日常用品管理制度 (一)

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GS-XZ-I-007

日常用品管理制度

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版次说明编制人审核人批准人批准日期

编制部门行政部发布日期实施日期

本文件知识产权归属公司交易平台所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或

个人提供，任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让文件的行为均属于侵权。

本文件由编写部门负责解释。

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制定目的

为了加强公司日常用品的管理，掌握日常用品的构成、保管与使用情

况，保证公司资产的合理利用以及公司财产不受损失，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司大宗商品交易有限公司、其下属公司及分支机构

（以下简称为“公司交易平台”b

实施日期

此制度自颁布之日起实施。

规范事项

1定义

1.1办公用品的定义

本制度所指的办公用品，是指消耗性的办公文具、办公耗材、劳保用

品，及非消耗性的单位价值小于200元（但并不限于此区间，可视具体

情况处理）且使用期限不到1年的办公用品用具。

1.2低值易耗品的定义

本制度所指低值易耗品，是指单位价值大于200元小于2000元（但

并不限于此区间，可视具体情况处理\使用期限超过1年、不能作为固

定资产的非消耗性办公用品用具。

1.3固定资产的定义

本制度所指固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理

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而持有的,单位价值在2000元以上（含2000元）且使用年限超过一年

的房屋、建筑物、车辆、机器设备、运输工具以及其他与生产、经营有关

的设备、器具、工具等有形资产。

2岗位分工与责任

2.1主管部门的责任

2.1.1行政部作为日常用品的主管部门，随时掌握日常用品的使用状况，

监督配合使用部门做好资产的维护，确保资产完好，提高资产利用率，并

定期对资产进行清点，保证帐、实相符。

2.1.2负责日常用品的管理，做好分类及编号，建立并维护各类日常用品

的管理台账，为低值易耗品、固定资产制作标签，负责发起验收、处置、

报销等审批流程。

2.1.3负责对违反本管理制度的行为，追查责任c

2.1.4配合财务部定期对低值易耗品、固定资产进行盘点。

2.1.5负责每季度向各部门下发资产清单，核对资产实际情况，及时掌握

资产状态。

2.1.6行政部采购人员和固定资产管理人员不能为同一人。

2.2使用部门及使用人责任

2.2.1使用部门及使用人除正常使用资产外，还具有维护资产的责任。若

在资产使用的过程中发生问题，须及时告知行政部。

2.2.2负责发起资产借用、调拨审批流程，未经批准，不得擅自调拨、报

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废，更不能自行外借利变卖。

2.2.3使用部门对本部门资产使用的责任明确到使用人，对于公共使用的

资产，责任人是部门负责人。

2.2.4调出、离职人员须先办理资产交接手续，方可办理人事调动手续。

2.2.5资产发生故障、损坏等情况时，须及时告知行政部。

2.2.6由于保管或使用不当等人为原因造成资产丢失或损坏的，资产责任

人承担责任。

2.3财务部责任

2.3.1财务部负责固定资产的会计核算，更新财务账中的固定资产卡片，

计提固定资产折旧，记录资产增减变动情况，登记《财务部固定资产管理

台账》，每季度第一个月与行政部《固定资产管理台账》核对上一季度台

账的准确性与一致性C

2.3.2每年2月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他相关部门制定

《盘点计划》，共同对固定资产进行全面盘点，并出具《固定资产盘点报

告》。

2.4审计部责任

2.4.1审计部对上述姿产管理制度的执行情况至少每半年检查一次，平时

不定期的进行随时检查。

2.4.2对制度中的盘点情况、采购入库、资产保管、财务核算、台账登记、

领用控制及报废处置等流程执行的有效性和真实性进行检查。

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3日常用品的请购、临时请购和采购

3.1日常用品的请购程序按照公司《日常用品采购制度》执行。

3.2各部门上报的年度和月度请购计划的范围正常应控制在《公司日常用

品明细》内（见附件1b

3.3紧急请购的日常用品应按照公司《日常用品采购制度》执行。

3.4行政部负责人应对日常用品的所有请购进行审核，审核增添的适用性

以及必要性。如公司内部可以调拨的，由行政部协调调拨部门对已有库存

资产进行调拨。

3.5日常用品采购参照公司《日常用品采购制度》和《招标管理制度》执

行。采购人员需参考日常用品年度采购标准进行采购，如请购需求无法满

足、需要调整采购计划时，需经执行总裁同意后，方可执行采购。

4日常用品的验收、入库和出库

4.1验收

接收到低值易耗品、固定资产后，由行政部资产管理人及时组织使用

人、使用部门负责人、行政部经理共同进行验收，涉及专业技术的还应由

相关专业技术部门人员参与验收。验收应核对其数量、品质、规格型号等

是否与《月日常用品请购计划》、《新员工日常用品请购单》、《紧急采购申

请单》或合同信息相符，同时关注固定资产品种、规格、技术要求等详细

信息，以确保其有效识别与盘点，并由行政部资产管理人填报《公司低值

易耗品验收表》（见附件2）或《公司固定资产验收表》（见附件3）,参与

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验收人员需签字确认c大型固定资产项目的竣工验收程序按照公司《验收

管理制度》执行。

4.2入库

4.2.1采购的办公用品及验收合格的低值易耗品、固定资产应在1个工作

日内办理入库，按照实际数量和价格填写《入库单》，由行政采购人员、

库管员共同签字确认后，报行政部经理签字。

4.2.2行政部资产管理人员根据《入库单》和相应的验收表中的信息及时

更新《办公用品管理台账》（见附件41《低值易耗品管理台账》（见附件

5）和《固定资产管理台账》（见附件6卜同时按照《公司低值易耗品编

码规则》（见附件7）及《公司固定资产编码规则》（见附件8）对新增的

低值易耗品或固定资产分配连续的、唯一的编码，将编号一并登入相应的

管理台账C

4.2.3行政部资产管理人员需为低值易耗品、固定资产制作标签，并在实

物上粘贴标签。

4.3出库

4.3.1新员工入职后，由所在部门向行政部提交以下材料后，方可领取必

备日常用品：

（1）人力资源部出具的《新员工录用审批表》复印件；

（2）员工联络单；

（3）《新员工日常用品请购单》。

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其中领用的办公用品明细参考《新员工办公用品领用明细》（见附件9）o

4.3.2各部门在收到行政部发出的领用通知后，按通知的具体要求领取请

购的日常用品。

4.3.3行政部应按照各部门实际请购数量发放日常用品，并填写《出库单》,

务必填写清楚名称、数量、单价、总价、领用人、领用部门等信息，由库

管员、领用人共同签字确认后，方可领用。出库单需由行政部经理进行签

字确认。

4.3.4库管员应根据《出库单》更新相应的管理台账。

4.3.5资产管理人员每季度第一个月将上季度的《低值易耗品管理台账》

和《固定资产管理台账》报送财务部进行核对，保证账实相符。

5以其他方式获得的固定资产

5.1以应收债权或非货币性交易换入的固定资产，必须报经公司相关部门

的批准。按照公司批准的金额，作为应收债权或非货币性交易换入固定资

产的公允价值以及协议的金额。以应收债权或非货币交易换入的固定资

产，必须和对方签订相关协议。应收债权换入的固定资产还应出具应收债

权具体事项的报告。未经公司相关部门批准一律不允许擅自处理。

5.2接受捐赠的固定费产，对方提供相关凭据的，按凭据上标明的金额加

上应支付的相关税费作为入账价值；对方没有提供相关凭据的，按同类或

类似固定资产的市场价格估价，报经批准后入账。

6日常用品的使用、维护和外借

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6.1使用人负责资产的日常维护与保养，使用人应落实具体的安全防护措

施，对资产状况进行检查、维护、确保完好和使用安全，及时消除资产风

险隐患O

6.2资产使用部门负责人对本部门所使用的资产负主要管理责任，行政部

资产管理人对此负责监管。

6.3如资产使用人在使用部门内部发生变更，须及时上报行政部，并在季

度资产清单中做出标明。资产管理人应及时更新相应的管理台账。

6.4如因使用人调任、离职、继任等原因，导致使用人暂缺的，由使用部

门负责人充任资产使用人，并需及时通知行政部，资产管理人应及时更新

相应的管理台账。在季度盘点时，如还未分配使用人的，行政部应对该资

产进行回收入库。

6.5行政部固定资产管理人应根据固定资产的性质确定固定资产投保的范

围以及相关政策。

6.6各部门之间临时借用低值易耗品、固定资产的，由各部门自行管理，

借出期间资产的管理责任仍为借出部门。

6.7员工因公需要短期外借固定资产时，应发起借用固定资产流程并填制

《借用固定资产登记表》（见附件10）,由借用人所在部门的负责人和借

出部门的负责人签字确认后，将《借用固定资产登记表》提交至行政部固

定资产管理人员，其根据实际情况选择填写固定资产的相关信息，报送至

行政部经理签字后，方可借出。固定资产管理人员对《借用固定资产登记

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表》进行留存，并填制《借出固定资产登记汇总表》（见附件11b借用

人归还所借固定资产时，需到行政部索要《借用固定资产登记表》进行归

还登记，固定资产管理人员更新汇总表。借用人须按照要求履行登记和归

还手续。

7调拨

7.1对于各部门之间调拨的低值易耗品、固定资产，由调入部门填制《公

司资产调拨申请表》（见附件12）,经行政部审批，方可办理。

7.2对于调拨后的低值易耗品、固定资产，行政部应及时更换相应标签，

并更新相应的管理台账。财务部应及时更新相应的固定资产卡片，并更新

相应的管理台账。

8离职员工日常用品收回

8.1员工入职15天以内，办理离职的人员请将已领用日常用品原数返还

到行政部，如未归还员工需按入库价格等价赔偿。

8.2员工入职15天以上，办理离职的人员请把可回收办公用品及低值易

耗品归还行政部，包括但不限于:笔筒、订书器、计算器、转笔刀、垃圾

桶、插排三米（如有卜如未归还同样需按入库价格等价赔偿。对于其他

未要求返还的办公用品，可留作部门内部使用，如签字笔、订书钉等，但

不可带出公司据为私有，由部门负责人监督。固定资产到行政部办理回收

入库，或由部门负责人暂时充任资产使用人，留待部门内重新分配使用人。

8.3员工离职时应按本制度规定处置已领用的日常用品，行政部需将实际

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归还情况在《离职会签表》体现。如有赔偿,请人力资源部发放工资时进

行扣减。

9报修与报废

9.1报修

9.1.1低值易耗品、固定资产如发生问题或故障，使用部门需及时向行政

部报备，并填写《资产报修登记表》(见附件13b行政部负责联络故障

资产品牌的售后服务或供货单位进行维修。

9.1.2维修结束后，行政部经办人在《资产报修登记表》上登记维修完工

时间、维修费用、故障原因、维修结果等信息，由报修人、经办人共同签

字确认。

9.1.3如不能修复，行政部经办人需在《资产报修登记表》上登记维修结

果，由报修人、经办人共同签字确认C

9.2报废条件

资产报废必须具备以下条件之一：

(1)资产已达到使用期限，并经确定已失去使用效能或因技术发展已列

入同类产品淘汰产品范围；

(2)由于不可抗力致损而无法修复。

9.3低值易耗品的报废程序

行政部对符合报废条件的低值易耗品，组织进行技术鉴定和功能鉴定,

查明其能否修复。确认不能修复的，由行政部资产管理人在《低值易耗品

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管理台账》中将该项低值易耗品登记报废，并通知财务部更新相应管理台

账。

9.4固定资产的报废程序

9.4.1行政部对符合报废条件的固定资产，组织进行技术鉴定和功能鉴定,

查明是否能够修复或改装使用，将报废或修复意见填写在《公司固定资产

处置申请表》（见附表14b

9.4.2对未达到正常使用年限的提前报废或由于非常事故造成的报废，行

政部组织相关技术部门查明原因、分清责任后在《公司固定资产处置申请

表》上签署是否报废意见。

9.4.3财务部根据资产折旧情况在《公司固定资产处置申请表》上签署是

否报废意见。

9.4.4执行总裁在《公司固定资产处置申请表》上签署是否报废意见后，

方可进行固定资产报废处理。

9.5资产报废处理

9.5.1行政部按照《公司固定资产处置申请表》再次核实已批准报废的固

定资产信息，确认无误的，在《固定资产管理台账》中注销报废资产。

9.5.2财务部负责固定资产的会计对已报废的资产进行财务处理，注销报

废资产帐面价值，及其他账务处理。同时编制资产报废明细表，以便年末

盘存和税务检查。

9.6及时对报废资产进行处理行政部负责联系三家专业收购商进行比价，

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并组织相关部门共同参与，对报废资产进行变卖，变价出售所得作为其他

收入。

9.7任何部门和个人都不得私自处理报废资产。

10固定资产出售或转出

10.1对拟出售或投资转出的固定资产，应由相关部门提出处置申请，经

行政部部门经理审核同意后，报总裁审批后予以出售或转让。

10.2发生固定资产处置时，行政部固定资产管理人以及财务部固定资产

会计应及时更新固定资产管理台账、固定资产财务账。固定资产的处置应

选择合理的方式，如有必要，应委托具有资质的中介机构进行资产评估。

10.3固定资产转移和处置涉及产权变更的，应由行政部固定资产管理人

及时办理产权变更手续。

11固定资产抵押或担保

由于某种原因需要将公司的固定资产用于抵押或担保时，应由行政部

固定资产管理人报行政部部门经理审核后报总裁批准，并进行登记管理,

同时将抵押和担保的具体内容通知财务部固定资产会计，并将抵押或担保

合同原件交由财务部固定资产会计保管。

12资产盘点

12.1行政部、财务部及审计部每年定期对固定资产进行全面清查，确保

资产实物、行政部的固定资产台账和财务部的固定资产台账账实相符。

12.2年度固定资产全面盘点时应由公司财务部牵头组织，协同行政部、

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审计部和其他各相关