式应能直接或间接经过DARMS档案管理软件进

式

行数据・交换

3.目录数采取人工校对或自动校正确方式，对机读目录数据库建库质

据质量检量进行检验，查对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，

验是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录数据进行修正、补录

4.适用标《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T

准、规范31-）》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收入：（署名）

年月日

（六）数据挂接

符合性检验

验收内容验收要求

（V/X）

汇总数字化完成全部图像数据和目录数

据，经过对应软件自动搜索、加入对应电

1.汇总挂接

子地址信息等功效，实现目录数据库与图

像数据库批量、快速挂接

以抽检方式检验数据挂接总体质量，

抽检比率不得低于数据总量5%；检

验目录数据库与图像文件是否有挂接

2.挂接质量

错误，图像文件命名与其目录数据档号

是否一致，一份文件图像文件是否完整、

次序正确、无缺漏或多出页等

3.适用标准、《纸质档案数字化技术规范（DA/T

规范31-）》及档案整理相关标准、规范

验收小结

验收人：（署名）

年月曰

（七）数据备，份

符合性检验

验收内容验收要求

（V/X）

目录数据和全文数据

1.备份范围

天天形成数据备份到计算机硬盘或业主指定

2.日常备份存放位置

数据挂接并验收合格后，进行多套备份（最

3.成品备份

少3套），存放至脱机介质上

备份数据能否打开、数据信息是否完整、文

4.数据检验件数量是否正确

备份介质有规范标签

5.备份标签

填写日常数据备份和成品数据备份管理工作

6.备份登记

记录表单

《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-）》、《纸质档案

数字化技术规范（DA/T31一）》、《电子文件（档案）数

7.适用标据光盘存放管理规范》、《电子文件（档案）数据光盘载体

准、规范

标注格式》等

验收小结

验收人：（署名）

年月曰

二、综合测评

档案全宗名称

数据总量抽检量抽检率（%）

目录（条）

全文（页）

主要技术指标合格数合格率

彩色(2200dpi)

图像分辨率

黑白、灰度（2200dpi）

黑白（TIF）

图像存放格式灰度（JPG）

彩色（JPG）

还原效果等于或优于复印效果

目录与图像挂接准确性、完整性

图像处理去污、纠偏、清楚度等

综合质量评定符合性选项

目录结构

口符合口基本符合