广州市电子文件档案资源管理中心二期-使用手册(培训用)

广州市荔湾区电子文档管理中心

用户操作手册

目录

第一局部系统概述....................................................................4

建设目的.........................................................................4

实现政务、档案信息资源共享..................................................4

保障数据的平安性............................................................4

统一标准、标准管理..........................................................4

统一窗口，开放利用...............................................................4

总体功能概述.....................................................................4

第二局部使用前须知.................................................................5

2.1IE浏览器设置.................................................................5

插件安装.........................................................................8

客户端环境下载安装（Java虚拟机）...........................................8

安装CEB阅读器.............................................................12

第三局部管理平台功能使用说明......................................................13

1.登录系统.....................................................................13

2.档案采集.....................................................................14

移交单管理..........................................错误！未定义书签。

增加.................................................错误！未定义书签。

修改.................................................错误！未定义书签。

删除.................................................错误！未定义书签。

打印.................................................错误！未定义书签。

查看.....................................................错误！未定义书签。

2.1.6移交数据门类登记....................................错误！未定义书签。

未归管理....................................................................14

增加....................................................................14

删除....................................................................17

修改....................................................................18

归档....................................................................18

导入OA................................................................20

常用控件使用说明.......................................................21

归档管理....................................................................25

案卷管理....................................................................26

2.5卷内管理................................................................26

3.综合管理..................................................................28

卷内管理....................................................................27

增加、修改、删除、查看.................................................27

销毁....................................................................27

打印....................................................................28

鉴定....................................................................29

开放....................................................................30

案卷管理....................................................................30

归档管理....................................................................31

资料管理....................................................................31

销毁查看....................................................................31

4.编研管理.................................................................33

专题制作....................................................................33

增加....................................................................33

修改....................................................................34

删除....................................................................35

查看....................................................................35

专题属性设置...........................................................36

增加....................................................................36

删除....................................................................37

设置返回...............................................................37

信息编研....................................................................37

增加....................................................................37

删除....................................................................38

修改....................................................................38

杳看....................................................................39

导入....................................................................39

查看....................................................................40

发布....................................................................41

专题利用....................................................................41

光盘下载...............................................................42

删除....................................................................45

第一局部系统概述

建设目的

实现政务、档案信息资源共享

传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信

息海洋里的一个个孤岛。建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资源整合起来,

集管理，通过统一的利用平台，提供对外效劳。

保障数据的平安性

完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。可以通过采

用多种措施保障数据的平安性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这

些手段在平安性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。

统一标准、标准管理

所有政府关于电子文档信息的标准和标准均由数字档案馆系统来制定，各单位必须

依照制定的技术标准和标准，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方

式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文档信息的价值

最大化。

统一窗口，开放利用

政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指

定档案。提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为

政务工作效劳。

总体功能概述

?广州市电子文件档案资源管理中心•主系统?是?广州市电子政务内网电子文件

归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期工程？的主系统统局部,

主要提供应广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收

OA数据；集中平安存储入全面管理、合理利用本地区档案资源。主系统包括“管

理平台〃和“利用平台〃两个局部；管理平台供应档案局工作人员使用，利用系统

供应本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。管理平台主要功能

包括“档案采集〃、“综合管理〃“编研管理〃“统计管理〃“综合检索〃“全宗管

理〃“后台管理〃“平安维护〃“数据维护〃；利用平台主要功能包括开放档案的

“条目检索〃、“全文检索”、”专题下载〃，不开放档案的“查档申请〃和立档单

位对申请的“单位审批〃，业务沟通的“个人意见〃“办事指南〃“反响管理〃。

第二局部使用前须知

2.1IE浏览器设置

翻开浏览器，点击菜单栏“工具〃，点击“Internet选项〃，如下列图:

操作步骤：

1、翻开Internet选项后选择“平安〃页面，点击图标，然后点击按钮，如下列图:

2.进入平安设置页面，添加系统的访问地址，然后点击“添加〃按钮，再点击“确定

〃按钮即可，如下列图：

3.把受信任站点的平安级别选择“低〃［如下列图蓝框所示），然后再点击“自定义

级别〃按钮（如下列图红框所示）。

4.进入平安设置页面，设置“ActiveX控件和插件〃的选项，将所有ActiveX的控件

和插件的内容都设置为，然后点击“确定”按钮，如下列图：

安全设置

设置⑤）：

ActiveX控件和插件

MActiveX控件自动提示

0禁用

0启用

对标记为可安全执行脚本的ActiveX控件执行脚2

0禁用

0启用

0提示

对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和B

禁

O用

启

◎用

。

提

示

一

一2

「重置自定义设置

重置为国）：|安全级・中3重置圾）

确定取消

5.所有设置完成后点击Internel选项中的“确定〃按钮退出，重启IE浏览器。

插件安装

为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。相关插

件在登录页面中有链接地址（如下列图红框所示），点击下载并运行安装即可。

O主系统

2用户名।

9密码।

二聆证码：8107

I登录II一置I

下载jav嘘拟机下载CEB阅读器下载PDF匐读器

客户端环境下载安装（Java虚拟机）

增加记录上传电子文件、预览报表、需要Java虚拟机的支持。

在登录页面中点击“客户端环境下载安装〃链接，保存压缩包，如下列图:

选择保存路径，点击“保存〃按钮，如下列图:

到所保存的路径下，双击压缩包（解压压缩包必须确保系统已经安装解缩软件），如

下列图：

双击进入解压文件页面，如图：

在目标文件夹框中选择【浏览】，找到指定解压文件路径，点击【安装】，如下列

图：

显示安装java虚拟机进程如下列图所示:

注意：如果您的计算机上已经安装了其他版本的Java虚拟机而仍然无法导入电子

文件，那么请您先卸载您原来的Java虚拟机，具体操作如下：

从开始一＞设置一＞控制面板一）添加或删除程序一〉更改或删除程序（H）选中“Java

2RuntimeEnvironment,SEv_03”（根据具体机器上安装的版本而定）程序，点击“更

改/删除〃按钮即可。卸载完毕后需要重新启动机器，然后安装本效劳器提供的

Java虚拟机就可以了。

系统弹出运行环境安装框，如图：

J2SERuntimeEnvironment5.0Update10-许可证

许可证协议

请仔细阅读下面的许可证协议.

SUNMICROSYSTEMS,INC.上

二进制代码许可协议_

JAVA2PLATFORMSTANDARDEDITIONRUNTIMEENVIRONMENT5.0

SUNMICROSYSTEMS,INC.(“SUN”)原意授予您许可证，许可您使用下述软件，但条件是您必须接

受本二进制代码许可协议的所有条款以及增补许可条款(统称“协议”)。请仔细阅读本协议。下

载或安装本软件，即表明您已接受本协议的条款。请选择本协议结尾处的“接受”凌钮以示接受。加

果您不愿意接受所有条款的约束，请选择本协议结尾处的“拒绝”按钮，则下载或安装程序不会再继

续。

107“加性”旦十g1-；力一出加姓甘油+naHT汴++柒/廿由种好/口KR日工虎二I

"他画要爱二遹更垂逢邈强二j

「自定义安装-指定要安装的功能.供高级用户使用.

InstallShield-----------------------------------------------------------------------------------------------------

拒绝.)］爱受.)>|

默认“典型安装〃，单击【接受】后如图:

博J2SERuntimeEnvironment5.0Update10-进度71

正在安装

正在安装您选择的程序功能。

安装向导正在安装J2SERuntimeEnvironment5.0Update10,请稍候.

这可能需要持续几分钟时间。

状态:

Ins

〈上一步@|下一步®)>|

进入安装界面后依次默认选“下一步〃即可，经过几分钟安装后，显示安装成功,

如图：

点击【完成】退出向导，显示客户端环境插件安装完成:

安装CEB阅读器

本系统的通用格式的电子原文（doc^xls^wps、tif、jpg等）如果都统一转换成ceb

格式的文件，那么第一次查看电子文件前需要下载ceb阅读器。

在登录页面中点击“下载CEB阅读器〃链接，直接打来运行或保存到指定目录

后运行安装.讲入安装界面后依次默认诜“下一步〃即可，安装过程界面如下所示：

第三局部管理平台功能使用说明

1.登录系统

1）翻开浏览器，在地址栏输入本系统的地址://172.16.51.98:85OO/titansbsda/,进

入本系统的登录界面。（如图）

O主系统

2

下载jav激拟机下载CEB阅读器下载FDF阅读器

2）在登录界面输入正确的用户名、密码便可成功登录主系统,

3）登录成功后显示界面。

档案采集综合管理编研管理统计管理综合检索全宗管理

2.档案采集

2.1未归管理

【功能概述】：未归管理主要是管理由0A接收过了的待归档的文件、手工录入待整

理归档的文件记录；档案员可在此对待归档的记录迸行补充著录、修改、整理后对

记录进行分类归档。

【操作工点击【档案采集】-【未归管理】，进入未归管理主页面，点击左边分类

树上各分类名称前面的展开下一级分类，如图：

.1增加

点击左边树节点，选择档案类型，例如会计文件，点击【增加】按钮即可进行

文件的增加.（如图）

当前fSJS东日曾龙_区委办单接文件

保第2录:G5JS®录入M序号强鼎.重回

更名|

收发文时间虢水号

文件,号文帏日期

表任者王硝

fffflI页号

仰glWB|二电子文件

页数分类号

人名钱体芟出

劭体形本文本项

用悻用注

份数主送机关

班机关|文忖思性

祺办意见fiftA

录入日期杀入人

输入完相关信息以后点击【保存记录】按钮,该文件就保存并显示在了文件的列

表中了.（如图）

当前位置未归笞理隹委办一科技文件

增加||修瞿_j叠看|■除|妇档导入0A

运疔」类而孑▼[|查找]二结果中检索。全选当前页。皮选当前页口选择所有

♦选择|，题名|♦流水号/文件日疝

□增加未日文件001

特殊说明：

连续录入：如果勾选了顶部的“连续录入〃选项，在录入第一条记录后点“保存记

录〃按钮那么自动进入下一条记录的录入界面，而无需重新返回列表界面点击“增

加〃按钮。

序号递增：如果勾选了顶部的“序号递增〃选项，必须同时勾选“连续录入〃选项

才能生效。在录入第一记录后点“保存记录〃按钮，自动进入下一条记录的录入界

面时，文件流水号会自动递增一位，而无需手动修改。

主题词：1）直接输入，主题词间用“/〃间隔；2）点击下拉框选择主题词；3）

点击”主题词标引〃按钮：可以获取公文题名中含有的主题词。

备注：事先必须先安装好office2003办公软件和CEB阅读器，才可正确浏览相关

电子原文。

电子文件：在数据增加界面中点击“电子文件〃后面的按钮，进入“查看电子文件

〃界面。（如图）

增加删除下载关闭

在上图中点击“增加〃按钮，进入引入电子文件界面。系统默认翻开5条电子原文

的附件框。（如图，注意：图中的每条附件框只能附加一份电子原文的路径。）

增加：点击右上角的“增加〃钮可以增加一行电子文件的附件框。

删除附件：点击附件框前方的“删除附件〃按钮，可以删除该行附件框。附件框的

行数与实际电子原文件的数量是没有联系的，也就说，就算系统默认翻开了5行附

件框，在实际操作时如果引入少于5个电子原文，系统也会自动判断实际的电子原

文数量，因此在实际操作时无需将附件框设成实际电子原文对应的数量，当然,

实际电子原文数量超过5份时，可以通过右上角的“增加〃按钮来添加附件框。

附加电子原文：

点击“浏览…〃按钮，选择本地要上传的文件。（如图）

在上图中点击“翻开〃按钮，该文件的路径将显示在附件框中。（如下列图）

引入本机文件后，点击“确定〃按钮，那么所选的文件被上传到效劳器端，返回'查

看电子文件〃界面，左侧将显示所上传的文件列表，点击文件名，右侧可对其进行

预览。1如图）

上图中，如果本条公文记录要继续引入更多的文件，那么可再点击“增加"按钮，

重复上面的步骤；如果要删除其中的文件，那么选中该份文件后点击“删除〃按钮;

如果要下载到本机，那么点击"下载"按钮；如果要对文件进行打印，那么点击“打

ET按钮；完成文件引入，点击“关闭〃按钮，返回记录的增加界面。

.2删除

勾选需要删除的记录，点击【删除】按钮，弹出确认删除询问框，点击【确定】即

可删除记录，点击【取消】返回当前页面。（如图）

当前位置:未归管理一区委办—科技文件

增加「金契||查看||明|妇档〔I产无IA

朝类似于二।।二i逋r□在结果中检索。全选当前页0反选当前页口选择所有

.3修改

勾选所要修改的文件，点击【修改】按钮，进入数据修改界面。（如图）

当力住费未归筲&JZ委办JM核文件

俣存记录[返a]

段名jt•加东妇文件■

的发文对何11泡水号

文件X号—1文件日期匚□

，「

n王噩同匚_r王融同你SI

ear，页号I_______।

保莒期用「r▼电子文件选择电邱

页数匚i分类号匚□

人名匚i航体类型匚□

载体形右匚i文本项匚

附件i用注匚□

份数匚i拄映匚□

妙法机关匚i文件腐性匚□

助京见匚i釜发人匚□

录入日明匚—i录入人I________।

修改相关信息，点击【保存记录】，即完成文件修改操作。

.4归档

【功能概述】：把整理好的待归档的记录在此进行分类归档

勾选所要归档的文件（如图），点击【归档】，如图：

翻开的归档界面如下列图:

归档方式=请选择=▼

裆案分类：』请选择二▼

选择归档方式:

归档方式=请选择=

==请选择==4

档案分类［文件归档

选择档案分类:

系统将翻开归档著录信息界面:

归档方式文件归档一二’

档案分类：归档管理.文书档案▼

排序设置下一步返回

在上述界面中：红色字体字段是档号组成局部，可以在档号设置里修改这里的项。

点击“排序设置〃按钮，翻开排序设置对话框，可以设置要归档的条目的排序，这

直接对归档后条目的件号产生作用，点击“确定〃按钮即可使用新的排序设置，排

序界面如下列图：

档案单位：区委犷

档案类型：文书酉案

排序优先级

，管期限

文件流水号

文件时间

文件编号

主题词

密级

责任者

向上

向下

确定取消

填好归档著录信息之后点击“下一步〃按钮，如下列图:

归档方式,文件归档▼

档案分类：归档管理.文书档案▼

［排序设置下一步返回

点击在翻开的页面中点击“归档〃即可完成归档操作。可进入档案采集-归档管理:

对应的单位和分类下查看归档后的数据。

选tr类似千查找|□在结果中检索

，选择＞文件编号，题名，全宗号

增加未归文件001

.5导入OA

【功能概述】

将OA系统生成的标准数据包导入到未归管理中。

【操作步骤】

点击“导入OA"按钮即可，系统会自动读取从OA移交的数据，并将数据导入未归

管理模块，成功导入后会生成导入报告，如下列图：

数据导入结果显示

发生错误数：条

异常消息:

总记录数:0条

成功记录数：0条

失败记录数：0条

ZIP数据包数量：0个

消耗时间：。秒

.6常用控件使用说明

本系统数据主要以单位和档案门类进行分类浏览，分类在左边列出，点击某分类，在右边对应

显示该分类的数据：如下列图：

当!»自置:数鬣管理f凌内含药-全家名春f文的案数据浏览列表

文书旨案增加［修改独松:打印开敢荃定怕£告理/苦迎56ft抵仲:检索查看壹看雯卷

案档号▼等于V«?fc_一示全部I在鳍美中检索。全选当的更。反选当前瓦口诙森所有

it-tt案

r建o

*

省，题名，责任者

ft

me案□

臃海市亭坦软件

案0O1-A2oi-ooi-ocns痔发省将价局关于下i

省

案

省□

001-A201-O01-00Q4痔发省物价局关于遗一步改选药品单狼定价改触通知咪海市泰坦软件

□

001-A201-001-0013痔发关于改革中等取业按本学也和高等陞校美生彩台住亳费标准砥定方式的遇《谏海市泰怛软件

□

001-A201-001-0002于遗一步做好工会劳动俣罗工作的意见课海市桑坦软件

分类树□

□001-A201-001-0011市长在全市是贸工惟会议上的讲话琢海市桑坦软件

□001-A201-001-0010贯彻落金㈤本发改装和令磷价局关于炭大价店生省力度簿低衣安矍售价格的遇《球海市金怛软件

□0O1-A201-001-0009关于在全市职工中大力开口运侪整木明（活诂的意见珠海市桑坦软件

OOJ-A201-001-008关于污水处理厂搭球有关月目的期珠海市奉坦软件

上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以展开下一级分类

上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以隐藏下一级分类

点击下列图中红色框内的的箭头控件，可以展开或隐藏左边的分类树框，以便用户调整数据浏

览列表的宽度。

当前位置：数据管理-卷内？

」卷内音理

-3全宗1名称

文书者案增加||修改|珊片区

科技苕案^警千臼"

m会计者案

基建省案

选择，档号

l声像者案

实物苕案□001-A2.01-001-0015

更片卷案

人员若案□UU1-AZ.U1-UU1-UU14

□001-A2.01-001-0013

□001-A2.01-001-0012

□001-A2.01-001-0011

展开和隐藏分□001-A2.01-001-0010

类树植控件□001-A2.01-001-0009

□001-A2.01-001-0008

□001-A2.01-001-0007

□001-A2.01-001-0006

□001-A2.01-001-0005

符单查找控件市委办公厅f文书卷案

增加修改删除打卬、、开放鉴定销毁管理

□002-A1.2-00...关于举办文体活动的通知

□002|08.1|09...归侨侨眷思想18况反映第..

信理

开放

号

档

千

S号

1

名

题

责

者

任

文

编

号

件关于举办3

文

日

期

件

页

号归侨桥眷居

页

数109

主

题109在整风整主

词~

一

.

当前位置：数据管~条同血…市委办公厅一

7^P

增加修改删除开放|鉴定|J

档号等干查找|每

霹，档号，题名

小干

□002-J大干等于关于举办文体活动的通知

小于等千

002|(8于进一步做好工金劳动保护二

□不等干

002|(8类似千市长在全市经贸工作会议上E

□为空

□002|(8不为空贯彻落实国家发改委和省物I

不类似

□002|(8关于在全市职工中大力开展g

如上图所示，选择查找项和条件项，输入查找值后点击按钮，那么可以检索到对应的数据。点

击按钮，清空查找条件，显示当前分类的全部记录。

内代理-费内甘现-全家名称-文锹5案

-」全家名彝

文杼省案niin।修日11।打即11开川।落国11VI皎管理(3SUS「勉怦拆怜§*(S«|,

档号5等干

会为若安WI看找是楚部I但硒累中s#p加当聪灵。反透当而页口选界所有

里建苕案

声像省案，笞号

实物省案EI

□00J-A201-001-00：5衿发省物价局关于下达做翅解多口*液警旭前趣闻等15价格的通州

照片打案

人员哲案□001-A2.01-001-00：4转发碉物价局关于迸一步改进药品隼独定侦政策的通知

□001-A2.01-001-00：3转发关于改革中等职业技术竽校和高等戏衩学生布舍住宿费标准卷:定方式的通知

!□001-*201-001-00:0贯彻落实田东发改委和省物价局关于加大馀格13g力度陶S宏麦骞售价格的通知

□001-A201-001-00)6关于开展创建田家环境友好企业活部途Jil知

□001-A2.01-001-a»3关于表彰1佻6年度金市拄战啦优秀成果砥进信思员的)1知

如果想在当前的检索结果中做进一步缩小范围的检索，那么勾选上图中的“在结果中检索"框,

在查找控件里输入第二次检索的条件，那么检索出的记录就会同时满足第一次和第二次的检索

条件。

本系统提供了以下四种选中记录的简便方式：

选中单条或儿条记录：直接点击勾选要操作的记录前面的选择框，如下列图：

全选当前页：要选中本页所有记录进行操作，那么点击"全选当前页"，如下列图

P等千:M[显示全雷］□在结果中检索。全通当前页反逢当前页Ug所皙

X选并

＞档号口名'WuZTI

[01001-A2.01-001-0015转发省物价局关于下达t矍翘解击口服液等37种药品佑时零售价格的遍知珠西市泰坦软件

0001-A2.01-001-0014转发省物价局关于进一步改进药品单独定价政策的追知徐两市泰坦软件

0001-A2.01-001-0013转发关于改36中等职业技术学校和高等院校学生宿含住宿费标准核定方式的通知珠陶市泰旭软件

0001-A2.01-001-0012于进一步做好工金劳动保护工作的怠见侏海市泰坦软件

0001-A2.01-001-0011行长在全市经贸工作会议上的讲语珠海市泰旭软件

0001-A2.01-001-0010贯彻落实国家发改委和省物价局关于m大价格密管力度降低农资零售价格的通知珠海市泰坦软件

□001-A2.01-001-0009关于在全市职工中大力开展经济技术创新活动的意见珠海市泰坦软件

0001-A2.01-001-0008关于污水处理厂招标有关问题的复函珠海市泰坦软件

0001-A2.01-001-0007关于开展争创安全生产和劳动保护珠海市泰坦软件

001-A2.01-001-0006关于开展位度国出环境友好企业活动69通知妹府市泰坦叙件

0001-A2.01-001-0005葭于加强车公有制企业工会追建工作的意见珠海市泰坦软件

0001-A2.01-001-0004装于机动车驾蝮员交遇安全教肓培训费的批复徐由市泰坦软件

0001-A2.01-001-0003关于表彭1998年度全市统战理爸优秀成果和先迸信息员的通知珠而市泰坦软件

旦001-A2.01-001-0002关于报送2002年度环境保护费任考核有关材料的通知侏海市泰坦软件

反选当前页：如果要选中本页的多数记录进行操作，那么先勾选不要操作的记录，然后点击

“反选当前页"，如下列图：

步骤一：选中不要的记录：

步骤二：点击“反选当前页“，结果如下:

档号▼等干V道找显示全部口在结果中检索。全选当前页0反选当嬴＞口度择所有

档号不被选中了责任者

001-A2.01-001-0015诔海市泰坦软件

01-001-0014珠海市泰坦软件

001-A2.01-001-0013转拄关于改革中等职业技术学校和高等院校学生宿色住宿费标准核定方式的通知珠海市泰坦软件

001-A2.01-001-01于才一步做好工会劳动保护工作的意见珠海市泰坦软件

001-A21-0011市长在全市经贸工作会议上的讲话珠海市泰坦软件

01-001-0010费沏茗实国家发改雯和省物价局关于加大价格监管力度降低农资零售价格的通知珠海市泰坦软件

001-A2.01-001-0009关于在全市职工中大力开展经瘠技术创新活动的意见珠海市泰坦软件

曰001-A2.01-001-0008美干污水处理厂把标有美间黝力曳国珠海市泰坦砍什

0001-A2.01-001-0007