档案中档案借阅与归还管理规范

档案中档案借阅与归还管理规范一、总则（一）目的与依据为加强档案中档案（以下简称“档案”）的科学管理，规范档案借阅与归还行为，保障档案的完整、安全与有效利用，防止档案损毁、丢失和泄密，根据国家有关档案管理的法律法规及本单位档案管理相关规定，结合实际工作情况，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本单位及所属各部门所有档案的借阅、归还及相关管理活动。凡因工作需要借阅本单位档案的内部人员及经批准的外部单位人员，均须遵守本规范。（三）基本原则档案借阅与归还管理遵循以下原则：1.统一管理、严格审批：档案借阅实行统一登记、分级审批制度，确保借阅行为可控、可追溯。2.为用而借、用毕即还：借阅档案须有明确的工作目的，借阅后应及时归还，以保证档案的周转利用。3.保护档案、确保安全：借阅者对所借档案负有保管责任，严禁任何形式的涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容及污损、毁坏档案载体的行为。二、借阅管理（一）借阅权限与范围1.档案借阅权限根据档案的密级、重要程度以及借阅人的工作性质、职级和借阅目的综合确定。2.普通档案（非涉密、非核心业务档案）：一般工作人员因工作需要可按规定程序借阅。3.重要档案（涉及核心业务、重要决策或具有较高历史价值的档案）：须经部门负责人或档案管理部门负责人批准。4.涉密档案：严格按照国家及本单位保密规定执行借阅审批程序，仅限特定人员在指定范围内借阅。5.外单位人员借阅档案，须持单位有效介绍信及本人身份证明，经本单位相关业务主管领导及档案管理部门负责人共同批准。（二）借阅程序1.申请：借阅人须填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号（如有）、份数、借阅目的、预计归还日期等信息，并签字确认。2.审批：《档案借阅申请表》须经相应层级负责人审批。审批人应对借阅的必要性、借阅范围及借阅人的资格进行审核。3.办理：借阅人持审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理员核对无误后，调取相应档案，与借阅人共同核对档案的完整性、准确性，确认无误后，由借阅人在《档案借阅登记簿》上签字，档案管理员登记后将档案交予借阅人。4.特殊情况：因紧急公务确需借阅档案而无法当场履行完整审批手续的，须经相关领导口头批准，由借阅人出具借条（注明事由、档案信息、预计补办手续时间），事后须在一个工作日内补办完审批及借阅登记手续。（三）借阅期限与续借1.借阅期限：普通档案借阅期限一般不超过规定工作日；重要档案借阅期限一般不超过更短工作日；涉密档案借阅期限严格控制，具体按保密规定执行。2.续借：确因工作需要延长借阅期限的，借阅人应在借阅期满前一个工作日内向档案管理部门提出续借申请，说明续借理由和新的归还日期，经原审批人批准后，办理续借手续。续借仅限一次，续借期限一般不超过原借阅期限的一半。3.逾期：未办理续借手续或续借未获批准而逾期不还者，档案管理部门有权催收，并记录逾期情况。（四）借阅要求1.借阅档案仅限用于申请表中注明的目的，不得擅自改变用途。2.借阅人应妥善保管所借档案，防止档案受潮、霉变、虫蛀、鼠咬、高温、暴晒及其他物理化学损坏。3.档案一般不得带出单位指定的办公区域。确因工作需要带出的，须经单位分管档案工作的领导批准，并采取严格的安全保密措施。4.严禁私自复制、扫描、拍摄、摘录、抄录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件按同等密级管理。5.借阅的档案不得转借他人。三、归还管理（一）归还检查1.借阅人应按期将档案归还至档案管理部门。档案管理员须当面核对所还档案的数量、编号、载体完整性及档案内容有无涂改、勾画、污损、缺页等情况。2.如发现档案有任何形式的损坏或内容变动，档案管理员应立即向档案管理部门负责人报告，并记录损坏情况，由借阅人说明原因，根据情节轻重按相关规定处理。（二）归还登记1.经检查确认档案完好无损后，档案管理员在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并由借阅人签字确认。2.如涉及档案复制件，应一并收回并登记处理。3.档案管理员将归还的档案及时整理、核对后入库存放，确保档案回归原位。（三）逾期未还处理1.档案管理部门对逾期未还档案的情况应及时进行催还，可通过电话、邮件或书面等方式通知借阅人及其所在部门。2.对于多次催还仍不归还或无故拖延的，档案管理部门有权上报单位领导，并视情况暂停其后续借阅权限。四、特殊情况处理（一）档案复制与摘录1.确因工作需要复制、摘录档案内容的，须在《档案借阅申请表》中注明，并经相应审批人批准。2.复制、摘录工作原则上由档案管理员在指定地点、使用指定设备进行。复制件须加盖档案管理部门证明章，并注明复制日期、用途及原件保管单位。3.复制、摘录的内容须与原件一致，不得断章取义或擅自修改。涉密档案的复制、摘录按保密规定执行。（二）档案损坏与丢失1.损坏：借阅人如不慎造成档案轻微污损，应立即向档案管理员报告，由档案管理部门评估损坏程度并采取补救措施。如造成档案严重损坏或内容失实，应立即上报单位领导，按相关规定追究责任。2.丢失：一旦发现档案丢失，借阅人必须立即向档案管理部门及本部门负责人报告，并积极查找。档案管理部门应立即上报单位领导，并启动应急预案，采取包括但不限于内部通报、必要时向相关部门报案等措施。丢失档案的责任追究，依照国家法律法规及本单位相关规定严肃处理。（三）档案利用中发现问题的处理借阅人在利用档案过程中，如发现档案存在缺页、错号、标注不清或与实际情况不符等问题，应及时向档案管理员反馈，以便档案管理部门进行核查与整理。五、监督与责任（一）监督检查档案管理部门负责对本规范的执行情况进行日常监督与检查，定期对档案借阅、归还情况进行统计分析，发现问题及时纠正。（二）责任追究1.对于严格遵守本规范，妥善保管和利用档案并做出突出贡献的，可酌情给予表扬。2.对于违反本规范，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自扩大借阅范围、逾期不还等行为的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至按规定给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、档案利用服务与延伸档案管理部门应在严格执行借阅归还制度的前提下，积极为单位各项工作提供档案利用服务。可根据实际需求，探索提供档案咨询、专题汇编、信息检索等延伸服务，提升档案利用效率和价值。对于利用频率高、参考价值大的非涉密档案，可在符合规定的前提下，进行数字化加工，提供线上查阅服务，减少实体档案的借