文件管理制度

文件管理制度

1.目的

为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件主

要采用0A协同办公平台，此外采用网站、QQ、微信平台、电子邮箱

等电子文件的形式进行传递和管理，使文件能及时传递到使用场所,

确保文件的及时性、有效性，防止失效或作废文件的使用。

2.适用范围

适用于公司、分（子）公司、项目部文件管理过程。

3.职责

3.1总经理负责批准企业管理手册。

3.2公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审

核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

3.3综合办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对

集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

3.4质量监控中心负责组织企业管理手册的编写，组织文件接

口讨论，定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件

的适用性。

3.5公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责

本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目

标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、

存档，并组织实施与管理。

3.6各职能部门识另U出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽

量在网络中查找。质量监控中心、工程监控中心、技术中心每年发布

一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他

要求清单。

3.7公司职能部门、分（子）公司、项目部设专兼职文件管理员

对文件进行接收、发放、分类整理等管理;

3.8分（子）公司综合办公室负责收集各项目部电子邮箱地址,

并及时将文件进行对口传递。

3.9项目部对接收到的公司、分（子）公司、建设单位、监理单

位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交

底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达文件内容。

4.工作程序

编制T审核T审批T发放T接收T学习T执行T修订T换版一

作废

4.1文件编制、审核和审批

4.1.1质量监控中心组织编制企业管理手册，总经理审批。

4.1.2公司职能部门编制本系统的管理手册，分管领导审核，总

经理批准发布。

4.1.3公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作

业指导书等管理性文件，由部门负责人审核，经相关部门会签，公司

分管领导审批。

4.1.4分（子）公司编制的管理规定、制度等文件，分（子）公

司总经理审批。

4.1.5项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文

件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审

批要求进行管理。

4.1.6对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照

各系统管理手册中要求进行审批。

4.2文件的接收和发放

4.2.1公司各部门、分（子）公司、项目部均应配置至少一台电

脑，并与互联网连接，可登陆协同办公平台进行网络办公管理。

4.2.2分（子）公司、项目部均明确一名文件管理员，每天必须

查看协同办公平台，在5日内完成文件的传递工作。

4.2.3各职能部门规章制度方面的文件在网络办公系统进行审批

和发放。

4.2.4日常通知类文件可在网站上或内网集团门户公布。

4.2.5各单位收到电子文件后，要及时转成内部收文并转发，方

便发文单位确认文件收悉情况。

4.2.6企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文

件，以邮件形式及网络办公系统进行发放，或在协同办公平台集团门

户里发放在相应栏目里只有公司人员方可登陆查看。

4.2.7分（子）公司综合办公室接到文件后，文件管理员转收发

文并交分管领导审阅，按照发放范围进行发放管理，处理完毕后可打

印系统生成的《文件处理单》留档保存。

4.2.8分（子）公司接到电子文件后，及时向项目部转发。对没

有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件

进行发放。

4.2.9企业管理手册分为受控和非受控，提供给认证中心和公司

内部使用要对其修订状态进行管理，提供给建设单位或社会有关部门

的文件为非受控版本。

4.2.10凡对体系运行具有关键作用的岗位，都应得到或学习适

用文件。

4.2.11接收到文件的部门、分（子）公司、项目部利用每周会

议学习文件有关内家，并做好会议记录。

4.2.12在网络办公系统进行文件接收时按照公文管理流程进行

控制管理。

4.3文件的评审

4.3.1在管理评审输入资料中，各职能部门对主管的文件提出评

审意见。

4.3.2质量监控中心每年对管理性文件组织评审，需修订或更新

4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接

随送，立即处理，不得积压拖延时间。做到登记清楚，不丢失，不拆

封，收件人必须有签字。对带有编号的外来件，收发登记后再予分发。

4.8.3凡以企业名义发出的文件，要按文稿格式拟稿。经分管领

导审查同意签字后，由办公室主任核稿登记打印，核准无误后方准发

出。

4.8.4文件起草部门、分（子）公司、项目部均要留存各种文件

审批底稿，并报办公室留存盖章后正式文稿一份。

4.8.5除存档的纸张文件外，均应使用已单面使用过的废弃纸张，

包括呈送公司相关领导的纸质文件。

4.8.6公司、分（子）公司、项目部对接收到的建设单位、监理

单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理,

并及时向相关部门传递信息。

4.8.7所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、

请假人及缺席情况，要写明会议主要内容及会议安排事项。

4.8.8所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编

制日期的内容。

4.9影像文件管理见《影像档案管理及考核办法》。

5.记录

5.1文件处理单

6.流程图

6.1发文流程图

6.2文件收发流程图

文件处理单

来文单位来文字号

文件标题

文件类别

收文编号收文日期

密级紧急程度

处理策略处理意见责任人办理时间

办公室处理

领导阅示

传阅

附件一

醐联司文件

晋四建X字[20XX]XX号

关于XXXX的XX

XXXXXXX：

XXXXX（主送单位与正文都用三号仿宋）XXXX

XXXXXo

附件：1、XXXXXXXXXXXX

2、XXXXXXXXXXXX

集团有限公司

XX年义X月义X日

（日期用阿拉伯数字将年、月、日标全）

抄送：XXXX.XXXX.XXXX

红头文件页面设置（页边距：上下2.6厘米，左右2.8厘米），

文件头上面空三行，三号字单倍行距，文件头用60号红字，字体

是华文中宋，字符缩70%,间距紧缩3磅。文件头下面空一行写发

文字号，发文字号下面空二行划红线，红线下空一行写文件标题（小

二宋体加粗）。

附件二

集团有限公司

CHINASHANXISIJIANGROUPCO”LTD.

晋四建函[20XX]X号