日常用品管理制度

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企\llz标块

1GS-XZ-I-007

平常用品管理制度

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版次阐明编制人审核人同意人同意日期

编制部门行政部公布日期实行日期

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制定目

为了加强企业平常用品管理，掌握平常用品构成、保管与使用状况，

保证企业资产合理运用以及企业财产不受损失，特制定本制度。

合用范围

本制度合用于企业大宗商品交易有限企业、其下属企业及分支机构

（如下简称为“企业交易平台

实行日期

此制度自颁布之日起实行。

规范事项

1定义

1.1办公用品定义

本制度所指办公用品，是指消耗性办公文具、办公耗材、劳保用

品，及非消耗性单位价值不不小于200元（但并不限于此区间，可视详细

状况处理）且有效期限不到1年办公用品用品。

1.2低值易耗品定义

本制度所指低值易耗品，是指单位价值不小于200元不不小于元（但

并不限于此区间，可视详细状况处理）、有效期限超过1年、不能作为固

定资产非消耗性办公用品用品。

1.3固定资产定义

本制度所指固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理

而持有，单位价值在元以上（含元）且使用年限超过一年房屋、建筑物、

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车辆、机器设备、运送工具以及其他与生产、经营有关设备、器具、工具

等有形资产。

2岗位分工与责任

2.1主管部门责任

2.1.1行政部作为平常用品主管部门，随时掌握平常用品使用状况，监督

配合使用部门做好资产维护，保证资产完好，提高资产运用率，并定期对

资产进行清点，保证帐、实相符。

2.1.2负责平常用品管理，做好分类及编号，建立并维护各类平常用品管

理台账，为低值易耗品、固定资产制作标签，负责发起验收、处置、报销

等审批流程。

2.1.3负责对违反本管理制度行为，追查责任。

2.1.4配合财务部定期对低值易耗品、固定资产进行盘点。

2.1.5负责每季度向各部门下发资产清单，查对资产实际状况，及时掌握

资产状态。

2.1.6行政部采购人员和固定资产管理人员不能为同一人。

2.2使用部门及使用人责任

2.2.1使用部门及使用人除正常使用资产外，还具有维护资产责任c若在

资产使用过程中发生问题，须及时告知行政部。

2.2.2负责发起资产借用、调拨审批流程，天经同意，不得私自调拨、报

废，更不能自行外借知变卖。

2.2.3使用部门对本部门资产使用责任明确到使用人，对于公共使用资产，

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负责人是部门负责人c

2.2.4调出、离职人员须先办理资产交接手续，方可办理人事调动手续。

2.2.5资产发生故障、损坏等状况时，须及时告知行政部。

2.2.6由于保管或使用不妥等人为原因导致资产丢失或损坏，资产负责人

承担责任。

2.3财务部责任

2.3.1财务部负责固定资产会计核算，更新财务账中固定资产卡片，计提

固定资产折旧，记录资产增减变动状况，登记《财务部固定资产管理台账》,

每季度第一种月与行政部《固定资产管理台账》查对上一季度台账精确性

与一致性。

2.3.2每年2月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他有关部门制定

《盘点计划》，共同对固定资产进行全面盘点，并出具《固定资产盘点汇

报》。

2.4审计部责任

2.4.1审计部对上述资产管理制度执行状况至少每六个月检查一次，平时

不定期进行随时检查C

2.4.2对制度中盘点状况、采购入库、资产保管、财务核算、台账登记、

领用控制及报废处置等流程执行有效性和真实性进行检查。

3平常用品请购、临时请购和采购

3.1平常用品请购程序按照企业《平常用品采购制度》执行。

3.2各部门上报年度和月度请购计划范围正常应控制在《企业平常用品明

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细》内（见附件1）。

3.3紧急请购平常用品应按照企业《平常用品采购制度》执行。

3.4行政部负责人应对平常用品所有请购进行审核，审核增添合用性以及

必要性。如企业内部可以调拨，由行政部协调调拨部门对已经有库存资产

进行调拨。

3.5平常用品采购参照企业《平常用品采购制度》和《招标管理制度》执

行。采购人员需参照平常用品年度采购原则进行采购，如请购需求无法满

足、需要调整采购计划时，需经执行总裁同意后，方可执行采购。

4平常用品验收、入库和出库

4.1验收

接受到低值易耗品、固定资产后，由行政部资产管理人及时组织使用

人、使用部门负责人、行政部经理共同进行验收，波及专业技术还应由有

关专业技术部门人员参与验收。验收应查对其数量、品质、规格型号等与

否与《月平常用品请购计划》、《新员工平常用品请购单》、《紧急采购申请

单》或协议信息相符，同步关注固定资产品种、规格、技术规定等详细信

息，以保证其有效识别与盘点，并由行政部资产管理人填报《企业低值易

耗品验收表》（见附件2）或《企业固定资产验收表》（见附件3）,参与验

收人员需签字确认。大型固定资产项目竣工验收程序按照企业《验收管理

制度》执行。

4.2入库

4.2.1采购办公用品及验收合格低值易耗品、固定资产应在1个工作日内

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办理入库，按照实际数量和价格填写《入库单》，由行政采购人员、库管

员共同签字确认后，报行政部经理签字。

4.2.2行政部资产管理人员根据《入库单》和对应验收表中信息及时更新

《办公用品管理台账》（见附件4）、《低值易耗品管理台账》（见附件5）

和《固定资产管理台账》（见附件6）。同步按照《企业低值易耗品编码规

则》（见附件7）及《企业固定资产编码规则》（见附件8）对新增低值易

耗品或固定资产分派持续、唯一编码，将编号一并登入对应管理台账。

4.2.3行政部资产管理人员需为低值易耗品、固定资产制作标签，并在实

物上粘贴标签。

4.3出库

4.3.1新员工入职后，由所在部门向行政部提交如下材料后，方可领取必

备平常用品：

（1）人力资源部出具《新员工录取审批表》复印件；

（2）员工联络单；

（3）《新员工平常用品请购单》。

其中领用办公用品明细参照《新员工办公用品领用明细》（见附件9）。

4.3.2各部门在收到行政部发出领用告知后，按告知详细规定领取请购平

常用品。

4.3.3行政部应按照各部门实际请购数量发放平常用品，并填写《出库单》,

务必填写清晰名称、数量、单价、总价、领用人、领用部门等信息，由库

管员、领用人共同签字确认后，方可领用。出库单需由行政部经理进行签

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字确认。

4.3.4库管员应根据《出库单》更新对应管理台账。

4.3.5资产管理人员每季度第一种月将上季度《低值易耗品管理台账》和

《固定资产管理台账》报送财务部进行查对，保证账实相符。

5以其他方式获得固定资产

5.1以应收债权或非货币性交易换入固定资产，必须报经企业有关部门同

意。按照企业同意金额，作为应收债权或非货币性交易换入固定资产公允

价值以及协议金额。以应收债权或非货币交易换入固定资产，必须和对方

签订有关协议。应收债权换入固定资产还应出具应收债权详细事项汇报。

未经企业有关部门同意一律不容许私自处理。

5.2接受捐赠固定资产，对方提供有关凭据，按凭据上标明金额加上应支

付有关税费作为入账价值；对方没有提供有关凭据，按同类或类似固定资

产市场价格估价，报经同意后入账。

6平常用品使用、维护和外借

6.1使用人负责资产平常维护与保养，使用人应贯彻详细安全防护措施，

对资产状况进行检查、维护、保证完好和使用安全，及时消除资产风险隐

患。

6.2资产使用部门负责人对本部门所使用资产负重要管理责任，行政部资

产管理人对此负责监管。

6.3如资产使用人在使用部门内部发生变更，须及时上报行政部，并在季

度资产清单中做出标明。资产管理人应及时更新对应管理台账。

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6.4如因使用人调任、离职、继任等原因，导致使用人暂缺，由使用部门

负责人充任资产使用人，并需及时告知行政部，资产管理人应及时更新对

应管理台账。在季度盘点时，如尚未分派使用人，行政部应对该资产进行

回收入库。

6.5行政部固定资产管理人应根据固定资产性质确定固定资产投保范围以

及有关政策。

6.6各部门之间临时借用低值易耗品、固定资产，由各部门自行管理，借

出期间资产管理责任仍为借出部门。

6.7员工因公需要短期外借固定资产时，应发起借用固定资产流程并填制

《借用固定资产登记表》（见附件10）,由借用人所在部门负责人和借出

部门负责人签字确认后，将《借用固定资产登记表》提交至行政部固定资

产管理人员，其根据实际状况选择填写固定资产有关信息,报送至行政部

经理签字后，方可借出。固定资产管理人员对《借用固定资产登记表》进

行留存，并填制《借出固定资产登记汇总表》（见附件11）。借用人偿还

所借固定资产时，需到行政部索要《借用固定资产登记表》进行偿还登记,

固定资产管理人员更新汇总表。借用人须按照规定履行登记和偿还手续。

7调拨

7.1对于各部门之间调拨低值易耗品、固定资产，由调入部门填制《企业

资产调拨申请表》（见附件12）,经行政部审批，方可办理。

7.2对于调拨后低值易耗品、固定资产，行政部应及时更换对应标签，并

更新对应管理台账。财务部应及时更新对应固定资产卡片，并更新对应管

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理台账。

8离职工工平常用品收回

8.1员工入职15天以内，办理离职人员请将已领用平常用品原数返还到

行政部，如未偿还员工需按入库价格等价赔偿。

8.2员工入职15天以上，办理离职人员请把可回收办公用品及低值易耗

品偿还行政部，包括但不限于：笔筒、订书器、计算器、转笔刀、垃圾桶、

插排三米（如有）。如未偿还同样需按入库价格等价赔偿。对于其他未规

定返还办公用品，可留作部门内部使用，如签字笔、订书钉等，但不可带

出企业据为私有，由部门负责人监督。固定资产到行政部办理回收入库，

或由部门负责人临时充任资产使用人，留待部门内重新分派使用人。

8.3员工离职时应按本制度规定处置已领用平常用品，行政部需将实际偿

还状况在《离职会签表》体现。如有赔偿，请人力资源部发放工资时进行

扣减。

9报修与报废

9.1报修

9.1.1低值易耗品、固定资产如发生问题或故障，使用部门需及时向行政

部报备，并填写《资产报修登记表》（见附件13）。行政部负责联络故障

资产品牌售后服务或供货单位进行维修。

9.1.2维修结束后，行政部经办人在《资产报修登记表》上登记维修竣工

时间、维修费用、故障原因、维修成果等信息，由报修人、经办人共同签

字确认。

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9.1.3如不能修复，行政部经办人需在《资产报修登记表》上登记维修成

果，由报修人、经办人共同签字确认。

9.2报废条件

资产报废必须具有如下条件之一：

（1）资产已到达有效期限，并经确定已失去使用效能或因技术发展已列

入同类产品淘汰产品范围；

（2）由于不可抗力致损而无法修复。

9.3低值易耗品报废程序

行政部对符合报废条件低值易耗品，组织进行技术鉴定和功能鉴定，

查明其能否修复。确认不能修复，由行政部资产管理人在《低值易耗品管

理台账》中将该项低值易耗品登记报废，并告知财务部更新对应管理台账。

9.4固定资产报废程序

9.4.1行政部对符合报废条件固定资产，组织进行技术鉴定和功能鉴定，

查明与否可以修复或改装使用，将报废或修复意见填写在《企业固定资产

处置申请表》（见附表14）。

9.4.2对未到达正常使用年限提前报废或由于非常事故导致报废，行政部

组织有关技术部门查明原因、分清责任后在《企业固定资产处置申请表》

上签订与否报废意见C

9.4.3财务部根据资产折旧状况在《企业固定资产处置申请表》上签订与

否报废意见。

9.4.4执行总裁在《企业固定资产处置申请表》上签订与否报废意见后，

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方可进行固定资产报废处理。

9.5资产报废处理

9.5.1行政部按照《企业固定资产处置申请表》再次核算已同意报废固定

资产信息，确认无误，在《固定资产管理台账》中注销报废资产。

9.5.2财务部负责固定资产会计对已报废资产进行财务处理，注销报废资

产帐面价值，及其他账务处理。同步编制资产报废明细表，以便年末盘存

和税务检查。

9.6及时对报废资产进行处理，行政部负责联络三家专业收购商进行比价,

并组织有关部门共同参与，对报废资产进行变卖，变价发售所得作为其他

收入。

9.7任何部门和个人都不得私自处理报废资产。

10固定资产发售或转出

10.1对拟发售或投资转出固定资产，应由有关部门提出处置申请，经行

政部部门经理审核同意后，报总裁审批后予以发售或转让。

10.2发生固定资产处置时，行政部固定资产管理人以及财务部固定资产

会计应及时更新固定资产管理台账、固定资产财务账。固定资产处置应选

择合理方式，如有必要，应委托具有资质中介机构进行资产评估。

10.3固定资产转移和处置波及产权变更，应由行政部固定资产管理人及

时办理产权变更手续C

11固定资产抵押或担保

由于某种原因需要将企业固定资产用于抵押或担保时，应由行政部固

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