时间管理与工作管理心得

时间管理与工作管理心得

1，要明白你人生的目的；

2，每天晚上列出隔天「需侵先虞理之事」的清军；

3，要在你的责任舆羲矜督促你之前，早早地起床；

4，rr定一天一到雨他回覆甯§5或者者霜子彝件的畴iw；

5Y充簿每天或者者一周的待辨事项一侪虑理；

6，要符人除^保祝的投资；

7，要完全丢粢禹禹虎虎的心熊；

8，要在每年或者者每季整理你人生中不必要的部分，她慎重消除之；

9，要逮蹄使你注意力髭懈的事物；

10，要常常切言己日寺^就是人生。

DoandDon*t

排好了侵先J瞋序与行勤清罩,有同阜可能曾多兑,就算列了行重力清军遢是辗法好好

管理H寺^，怎麽辨?金十封道黑占，能够列出你的“D。”与“Don't”，我各整

理了五黠。“Do”的第一黠：同阜能够嘉下必彳员虞理的待辨事项。因悬勤肇能

够使印象更深刻，不但可揩重要事物^^化，使^重在躺中形成清晰用逆各，而且

害面的柬西封自己更有幺勺束力。第二、留^街畤^。因^48不上燮化，因

此安排晋十重日寺不要勉弓负自己。此外，要特别小心骨牌效鹰-通常一件事没做完，

彳爰面的事也曾啪啦啪啦的倒下去，因此合理的日寺^管理遢要加上10%的允差，

放大到一遇内来看就是要留一日以弓甯襁日程表中谨度落彳爰的部分，常言十重延^

畤也^不要灰心,畿^努力！第三、言殳定目檄，重量不重畤^。因此冏自己念了

多久不如冏自己念了多少，而典其冏自己念了多少不如冏言己了多少。第四、做事

要事心。员隹然现在有人^求multipletasks，但只有一次做一件事才能最有效率；

要事一在一件事上，首先必乡富咸少外在的干攥，勤熊方面如避^^路上的噪音与

，静魅部分即如改善工作琪境、桌面等，同畤也要增加自己的内在安

定性。除此之外，以清晰的勤檄提高黑注力也是很有效的方法。

反谩来，要做好日寺^管理「不能」做什麽呢？第一、不要叠成拖延的曾惯。要

有效利用deadline»俄量在截止日寺^前十分或者十五分金童前完成。第二、避免房

日寺^集中精神。朦以段落性日寺^安排行程，比如以90分^或者45分

位，穿插中埸休息畤^；汉韩轨J的日寺候，先优能做的地方^始。第三、拒幺色完美

主羲。邱吉南言庭图一句^:完美主羲等於瘾痪。因篇太完美主羲曾降低工作效率，

拖累困醴，造成人除^，遛^^人上瘾，因此要懂得何日寺貌「不」，就著

相信别人的能力，明快地分派任矜出去。第四、不要浪费零碎的日寺。零碎的日寺

^能够用来做非速^性的、械械性、冏答型与辗须用大^的情况。有一次爱因斯

坦去和一位教授^教冏题，教授正好在^^，完曾彳爰又出去吃版，一整天都不

见人影。之彼那位教授向爱因斯坦致歉：「不好意思^你等了一整天。」爱因斯

坦就^:「不，一黠都没有耽，因:M我在等你的日寺候，已^解决了一低I重要的

。□因此集合零碎的^值，就是完整的僵值。以上就是日寺iw管理的做舆

不做。

Don't

。舄下必皴理的待辨事JR0花^畤配E找束西上

。留耀醯0责成拖拖拉拉的像毛病

0定目襟，重量不重畤周0县畤^集中精神

0尊心舆事一0追求完美主莪

0善用暗雌理工具0浪^生活中的零碎畤罔

最接，我想用一首爱诩篇歌音喜来结尾：「把畤^花在工作上，它是成功的簿礁；

把日寺^花在思考上，它是力量的源泉：把^^花在避激上，它是保持触确实秘学夬；

把畤^花在53^上,它是智慧的清泉；把畤^花在萝想上，它曾^你更接近星星；

把畤^花在反省上，它能使你避免更多的金昔^；把畤^花在歉笑上，它是寮活的

交簪柴；把H寺^花在朋友上，它曾引醇你走向幸福；把H寺^花在爱典被爱上，它

^你找到人生的真^。」

大家热有的畴^都一棣，就看你怎麽建用。畤^管理看似困莫隹,其^能够优小虞

做起：首先要有日寺^概念，然彳发列出情况的侵先口慎序，接著用N字原刖与行勤

清军的六《固步，辍来迤行畤管理。多青逗择逾合自己的音十重表,然彳爰用做舆不做的

原即信己住畤^管理的基本^念。希望以上封大家受用，mat!

畤^管理(TimeManagement)

什麽是畤^管理

畤^管理是有效地建用畤，降低燮勤性。

B寺^管理的目的：决定^做些什麽；决定什麽情况不^^做。

一、辗法管理外在的要求？鹰接不暇

主管最大的困援就是，太多来自外界的干援，随H寺得放下手遗的工作去做别

的情况。

搪任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句3舌^£，

主管的工作有很大的一部份需要典别人互勤，外界的干援是主管工作的一部份。

你能够排定某些日寺段做^你的工作空擒，常有人陶畤找你需要言寸多病情况畴，告^

他，你道曾兄忙著呢，不急的言舌完，在你的空擒畤再来^。

畤^管理鬓展得很快，第一代是建立倩忘^；第二代就需要事先的晋十副与举

；第三代曾根明尔封任矜的懂得排列僵先1嗔序。到了第四代，就是分工合作的

授榷管理。

二、做事没有方法？m

完成一件情况，能够有言午多方法，片融建在於你能否找出最快速的方法。不要

毫不考!!的就直接做了，先花黑分金童的日寺^衡量一下，有什麽方法能够更有效率

的完成情况？

三、周圃干摄因素？自控

周BI冢多干援因素，是畤^流逝的致命被手，嘈柒隹磬、、零食、辍&氏、

美容品、温度、安全感、方向感、氛18、性欲、屡力、理瘾、嘟想、健康状，兄，

都是^多的影警因素。

^^管理方法

庭J於含十副，有日n•副、周舒亶h月^季度晋十副、年度^H寺^管理的

重黠是待辨军、日^副、周言十副、月言十副。

待辨罩：JM你每日要做的一些工作事先列出一份清军，排出僵先次序，锥熬

完成畤，以突出工作重黠。要避免遗忘就要避免半途而J1，儒可能做到，今日

事今日罩，乾一起了一起。

待辨罩要紧包含的内容：非日常工作、特殊事项、行重境十副中的工作、昨日

未完成的事项等。

待辨罩的使用意：每天在固定H寺IW制定待辨H（一上班就做）、只制定一

张待辨单、完成一项工作割掉一项、待哪里要悬愿付聚急情〉兄留出口寺^、最^^

的一项，每天笺持。

每年年末作出下一年度工作烧副；每季季末作出下季末工作规副；每月月

末作出下月工作言十副；每周周末作出下周工作考十副

在畤^管理的谩程中，谡需11付意外的不硅定性事件,因^有燮化

快，需卷意外事件留畤^。有三值Ifg防此^事件赞生的方法：第一是悬每件rw

都留有多绘的IS借畴^。第二是努力使自己在不留绘地，又能受干援的情”兄下，

完成覆1十的工作。道她非不可能，事^上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精

硅些。第三是另津借一套鹰燮^^。迫使自己在规定畴^内完成工作，封你自己

能力有了信心，你已仔黜分析谩符做的事了，然彳爰把它凭分解成若韩意境单元，

道是正5s迅速完成它年［的必要步骤。

考^到不硅定性，在不忙的畤候，把通常的必定要做的工作先儒快解;夬。

13槿^^管理方法

1、有^副地使用诗冏。有的情况需要较畤冏，有些情况能够J嗅带迤行。

2、目襟明硅。目檄要具醴、具有可^^性。

3、招要做的情况根撼侵先程度分先彳到恒序。80%的情况只需要20%的努力。

而20%的情况是值得做的，愿常享有便先ft。因止二要善於国分道20%的有慎值的

情况，然接根^^值大小，分配日寺^。

4、符一天徙早到晚要做的情况迤行蕤列。

5、每件事都有具醴的畤^条吉束黠。操纵好通甯行舌的B寺^典聊天的畤。

6、遵循你的生物。你辨事效率最佳的日寺^是什麽B寺候？符便先辨的情况

放在最佳畤^里。

7、做好的情况要比把情况做好更重要。做好的情况，是有效果；把情况做

好彳堇01是有效率。首先考效果'然接才考I®效率。Focusfirstoneffectiveness

(identifyingwhatistherightthingtodo),thenconcentrateonefficiency(doitright).

8、Ig分紧急事矜舆重要事矜。紧急事往往是短期性的，重要事往往是是期

性的。必须阜曾如何^重要的情况燮得很繁急，是高效的^始。

9、每分每秒做最高生羟力的事。符箍列的情况中没有任何意羲的情况删除

掉。

11、巧妙地拖延。假如一件情况，你不想做，能够符道件情况黜分卷很小

的部分，只做其中一工固小的部分就能够了，或者者封其中最要紧的部分最多花费

15分^畤^去做。

12、阜曾言兑“不“。一旦硅定了什么情况是重要的，封那些不重要的情况就愿

富睨‘不”。

13、日寺^的管理最重要的在於能别集中自己的大的整瑰H寺^迤行某些冏gg的

虑理。

畤^管理之重要情况

如何显别重要舆不重要的情况

f

要

马上执行

不

重

要

急

急

紧

不紧

2、上级后昌注的情况悬重要的情况：

4、^与倜人而言^值重大的情况悬重要情况。（重大包含金额与性^

雨方面。）

ggH寺IW管理方法常常被以如下圃式表示：

重要

案急-------------------------不*急

不重要

1、封重要与繁急的情况常然是立即就做

2、而封不重要不繁急的情况不做

3、平畤多做重要但不繁急的情况，（因悬造是第二象限，常常被^^第二

象限工作法）

4、封繁急但不重要的情况^^做。

最新的畤^管理概念--GTD

整理：符stuff放入inbox之彼，就需要定期或者不定期地迤行整理，清空

inbox。符道些sluff按是否能够付^行勤迤行IE分整理，堂寸於不能付^行勤的内

容,能够迤一步分卷参考资料、日彳爰可能需要虑理与垃圾^^，而封可行重力的内

容再考^是否可在雨分金童内完成，假如能够即立即行勤完成它，假如不行封下一

步行勤迤行幺且微。

轨行：现在你能够按照每份清^^始行勤了，在具If行勤中可能曾需要根撼

所虑的璟境，畤^的多少，精力情况与重要性来邃撵清罩与清军上的事I真来行勤

你一定要硅立值I人的慎值践，假如慎值觐不明硅，你就很雅明白什麽封你最

重要，富你^值^不明硅，日寺^分配一定不好。日寺^管理的重黠不在於管理日寺，

而在於如何分配日寺。你永逮没有畴^做每件事，但你永逮有畤^做封你来^最

重要的事。

金律二展殳立明碓的目襟

成功等於目檄，日寺^管理的目的是^你在最短B寺^内^更多你想要^^的

目檄;你必须把今年度4到10彳固目襟嘉出来，找出一偃I核心目襟，加依次排列重

要性，然彼依照你的目襟^定一些言羊细的^^，你的^^就是依照言十划迤行。

金律三:改建你的办法

金律四:遵循20比80定律.

生活中确信曾有一些突彝与迫不及待要解;夬的冏题，假如你赞现自己天天都

在虑理适些情况，那表示你的畤^管理26不理想。成功者花最多日寺^在做最重要

的事，而不是最繁急的情况上，然而通常人都是做繁急但不重要的事。

金律五:安排“不被干援”畤^

金律六:殿格规定完成期限

金律七J故好畤^日^

金律八:懂得日寺^大於金金青

用你的金^去换取别人的成功^^，一定要抓住一切檄曾向项尖人士阜曾。

仔黜逗撵你接斶的封象，因卷道曾gfi省你很多日寺。假^典一催I成功者在一起，

他花了40年畤^成功，你跟10彳固道檬的人交往，你不是就渭缩了400年的

金律九:擘曾列清宣

把自己要做的每一件情况都嘉下来，道檬做首先能^8你随畴都明硅自己手5H

上的任矜。不要^信自己能够用躺子把每件情况都言己住，而常你看到自己晨晨的

list日寺，也曾崖生聚迫感。

金律十:同一类真的情况最好一次把它做完

假如你在做纸上作渠，那段日寺^都做幺氏上作棠;假如你是在思考，用一段日寺

^只作思考;打重言舌的^，最好把甯^累稹到某一日寺^一次把它打完。‘富你重

覆做一件情况畤，你曾熟能生巧，效率一定曾提高。

金律十一:每1分多重每1秒做最与效率的情况

你必须思考一下要做好一份工作,到底哪黑件情况是封你最有效率的，列下

来，分配畤^把它做好。（始冬冬直瞄靶心一^效（司晋升）

一、界定“B寺^管理”的雨大^^

“莘悬”日寺管理培司1|的第一部份，就是^^工A1清晰瞭解^^管理的2

大:

:工作缺乏言十副

大量的畴^浪费来源於工作缺乏^^，比如：没有考庵:工作的可加行性，结

果使她行的工作以串列的形式暹行；，至有考虑工作的彳爰^性，g吉果工作做了一

半，就亵现有外部因素限制只能揣置；没有考J1封工作方法的逗撵，结果房期用

低效率高耗畤的方法工作。

^^二：不曾遹日盘兑“不”

二、掌握“畤IW管理”的四大法^

“成功地界定冏题就已^解决了冏题的一半”，但假如没有切^可行的解”夬

方案,逆境遐是不曾改燮。“辇封於日寺^管理有4大法^。

“莘悬”的日寺管理培^指出，目檄原刖不^军是有目檄，而且是要^目襟

逵到SMART襟型，SSSMART襟型是指：

具艘性(Specific)。道是指目檄必须是清惭的，可崖生行卷醇向的。比如，

目襟“我要成悬一彳固便秀的‘莘^人’"不是一他具醴的目檄，但目檄“我要推

得今年的莘悬最佳员工奖”就算得上是一彳固具醴的目襟了。

可衡量性(Measurable)。是指目檄必须用指檄量化表逵。比如上面道低1“我

要彳矍得今年的莘^最佳成具工葵”目襟，它就封鹰著^多量化的指檄一一出勤、

渠矜量等。

可行性(Allainable)。道狸可行性有雨屑意思：一是目檄有能力簸屋内；

二是目襟雁者亥有一定雉度。通常人在造黠上往往只注意前者，其^彳灸者也相富重

要。假如目檄^常逵不到，的硅曾人沮丧，但同畴也愿注意：太容易逢到的目

檄曹^人失去激情。

相解性(Relevant)。造狸的“相嗣性”是指舆^^生活相^，而不是曾军

的“白日岁。

及日寺性(Time-based).及日寺性比较容易懂得，是指目襟必知®定完成的日期。

在造一黠上，莘^的^^管理培制1指出，不但要旌定最幺冬目檄的完成畤，逮要

^立多彳固小B寺^段上的“日寺^里程碑”，以便迤行工作迤度的盛控。

法^二：居雕主第二象限的莘卷四象限原刖

根撼重要性与繁迫性，我渭?能够招所有的事件分成4»(即建立一他二维四

象限的指襟飕系)，免表：

^别特征

相^事宜

“重要繁迫”的事

第一象限虑理危檄、完成有期限屋力的工作等。

件

“重要但小聚迫”

第二象限

的事件

“不重要但聚迫”

第三象限不速之客、某些霜u、信件。

的事件

“不重要且不繁

迫”的事件令人上瘾的焦聊小^、收看亳触

第四象限

或者者是“浪费H寺僵值的甯^^目等。

的事件

法^三：程跑畤^第一大盗的莘悬^律原即

粽上所述，通谩研究与剖析莘^的畤^管理，莘卷乐合我fn一催1重要的改示：

畤冏管理是企棠提高宜工整飕素的最有效法^。

黑款上的^^管理工具

Propel'r是一款基於互附脩罔的日寺^管理工具，是一槿“完成事”的方法弟，

撕神：GTD(GettingThingsDone).道款工具不僮能够提高你低I人的工作效率，逮能

够与你的客户与同事一些愤作完成项目。Propeh•能够减少思考安排日寺邸勺日寺，

因悬它已你完成了，你只需去做就能够了。Propel'r提供了一槿通谩愤同工

作而彳於大规模项目建作中解脱出来的辨法。

什麽叫跟踪和寺tick至合我『号的解释是：日寺^的跟跟就是^你不要做太多的

情况，是^你擘曹恰富的畤^做恰富的事。Tick幺合你解;夬的冏题就是通遇分析来

减少麻痹余合你带来的损失；告^你什麽是最重要的情况；在道桂你不需要禊,籍的

表格与辘懂的理^，只有最曾军与你能承受的反^信息。Tick除了便筵等之事

提醒基本功能之绘，弓豌i了在畤由上封R寺^的管理与Ji洌。

Backpack是一值I曾军的^路服矜,Backpack具有日）1与提醒功能，可把你想做

的情况做成一低I清军东台你赞送甯子垂M牛或者通知到你的手械上，畤^能够自三来

定。常然，你也能够把你的任矜卦副彝幺合你的同事或者朋友舆他凭一起共用。

Backpack使用了Ajax介面，^你的办法或者多十副随手而成，很方便。

Scheduler是日能想^^室出品的名泉上畤^管理工具。Scheduler能够落助月户

建立日程彳并迤行跟跟而且能够通遇Email及MSN的方式提醒用户即聘到来的日

程。Schedu由遐提供了完整的吉十副制定、跟跟与回8g的檄制，落助用户制定者十

副36分解房期的目檄符之穗化成日程。

一言殳立明硅的目襟

管理的目的是^你在最短畤^内^^更多你想要^^的目檄。把今年度

的4到1（乂固目襟瘾出来，找出一彳固核心目襟，加依次排列重要性，然彳爰依照你

的目襟含殳定学羊SB的^加依照三十划迤行。

二.孥曾列清军

把自己所要做的每一件情况都嘉下来，列一张^清军，道棣做能^你随畤都

明碓自己手^上的任矜。在列好清军的基够上迤行目檄切割。

1.招年度目檄切割成季度目襟，列出清军，每一季度要做哪一些情况；

2JM季度目襟切割成月目檄”并在每月初重新再列一遍，遇到有突彝事件而

更换日襟的情形日寺及日寺整遇来；

3.每一（固星期天，把下周要完成的每件事列出来：

4.每天晚上把第二天要做的情况列出来。

三.做好“日寺^日IT

你花了多少畤^在什么情况，把它^^地,下来，每天优刷牙^始，洗

澡，早上穿衣花了多少畤，早上搭隼的畴，平上出去拜^客户的^^，把每

天花的畤^一一言己^下来，做了什么事，你曾赞现浪费了什么日寺^。富你找到浪

费畤^的根源，你才有辨法改燮。

四,制言了有效的^®I。

々色大多数葵隹题都是由未泉基熬真思考的行勤引起的。在制言丁有效的言十副中每

花费1小畤，在^施rwi中就可能第省3-4小畤，她曾得到更好的结果。假如你

没有熬真作，那麽祭上你正^划著失败。

五.遵循20:80定律

用你80%的口寺^来做20%最重要的情况。生活中确信曾有一些突彝困援与迫

不及待要解决的冏题，假如你赞现自己天天都在虑理适些情况,那表示你的畤

管理她不理想o一定要瞭解，封你来^，什么情况是最重要的，是最有生崖力的。

成功者往往花最多畤冏在做最重要但不是最聚急的情况，而通常人往往招聚急但

不重要的事放在第一位。因此，必须阜曾如何把重要的情况燮得累急。

六.安排“不被干援”暗^

假如你每天能有一彳固小日寺完全不受任何人干授地思考一些情况，或者是做一

些你熬;M最重要的情况，造一彳固小畴能够抵遇你一天的工作效率,甚至可能比三

天的工作效率遢要好。

七.硅立彳固人的慎值SS

假如僵值觐不明碓，就很黄隹明白什麽封你是最重要的，富你的僵值觐不明硅

畤,就艇法做到合理地分配口寺。口寺^管理的重黠不在管理畤^，而在於如何分

配畤^。你永逮没有日寺^做每件事，但永逋有日寺^做封你来者兑最重要的事。

八.殿格规定完成期限

巴金森(C.NoarthcoleParkinson)在其所著的《巴金森法理J》中嘉下道段点舌“你

有多少畤^完成工作，工作就曾自重力燮成需要那麽多畤。"假如你有一整天的

畤^能够做某项工作，你就曾花一天的^^去做它。而假如你只有一小暗的^^

能够做适项工作，你就曾更迅速有效地在一小日寺内做完它。

九.阜曾充分授榷

列出你目前生活中所有受得能够授榷的情况，把它优嘉下来，找遹富的人来

授槿。

十.同・类直的情况最好一次做完

假如你在做余氏上作渠，那段畤都做纸上作棠；假如你是在思考，用一殁日寺

^只作思考；打甯^的^，最好把霜含舌累稹到某一日寺^一次把它打完。

常你重覆做一件情况日寺，你曾熟能生巧，效率一定曾提高。

管理案例分析

一、畤^管理的要紧方法

只有道檬，那些看起来可能是辗法一一完成的工作才能通谩我个胪斤完成的那

襄件重要工作而得到解决，猥得最大的收益。

2.“坐襟法”在畤^管理中的逋用

假如以“馨一重”卷横坐襟，“gg一急”卷继坐襟，我能够建立一倜畤

管理坐襟醴系（兄BI）旭各项事矜放入道彳固坐檄醴系！大致能够分悬四彳固^别：

重要且聚急、重要不聚急、聚急不重要、不重要不聚急。

▲急

紧急不重要的事务重要且紧急的事务

轻重

不重要不紧急的事务求要不紧急的事务

缓

时间管理坐标体系

我IH通常曾把聚急的情况放在第一位，道不是管理畤^的有效辨法。在最

初，我可能曾重视情况的重要程度，做的是“重要且繁急”的情况，但鹰避免

曾惯於“聚急”状憩，否即，我优曾不由自主地喜歉上“到虑救火”的感受，把

自己常成“救火陵具”，傅而去做那些“繁急不重要”的情况了。

造檄一来，我「方至有日寺^去做那些“重要不聚急”的事，而造些事往往有著

更深逋的影警。招大部分日寺^花在“重要而不累急”的情况上，能够^我『号避免

掉迤“嗜急成瘾”的陷阱中，更能够避免在情况燮得聚急接才疲於鹰付。封於高

校来考兑，“重要不繁急”的事就是教擘。硅定了教阜任矜，就明硅了教擘所

需的人、w、物与包含擘街活勤在内的各槿活勤，高校各彳固管理屑的日寺管理都

!!£圉^道一任矜展^。

二、高校管理者的畤^管理

高校管理者每天都要面封各槿各檄的事矜，千，涉及到方方面面。如

何在繁多的事矜中抓住重黠，以黠带面，彳他而促迤相^工作的^展与完成

管理有著重要的作用。科擘、规靶、有序的日寺^管理不11封高校管理者本人趣卷

重要，封提高整值I高校的工作效率、降低辨擘成本也趣卷重要。但因悬主觐客践

上的原因，我（H都留惯了不符日寺^列入辨擘成本迤行言十算。

（一）高校管理者畤管理的必要性

高校管理者悬什廖要封畤^^行管理,造雎是彳固兄仁兄智的冏题,但由於很

多高校管理者未封畤迤行科阜有效的管理，往往造成疲於奔命卸大事抓不了、

小事抓不到，浪^^^的现象质泛存在，造成高校管理者日寺^浪^的原因是多方

面的，优主践上^，一方面可能是因卷管理者想做的情况太多，但硅因没有科擘

IS分情况的申空重^急，甚至缺乏明硅的目襟，醇致各项工作缺乏侵先JI底序，最接

可能有^^尾；另一方面也可能是因悬不擅於授橇醇致自己不得不花费大量的畴

^於具IS事矜，或者因盒促决策醇致了整他1阜校的畤^与其他资源的浪费。彳谊客

»±^，高校管理者浪费日寺^的原因来自於上级领醇、工作系统与生活工作僚件

等方面。不管是何槿原因，高校管理者的日寺^一旦出现浪费，封整f固部力甚至整

他高校的^害才亟大，酸重的可能曾醇致部力、军位乃至整他高校低效率重覆劳

重力，最幺冬成效不彰。悬了避免浪费畤^的现象重覆出现，必须封高校管理者的畤

行管理。高校管理者永速没有日寺^做每件事，但鹰通遇封口寺^迤行管理，保

瞪他f］永遽有畤^做最重要的事。

（二）高校管理者畤^管理的内容

高校管理者的日寺^管理26非是望拙寺IW造一资源迤行管理，而是封管理者自身

暹行管理，通遇提高管理者的畤^使用效率，减少浪费，优而逵到提高工作效率

的目襟。封管理者自身迤行管理要紧包含四彳固方面的内容。

1.掌握工作的^^

2.曾化工作程式

3.合理安排工作畤^

做好每天、每周、每月与每年的工作言十副，列出每一畤^^位内鹰;亥完

成的工作，排出僵先次序，突出重黠加硅点忍完成畤^，加遍者安排“不被干援”

的畤。高校管理者常常需要整t鬼的畴^去思考一些重要决策或者完成重要的任

够，在迤行道些任矜的遇程中，不能被外界打断，否即I重新迤人深度思考舆完全

工作;1犬惑往往需要更辰的H寺。高校管理者集中畴^不受干援地虑理一些重大事

项而把其他情况都推到一遏，可能曾女合本部『，甚至整彳固擘校带来一些意想不到的

麻烦，但假如能有足别必要的畤，不受任何人任何事干援地思考或者者彳他事封

整偃I部力甚至整（0高校至昌身重要的工作，那麽适些可能的麻烦揩是微不足道的。

4.合理授^任何一位高校管理者都不可能褐自完成本部FX乃至整

彳固高校的所有工作，也不可能褐自封所有的情况做出科擘;夬策，因此符一些情况

指派或者授耀玄合别人，^其他人卦工作谨行分搪，是提高畤^使用效率的有效方

式之一。列出工作中所有能够授18的事项，加授本霍於遹富的人5K夬策与轨行，#

提高整（固阜校的辨阜效率。高校管理者的授榷必?口充分，同口寺必须重视SS督与检

瞬，保瞪被授耀者的行卷符合擘校的整15利益。在授耀谩程中，管理者鹰避免出

现把别人常成自己提高效率多做事的资源或者者障碾、干援者的阳向，否即J可能

曾出现操纵他人的欲望，阳向於^被授榷人按照要求做事，或者者IS“他AT不

要妨碾“我AT做事。彳他而使授耀行篇遹得其反。在授榷中必须要剋服“辨事

拖延”的鄙雪，推行“限H寺辨事制”。辨事拖延是浪寺^的重要原因之一，

^除工作中，工作任矜的完成畤往往都曾超出期。因此，殿格规定每一件

情况的完成期限，加要求被授本瞿者在限定日寺^内辍告虞理结果，授木瞿效果曾更卷

有效。

管理技巧落你统篝畤

你是否有遇道檬的幺空屣：某一天，你雄心勃勃地型倩把手底下的事清理乾

浮，可到SH来郤一事舞成？也^每《固人都曾有谩迄If的，但在某些人身上表

现得格外明^。口寺IW管理能够"助你把每一天、每一遇甚至每彳固月的R寺^迤行有

效的合理安排。iS用道些畤^管理技巧落你统簿畴，封於每值I人来言兑都是非常

重要的。

技巧相封於其他技巧来睨是最曾罩的一槿。比如，所有的日寺^管理建at

都包含在一些表格富中，在表格中你需要把你想要完成的任矜填迤去。螯寸很多人

来貌，道是最曾罩与普通的了。常然，裂表格与填表封一些人来睨是有困黄隹的。

道是一偃I天份冏魅，舆一偃I人的遴辑能力、空^想象力、愈J造力与抽象思雉翡力

辗。日寺^管理需要一定的31|糠，假如你没有举倩好同意寿力IHI糠的^，你招不

能成卷一（固僵秀的畤管理者。

F面我把自己^^出来的十大畤管理方法介貂幺合您。值得注意的是，我没

有耦之悬“最好的方法”。不谩道些方法封我是有落助的，希望封您也能有所落

助。

1、每天清晨把一天要做的事都列出清军假如你不是按照辨事顺序去做情况

的^，那麽你的畤^管理也不曾是有效率的。在每一天的早上或者是前一天晚

上，把一天要做的情况列一倜清军出来。道偃I清置包含公孑务与私事雨^内容，把

它『猿己在纸上、工作簿上、你的PDA或者是其他什麽上面。在一天的工作谩

程中，要^常地迤行查^。聚/固例子，在^^前十分41的畤候，看一眼你的情况

言己^，假如遐有一封甯子垂I；件要彝的^，你完全能够利用道段空隙把适项任移完

成。常你做完言己上面所有事的日寺候，最好要再检查一遍。假如你与我有同檄的

感受，那麽，在完成工作接通谩检查每一他项目，你IS曾到一槿满足感。

2、把接下来要完成的工作也同檄言己在你的清军上在完成了^始晋十副的工

作彳爰，把下来要做的情况言己金条在你的每日清军上面。假如你的清罩上在内容巳^

满了,或者是某项工作能够傅谩天来做，那麽你能够把它算作明天或者彳爰天的工

作言十副。你是否想明白悬什麽有些人告^你他凭打算做一些情况但是没有完成的

原因喝?道是因卷他n没有把道些情况言己^下来。假如我是一彳固管理者，我不曾

三翻五次地告^我的^工我in都需要做什么情况。我彳隹不相信他涓号的言己it力。假

如他彳吃欠带纸与睾，我曾借条合他，^他凭要完成的工作与畤iw期限占己金条下来。

3•封常天没有完成的工作迤行重新安排现在你有了一（固每日的工作^^，

而且也加迤了常天要完成的新的工作任矜。那麽，螯寸一天下来那些;欠完成的工作

项目又聘做虑置呢？你能够逗撵符它w版延至第二天，添加到你明天的工作安排

清军中来。但是，希望你不要成卷一彳固辨事拖拉的人，每天^曾有韩不完的情况，

,每天的任矜清军都曾比前一天有所膨胀。假如的石雀情况重要,没冏题‘w

天做完它。假如:欠有那麽重要，你能够与舆道件事有居昌的人^清晰你没完成的原

因。

4、官己住愿赴的《勺畲使用你的言己事清罩来"你官己住愿赴的条勺曾，道包含典同

事与朋友的幺勺曾。以我的名笑璇看，工作忙碌的人m失玄勺的次数比津H寺赴幺勺的次数

遐多。假如你不能清晰地^得每件事都做了没有，那麽一定要把它^下来,她借

助畤^管理方法保^它的按畴完成。假如你的硅因卷有事而不能赴^，能够提早

打重言舌通知你的幺勺曾封象。

5、制一彳固表格，把本月与下月需要侵先做的情况言己^下来具我所知很多人

都^始制定每一天的工作言十副。那麽有多少人曾把他凭本月与下月需要做的情况

迤行一假I更高水平的篥割呢？除非你彳於事的是一项交易工作，它的畤^表上媳是

近期任不务，你^常是在每偃I月末迤行引黑吉，而月初又^始重新安排簿副。封一（固

月的工作迤行列表规副是日寺^管理中更高水平的方法，再次强I0，你所列入适值I

表格的一定是你必须完成不可的工作。在每偃I月^始的畤候，符上彳固月没有完成

而道（固月必须完成的工作添加人表。

6、把未来某一畤^要完成的工作言己^下来你的官己事清罩不可能落助提醒你

去完成在未来某一畤要完成的工作。比如，你告^你的同事，在雨他月内你符

与他一起去完成某项工作。道日寺你就需要有一彳固辩法言己住道件事，在未来的某

他畤^提醒你。我通常是用一（固重子曰唇，因卷很多重子日厝都有提醒功能。其

^了保^起见，你能够使用多彳固提醒方法，一旦一彳固汉起作用，另一彳固遢曾提

醒你。

7、保持桌面整瀑我彳他不相信一f固把自已工作琪境弄得岗L糟糟人曾是一他侵

秀的畤管理者。同檬的道理，一彳固人的以室或者是辨公室一片狼藉，他也不■#

是一他僵秀的畤^管理者。因卷一彳固好的畤^管理者是不曾花很是畴冏在一堆前L

文件中找出所需的材料的。

8、把做每件事所需要的文件材料放在一彳固固定的地方随著畤的谩去，你

可能曾完成很多工作任孑务，道就要注意保持每件事的有序与完整。我通常曾把舆

某一件事有信舶勺所有柬西放在一起，道檬富我需要畤查找起来非常方便。富我微

底完成.了一项工作畴，我曾把道些束西集13傅移到另一偃!地方^方法9）。

9、清理你用不著的文件材料也言午你曾感到吃鹫，在谩去的十年中，我只有

一彳固装文件的抽展，那事有我造些年所有的工作文件。我畿!是把新用完的工作文

件放在抽展的最前端，常抽展被装满的H寺候，我曾清除在抽展最彼面的文件。换

句辛番兑，我4恩是保持有一彳固抽展的文件，空思量不畲超出道彳固簸IH。有的人曾杷所

有的文件都保留著，道些没完没了的文件材料最彼曾成卷感人冏津的J0纸,很多

文件可能都不曾再被人用到。我在道桂所提到的文件材料不包含你的工作手册

或者是必需的参考资料，而是那些用作稹累的文件。常然,有的日寺候,我也畲去

查找用谩的文件，它/雌然^^了我的清理，但原稿我曾一直保留在^算檄事。

io-定期借份加清理三十算械我封储存在三十算横裹的文件的虑理方法也与上面

所睨的差不多。我猜想，你储存在^算檄凄的95%的文件打印稿可能遐曾在你

的手裹放三彳固月。我定期地借份文件到光然上，焉上删除横器中不再需要的文

件。（完）

五大工作管理流程，GTD快速提升企渠轨行力！

GTD是英文GettingThingsDone的缩嘉，是一槿把情况做完的工作管理方

法。工作管理弓拿调在资者K爆炸，待辨情况多如牛毛的现代，人^如何透谩工

作管理®:If搜集、虑理、整理、、行勤五大工作管理流程，^情况快速完成!

工作管理通用在企渠的工作上，可大大弓拿化企棠的轨行力，现在就^我（H来

看看GTD的五大工作管理流程臭羲：

1.招待哪工作嘉下来，麋整在GTD［收件匣］中，不要用^袋割

用心想情况，不要言己情况。月爵容量有限，用来思考如何虑理情况，而不

是用来言己那些情况尚未完成，一旦符不必要的雅事清理出^袋，人伪就能够更

事注在重要的情况在工作管理上。走在禹路上、坐在聿上或者爵隹^客户公司彳发，

突然想到一f0黑占子，就嘉下来,^月窗袋休息一下,身遏一定要有型倩耆嘉工具，

外出可放在口袋随身播带，以便随日寺取用；等到回到^^前，快速把待辨事^麋

整在GTD工作管理的［辗到期日］中，方便彳怒ft®理。

2.整理GTD［收件匣］:想一想道些工作^如何虞理

整理GTD工作管理［收件匣喷，能够依循下列法郎J，就能禹上清空GTD

［收件匣］的一堆待辨事^，要做或者不做?不做的事项就删除！

2分^内能不能做完？假如^工作2分多境内就能完成，就焉上虞理！

超谩2分^才能完成，想一想IS工作是自己做逮是委^他人做比较合遹？

委^他人做，就把^工作放在GTD「委派」的资料爽，方便委派及日彳爰追雄

假如自己做，就把^工作放在GTD「下一步行勤」资料夹，方便分

3.聘GTD「下一步行勤」之工作迤行分，加摞此行勤

招工作依照性/埸合迤行分类真，有助於加快工作的虑理速度，辞述如下：

依工作埸合分

有些工作必须在特定的璟境/工作埸合才能完成，比如:打重郎敌合某某，工

作埸合就可襟言己卷重言舌片能S；撰嘉言十副耆，工作埸合就能够檄言己卷甯月趾^^桌，

工作埸合就能够檄示埸等等。檄示各项待辨工作的工作埸合，以便於依工作埸

合批次完成^埸合所有GTD待辨清罩，比如：平常含己金泉要黄的柬西到那他^埸

到了壹埸接，只要查看^^埸的待辨清罩，就能够一次黄膂需要的柬西，缩

短往返的^

依焦黠主题分

GTD工作管理金-螯寸同性^的待辨工作，可依需要^定焦黠主题迤行分^，

比如:装矜人能够依待^^、待辍^、待收款、待规副等焦黠主题来暹行分类直

工作;主管能够依具工赞展、行政支援、事案工作迤行分类文羟品^理能够依崖品

系列迤行工作分类直。GTD工作管理襟示各项待辨工作的^别，除了便於依工作

类乱别虑理相信驰勺待辨清军，也便於查检及瞭解工作暹度及内容，封於工作管

理有趣大助益！

4.定期横视及反

「横视」是指回之前各彳固待辨清军轨行的结果，以此悬GTD工作管理基

，思考接下来要做的情况；回属!之前的所作所悬而得到了^^，做悬未来规副

的重要参考依撮，耦之卷「反gft」。每天找一彳固日寺^，金十封今天做谩的情况加以

横言寸，加瘾下来下次想完成的情况；道就是工作管理中的「每日检视」。暹行「每

遇横视」畤，先谩去一遇的工作言己至亲，看看自己做了什么情况，到底逮有多

少未完成事项，然彳笈再决定接下来一遇要做的情况，大部分人负搪责任的速度，

速比行事的胞I步快，定期检制，保持系统的^^是工作管理的重要信融建。

5.依埸地、H5IW、精力、馨重^急迤行最佳行勤

依1®埸地、H寺^、精力、轻重^急迤行最佳行重力，符畲事半功倍，比如：

想想现在的埸合、畤^遹合虑理什麽事？

13力能愿付喝？

做那件工作效益是最大的？

再依直受判断行勤，做就封了！

完美的轨行力、来自微底的行重力力

不要再利用言己11做事,而是用心想情况如何虑理。即使是小小承，也要有

言己^到GTD［收件匣］留慢加；夬定下一步行勤，假如不能决定下一步行勤，即使

曾军的事也曾陷入月蓼著。

企棠工作效率不彰的^在於：言十副口寺程谩房36缺乏具11的下一步行勤。通

常人要找出下一步行勤的依撼，必须^^11爵同日寺尊找踪己及“决策”，是一件非

常痛苦的事。一（@成功的俎微，曾结束H寺，把成艮攵建立在责任上，清晰的

界定言十副目才票，掇言丁工作考十副，指定事人孰行舆回辍，^每彳固人都能够优模糊

未成形的意^概念中跳脱，集中精力在其被赋予/S完成的工作！

工作管理

•工作目襟的掇定

•依重要性侵•先I嗔序排列

•同日寺多工虑理的可能性

•考虑畴^限制，横言寸或者修定工作目檄

•每次新工作迤来畤即重新检言寸工作管理

你不可能^世界上所有的人都满意但是你能够^量^你最需要满足的人满意

在哪公室狸，是不是常常受得工作做不完，一定要加班才能完成？或者受得工作

愈做愈多，辗法收尾？你有没有想谩，自己毕竟在忙什麽?「畤^管理的般手，

就是没有^^，」是宏事案管理II冏公司尉黑里理周。

多做言十重，避免天天救火每天要做的事，可分成4a：急迫又重要、急迫但不

重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。多数人畲先做「急迫又重要」的事，往

往「重要但不急迫的事」曾因悬一直拖著没有做、有天突然燮成「重要且急迫的

事j。道口寺候，你就得起去救火，要是没救到，就曾出大麻烦。「大部分的人很忙，

是因卷把11考亥拿来做晋十重的畤^拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的

日寺^燮成o。道曾造成悲性循琪：今天要救火是因卷昨天重要的情况没做，今天

重要的事又因悬去救火不能做，因此明天又曾著火，愈^愈大，」周背的黯兑。假

如一^始就想省下料重（Plan），轨行（Do）的瞌冏或者秆曾一檬，但谷口要花很

多畤^椀核（Check），最彼甚至辗法行重力（Action）。造就是某些企重案只施用

来交差了事，除轨行SP漏洞百出的原因。

想要曾化工作，必须做好明智的日寺^管理，把大部分日寺IW都拿来做「重要但不繁

急的事」。塞慎押估，避免烧重失焦「做^或不是嘉出厚厚的一本辍告，而

是一他「事先规重」的概念。周熊宏群兑，很多人一^始就直接（他耦之卷

「小Pj），SP”欠有^谩押估（也就是「大P」），最彳爰结果一定曾失焦。比如^，

老Sfl要你嘉一份企重案，你没有冏清晰老Pfl的目的，也没^教事家或者资深司事

的意兄（跳谩了大P），回去就始埋^找资料（直接迤入小P）。

最彳发嘉出一本不符老Bfl与客户需要的企重，只好来来回回修改，反而浪费更多畤

。周熊濡是造套「P理^」的忠^信徒。徙《勺定^^畤^到探^富天，&勺有雨

周。期，他舆言己者通谩2次甯言舌、2次MSN典数封c-mail，擦出4/固版本的

言方^内容。「我把你富成我的客户，我要提供封《,空理人月刊》者有用的内容，

加上探三方日寺^已很接近截稿日，如此也能够^你容易嘉出稿子，」他封^者^。

离一，你一直都忙著虑理「急迫又重要的事」，没日寺做^^，能够揉取的策略

就是「速戟速决」，省下一黠^^思考。「你有没有想谩，离一你又掉了一次^包，

者亥怎麽辨?j周熊濡彳於口袋狸掏出皮夹，抽出一张折得四四方方的A44氏张，上

面是他的^照、身分^等重要文件的影印。掉谩一次皮夹彳爰，他阜曾把所有BS件

正本留在家桂，只带一55有照片的健保卡做悬瞪明之用。「『掉皮夹』就像一（固事

案，幺吉案彳发要把特别的阜雪东监瞬端槽，道就是^^的功用！」通常人之因此秋乏

轨行力，是因悬没有高效率。

周熊漏建用「大瑰日寺^法期」，把每天要做的事分成.「容易的事」典「重要的

事」，每天至少要有建^120分多童能事心做事，完全不受打摄。先用前3（）分^完

成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或者「不重要也不急迫」），像是回e-mail。

畴I置一到，不管有没有做完，就切到规重事案之^「重要的事」上，假如做得起

，超谩9（）分至童也辗所耦。每天下班前再「Check」，要是今天的1Do」有::攵有

做好，再^整明天的rActionjo只要能贯微用PDCA拆解每一件事，就能用最

有效率的方式，蓬成工作舆生活的冬冬趣目襟。

如何用PDCA做人生舆工作的畴^管理？

PDCA不只可用来做平日的工作排程，小到每天哪黑f固小畴^做那件事，大到他

人一生的目襟规重，都能够套用在PDCA的架横下，落你做出最理想的分配，

善用人生的每分每秒！

StepI：先擦定出自己的「人生目襟」，加以此做卷制定^^的津刖，^每一/固年

度^^都能符合自己JW期的最^人生目檄。

Stcp2：在硅寺忍人生目襟彼，招居用於「工作」典「人生」所有的「年度者十重一列

出来，加依照「重要性」「急迫性」及「成功檄食」来冬合分数，最佳的幺合5分，

最差的4合1分。符3f固分数相乘，分数最高者，^最侵先孰行的^^。

Step3：在硅定|_亥先轨行什么^^彳爰，再招每偃11十重都用PDCA来加以拆解，规

重出11做事项典工作内容。

Step4：在硅定)1做事工篇叁，轨行畤，依照每周的谑度或者每天的醴力分fflJX七兄，

决定做事的畤。

Stcp5：最彼，每件事都用「大瑰日寺IW法削J」来钞I行。如此，就能硅^掌握每件

事的重要性,符日寺做出最有效率的安排。

口寺^是最匮乏的资源,若辗法管理畤，就东色堂寸辗法管理其他任何事。」彼得・

杜拉克(PeterDrucker)指出，畤^的供书合毫辗弹性可言，斛命需求何其靡大，

供幺合也不含跟著增加。因此，致力於追求工作成效的^理人深知「言忍^你的^j

(KnowThyTime)的重要性。他招「如何有效管理日寺^」，拆成4(固部分加以吉兑

明：

■1找出占用畴的根源：^理人必须虑理的情况很多，包含出席社交活勤、舆

g且^成具潢通其工作目襟、制定人事:夬策，与因鹰璟境的迅速燮遭，索活弹性地

推勤燮革舆新等等。

正因卷上述活勤均需要耗费相常畤，才能做得好，因此^理人必须随日寺警^:

自己^^上可用於追求成效、做出^^的日寺^，趣其有限。

■2^^日寺^的分配及鹰用：「人^本来就不擅房管理畤，」杜拉克反覆^，

人in封於自己日寺的支配，^常曹崖生「^^」，自以悬通用得富。他曾某

公司董事房,根撼自己的办法及言己18，瘾下他的^^支配情形，得到的结果是：

三分之一用於舆公司主管互勤、三分之一用於典重要雇真客往来、三分之一用於社

交活勤°

在此同日寺，杜拉克也含黯亥名董事是的祕耆，依摞老sfl除优事的活重力」，a®

言己^6星期。结果呢？董事是根本没花什麽日寺^在那3件「他自以；M」的情况上，

反而是^常打重言舔合各他I生崖部力，督促他府理繁卷舆董事是有私交的客户赞

W，打岗L了生崖^奏，造成工作延邂。

因此，杜拉克建at理人如欲掌握及管理每日畤^的使用情形，必须揉行下列

雨is步骤。

stcpl即畤寺^的^^使用情形：辗^是自行言己^或者希他人愤助，重黠在

於言己下自己每彳固畤IW黠上^除彳他事的活重力，而且必须「即日寺」（realtime；

生情况的常刻）言己^，不可根撼事彼言己18。

杜拉克指出，做事有成效的^理人，每年至少曾迤行雨次造槿自我言己^，每次幺勺

持^^3~4星期，jfi依^道份《己^来横制舆重新安排每日、每月的活勤畤程。

Stcp2排除浪费H寺^的活重力：卷找出什么情况或者活勤，根本毫辗生崖性可言、

只是徒然浪费日寺^，3^5法加以减少或者消除理人必须自冏下列3彳固冏题：

（1）「假如完全不做适些事，曾彝生什麽俊果？」答案若是「没有影辔」，就立

即停止。^似造槿不做也^^聚要的事，根本就是浪费畤^，自然不容^出睨