2026版档案管理岗合同档案归档与借阅审批全流程SOP与可编辑台账包（归档清单、借阅申请、到期提醒、风险台账含复盘看板）轻量会员版Morrow0528-Snow第014版

2026版档案管理岗合同档案归档与借阅审批全流程SOP与可编辑台账包（归档清单、借阅申请、到期提醒、风险台账，含复盘看板）轻量会员版Morrow0528-Snow第014版可编辑Word成品包项目内容文档标识2026版/Snow/VIP/第014版使用对象档案管理员、合同经办人、部门负责人、法务或风控复核人、授权借阅人适用任务合同档案归档、借阅审批、到期提醒、风险登记、整改复盘交付边界提供可直接复制、填写、打印和分派的制度页、流程页、台账页、检查页和复盘页打印说明A4黑白打印；表格可按月份或项目复制续页；签字栏保留手写空间本文件以“先定责、再归档、再审批、再跟踪、再复盘”为主线，将合同档案从口头经验转换为可执行、可检查、可留痕的日常操作包。各表格中的空格、编号栏、日期栏、责任人栏、签字栏均可在Word中直接编辑。

一、文档说明与适用范围1.1使用对象。本文档面向2026年正在建设或优化合同档案管理机制的档案管理岗、综合管理岗、法务助理岗、业务合同经办岗及部门资料联络人，适用于纸质合同、电子合同、扫描件、审批单、用印资料、补充协议、终止协议、结算单、验收单、往来确认函等合同生命周期文件的归档与借阅管理。1.2适用场景。包括合同签署完成后的首次归档、历史合同补录、部门临时调卷、外部审计备查、诉讼或仲裁资料提取、续签到期提醒、保密材料阅览、原件短期借出、复印件或扫描件调取、借阅逾期催还、归还核验、风险问题登记及月度复盘。1.3交付边界。本文档提供可直接执行的SOP、岗位责任矩阵、归档清单、借阅申请表、到期提醒表、逾期催还记录、风险台账、整改闭环表、复盘看板和内训验收题项。若企业已有电子档案系统，可将本包字段作为系统配置、导入模板或线下备份台账使用。1.4使用原则。所有合同档案必须做到来源清楚、版本唯一、目录完整、编号可追溯、借阅有授权、流转有记录、逾期有提醒、异常有登记、整改有责任、复盘有结论。任何未登记的借出、口头同意的调阅、未注明用途的复制、未核验的归还，都视为流程缺口。二、角色分工与权限边界角色主要职责权限边界检查指标档案管理员建立目录、接收资料、审核完整性、编号装盒、维护台账、发起到期提醒、跟踪逾期、组织复盘可查看全部台账；原件出入库登记；无权单独批准高敏借阅资料完整率、编号准确率、借阅闭环率、逾期压降率合同经办人提交归档资料、补齐缺失文件、说明合同背景、提出借阅需求、按期归还可查看本人经办合同；借阅需按权限审批归档及时率、缺件补正时效、借阅用途合规性部门负责人确认借阅必要性、审批部门用途、监督归还、对逾期负责可审批本部门普通合同借阅；跨部门或高敏资料需上级复核审批准确率、部门逾期次数、风险整改完成率法务或风控复核人识别涉诉、保密、重大金额、个人信息、商业秘密等敏感事项对高敏借阅、复制、对外提供提出复核意见敏感资料误借率、风险提示完整度分管领导审批重大合同原件借出、对外提供、长期借阅、异常处置审批高风险事项；可要求限制借阅范围或只允许现场查阅重大事项审批留痕率、异常闭环率外部审计/律师/监管接待人提出资料清单、签署接收确认、按限定用途使用不得直接接触库房原件；由内部人员陪同或交付副本资料交付一致性、归还或销毁确认率权限划分采用“普通查阅、复制使用、原件借出、对外提供、长期留存”五级控制。普通查阅可由部门负责人审批；复制使用需档案管理员登记用途和份数；原件借出须明确归还日；对外提供须经法务或风控复核；长期留存须分管领导批准并设置复核节点。三、合同档案归档与借阅审批总流程SOPSOP按“归档前准备—归档接收—目录编号—入库保管—借阅申请—审批复核—出库交接—到期提醒—归还核验—风险登记—月度复盘”十一段展开。各段既可作为岗位培训清单，也可作为日常抽查依据。步骤节点操作要求输出物责任人时限关键控制点S01归档前准备合同经办人在签署完成后2个工作日内整理原件、扫描件、审批单、用印记录、附件及补充材料资料包、合同基本信息合同经办人签署日后2个工作日资料未齐不得入库；先登记缺件S02归档接收档案管理员按归档清单逐项点收，核对合同名称、相对方、金额、签署日期、页数、章印和附件接收确认记录档案管理员收到当日发现缺页、未盖章、扫描不清应退回补正S03完整性审核按“主合同+审批+用印+附件+补充协议+履约证明”核验，形成合格或待补结论归档审核结论档案管理员1个工作日待补资料需写明责任人和截止日S04目录编号按年份、合同类别、部门、流水号生成唯一编号，并与电子目录、纸质档案盒标签一致档案编号、目录行档案管理员审核合格后当日禁止一号多件、同件多号、临时编号长期使用S05扫描与备份对原件扫描，检查页序、清晰度、方向、章印和签字可辨识度，存入限定权限文件夹电子扫描件档案管理员入库前涉密或个人信息资料设置最小权限S06装订装盒按编号顺序装订或装袋，档案盒外标明编号范围、保管年限、密级和盒号档案盒、盒脊标签档案管理员入库当日不同密级不得混盒；原件与复印件分区S07借阅申请申请人填写用途、范围、形式、预计归还日，提交部门负责人审批借阅申请表申请人借阅前用途模糊、范围过宽、未写归还日不得受理S08审批复核根据权限等级完成部门、档案、法务或领导审批，确定是否允许复制、带离、对外提供审批记录审批人申请后1个工作日高敏资料原则上现场查阅或提供脱敏副本S09出库交接登记页数、份数、原件状态、交接时间、归还日期，借阅人签收出库交接记录档案管理员、借阅人出库当日未签收不得离柜；照片或扫描外发另行登记S10到期提醒到期前3天提醒，逾期当天升级提醒，逾期3天报部门负责人提醒记录档案管理员T-3/T日/T+3提醒需留存时间、对象、方式和反馈S11归还核验核对编号、页数、装订、签章、污损、缺失、夹带、电子副本销毁或留存审批归还确认档案管理员归还当日异常立即登记风险台账并冻结再次借阅S12复盘闭环按月汇总归档及时率、缺件率、借阅逾期率、风险事项和整改进度复盘看板档案管理员每月5日前连续问题须形成制度修订或培训动作四、合同档案归档清单与填写示例归档清单用于接收、审核、编号和入库。建议每份合同一行，附件多或金额重大的项目可另附明细页。编号建议格式为“2026-类别代码-部门代码-四位流水号”，例如“2026-CG-XZ-0036”。序号档案编号合同名称相对方合同类别签署日期金额/标的原件份数附件清单扫描状态保管期限密级审核结论缺件说明责任人入库日期12026-CG-XZ-0036办公设备采购合同杭州启辰办公设备有限公司采购2026-03-18128,000元2报价单、审批单、用印单、验收单已扫/清晰10年内部合格无李晨2026-03-2022026-FW-SC-0041品牌推广服务合同上海禾木传播有限公司服务2026-04-02300,000元1方案、预算审批、补充报价待补10年内部待补缺最终验收单，王宁4月12日前补齐王宁待入库32026-ZL-YF-0055软件许可及维护协议北京朗岳科技有限公司许可2026-04-12按年付费1授权清单、保密条款、验收邮件已扫/需复核长期限制待复核扫描件第12页章印偏淡赵敏待入库4____________________________________________________________________________________________________________5____________________________________________________________________________________________________________4.1归档合格判定检查项合格标准不合格表现处理方式主体一致合同正文、审批单、用印单、发票或验收资料中的相对方名称一致或有合理说明简称混用、主体变更无说明、盖章单位与合同抬头不一致退回经办人说明，必要时由法务确认签章完整双方签字盖章齐全，骑缝章或页码完整，签署日期明确缺章、漏签、日期空白、骑缝章断裂明显暂不入库，补签补章后再收附件齐全合同列明的附件、报价、清单、技术协议、补充说明均归入同一档案正文引用附件但未附；附件版本不明登记缺件并设置补正截止日扫描可用每页清晰、方向正确、页序连续、章印可辨、文件名与编号一致黑边遮挡、倒页、漏页、文件名随意重扫并覆盖旧件，保留重扫记录编号唯一编号规则统一，纸质盒、电子目录、台账一致临时编号、重复编号、盒号与目录不符重新编号并同步三处记录4.2归档接收话术资料齐全时：已按归档清单完成点收，本合同档案编号为____，预计于____完成扫描和入库。请在后续补充协议、变更函或验收资料形成后，同步提交归入同一编号。资料待补时：本次接收发现____项资料缺失或需复核，暂登记为待补状态。请责任人____于____前补齐；到期未补齐的，将在月度复盘中列为归档异常。五、借阅申请与审批表借阅坚持“用途明确、范围最小、期限可控、责任到人”的原则。申请人不得以“查一下”“临时用”“领导要”等笼统理由替代具体用途；审批人须判断资料范围、借阅形式和保密要求是否匹配。字段1内容1字段2内容2字段3内容3字段4内容4申请日期____年__月__日申请部门________申请人________联系电话________合同编号________________合同名称____________________________相对方________________合同类别____借阅形式□现场查阅□复印□扫描□原件借出□对外提供用途说明____________________________________________预计归还日____年__月__日是否涉密□否□是借阅范围□主合同□补充协议□附件□审批单□用印记录□验收/结算□其他：____复制份数____份接收对象________________保管责任人________申请人承诺本人承诺仅按申请用途使用，不擅自复制、拍照、转交、外发或改变资料完整性，并按期归还或提交留存审批。审批环节审批人审批要点结论签字/日期部门负责人________用途是否真实、资料范围是否必要、归还日期是否合理□同意□退回□限定范围________档案管理员________编号是否存在、资料状态是否可借、是否存在逾期或冻结记录□可办理□需补充□不可借________法务/风控复核________是否涉诉、涉密、涉个人信息、涉商业秘密或对外提供□同意□现场查阅□脱敏副本□拒绝________分管领导________原件借出、对外提供、长期借阅或重大合同是否可批准□同意□调整期限□拒绝________5.1借阅审批等级表等级典型资料允许形式审批要求控制措施A普通一般采购、行政服务、低金额履约资料现场查阅、复印、扫描部门负责人+档案管理员登记用途和归还日B重要金额较大、关键客户、核心供应商、未结清项目现场查阅、限定扫描、短期原件借出部门负责人+档案管理员+法务或风控限定资料范围，逾期升级提醒C敏感涉诉、商业秘密、个人信息、印鉴授权、未公开价格策略现场查阅、脱敏副本部门负责人+法务或风控+分管领导陪同查阅，禁止拍照，副本加用途标识D对外审计、监管、律师、诉讼、集团检查需提供资料副本或加盖用途说明的扫描件法务或风控+分管领导交付清单、接收确认、归还或销毁确认E冻结存在遗失风险、权属争议、司法保全、内部调查中的资料原则上不借专项批准单独封存，建立访问记录六、出库交接、到期提醒与逾期催还出库交接记录用于证明资料在何时、以何种状态、交由何人、用于何事。到期提醒不得只停留在口头通知，应在台账中记录提醒时间、方式、反馈和下一步动作。借阅单号合同编号合同名称借阅人借阅形式页数/份数出库状态出库时间应还日期交接签字备注BR-2026-0418-012026-CG-XZ-0036办公设备采购合同李晨原件借出正本1份/36页封面轻微折痕，骑缝章完整2026-04-1810:202026-04-25李晨/周悦用于供应商结算核验BR-2026-0420-022026-ZL-YF-0055软件许可及维护协议赵敏现场查阅电子件+原件核验限制资料，现场阅览2026-04-2015:00当日赵敏/周悦禁止拍照________________________________________________________提醒节点触发条件提醒对象提醒话术记录要求升级动作T-3距应还日期3天借阅人您借阅的____将于____到期，请确认是否按期归还；如需续借，请在到期前提交续借审批。记录发送时间、方式和反馈无反馈则T-1再次提醒T日到期当天未归还借阅人+部门负责人该合同档案今日到期，请于当日下班前归还；无法归还的，请提交续借原因和预计归还日。记录承诺归还时间下班前未归还转逾期T+1逾期1天借阅人+部门负责人该合同档案已逾期，请说明原因并明确归还时间，逾期记录将纳入月度复盘。登记逾期原因限制新借阅申请T+3逾期3天部门负责人+法务或风控逾期已超过3天，请部门负责人组织归还或书面说明。涉及原件的，启动风险登记。形成风险台账行报分管领导T+7逾期7天或失联分管领导合同档案长期未归还，需确认资料状态、保管地点和补救措施。形成异常处置单冻结相关人员借阅权限6.1续借处理口径1.续借必须在原到期日前提交，写明未能归还原因、续借天数、资料当前保管地点和责任人。2.普通资料单次续借不超过5个工作日；重要资料不超过3个工作日；敏感资料原则上不续借，确需续借须重新复核。3.已经逾期的资料不得先续借后说明，必须先登记逾期原因，再由审批人判断是否允许继续使用。4.续借批准后，档案管理员应更新应还日期和提醒节点，保留原借阅记录，不得覆盖旧记录。七、风险台账与处置闭环风险台账用于记录归档缺件、编号错误、未授权借阅、逾期未还、资料损坏、电子件外发失控、对外提供无确认、扫描件不清等事项。台账应体现“发现—定级—责任—措施—期限—复核—关闭”全过程。风险编号发现日期合同编号风险类型风险描述等级责任人临时控制措施整改措施截止日期复核人状态关闭证据R-2026-0042026-04-222026-FW-SC-0041归档缺件品牌推广服务合同缺最终验收单，超过归档补正期限2天中王宁标记待补，暂停对外提供补齐验收单并由部门负责人确认2026-04-26周悦处理中待上传验收单R-2026-0052026-04-252026-CG-XZ-0036借阅逾期办公设备采购合同原件未在4月25日归还，借阅人承诺4月26日上午归还中李晨限制其新借阅申请归还原件并说明逾期原因2026-04-26周悦待复核归还确认单R-2026-0062026-04-272026-ZL-YF-0055敏感资料控制现场查阅时发现申请人需截取许可清单用于供应商沟通高赵敏禁止拍照，提供脱敏摘录法务确认可披露字段后生成副本2026-04-28法务复核人处理中脱敏副本审批记录____________________________________________________________________________________________________7.1风险等级判定等级判定条件响应时限审批与报告关闭标准低不影响档案完整性，可当天补正，如字段漏填、扫描命名不规范1个工作日档案管理员处理并记录字段已补齐，目录与纸质一致中影响归档完整性或借阅闭环，如缺附件、逾期、扫描不清、交接记录不完整3个工作日部门负责人知悉，必要时法务复核资料补齐、逾期归还、补救记录完整高涉及原件遗失、敏感资料泄露、未经授权对外提供、涉诉资料失控立即处置，24小时内报告分管领导、法务或风控共同处理形成处置报告、权限调整、责任认定和复盘结论重大引发监管、诉讼、重大经济损失或商业秘密外泄风险立即升级公司管理层专项处置完成专项调查、补救、制度修订和人员培训7.2常见风险提示·合同原件借出后未登记页数，归还时无法判断是否缺页；出库前必须记录页数、份数和明显外观状态。·扫描件通过即时通讯工具外发后，未登记接收对象和用途；对外提供应生成交付清单，敏感资料应脱敏。·合同编号只写在电子目录，纸质盒脊未同步，导致盘点时无法快速定位；纸质、电子、台账三处必须一致。·借阅审批只看申请人级别，不看合同敏感程度；审批等级应由资料内容和使用场景共同决定。·历史补录合同只做文件夹存放，不补审批、用印、附件和履约证明，后续审计无法还原决策链。八、月度复盘看板与闭环台账复盘看板用于把分散的归档、借阅、提醒和风险记录转换为可观察的管理指标。建议每月5日前完成上月数据汇总，并在部门例会上确认整改事项。指标计算口径目标值本月值趋势异常说明下月动作归档及时率按期完成归档件数/应归档件数≥95%____%□升□平□降________________________________归档完整率一次审核合格件数/接收件数≥90%____%□升□平□降________________________________扫描合格率清晰且命名规范件数/扫描件数≥98%____%□升□平□降________________________________借阅闭环率按期归还且核验合格件数/借阅件数≥96%____%□升□平□降________________________________逾期件数到期后未归还件数0或持续下降____件□升□平□降________________________________高风险事项等级为高或重大的风险行数0____件□升□平□降________________________________整改完成率按期关闭整改项/到期整改项≥95%____%□升□平□降________________________________复盘编号问题来源问题描述根因分类整改动作责任人完成日期复核结论制度/培训动作P-2026-04-01风险台账R-2026-004经办人未及时补交验收单职责不清在归档通知中增加“验收单责任人”字段王宁2026-04-30□通过□退回部门例会说明归档资料口径P-2026-04-02逾期提醒原件借出后借阅人未设置内部提醒提醒缺失借阅单增加申请人自设提醒确认栏李晨2026-04-28□通过□退回借阅培训加入逾期案例P-2026-04-03扫描抽查章印页扫描偏淡设备或操作扫描前增加章印页预览，偏淡页单独复扫周悦2026-04-29□通过□退回更新扫描操作清单____________________________________________________□通过□退回________________8.1复盘会议固定议程1.确认上月应归档、已归档、待补、退回、扫描重做的数量，并逐项确认长期待补原因。2.查看借阅清单，重点说明逾期、续借、原件借出、敏感资料查阅和对外提供情况。3.逐条审查风险台账，判断等级是否准确、责任人是否明确、整改日期是否合理。4.检查上月复盘动作是否真正落地，如字段调整、培训提醒、权限收紧、盘点频次调整。5.确定本月重点控制主题，例如“历史合同补录”“原件借出压降”“扫描清晰度抽查”。九、岗位检查清单与验收标准检查清单用于主管抽查或岗位自查。每项应给出“合格、不合格、整改中”三种状态，不合格项必须进入整改闭环台账。模块检查点合格标准检查频次责任人结果整改要求归档接收是否每份合同均有归档清单清单字段完整，缺件有说明和截止日每周档案管理员□合格□不合格□整改中________________编号目录编号是否唯一且三处一致纸质盒、电子目录、台账完全一致每月档案管理员□合格□不合格□整改中________________扫描备份扫描件是否清晰完整页序连续、章印可辨、文件名规范每周抽查档案管理员□合格□不合格□整改中________________借阅审批是否按等级审批审批链与资料敏感程度匹配每月部门负责人□合格□不合格□整改中________________出库交接是否记录页数、份数、状态和签字交接记录可还原资料流向每次档案管理员□合格□不合格□整改中________________到期提醒提醒是否及时留痕T-3、T日、逾期节点均有记录每周档案管理员□合格□不合格□整改中________________归还核验是否核对完整性并登记异常页数、外观、电子副本处理均确认每次档案管理员□合格□不合格□整改中________________风险闭环风险是否按期关闭高风险立即升级，中低风险按期限复核每月法务或风控□合格□不合格□整改中________________复盘改进复盘动作是否落地有责任人、日期、结果和证据每月部门负责人□合格□不合格□整改中________________9.1成品验收标准验收维度通过标准不通过判定补救动作可执行性SOP步骤、责任人、时限、输出物完整，可直接分派岗位执行只有原则，没有操作步骤或表格字段补充步骤、责任人和表格可编辑性所有台账均为Word表格，含示例行和空白行只有图片或只给目录，不能直接填写重建可编辑表格可检查性每个关键节点有检查点、合格标准和不合格处理无法判断执行好坏增加验收口径和结果栏可留痕性借阅、提醒、归还、风险、复盘均有记录字段口头流转，无签字或日期增加签收、日期、责任人栏可复盘性看板指标能从台账汇总得到，并能形成整改闭环只有数据展示，无整改项增加复盘动作和关闭证据黑白打印标题、表格、边框和正文均能清晰黑白输出彩色依赖、低对比、表格过宽调整为黑白、压缩列宽、拆分长表十、档案库日常操作细则10.1档案编号规则编号由“年份-类别-部门-流水号”组成。年份固定为2026；类别可使用CG采购、FW服务、XS销售、ZL租赁或许可、RL人力、CW财务、QT其他；部门按公司统一代码维护；流水号按自然年度连续。补充协议沿用主合同编号，并增加“-BC01、-BC02”。终止协议沿用主合同编号并增加“-ZZ”。编号示例含义使用口径2026-CG-XZ-00362026年行政部门第36份采购类合同主合同编号，纸质、电子、台账统一2026-CG-XZ-0036-BC01该合同第一份补充协议归入同一档案盒，目录单列一行2026-CG-XZ-0036-ZZ该合同终止或解除文件归入主合同档案，保管期限随主合同2026-FW-SC-0041-FJ03服务合同第三项附件附件较多时使用，避免附件散落10.2电子档案命名规则电子文件命名建议为“档案编号_文件类型_文件名称_版本或日期”。例如“2026-CG-XZ-0036_主合同_办公设备采购合同_签署版.pdf”。扫描文件一经确认，不得随意改名；发现错误时应重新上传更正件，并在台账备注中说明。10.3保密与最小化使用1.借阅人只取得完成当前任务所必需的最小资料范围，不因职位高低自动扩大范围。2.涉及价格、个人信息、技术资料、客户名单、争议处理、保证金或赔偿条款的文件，复制前须判断是否需要脱敏。3.对外提供资料时，应优先提供副本；确需原件的，应设置交接清单、限定归还日和保管责任人。4.电子件外发应使用受控渠道，并在交付清单中记录接收人、用途、文件名、发送时间和撤回或销毁要求。5.现场查阅敏感资料时，档案管理员或指定人员应在场；禁止自行拍照、录屏、复制到个人设备。十一、盘点、移交与异常处理盘点用于确认档案实物、电子目录、借阅记录和风险台账是否一致。岗位变动、库房搬迁、系统上线、外部审计前后均应进行专项盘点。盘点类型触发条件盘点范围盘点方法输出物异常处理月度抽盘每月固定执行当月新增归档、当月借阅、待补资料按编号抽样核对纸质、电子、台账抽盘记录发现不一致进入风险台账季度全盘季度末或管理要求全部在库合同档案按档案盒逐盒核对，电子目录同步校验季度盘点报告形成整改计划和责任清单岗位移交盘档案管理员变更全部在库、借出、待补、风险事项交接双方共同核验并签字移交清册未核清事项不得完成交接专项盘点审计、诉讼、系统切换、库房调整专项涉及合同和高敏资料按清单逐件核对并拍照或扫描留证专项盘点表重大异常立即上报移交项目移交内容数量/范围接收人确认备注纸质档案盒编号从____至____，共____盒____________________________电子目录目录版本____，导出时间________条________________________借出未还清单借阅单号、借阅人、应还日期、审批记录____件________________________待补资料清单缺件说明、责任人、截止日____件________________________风险台账未关闭风险、整改证据、复核人____项________________________钥匙/权限柜钥匙、系统账号、共享文件夹权限____项________________________11.1异常处理规则若发生原件疑似遗失、页数不符、章印页损坏、未经审批外发、借阅人离职未还、系统文件夹误删等情况，应立即停止该档案继续流转，先进行状态确认，再启动风险登记。档案管理员不得自行删除记录或以新扫描件覆盖旧问题。1.第一步：锁定范围。确认涉及的合同编号、文件类型、最后经手人、最后登记时间、资料当前地点。2.第二步：保留证据。保留借阅单、提醒记录、聊天确认、邮件交付、门禁或库房访问记录。3.第三步：临时控制。暂停同类资料借阅，限制相关人员再次调取，必要时只允许现场查阅。4.第四步：责任确认。由部门负责人、档案管理员、法务或风控共同确认原因和影响。5.第五步：补救关闭。补打副本、补签确认、追回资料、出具情况说明、修订流程并完成培训。

十二、可复制使用的表格包本节为可直接复制到月度文件夹或部门工作簿的Word台账页。使用时建议保留表头，按月另存，不覆盖历史记录。12.1归档待补跟踪表序号合同编号合同名称缺失资料责任人通知日期补正截止日当前状态逾期天数处理结果1________________________________________________□未通知□已通知□已补齐____________________2________________________________________________□未通知□已通知□已补齐____________________3________________________________________________□未通知□已通知□已补齐____________________12.2借阅续借申请表原借阅单号合同编号借阅人原应还日期续借原因申请续借至部门意见档案意见复核意见签字____________________________________□同意□不同意□同意□不同意□需复核□无需复核________________________________________□同意□不同意□同意□不同意□需复核□无需复核____12.3对外资料交付清单交付日期接收单位/人员合同编号资料名称形式份数/页数用途审批人归还/销毁要求接收确认________________________________________□副本□扫描□原件____________________________________________________________________________________□副本□扫描□原件____________________________________________12.4扫描质量抽查表抽查日期合同编号页数页序连续章印清晰方向正确文件名规范权限正确抽查结论整改记录____________□是□否□是□否□是□否□是□否□是□否□合格□重扫____________________________□是□否□是□否□是□否□是□否□是□否□合格□重扫____________________________□是□否□是□否□是□否□是□否□是□否□合格□重扫________________十三、填写示例与合格/不合格判定以下示例用于培训新任档案管理员。示例中的空白项代表可编辑位置，实际使用时应替换为公司真实信息。场景正确填写示例不合格填写判定理由借阅用途用于2026年4月供应商尾款结算，需核对合同第3条付款条件和验收单领导要看一下用途不具体，无法判断范围和必要性借阅范围仅借阅主合同正本1份及验收单复印件1份，不借出附件报价明细把这个项目资料都拿走范围过宽，未遵循最小化原则归还日期2026年4月25日18:00前归还原件用完再还没有可执行提醒节点缺件说明缺用印审批单，责任人王宁，2026年4月12日前补齐缺资料未写缺什么、谁负责、何时补风险关闭证据已补齐验收单，编号2026-FW-SC-0041-FJ02，部门负责人确认，扫描件已入库已处理缺少可复核证据13.1现场查阅登记示例查阅日期查阅人合同编号查阅地点陪同人允许行为禁止行为结束确认2026-04-20赵敏2026-ZL-YF-0055档案室阅览桌周悦查看许可清单、手写摘录经批准字段拍照、扫描、复制到个人设备、带离原件16:30核验无缺页，资料归位____________________________________________________________________13.2逾期处置填写示例逾期日期借阅单号逾期原因提醒记录部门反馈处置结论是否进入风险台账2026-04-25BR-2026-0418-01供应商结算会议延期，借阅人未提前提交续借4月22日T-3提醒，4月25日T日提醒，均有回复部门负责人确认4月26日10:00前归还4月26日9:40归还，核验无缺页，记录中风险事项□是□否________________________________________________________________________□是□否十四、内训验收题项（含答案、解析、分值）本节用于档案管理岗内部培训验收。题项围绕本SOP实际执行设置，总分100分，60分为通过，80分以上为熟练。作答时可直接在空白处填写答案，阅卷人按参考答案和评分口径判定。材料一2026年4月18日，行政部李晨因供应商尾款结算需要，申请借阅“2026-CG-XZ-0036办公设备采购合同”正本1份及验收单。借阅单写明应于2026年4月25日归还。4月22日档案管理员已发送到期前提醒。4月25日下班前合同未归还，李晨回复“会议延期，明早归还”。4月26日9:40，李晨归还原件，经核验页数完整、章印完整。材料二2026年4月20日，研发部赵敏申请查阅“2026-ZL-YF-0055软件许可及维护协议”，用途为确认供应商接口授权范围。该合同含许可清单、价格条款和保密条款。赵敏提出希望拍照后发给外部供应商沟通。法务建议只允许现场查阅，并根据需要提供脱敏摘录。题号题型题目分值作答区1单选题材料一中，4月25日下班前未归还时，档案管理员首先应将该事项登记为哪类状态？A.正常续借B.逾期C.已归还D.无需处理10____2多选题材料二中应关注的控制点包括哪些？A.是否涉密或商业秘密B.是否可拍照外发C.是否可提供脱敏副本D.是否无需审批直接复制15____3判断题只要部门负责人同意，