T-SIA 033-2022 单套制管理模式下电子档案运行体系指南

ICS35.020I65T/SIA033-2022单套制管理模式下电子档案运行体系指南2022-12-5发布2022-12-5实施1 42规范性引用文件 43术语和定义 43.ELECTRONICRECORDS 3.ELECTRONICARCHIVES 3.ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENT 3.SINGLESETMANAGEMENTOFELECTRONICARCHIVES 4电子档案单套制管理43.ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTABILITY 5电子档案管理能力53.ELECTRONICARCHIVEMANAGEMENTSYSTEM 6电子档案管理系统54电子档案运行体系概述及管理原则 54 1电子档案运行体系概述54 2电子档案运行体系管理原则65运行方针 66体制机制 6 7制度建设 7 2技术和工作规范78系统建设 7 2系统部署和衔接89安全管理要求 810可行性评估 8参考文献 2本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中国软件行业协会提出并归口。本文件起草单位：中国软件行业协会信息资源与档案大数据分会、北京联合大学、安徽宝葫芦信息科技集团股份有限公司、北京星震同源数字系统股份有限公司、北京汉王数字科技有限公司、申江万国数据信息股份有限公司、同方鼎欣科技股份有限公司、北京文源涵远管理咨询有限公司、天津师范大学、上海大学。本文件主要起草人：谢永宪、姜素兰、周彤、范冠艳、吕玉娟、张银银、赵伟东、黄岩岩、朱波、李铮、李聃、蒋顺、白文琳、周林兴、王巧玲、崔兰、邓博洋、汤艾茹、张钊伟。3受社会和技术等各种复杂因素的影响，进入信息社会以来，我国档案工作基本以纸质和电子双套管理模式为主。双套管理模式是档案管理对象由纸质文件过渡到电子文件的阶段性产物，解决了信息化发展期的特殊问题，但同时降低了信息化带来的经济效益，抬高了社会运行成本，降低了工作效能。如何实现仅以电子形式进行归档和管理的档案单套制管理模式，是档案事业面临的重要课题。随着数字中国国家战略的全面实施，国家信息化事业不断发展，当前实现电子档案单套制管理的条件和时机已经成熟。2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》为电子档案单套制管理提供了充分的法律依据，“电子档案与传统载体档案具有同等效力”“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”等法律制度规定既为电子档案确立了法律地位，又为单套制管理创设了指导规则和法律支撑，相当一部分档案馆和立档单位已经开始全面实施电子档案的单套制管理。在不再保留纸质备份的管理模式下，如何有效维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性（以下统称“四性”确保电子档案真正与纸质档案具有同等效力，具有其特殊难度和复杂性。单套制管理模式下，电子档案的管理者能不能建立一种行之有效的电子档案运行体系，持续维护电子档案的四性，已经成为一个亟待解决的重要社会问题。电子档案运行体系指南的制定和实施，就是为破解这一社会问题提供的方法路径。本文件的实施将指导和促进电子档案单套制管理工作，通过全面强化档案管理机构管理科学化水平、全面强化档案管理过程管控、全面强化档案管理能力的方式，为档案管理机构构建一个能够确保档案四性的电子档案运行体系。这个体系既是一个以电子档案运行为中心的管理体系，也是一个使人们确信经过全面科学管理的电子档案能满足四性要求的信任保证体系。按照本文件建设，并通过第三方测评评估认证机构的标准符合性评估认定的档案管理机构，将形成一个确保电子档案运行的科学管理体系。该体系的存在和运行可以实现以下目标：a）为社会及社会公众提供一种信任：档案管理机构有能力在管理和服务提供过程中满足关于电子档案四性的管理要求；b）为党和国家以及档案行政主管部门提供一种保证：依法高效优质履行电子档案管理职责，有效维护电子档案四性，在该档案管理机构是一种客观现实，并将不断得到保持和持续优化改进；c）为档案管理机构内部的各级各类领导者和工作人员提供一种警示：必须实现电子档案的科学管理要求，保持整体水平，持续开展电子档案四性的维护保障工作；d）为档案馆等承担电子档案长期保存职责的机构提供一种承诺：未来所移交的电子档案是具有四性保障的，是可以长期有效保存和被利用，并产生历史和现实价值的。4单套制管理模式下电子档案运行体系指南本文件是单套制管理模式下电子档案运行体系建立、实施和改进的基本指南，提供了电子档案运行体系可行性审核评估的重要指标。本文件适用于档案行政主管部门对机构在单套制管理模式下建设的电子档案运行体系进行考核评估和监督检查；适用于社会第三方测评评估认定机构对电子档案单套制管理水平和保障水平进行符合性评估认定；也适用于机构加强单套制管理模式下电子档案运行体系的自身建设和优化发展。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T26162—2021信息与文献文件（档案）管理概念与原则GB/T29194—2012电子文件管理系统通用功能要求GB/T39362—2020党政机关电子公文归档规范GB/T39784—2021电子档案管理系统通用功能要求DA/T47—2009版式电子文件长期保存格式需求DA/T92—2022电子档案单套管理一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件electronicrecords国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[来源：GB/T18894—2016，3.1]3.2电子档案electronicarchives具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。[来源：GB/T18894—2016，3.2]3.3电子档案管理electronicarchivemanagement使电子档案具备可被利用状态及实现和放大档案功效的保管料理活动和组织、计划、监督、控制、协调活动。3.4电子档案单套制管理singlesetmanagementofelectronicarchives仅以电子形式进行档案管理的工作体制和方式。5[来源：DA/T92-2022，3.3]3.5电子档案管理能力electronicarchivemanagementability机构及其人员胜任电子档案管理所具备的力量或素质的统称。3.6电子档案管理系统electronicarchivemanagementsystem实现对电子档案进行接收、管理、保存和利用的计算机管理信息系统。[来源：GB/T39784-2021，3.6]4电子档案运行体系概述及管理原则4.1电子档案运行体系概述4.1.1定位单套制管理模式下电子档案运行体系（以下简称为电子档案运行体系）是确保电子档案在单套制管理模式下规范化、科学化运行所需的组织结构、职责、制度体系、信息系统、技术和资源的总和。电子档案运行体系的定位如下：——在主要用于机构内部管理的情况下，电子档案运行体系是以电子档案管理科学化为中心的管理体系；——在需要接受国家各级档案行政主管部门考核评估和监督检查，以及接受社会第三方测评评估认证机构评估认证的情况下，电子档案运行体系是电子档案科学管理的保障体系。4.1.2构成电子档案运行体系具体包括如下内容：a）切合实际、便于理解的运行方针；b）充足有力、适当有效的资源配置；c）合理合法、便捷有效的工作程序和制度；d）协调有效、持续可行的体制机制；e）功能完善、技术先进的信息系统；f）科学有效、便于查证的文件体系。4.1.3作用电子档案运行体系主要有两个方面的作用。——预防与控制。即以预防性的活动控制电子档案管理全过程，避免发生问题。为此，将电子档案运行体系各要素组织起来，有利于对影响管理科学化水平的全部运作过程进行恰当的控制和提供保证。——反应和纠正。在管理过程中发生各种问题特别是失误时，具有可追溯、可改正4.1.4运行机制电子档案运行体系的运行机制是：——体系为各级各类工作人员所理解、实施、保持并行之有效；——电子档案管理成果能满足特定服务对象的需要和期望，充分考虑了社会和环境——重点在于预防失误和问题的发生，而不是依靠事后的检查，同时，一旦发生事6故，能积极反应并加以纠正；——为验证体系实施情况和有效性，定期进行服务体系审核评估。4.1.5运行特点电子档案运行体系的运行特点是：在电子档案管理完整过程中，依照体系文件规定的方式、方法和流程运行，电子档案管理过程、电子档案运行体系运作过程被各种形式的记录表单标识和记录。4.2电子档案运行体系管理原则4.2.1过程控制电子档案运行体系宜采用基于PDCA（策划、实施、检查、处置）循环的方法进行过程控制。4.2.2技术实现电子档案管理系统的功能宜满足电子档案管理流程与管理质量需要，符合GB/T18894—2016、GB/T26162—2021、GB/T29194—2012、GB/T39362—2020、GB/T39784—2021、DA/T47—2009、DA/T92—2022的规定。4.2.3文件化宜建立作为电子档案运行依据的文件体系。电子档案运行体系所有构成要素的相应要求和规定均宜以文件形式给出，电子档案运行体系运作的基本过程和主要结果均宜被真实记录，作为电子档案运行依据的文件体系。电子档案运行体系文件记录可以任何一种载体（纸介质、磁介质、光介质、感光介质、复合介质等）和任何一种记录方式形成。5运行方针电子档案运行方针中宜体现本单位电子档案管理在单套制环境下的指导思想，体现档案管理中服务职能的地位作用，以及本机构和社会各方面对电子档案管理服务及其发展的期望和要求。电子档案运行方针的主要内容包括：在电子档案管理方面的总的方向和机构需求及社会需求、在档案管理特别是服务方面欲树立的形象和声誉、开展档案管理工作的指导原则、在追求管理目标过程中所采取的措施、负责实施管理方针的全体工作人员的作用、管理者对档案管理的承诺和授权等。6体制机制6.1组织领导电子档案运行体系宜具备满足电子档案管理需要的合适的管理体制和职责。a）各级分管领导明确。b）设置电子档案管理部门，定位、职能、任务明确。c）按照电子档案管理的岗位职责配备足够数量的、综合素质高的、技术和管理能力强的人员承担电子档案管理工作，明确各类人员的能力要求。d）单位领导、档案部门负责人、档案管理员、业务人员、系统管理员、网络管理员、安全（保密）管理员、安全审计员分工明确，权责清晰。76.2工作机制电子档案运行体系宜具备满足电子档案管理需要的高效的工作机制。a）整体建设。电子档案管理纳入本单位信息化建设发展规划。b）协调整合。档案、业务、信息化、安全保密等部门建立工作协调机制，合作完成c）人才培训。具备完善的培训机制，针对单位领导、档案部门负责人、档案管理员、业务人员、系统管理员、网络管理员、安全（保密）管理员、安全审计员等分角色进行充分培训。d）审核改进。建立灵敏有效的反馈机制，对电子档案运行体系进行审核检查，不断7制度建设电子档案运行体系宜具备一整套反映客观规律及其要求的合法、合理、简便、有效的工作程序规范和工作制度规范。一切需要规范并可以规范的工作过程均制定有程序，一切需要规范并可以规范的工作行为均制定有规章制度或标准。所有程序、制度、标准应当符合相关法律法规及行业标准，充分发挥作用并被有效执行。7.1管理制度管理制度名称及主要内容宜参照附录A制定。管理制度应规定或明确电子档案运行方针，电子档案管理系统运行维护制度，电子文件归档范围，电子档案分类方案与保管期限表，电子文件整理与归档要求，电子档案鉴定、开放审核、利用、统计与移交要求，电子档案安全（保密）管理要求，档案数据机房管理要求，电子档案管理培训要求等。管理制度可以根据需要单独或合并制定。7.2技术和工作规范技术和工作规范名称及主要内容宜参照附录A制定。技术和工作规范应与7.1协调配合，明确电子档案数据规范、软件系统接口规范、四性检测技术规范、电子档案存储和备份策略、电子档案转换与迁移策略、电子档案数据恢复方案、电子档案管理应急处置方案。8系统建设8.1系统建设建议电子档案运行体系宜建设支撑电子档案全面收集、整体有序管理、长期有效保存、智慧利用服务等基本功能的、技术先进的信息系统。——办公自动化系统、业务系统。办公自动化系统、业务管理系统建设宜符合DA/T——电子档案管理系统。电子档案管理系统的建设宜符合DA/T92—2022中7.2的规定，并满足电子档案管理系统功能的系统结构开放性、功能扩展性、配置灵活性、安全可靠性、电子档案分库管理、多类电子档案管理、实体档案辅助管理等总体要求，以及电子档案的接收、整理、保存、利用、鉴定、审核、统计、审计跟踪和系统管理等关键业务和系统管理的通用性等功能要求。88.2系统部署和衔接系统部署和衔接宜符合DA/T92—2022中7.3的规定。9安全管理要求按照DA/T92—2022中第9章的规定，满足系统安全、存储与备份、转换与迁移、安全检测、审计跟踪的要求。10可行性评估单套制管理模式下电子档案运行体系可行性评估：a）宜按照附录A的评估指标组织开展，评估指标划分为5个一级指标、19个二级指标、72个三级指标；b）宜由具备电子档案管理评估能力的机构进行评估；c）所有三级评估指标评估结果为“通过”视为运行体系通过可行性评估，可开展电子档案单套管理；d）复评工作的开展宜符合DA/T92—2022中10.4部分的规定。9（规范性）单套制管理模式下电子档案运行体系可行性评估指标表A给出了单套制管理模式下电子档案运行体系可行性评估指标。表A单套制管理模式下电子档案运行体系可行性评估指标一级指标二级指标三级指标评估要点评估结果体制机制组织领导分管领导各级分管领导明确机构设置设置电子档案管理部门，定位、职能、任务明确人员配备按照电子档案管理的岗位职责配备足够数量的、综合素质高的、技术和管理能力强的人员承担电子档案管理工作，明确各类人员的能力要求职责分工单位领导、档案部门负责人、档案管理员、业务人员、系统管理员、网络管理员、安全（保密）管理员、安全审计员分工明确，权责清晰工作机制整体建设电子档案管理纳入本单位信息化建设发展规划协调整合建立档案、业务、信息化、安全保密等部门工作协调机制，合作完成电子档案管理工作人才培训具备完善的培训机制，针对单位领导、档案部门负责人、档案管理员、业务人员、系统管理员、网络管理员、安全（保密）管理员、安全审计员等分角色进行充分培训审核改进设置运行体系检查关键节点、检查对象、性能指标、检查方式，明确改进的方法、职责制度体系制度电子档案运行方针明确电子档案管理工作定位、目标、原则、措施体系、职责分工、基本管理要求等电子档案管理系统运行维护制度涵盖系统操作规程、系统修改规程、系统定期维护要求、系统安全保密要求、系统运行状态记录和日志归档要求等电子文件归档范围、电子档案分类方案与保管期明确电子文件归档范围、电子档案分类方案、保管期限与处置要求电子文件整理与归档制度涵盖办公自动化系统、业务系统的管理流程、归档流程，明确电子文件归档格式、元数据要求、整理要求电子档案鉴定、开放审核、利用、统计与移交制度明确电子档案鉴定程序、开放审核办法、利用规则与权限设置、统计、移交要求电子档案安全（保密）管理制度明确电子档案备份、检测、审计、应急处置及涉密信息与载体管理要求档案数据机房管理制度明确档案数据机房基础设施、基础软件、日常管理、设备管理、安全保障系统等电子档案管理培训制度明确电子档案管理培训计划、安排技术和工作规范电子档案数据规范明确电子档案数据格式、内容、信息包及相关要求软件系统接口规范明确办公自动化系统、业务系统与电子档案管理系统之间的接口以及接口使用说明，包括接口调用方式、接口名称、接口参数四性检测技术规范明确检测的总体要求、策略设置、检测方案电子档案存储和备份策略明确电子档案存储要求，备份范围和方式电子档案转换与迁移策略明确系统迁移、数据迁移、格式转换等情况时，所应采取的策略电子档案数据恢复方案涵盖电子档案数据因系统软硬件故障、极端特殊情况等导致数据丢失后的数据恢复电子档案管理应急处置方案涵盖电子档案管理突发事件应急准备、应急响应、应急处置、应急恢复规范有效科学规范明确管理制度、技术和工作规范符合相关法律法规及行业标准明确管理制度、技术和工作规范体系支持办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统相互衔接并实现预定功能，支持对电子档案进行全过程管理的需要执行有效明确管理制度、技术和工作规范符合机构需要明确管理制度、技术和工作规范充分发挥作用，有效执行办公化系业务系统文件捕获确保在电子文件形成和办理过程中随时捕获拟归档电子文件确保电子文件元数据与电子文件内容数据一起捕获确保捕获的电子文件及元数据齐全、完整，保持电子文件之间的有机联系确保电子文件内容数据与其形成时保持一致录入对于部分未进入电子文件系统进行流转的文件，通过文件扫描并著录元数据、电子文件上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子文件的收集转换电子文件捕获或录入后，对于不符合归档格式要求的电子文件进行格式转换文件整理组件依据档案类别，按照国家相关规定，以卷/件为单位整理电子文件编号对完成组卷/件的电子文件，按照具体规定，进行分类和排序，并编制档号封装将完成组卷/件和编号的拟归档电子文件及其元数据封装成归档信息包文件移交移交检测确保电子文件提交归档前，电子文件形成或办理部门按照/参照DA/T70-2018的要求以及档案部门的接收要求，对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档移交登记确保电子文件提交归档过程中，电子文件形成或保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》，《电子文件归档登记表》参见GB/T18894-2016表A.1提交确保电子文件形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档档案管理系统功能系统结构开放性见GB/T39784-2021表1功能扩展性见GB/T39784-2021表2配置灵活性见GB/T39784-2021表3安全可靠性见GB/T39784-2021表4电子档案分库管理见GB/T39784-2021表5多类电子档案管理见GB/T39784-2021表6实体档案辅助管理见GB/T39784-2021表7档案接收档案接收处理见GB/T39784-2021表8档案接收检查见GB/T39784-2021表9电子档案登记见GB/T39784-2021表10档案征集管理见GB/T39784-2021表11档案整理电子档案组织见GB/T39784-2021表12电子档案编目见GB/T39784-2021表13电子档案格式转换见GB/T39784-2021表14电子档案关联见GB/T39784-2021表15电子档案入库见GB/T39784-2021表16档案备份与恢复见GB/T39784-2021表17电子档案监控见GB/T39784-2021表18保存业务过程统计见GB/T39784-2021表19电子档案保存检查见GB/T39784-2021表20电子档案保护见GB/T39784-2021表21档案利用检索利用见GB/T39784-2021表22见GB/T39784-2021表23档案编研见GB/T39784-2021表24利用登记见GB/T39784-2021表25档案处置鉴定、审核与处置功能配置见GB/T39784-2021表26鉴定、审核与处置