《电子计算机》-第4章

4.1Word概述

在日常生活和工作中，人们经常要处理各种文档、表格和图形。例如：编辑打印一篇文章、编写一封书信、编制一份报表或其他表格、制作一份报告或者编辑出版一份报刊甚至一本书，Word中文版就是可以快速而且出色地完成这些工作的字处理软件。中文Word文字处理软件不仅能处理英文信息，还能处理中文信息，具有较强的文字处理功能。Word把具体的某一篇文章，包括其中的文本、图形、表格等内容，称为文档。本章主要介绍Word2003（以下简称Word）文字处理软件的文档编辑、排版、打印及表格制作等基础知识和基本操作方法，其主要操作技术也适用于Word其他版本。返回下一页4.1Word概述4.1.1Word的启动和退出Word是基于Windows操作系统的应用软件，其启动与退出的方法也与其他Windows应用软件相同。1.Word的启动Word的启动有多种方法，用户可以根据个人的习惯选择使用适合自己的启动方式。下面介绍三种比较常用的方法。1）使用“开始”菜单单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序”→“MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2003命令，即可启动中文Word应用程序，如图4-1所示。上一页下一页返回4.1Word概述2）使用快捷启动图标如果桌面上已经有了Word的快捷方式图标，直接双击该图标即可启动Word。3）使用已有的Word文档通过双击已有的Word文档也可启动Word。Word的启动文件是：Winword.exe，存放在C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice目录下，用户还可以通过“我的电脑”、“资源管理器”、“开始”→“运行”或“开始”→“搜索”找到这个文件，双击运行它，即可启动Word。上一页下一页返回4.1Word概述2.Word的退出MicrosoftOffice提供了多种退出Word应用程序的方法，下面介绍几种常用的正常退出Word的方法。1）使用菜单命令选择“文件”→“退出”命令。2）使用控制菜单在“标题栏”任意位置右击或单击“标题栏”左侧的“控制菜单”按钮，从弹出的菜单中选择“关闭”命令；直接双击标题栏左侧的“控制菜单”按钮。3）使用关闭按钮单击“标题栏”右侧的“关闭”按钮。上一页下一页返回4.1Word概述4）使用快捷键按Alt+F4组合键。如果文档窗口的内容自上次存盘之后又进行了更新，则在退出Word之前，将弹出如图4-2所示的对话框，提示用户保存或取消修改的内容，单击“是”按钮将保存修改，单击“否”按钮将取消修改，单击“取消”按钮，则退出Word的操作被终止。如果运行Word程序造成系统死机，可采用非正常退出的方法：按Ctrl+Alt+Del组合键，在弹出的“Windows任务管理器”窗口中的“应用程序”选项卡下，选中Word，再单击“结束任务”按钮，即可关闭Word。上一页下一页返回4.1Word概述4.1.2Word的程序窗口成功启动Word，首先显示的是软件的启动画面，然后是Word的主窗口，窗口如图4-3所示。1.窗口组成从图4-3可以看出，Word的程序窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格和状态栏等组成，且在文档窗口的四周设置了各种用来编辑和处理文档的按钮、菜单、标尺及各种工具。下面来进行分别介绍。上一页下一页返回4.1Word概述1）标题栏Word程序窗口最上面的色条为标题栏，显示文档的标题。它主要包括控制菜单按钮、文档名称、程序名称和窗口控制按钮。控制菜单按钮：位于标题栏的最左边，单击该按钮，可以打开控制菜单。控制菜单用于控制窗口的大小、移动和关闭等操作，在控制菜单中只有呈黑色显示的选项才可以被选中。文档名称：该位置显示了当前打开文档的名称，如果是新建的文档，则Word会自动以“文档1”、“文档2”等默认名称顺序为文档命名。上一页下一页返回4.1Word概述程序名称：该位置显示当前打开应用程序的名称，对于Word来说显示MicrosoftWord。窗口控制按钮：该位置包含“最小化”、“最大化/还原”、“关闭”三个按钮，它们是Windows应用程序窗口中普遍带有的窗口控制按钮。上一页下一页返回4.1Word概述2）菜单栏Word所有功能都可以通过选择菜单栏中的菜单来实现，菜单栏位于标题栏的下面，由9组菜单项组成，用户可以通过选择菜单命令执行Word的某项功能。Word为用户提供了自动记录用户操作习惯的功能，可以只在菜单中显示最近常用的命令，而在一段时间内未被使用的命令则会被自动隐藏起来。对于菜单栏来说，在菜单名称上单击，可以打开该菜单，如图4-4所示。移动鼠标指针到某个菜单项上并单击，即可选择该菜单命令。上一页下一页返回4.1Word概述3）工具栏工具栏是为方便用户操作，把最常用到的命令从菜单中挑选出来，以图标的形式排列在一起而设置的。每个图标称为一个工具按钮，单击某工具按钮即可执行相应的操作命令，效果与选择菜单栏中的命令相同。当把鼠标指针放在这些按钮上时，其下方将显示出该按钮的命令名称。上一页下一页返回4.1Word概述Word提供了许多工具栏，最常用的是“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏等。在默认的情况下，只有“常用”、“格式”工具栏显示在Word窗口界面上。“常用”工具栏如图4-5所示，它包含了一些与文档打开、保存、复制、粘贴以及插入表格等功能相关的按钮；“格式”工具栏如图4-6所示，它包含了一些常用的格式设置和排版工具，如字体、字号、段落对齐方式和项目编号设置等。上一页下一页返回4.1Word概述4）文档窗口文档窗口是Word窗口中的主要组成部分。它位于程序窗口中心位置，以白色显示。它既是用户输入文档和编辑文档的主要区域，也是向用户显示文档内容的主要区域。5）状态栏状态栏位于Word窗口的底部。在状态栏中显示了当前文档信息，如当前文档的页数、节数、光标所在页的行列数等。此外，在状态栏中还显示了一些特定命令的工作状态，如录制宏、修订、扩展、改写以及当前所使用的语言等。当这些命令所对应的按钮呈黑色显示时，表示当前该命令正处于工作状态；若变为灰色，则表示该命令当前未在工作状态下。上一页下一页返回4.1Word概述6）标尺标尺分为水平标尺和垂直标尺，通常位于文本编辑区的上方与左侧。用户可以通过选择“视图”菜单中的“标尺”命令，控制“标尺”是否显示，使用标尺可以查看文档的高度和宽度，也可以用来设置段落缩进、左右页边距、制表位和栏宽。7）视图切换按钮组Word提供了五种版式视图，该按钮组中的每个按钮都与某种版式的视图相对应，单击对应按钮即可切换到相应的版式视图。有关版式视图的具体操作将在后面介绍。上一页下一页返回4.1Word概述8）任务窗格任务窗格可以简化操作步骤，提高工作效率。在Word中提供了14种任务窗格，它们分别是“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”、“新建文档”、“共享工作区”、“文档更新”、“保护文档”、“样式和格式”、“显示格式”、“邮件合并”和“XML结构”任务窗格。默认情况下，第一次启动Word时，打开的是“开始工作”任务窗格，在此可以打开原有的文档，或者创建新文档，还可以搜索帮助内容等。其中，每个任务都以超链接的形式给出，点击相应的超链接即可。上一页下一页返回4.1Word概述9）滚动条滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条，位于文本编辑区的下方与右侧，用户利用滚动条可以上、下或者左、右翻滚页面，以查看在一屏中无法完全显示的文档其他部分，可以十分方便地浏览整个文档。需要注意的是，垂直滚动条比水平滚动条多四个按钮，其功能也更强大。有关滚动条的具体操作将在后面介绍。上一页下一页返回4.1Word概述2.菜单操作关于菜单的操作，需要注意以下几个问题。①如果在打开某个菜单时，菜单项的最下面显示一个“”符号，表示当前显示的仅为该菜单下的部分菜单项，用鼠标指针指向它或单击，可显示该菜单的全部菜单项。②如果某个菜单项右侧显示一个黑色三角“”，表示该菜单项下面还有子菜单。将鼠标指针指向该菜单命令时，会弹出子菜单，用户可以在子菜单中选择相应的命令。上一页下一页返回4.1Word概述③如果某个命令或菜单名称显示为浅灰色，则表示当前状态下该命令无效，只有在选定某个操作对象之后，该命令才会变为正常显示，才能生效。④如果菜单命令前面有图标，表示在工具栏中，可以包含这些命令的工具按钮。⑤如果某个命令之后带有后缀“…”，表示选择该命令时会出现对话框，用户可以在对话框中完成更复杂的设置。⑥如果菜单命令的右边有组合键，表示在编辑状态下直接按该组合键，就可以执行该命令，这些组合键又称为快捷键。上一页下一页返回4.1Word概述3.工具栏操作工具栏可以固定在Word窗口的顶部、底部、左边、右边等，它们占据多少行和多少列可以根据用户爱好自行调整。1）获取工具栏按钮的帮助信息将鼠标指针移动至某个按钮后暂停，该按钮名称将显示在鼠标指针的尾部。在菜单栏上选择“帮助”→“这是什么？”命令；或按Shift+F1组合键，鼠标指针将变成带问号的箭头，单击工具栏上的按钮即可显示其功能说明。上一页下一页返回4.1Word概述2）增加或删除工具栏中按钮有些工具栏的右端有“工具栏选项”图标，单击该图标将弹出“添加或删除按钮”命令，单击该命令（或使鼠标指向该命令）可弹出当前工具栏的所有按钮列表。单击某个按钮左边的“√”标记，该按钮出现在工具栏上；在列表中选择“重新设置工具栏”命令，在弹出的对话框单击“确定”按钮可取消对该工具栏所作的一切修改。上一页下一页返回4.1Word概述3）移动工具栏当鼠标指针指向工具栏左端时，指针将改变为四向箭头形状，按住鼠标左键并拖动，可以把工具栏移动到当前窗口中的任意位置。工具栏可以停留在窗口边缘（上、下、左、右），也可以在窗口中自由浮动，浮动在Word窗口中的工具栏将显示为工具栏窗口的形式。4）显示或隐藏工具栏显示或隐藏工具栏的方法有以下三种。上一页下一页返回4.1Word概述（1）使用“视图”菜单选择“视图”→“工具栏”命令。在打开的子菜单中可以看到Word提供的各种工具栏，已经打开的工具栏名称左侧显示了一个“√”的符号。在已经打开的工具栏名称上单击，则可关闭该工具栏；在没有打开的工具栏名称上单击，则可以打开该工具栏。

上一页下一页返回4.1Word概述（2）使用鼠标右键在工具栏上的任意位置右击，可以打开工具栏快捷菜单，利用该快捷菜单可以快速打开需要的工具栏或者关闭不再需要的工具栏。（3）使用“工具”菜单选择“工具”→“自定义”命令，在打开的对话框中打开“工具栏”选项卡，然后单击所要选择的工具栏。上一页下一页返回4.1Word概述4.1.3获取帮助Word提供了更加完善的帮助系统，能够帮助用户解决使用中遇到的各种问题。应用帮助系统，不仅可以加快用户掌握软件的进度，而且可以极大提高工作效率。Word提供了各种获取帮助的方法，用户可以使用帮助目录和索引获得帮助；可以连接到MicrosoftWeb站点，在不离开Word应用程序的情况下访问技术资源网站并下载所需要的免费资料。上一页下一页返回4.1Word概述1.利用菜单栏获取帮助从图4-7所示的Word窗口中可以看出，菜单栏的左侧显示9个菜单项，右侧有一个“键入需要帮助的问题”下拉列表框。在该下拉列表框中输入需要帮助的问题关键字，按Enter键，即可查询到相关的帮助信息，如图4-8所示，输入“文档”信息，可获取关于“文档”的帮助。上一页下一页返回4.1Word概述2.利用“帮助”菜单获取帮助按F1键或选择“帮助”→“MicrosoftOfficeWord帮助”命令。显示“Word帮助”任务窗口。在上面的“协助”区内（“搜索”文本框），输入与你问题相关的关键字，单击箭头按钮，搜索帮助文件，查找包含这些文字的信息。也可以单击“目录”，这时可以看到出现一个列表，它涵盖了帮助文件的所有主题。如果计算机能与Internet相连，在“Word帮助”任务窗格口，点击链接提示，Word将自动与Internet相连，从微软的网站上免费下载相关的技术资料和新闻。上一页返回4.2

Word的基本操作Word文档的基本操作是系统运用Word的基础，用户只有在充分掌握这些基本操作之后，才能更好地使用Word。Word为建立和完成一个新文档提供了各种工具，它们能帮助修饰文档的外观和完善文档的内容。本节主要介绍Word文档的创建、打开、保存等基本操作。4.2.1文档的基本操作文档的基本操作包括：创建新文档、打开文档、保存文档、关闭文档及对文档的保护操作。下一页返回4.2

Word的基本操作1.创建新文档使用Word的第一步就是要新建一个文档，Word文档以“.doc”为扩展名。通常来说，当用户启动Word后，会自动创建一个名为“文档1”的新文档，即打开了如图4-9所示的一个窗口（或称为文档编辑窗口），该文档采用系统的默认格式。在该文档编辑窗口中，用户可以输入所需要的文本，插入所需要的表格或者绘制所需的图形。1）创建新文档的方法如果想再建立一个新的空白文档，可以用以下三种方法来实现。

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Word的基本操作①选择“文件”菜单中的“新建”命令。选择“文件”→“新建”命令，文档编辑区右侧就会出现“任务窗格”，如图4-10所示。然后在“新建”类型中，选择“空白文档”即可。②单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。③按Ctrl+N组合键。当用户需要创建一个对样式没有特殊要求的文档时，按Ctrl+N组合键是最为方便的方法，此时将以默认的模板文件新建一个空白文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）新建文档任务窗口新建文档任务窗口由三部分组成：“新建”选项区、“模板”选项区和“最近所用模板”选项区。（1）“新建”选项区在“新建”选项区可以完成以下操作。点击“空白文档”，将以默认的模板创建一个空白文档。点击“XML文档”，将以默认的模板创建一个空白的XML文档。点击“网页”，将以默认的模板创建一个空白的网页文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作点击“电子邮件”超链接，将打开如图4-11所示的电子邮件窗口。在“发件人”地址栏中将自动填入用户所在计算机配置的默认邮件地址（如在Outlook中设置的默认邮件账号）。点击“根据现有文档”超链接，将弹出如图4-12所示的“根据现有文档新建”对话框，该对话框中选择某一文件，单击“创建”按钮，Word将自动以该文档为基础新建一个文档，新建的文档包含了所选文档的所有内容。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作（2）“模板”选项区模板是Word编写文档过程中非常重要的一个概念。在一个模板文件中包含了所有定义的样式。所谓样式，就是指文本段落所设定的字体、颜色、行间距等一切版式上的信息。当利用一个模板来新建文档的时候，该模板中定义的所有样式都将出现在新建文档窗口的“格式”工具栏的“样式”下拉列表中，从而方便用户设定文本段落的样式，也可保持样式的统一。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作点击“officeonline模板”超链接，将自动启动正并连接Office的官方网站，从中可以选择所需的模板文件。该方法通常用于已知网站中有自己所需的模板，而自己又不愿自行创建时。点击“本机上的模板”超链接，在该对话框中列出了本机上所有的模板文件。选中所需的模板，然后单击“确定”按钮，就能以该模板文件为模板新建文档。点击“网站上的模板”超链接，将打开“基于网站上的模板新建”对话框，从中可以在本地网络中寻找所需的模板文件。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作（3）“最近所用模板”选项区在该选项区中列出了最近使用的一些模板文件的超链接，直接点击某一超链接，即可以该模板文件为模板新建文档。2.打开文档打开一个文档是指把磁盘上对应的文件调入内存，并显示在工作区中。如果需要对已经存在的文档进行编辑、修改、排版和打印，就要先打开该文档。打开文档，用户才能对其进行修改，从而提高工作效率。在Word中，不仅可以打开本机硬盘上已经存在的位于不同位置的文档，还可以通过网络打开与本机相连的网络上的文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作打开文档时，要清楚文档三要素（即位置、名字、类型）。下面介绍在Word中常用的三种打开文档的方法。1）选择“文件”菜单中的“打开”命令选择“文件”→“打开”命令，或按Ctrl+O组合键，将弹出“打开”对话框，如图4-13所示。2）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，也会弹出如图4-13所示的“打开”对话框。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作在“查找范围”下拉列表框中，选择要打开文档所在的位置，在“文件名”下拉列表框中选择文件名，或直接输入需要打开文档的路径及文件名，单击“打开”按钮。也可以从对话框左边的图标中设置要打开文档的位置。其中，在“历史”文件夹中可以找到最近50个保存过的文档。单击“显示文件方式”按钮，在打开的列表中可以选择不同的文档显示方式，以便快速找到所需的文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作打开文件时，系统默认的文件类型往往是“所有Word文档”（文件扩展名是“.doc”或“.dot”等）。如果要打开其他类型的文件，可在“文件类型”下拉列表框中选择文件类（如.txt或“所有文件”）。当在该下拉列表框中指定了文件类型之后，在对话框的列表框中将只显示该种类型的文件。“文件类型”列表框提供了Word能转换的常见文件类型，系统在打开文件的同时自动进行文件格式转换。选择文件位置、名字、类型后，单击“打开”按钮，即可打开指定文档。双击要打开的文档名称也可将其打开。如果要同时打开多个文档，可以先选定多个文档，再单击“打开”按钮。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3）打开“文件”菜单中列出的文档在“文件”菜单的下方显示最近打开过的文件列表，选择其中的文件名可打开该文件。在默认状态下，“文件”菜单的下拉菜单中列出最近使用过的4个文件名。如果要修改列出的文件数，可在菜单栏上选择“工具”菜单中的“选项”命令，在“选项”对话框的“常规”选项卡的“列出最近所用文件”微调框中改变文件数目，最多为9个。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3.保存文档用户编辑和排版的文档只是存储在计算机的随机存储器里，关机或突然断电都会造成信息丢失。因此，用户在工作中应养成随时保存文档的好习惯，以避免突然断电或误操作造成的数据丢失。1）常用保存文档的方法①选择“文件”→“保存”命令。②选择“文件”→“另存为”命令。③单击工具栏中的“保存”按钮。④按Ctrl+S组合键。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作说明：如果要保存的文档是一个新文档（还没有存过盘），Word会弹出“另存为”对话框，如图4-14所示，用户可以选择文档要保存的位置和名称；如果要保存的文档是一个旧文档，Word会按原来的位置和名称保存修改后的文档，当用户想把当前打开的文档用不同的文件名保存或保存到不同的位置上时，就可以选择“文件”菜单下的“另存为”命令，Word将弹出“另存为”对话框。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作“另存为”对话框中的“文件名”框中可以输入文档保存的名称，文件名最多可以使用255个字符。如果不输入扩展名，系统默认为Word文档，并自动加上扩展名“.doc”。单击“保存位置”列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中可以选择文档存放的位置。如果要将文档保存为其他格式的文档，用户可以在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉列表框中选择所需要的文件格式，系统默认以Word文档的格式保存。用户可以通过“保存类型”下拉列表框，更改文件的保存类型，如以纯文（.txt）、RTF格式（.rtf）等文件类型保存。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）保存所有打开的文档先按住“Shift”键再单击“文件”菜单，原来的“保存”命令会变为“全部保存”，选择“全部保存”命令，可以同时保存所有打开的文档和模板，若在打开的文档中含有未命名的文档，系统会自动弹出“另存为”对话框，提示用户给文档命名。3）自动保存文档Word可以自动保存文档，以避免因程序中止（停止响应）或断电造成数据丢失。选择“工具”→“选项”命令，在打开的“选项”对话框中切换到“保存”选项卡，如图4-15所示。选中“自动保存时间间隔”复选框，可以启用该功能并设置间隔时间；选中“保留备份”复选框，可启用备份保存功能。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作“自动保存”功能启用后，根据保存时间间隔的设置，自动将文档的修改进行保存以便在系统停止响应或断电后能够恢复文档。如果在文档打开时Word中止（停止响应），并且不得不重新启动，Word将在重新启动时自动打开并恢复文件。恢复的文件内容为最后一次自动保存的文档内容。4.关闭文档如果用户在Word中同时打开多个文档进行编辑，系统可能会因为内存大量损耗而使性能降低，这时用户可以关闭一些文档，来提高Word性能。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作①选择“文件”菜单中的“关闭”命令。②单击菜单栏右侧的“关闭窗口”按钮。③选择“文件”菜单中的“退出”命令。如果当前文档在编辑后没有保存，关闭前将弹出一个对话框，询问是否保存对文档所做的修改。单击“是”按钮保存；单击“否”按钮放弃保存；单击“取消”按钮不关闭当前文档，继续编辑。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作要关闭当前打开的全部文档，可先按住Shift键然后打开“文件”菜单，可看到“关闭”菜单项将变成“全部关闭”，选择“全部关闭”命令，Word将关闭所有文件。Word中退出和关闭的区别为：退出是指结束Word应用程序的运行，要编辑其他文档必须重新启动Word；关闭是指关闭当前文档，但不会退出Word应用程序，还可以进行其他文档的编辑。文档保护的主要目的是拒绝其他用户随意打开或修改文档，Word中主要通过设置密码来实现对文档的保护，具体设置的操作过程有以下几步。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）选择“工具”菜单中的“选项”命令①打开要设置密码的文档；②选择“工具”→“选项”命令，在弹出的对话框中打开“安全性”选项卡；③在“打开文件时的密码”文本框中输入并确认打开文档的密码；④在“修改文件时的密码”文本框中输入并确认一个限制修改文档的密码；⑤单击“确认”按钮，密码即可生效。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作文档的密码十分重要，如果忘记了打开密码，文档将再也无法打开；忘记了修改密码，那么对文档将不可以修改，这时如果仍希望修改，可以将原文档另存为一个新的文档。如果想取消密码的设置，直接在“选项”对话框的“安全性”选项卡中删除“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”中的内容即可。2）选择“文件”菜单中的“另存为”命令①打开要设置密码的文档；②选择“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框；③在“另存为”对话框中，选择“工具”→“安全措施选项”命令，弹出“安全性”对话框；上一页下一页返回4.2

Word的基本操作④在“安全性”对话框中的“打开文件时的密码”文本框中输入并确认打开文档的密码；在“修改文件时的密码”文本框中输入并确认一个限制修改文档的密码；⑤单击“确认”按钮，返回“另存为”对话框；⑥单击“保存”按钮，密码即可生效。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作4.2.2文档的浏览在Word中，系统提供了五种不同的显示文档的方式，对同一文档可以从不同的角度去观察，以满足不同编辑状态下的需要，每一种显示方式被称为一种视图。正确地使用视图浏览文档，可以提高工作效率，节省编写时间。在进行大文档的编辑排版过程中，文档结构图与页面视图结合是最佳的工作模式。一般文档的浏览只需通过调整显示比例和使用滚动条即可完成，另外，对窗口进行“拆分”，可同时浏览或操作同一文档的不同部分，对多窗口进行“重排”，可同时浏览多个文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1.Word的视图Word提供的五种视图分别为：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图。用户可以使用以下方法在不同的视图之间切换：①在文档窗口左下方的视图切换按钮组中单击相应的按钮；②利用“视图”菜单选择，打开“视图”菜单可以看到，“视图”菜单前面五项正好对应了这五种视图，名称左侧按钮显示按下状态的视图为当前显示的视图方式。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）普通视图普通视图模式是一种简化的页面布局方式，而且也是能够尽可能多地显示文档内容的一种视图模式。在该视图模式下，只可以显示文本和段落格式；页眉、页脚、页号以及页边距等不会显示出来，且多栏将显示为单栏格式。在普通视图下，可以连续显示正文，页与页之间的分隔以一条虚线表示，该模式不仅可以快速地输入和编辑文字，而且还可以对图形和表格进行一些基本的操作，普通视图简单、方便，在编排长文档时，可以进行跨页编辑，从而提高处理速度，节省时间。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）Web版式视图Web版式视图中的显示与在浏览器（如IE）中的显示完全一致。采用该视图版式，可以编辑用于网站发布的文档，所以，可以将Word中编辑的文档直接用于网站，并可通过浏览器直接浏览。在Web版式视图中，需要注意以下几点。①Web版式视图可用于制作Web页。②Web版式视图中不显示标尺，也不分页，所以没有分页线。③Web版式视图在浏览器中显示时，可以自动分页。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3）页面视图页面视图是在文档编辑中最常用的一种版式视图，在该视图下用户可以看到图、文的排列格式，其显示效果与最终打印出来的效果相同，具有所见即所得的效果。在页面视图下，用户不仅可以查看、编排页码，还可以设置页眉和页脚，可以看到在上、下两页的页眉和页脚之间有很大的空间，中间为一灰色的分界区域，代表着两页纸的分界。在该分界区域上单击，即可隐藏两页纸之间的空白区域，此时两页纸的分界以一条黑色的实心线表示。由于页面视图能够很好地显示排版的格式，因此常被用来对文本、格式、版面或者对文档的外观进行修改等操作。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作4）大纲视图对于一篇文章来说，它的结构总是以一定的大纲来组织的，如包括一级标题（文章名）、二级标题（节名）等，利用大纲视图可以很方便地查看文章的大纲层次，并且可以通过拖动标题来移动、复制、删除或重新组织段落。在大纲视图中，可以折叠文档，只查看主标题或者扩展文档，以便查看整个文档；每种大纲级别的段落左侧都以一定的符号表示，在打开的“大纲”工具栏中可以看到当前显示的是“显示所有级别”，在该下拉列表框中可以选择“显示级别”选项，确定想要显示到的级别。在大纲视图中特别适合对长文档进行编辑操作。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作5）阅读版式视图阅读版式视图是Word中新增加的版式视图，该视图的最大特点是便于用户阅读操作，它模拟书本阅读的方式，让用户感觉是在翻阅书籍。它能同时将相连的两页显示在一个版面上，使得阅读文档十分方便；利用文档结构图还能够同时将文档的大纲结构显示在左侧窗格中，便于阅读，提高效率。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作

在该视图中，会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏。在阅读版式视图中显示的页面并不代表在打印文档时所看到的页面，如果要查看文档在打印页面上的显示，而不切换到页面视图，可通过单击“阅读版式”工具栏上的“实际页数”按钮来进行查看；如果要修改文档，可以在阅读时简单地编辑文本，而不必从阅读版式视图切换到其他视图方式。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2.文档结构图文档结构图是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用文档结构图可以对整个文档进行浏览，同时还能跟踪在文档中的位置。单击文档结构图中的标题后，Word就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在文本区域的顶部，同时在文档结构图中突出显示该标题。选择“视图”→“文档结构图”命令，或单击常用工具栏上的“文档结构图”按钮，可打开文档结构图。需要注意的是，必须正确应用了标题样式的文档才能识别出其层次结构，如果没有应用标题样式，则文档结构图中没有任何内容。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3.以打印效果预览打印预览就是模拟显示文档的打印效果。打印预览所显示的结果与最终真实的打印效果是十分接近的。选择“文件”→“打印预览”命令，或者单击常用工具栏上的“打印预览”按钮，可切换到打印预览状态。当前文档会以打印效果显示出来。4.调整文档的显示比例1）选择“视图”菜单中的“显示比例”命令上一页下一页返回4.2

Word的基本操作为了在编辑文档的时候有合适的显示比例，可以选择“视图”→“显示比例”命令，在打开的“显示比例”对话框中可以选择多种不同的比例显示文档。打开“文字宽度”选项卡，Word可以自动根据文字的宽度自动调整显示比例，达到最大的显示效果。2）使用“常用”工具栏中的“显示比例”下拉列表框利用工具栏上的“显示比例”下拉列表框也可以选择适当的显示比例。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3）全屏显示选择“视图”→“全屏显示”命令可以进入全屏显示，此时菜单、工具栏、标尺及其他屏幕元素都会被隐藏，但屏幕上会显示一个“关闭全屏显示”按钮；单击此按钮可以结束全屏显示。5.窗口重排当Word同时打开多个文档的时候，可以通过“窗口”→“全部重排”命令将多个窗口同时排列在屏幕上，方便了对多个文档的同时浏览，以及文档间的文本或图片进行复制、移动及粘贴操作。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作选择“窗口”→“新建窗口”命令可以将当前窗口的文档内容复制到新窗口中，并将新窗口设置为当前窗口。6.使用滚动条浏览文档最常用的方法是使用文档编辑窗口中的滚动条、使用键盘上的上下翻页按钮以及滚动鼠标中间的滚动滑轮。此外利用键盘上的光标定位键也可以进行文档的浏览，如按Ctrl+PageUp组合键和Ctrl+PageDown组合键可以直接定位于文档首和文档尾。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）滚动条的基本操作Word窗口中有垂直滚动条和水平滚动条，垂直滚动条的结构如图4-16所示。在垂直滚动条最下方有“前一对象”按钮和“下一对象”按钮，默认情况下为黑色双箭头，当鼠标移动到按钮上时，会显示“前一页”和“后一页”，此时滚动条的功能见表4-1。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）按对象浏览在垂直滚动条最下方“前一对象”按钮和“下一对象”按钮中间有一个球状的按钮，叫作“选择浏览对象”按钮，单击此按钮可以选择要浏览的对象，例如页、节、图形、表格、批注、公式、标题等，之后“前一对象”按钮和“下一对象”按钮会变成蓝色双箭头按钮，单击这两个蓝色按钮便可以实现浏览下一个或前一个同类对象。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作例如，只浏览文档中的表格，操作步骤如下：①打开文档后，单击垂直滚动条下方的“选择浏览对象”按钮；②在弹出的列表中单击“按表格浏览”按钮；③单击“前一对象”按钮或“下一对象”按钮，就可浏览文档中的所有表格。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作按对象浏览还可通过定位命令来实现，其操作步骤如下：①选择“编辑”→“定位”命令或者按F5键；②在弹出的“查找与替换”对话框中的“定位目标”列表框中选择定位的项目，在右边输入相应的值；③单击“前一处”或“下一处”按钮即可实现快速定位。此时在垂直滚动条最下方的“前一对象”按钮和“下一对象”按钮也会变成蓝色双箭头。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3）拆分窗口拆分窗口是将同一个文档的内容分别显示在两个窗口中，从而能在两个窗口中同时看到一个文档的不同部分，便于比较和编辑。使用滚动条拆分窗口的操作步骤如下：①将指针指向垂直滚动条顶部的拆分条；②当指针变为时，将拆分条拖动到所需位置。还可通过“窗口”→“拆分”命令实现这一功能。要取消拆分，只需将拆分条拖回垂直滚动条顶部，或选择“窗口”→“取消拆分”命令即可。当文档处于文档结构图状态下时，不能够进行窗口的拆分。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作4.2.3文档内容输入在Word文档中可输入文本、各种符号、日期和时间以及数学公式。文本的输入主要是把汉字、符号等输入到当前文档的光标位置处，因此首先要确定光标的位置，并选择输入法。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1.输入文本1）插入点在启动Word后，无论是新建一个文档或打开一个文档，都可以看到文档窗口会有个闪烁的竖线“|”光标，这叫做插入点，它表示可以在此位置向文档中输入文本。Word采用“即点即输”，插入点在什么位置，将要输入的文字或者图像等内容就会出现在插入点所在的位置。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作输入文本时，插入点自动从左向右移动，用户可以连续不断地输入文本。当插入点移到页面右边界时，如果再输入字符，插入点会自动移到下一行的行首位置。输完一个段落后，按Enter键插入一个段落标记，并将光标移到新一段的行首。在输入过程中，如果不小心输入了一个错字或字符，用户可以按Backspace键删除插入点之前的字符，按Delete键可以删除插入点之后的字符。2）插入点的定位移动插入点可以使用鼠标或者键盘。使用鼠标的方法就是将鼠标指针移动到需要设置插入点的地方，单击即可；使用键盘的方法见表4-2。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3）插入/改写状态Word提供了两种编辑模式：插入和改写。默认情况下，在文档中输入文本是处于插入状态。在这种状态下，输入的内容将出现在光标所在位置，而该位置原有的内容将依次后移。在改写状态，当光标后面有内容时，输入的内容将替换光标后面的内容，以实现对文档的修改。改写与插入的切换可以通过双击Word窗口状态栏中的“改写”按钮来实现，当“改写”按钮变成灰色时，表明当前处于“插入”输入方式下；当“改写”正常显示时，表明当前处于“改写”输入方式下。除此以外，还可以通过按Insert键来实现两种输入方式的切换。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2.输入符号如果在录入文字时要输入一些不能用键盘直接输入的特殊符号时，就必须使用Word所提供的插入符号功能。1）使用“插入”菜单插入操作步骤如下：①将光标移动到想要插入符号的位置；②选择“插入”→“符号”命令，打开“符号”对话框，如图4-17所示，可从中打开“符号”或“特殊字符”选项卡；③双击要插入的符号（或先选中需要插入的符号，然后单击“插入”按钮），即可将该符号插入到文档中。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）使用快捷键插入上面这种方法使用起来比较简单，但是，在频繁地插入这些特殊符号时使用这种方法非常麻烦，Word还提供了一种更为快捷的方法，即使用快捷方法。通常情况下，Word为常用的符号提供了快捷键，在“符号”对话框中可以看到它们的快捷键定义，参见图4-17。如果觉得Word定义的快捷键使用起来不方便，用户也可以自己为该字符定义快捷键，上一页下一页返回4.2

Word的基本操作操作步骤如下：①在“符号”对话框中选择要为其定义快捷键的符号；②单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框，如图4-18所示；③将光标定位到“请按新快捷键”文本框中，按新的快捷键，该快捷键会显示在该文本框中；④单击“指定”按钮，然后单击“关闭”按钮就完成了快捷键的设定。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作如果要删除关于这个快捷键的定义，可以在“自定义键盘”对话框中选取“当前快捷键”列表框中的快捷键定义，然后单击“删除”按钮，再单击“关闭”按钮即可。如果要插入版权符号、注册符号、商标符号等不常见的特殊符号时，则可打开“符号”对话框中的“特殊字符”选项卡，从中进行选择，然后单击“插入”按钮即可。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3.输入日期、时间向文档中插入日期和时间有两种方式：键盘直接输入方式和利用菜单插入方式。键盘输入方式可以向文档中输入任意时间和日期，而利用菜单插入方式中的自动更新方式是将当前系统的日期和时间插入到文档中，且可以根据需要自动更新。1）利用键盘直接输入键盘直接输入方式输入时间、日期与输入其他普通文本一样，用键盘直接输入即可。时间和日期可以是任意的，不受系统时间的限制，所以也不会自动更新。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）利用菜单插入利用菜单方式插入的是系统时间和日期，时间和日期一旦插入，以后一直保持不变，其操作步骤如下：①将光标移动到要插入时间或日期的位置；②选择“插入”菜单下的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，如图4-19所示；③在“可用格式”列表框中选择需要的日期和时间格式；④单击“确定”按钮，日期或时间就会按选定的格式插入到文档中；上一页下一页返回4.2

Word的基本操作⑤另外，如果在“日期和时间”对话框中选中“自动更新”复选框，插入的日期和时间还会随着系统时间的改变而自动更新，在打印文档时，打印出的总是当前的日期和时间，这适合用于通知、信函等文档类型。4.输入数学公式当需要在文档中建立数学公式时，由于编排数学公式比较复杂，Word提供了一个“公式编辑器”，为数学公式提供了若干套“样板”，包括特殊的符号和各种公式。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）插入公式利用“公式编辑器”，只需简单的操作就可以建立复杂的公式，然后把编辑好的公式插入文档中。在文档中插入数学公式的步骤有以下几步。①单击要插入公式的位置。②选择“插入”→“对象”命令，打开“对象”对话框，如图4-20所示。然后打开“新建”选项卡。③选择“对象类型”列表框中的“Microsoft公式3.0”选项。如果在“对象”对话框中找不到公式编辑器“Microsoft公式3.0”选项，则需要使用Office安装安装该组件。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作④单击“确定”按钮，切换到如图4-21所示的公式编辑器窗口方式，弹出“公式”工具栏和菜单。公式工具栏的顶行提供了公式中常用的一系列数学符号，如关系符号、修饰符号、运算符号、箭头等；底行提供了一系列公式模板供用户选择，如分式和根式模板、积分模板、上标与下标模板、求和模板等。⑤从“公式”工具栏上选择符号或样板，输入变量和数字来创建公式。⑥单击Word文档中非公式的其他地方，返回Word文档。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作【例4-1】输入级数的公式：其操作步骤有以下几步。①在“公式”工具栏中单击“求和模板”按钮，在弹出的菜单中单击“带上下标的求和模板”按钮，在“求和模板”的上标框中输入“∞”，下标框中输入“n=1”；②把光标移到右边的输入框，单击“分式和根式模板”按钮，在弹出的菜单中单击“分式”按钮；③把光标移到分子框中，单击“上标和下标”按钮，在弹出的菜单中单击“上标”按钮，分别输入“（-1）”和“n”；上一页下一页返回4.2

Word的基本操作④把光标移到分子框中，在“分式和根式模板”中单击“根式”按钮，输入“n”；⑤单击“上标和下标”按钮，在弹出的菜单中单击“上标”按钮，分别输入“（x-1）”和“n”，完成公式输入；⑥单击Word文档中非公式的其他地方，返回Word文档。2）编辑公式插入的公式是一个整体图形对象，单击该对象即可对其进行选定、移动、缩放操作，也可像文本一样进行复制、删除操作。双击该对象，进入该对象的公式编辑环境，可重新进行编辑修改。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作4.2.4文本的编辑当输入完一篇Word文稿时，往往要对文档的某一部分进行编辑和修改，文本编辑包括插入、删除、移动、复制、撤销、重复、查找及替换等操作。1.选取文本要进行文本编辑，就必须先选取要进行操作的部分，被选取的文字以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上，这样就很容易与未被选取的部分区分出来。选取文本之后，用户所做的任何操作都只作用于选定的文本。Word中，选择文本的方法有多种，可以利用鼠标，也可以利用键盘。下面介绍几种常用的选取方法。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）用鼠标选取用鼠标选取是最基本、最常用的选取方式，通过拖曳鼠标，用户可以选取任意数量的文字。用鼠标选定文本的操作步骤如下：①将鼠标指针移到欲选择的文本的第1个字符前单击，使指针变为“|”形；②按住左键向后拖动鼠标，鼠标拖过的字符变成黑底白字，和原来的白底黑字正好相反，称为“反白”显示，如图4-22所示。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作文档的最左边空白区域内隐藏着一个“选定栏”，当鼠标移到“选定栏”中，箭头变成形，在“选定栏”操作鼠标能快速选定文本。鼠标快速选定文本的操作方式见表4-3。在选定文本后，如果发现选定的内容不合适，欲取消选择，只需单击选定区域以外的任意位置。2）用键盘选取用键盘快速选定文本的操作方法见表4-4。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2.移动文本1）用鼠标移动选定要移动的文本，拖动选定文本（此时指针变成箭头下带一个矩形的形状）到目标位置即可。用这种方法实现短距离移动文本是很方便的，但要把文本移动到较远的地方，如从一页移动到另外一页时，用鼠标拖动就不太方便了，这时最好使用剪贴板进行操作。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）用剪贴板移动剪贴板是操作系统（如WindowsXP）在内存中开辟的一段可共享的一块公共信息区域。剪贴板不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息，因此，可作为信息交换的一个桥梁。用户在使用“复制”、“剪切”、“粘贴”等命令时，感觉不到在使用剪贴板，因为这些都由操作系统自动完成了。如果要复制或移动一段选定的文本，需分解成两个步骤。比如复制一段文字，要先将选定的源内容复制到剪贴板，再从剪贴板粘贴到目标处。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作用剪贴板移动文本有如下三种方法：①先将要移动的文本选中，单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，将选定文本剪切放入剪贴板中，然后将光标定位到要粘贴的位置，单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，完成移动；②先选中要移动的文本，按Ctrl+X组合键，将选定文本从原位置处剪切，暂时存放到剪贴板中，然后把插入点移动到要粘贴的位置，按Ctrl+V组合键，完成移动；③先选中要移动的文本，选择“编辑”→“剪切”命令，将选定文本剪切放入剪贴板中，然后移动光标到要粘贴的位置，选择“编辑”→“粘贴”命令，完成移动。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作3.复制文本1）用鼠标复制选定要复制的文本，在按住Ctrl键的同时拖动选定文本（此时指针变成箭头下带一个正方形内有加号的形状）到目标位置即可。在较长的距离复制文本与移动文本类似，利用剪贴板来复制更为方便。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）用剪贴板复制用剪贴板复制文本有如下三种方法：①先将要复制的文本选中，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，将选定文本复制到剪贴板中，然后将光标定位到要粘贴的位置，单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，完成复制；②先选中要复制的文本，按Ctrl+C组合键，将选定文本复制到剪贴板中，然后把插入点移动到要粘贴的位置，按Ctrl+V组合键，完成复制；上一页下一页返回4.2

Word的基本操作③先选中要复制的文本，选择“编辑”→“复制”命令，将选定文本复制到剪贴板中，然后移动光标到要粘贴的位置，选择“编辑”→“粘贴”命令，完成复制。若要在长文档的两部分之间移动或复制文本，可将窗口拆分为两个窗格（选择“窗口”→“拆分”命令或拖动垂直滚动条最上端的拆分条）。一个窗格显示所需的文字或图形，另一个窗格显示文字或图形的目的位置，然后选定文字或图形并将其拖动过拆分条。使用剪贴板可在文档间完成移动和复制，其操作与文档内的移动和复制操作类似。3）选择性粘贴上一页下一页返回4.2

Word的基本操作在进行复制粘贴操作时，Word通常会将文本的格式一同复制过来，如果需要复制其中的特定内容而不是所有内容，例如只复制文本不复制格式或只复制表格中的多个单元格的内容不要表格边框，则可以选择“选择性粘贴”命令来完成，具体操作步骤如下：①选定需要复制的文本或多单元格区域，选择“编辑”→“复制”命令；②单击目标位置，选择“编辑”→“选择性粘贴”命令，将弹出“选择性粘贴”对话框；③从中选择所需的选项，如“无格式文本”，单击“确定”按钮即可。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作4.删除文字1）删除一个字符在编辑文档过程中，经常需要删除一些文字。如果要删除一个字符，则可将光标定位到要删除字符的前面，按Delete键，该字符即被删除，按Backspace键则删除插入点之前的字符，同时被删除字符后面的文字依次前移。2）删除多个字符或段落如果要删除多个字符、一整段或多段文字内容，则先选取欲删除部分的文字，然后按Delete键，或者选择“编辑”→“清除”→“内容”命令，进行删除。也可以单击常用工具栏上的“剪切”按钮或选择“编辑”→“剪切”命令。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作5.查找与替换查找和替换是文字处理软件中非常有用的功能。在对一篇较长的文档进行编辑的时候，利用查找功能，可以快速定位所要查找字符的位置；在对文档做同样的修改时，利用替换功能，可以高效地完成文字内容的替换。Word提供的查找和替换功能强大，它可以查找和替换非打印字符，可以区分全角、半角和大小写，可以查找和替换带格式的文本，甚至还可以查找和替换格式符本身。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）查找文本查找文本的具体操作步骤有以下几步。①如果是想查找某一特定范围内的文档，则在查找之前应先选取该区域的文档。②选择“编辑”→“查找”命令或按Ctrl+F组合键，打开“查找和替换”对话框，如图4-23所示。③在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的内容。当选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框时，其下方的下拉列表框成为可用状态，从中可以选择要在文档的哪些部分进行查找。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作④单击“查找下一处”按钮，即可找到指定的文本，找到后，Word会将该文本所在页移到屏幕中央，并反白显示找到的文本，如文档中还有同样的内容，则再次单击“查找下一处”按钮，继续查找指定的文本，直到查找完整篇文档或单击“取消”按钮回到文档中为止。如果用户对查找的范围有具体的限定，或者要查找带格式的文本，可以对查找进行高级选项的设置。方法是单击“查找”选项卡中的“高级”按钮，打开其高级选项，如图4-24所示。

上一页下一页返回4.2

Word的基本操作另外，单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择所需格式，用户通过设置，可以实现对指定格式内容的查找；单击“特殊字符”按钮，在打开的菜单中，可以设定查找各种特殊符号。⑤查找结束后，出现一个提示框，显示查找结果。单击“确定”按钮返回编辑状态。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作2）替换文本执行替换功能的操作步骤有以下几步。①选择“编辑”→“替换”选项或按Ctrl+H组合键，打开“查找和替换”对话框，这时默认打开“替换”选项卡。②在“查找内容”下拉列表框中输入要替换的文本。③在“替换为”下拉列表框中输入替换文本。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作④单击“查找下一处”按钮，Word会自动找到要替换的文本，并以反白的形式显示在屏幕上，如果用户决定替换，则单击“替换”按钮，否则可单击“查找下一处”按钮继续查找或单击“取消”按钮不进行替换。如果单击“全部替换”按钮，则Word会自动替换所有指定的文本。与查找类似，用户也可以设定替换的范围等选项，方法是单击“高级”按钮，展开“查找和替换”对话框的高级选项，然后进行设置即可。如果在“替换为”文本框中不输入内容，则会删除文档中要替换的文本。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作6.撤销与恢复在编辑文档的时候，经常会发生一些写错某个字符或误删不该删除的内容等错误操作，或者对一篇文档进行了删除、复制、移动及替换等操作后，用户对其效果不满意，这时可以利用Word提供的撤销与恢复功能。撤销是为了纠正错误，即取消上一步的操作结果，将编辑状态恢复到所做误操作之前的状态；恢复则对应于撤销，是将撤销的操作再恢复回来，所以恢复操作实际上是撤销操作的逆操作。上一页下一页返回4.2

Word的基本操作1）撤销操作撤销操作的方法有以下三种。①选择“编辑”→“撤销”命令。②单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮。③按Ctrl+Z组合键。2）恢复操作恢复操作的方法有以下三种。①选择“编辑”→“恢复”命令。②单击“常用”工具栏的“恢复”按钮。③按Ctrl+Y组合键。上一页返回4.3

文档格式设置文档格式的设置是指对文档中的字符、段落、图片等内容在显示方式上的设置，文字格式的设置决定文字在屏幕上和打印时的显示形式。本节将主要介绍有关Word文字格式的一些内容，使用户在实际工作中能够制作出赏心悦目的文档。4.3.1字符格式设置字符是指作为文本输入的字母、汉字、数字、标点符号，以及特殊符号等。在一篇文章中，不同的内容应该使用不同的字体和字形，这样才能使文档层次分明，使阅读的人能够一目了然，抓住重点。下一页返回4.3

文档格式设置1.字符的格式所谓字符格式化就是设置字符的各种外观，以实现用户所要求的屏幕显示和打印效果。常见的字符格式化有：字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度以及中文版式等。图4-25显示了字符的部分格式效果。1）字体字体是指文字在屏幕或打印稿上呈现的书写形式。中文操作系统提供了常用的宋体、楷体、黑体等中文字体，也提供了TimesNewRoman、Arial等英文字体。上一页下一页返回4.3

文档格式设置2）字号字号是指文字的大小，可以用“磅”来表示，1磅为1/72in，1in大约等于254mm，所以1磅约为0.3527mm。中文习惯以字号表示，Word中字号从最大的初号到最小的八号字，相应磅值从最大的72磅到最小的5磅。字体的号和磅的对应关系见表4-5。3）字符间距字符间距是指两个字符之间的间隔距离，标准的字间距为0磅。当一行的字符数有规定时，可通过加宽或紧缩来调整。上一页下一页返回4.3

文档格式设置4）上、下标输入数学或化学公式时，如H2O，X3+Y4-8N等，可设置字符的上标或下标。2.设置字符基本格式字符的基本格式包括字符的字体、字号、字型和颜色。Word文档中可以使用的字体取决打印机提供的字体和计算机装入的字体文件，不同的字体有不同的外观形状，一些字体还以带有自己的符号集。常用的汉字字体有宋体、黑体、楷体和仿宋体等，Windows操作系还提供了其他字体，如隶书、幼圆等，在Word中均可以使用。上一页下一页返回4.3

文档格式设置1）使用格式工具栏设置格式工具栏如图4-26所示。常用于字符格式化的按钮有“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”、“下画线”、“边框”、“底纹”、“缩放”、“字体颜色”等，除“字体”和“字号”为下拉列表框外，其他按钮都属于开关性质。操作时，首先选取要改变格式的文本，单击字符格式按钮得到相应的效果，再次单击字符格式按钮则取消相应效果，恢复正常显示。字符格式按钮还可联合使用，比如既加粗又加下画线。上一页下一页返回4.3

文档格式设置Word默认设置中文字体为宋体，英文字体为TimesNewRoman，用户可以通过“格式”工具栏来改变文本的格式。①选定要改变字体的文本。②单击“格式”工具栏中“字体”框右侧的下拉按钮，弹出如图4-26所示的“字体”下拉列表。③用鼠标拖动字体下拉列表右侧的滚动条，找到所需的字体并将其选中即可。如果要改变英文的字体，只要先选定英文字母，然后从“字体”下拉列表框中选择英文字体即可。上一页下一页返回4.3

文档格式设置④单击“格式”工具栏中“字号”框右侧的下拉按钮，将弹出“字号”下拉列表。⑤选择“字号”下拉列表中的某字号。⑥单击“格式”工具栏中的“加粗”按钮，所选文字将被加粗显示；单击“倾斜”按钮，所选文字将被倾斜显示。以上字形效果可以组合使用，即可以同时选定加粗和倾斜两种字形，使所选文字呈现粗斜体效果。⑦单击“格式”工具栏中“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮，可以打开“字体颜色”调色板，该调色板是一个浮动面板，可以把它拖离工具栏并不断选择颜色，直到所选颜色合适为止。上一页下一页返回4.3

文档格式设置2）使用“格式”菜单设置①选定要设置格式的文本。②选择“格式”→“字体”命令，将打开如图4-27所示的“字体”对话框。③在“中文字体”下拉列表框中选择要设置的中文字体。④在“西文字体”下拉列表框中选择要设置的英文字体。⑤分别在“字形”、“字号”、“字体颜色”、“效果”列表框图中作相应设置。⑥单击“确定”按钮即可。上一页下一页返回4.3

文档格式设置3.设置间距和缩放Word提供了间距缩放功能，用户可以通过此项功能调整文档的外观、提高可读性，操作骤如下：①选中要调整字符间距的文本；②选择“格式”→“字体”命令，在打开的“字体”对话框中打开“字符间距”选项卡，如图4-28所示；③在“间距”下拉列表框中选择“加宽”或“紧缩”选项，单击“磅值”数值框右侧的微调按钮，设置需要把字符移动的磅数。在“预览”框中可以即时查看字符紧缩或加宽的程度；④单击“确定”按钮，即可应用所做的设置。上一页下一页返回4.3

文档格式设置4.设置动态效果Word还可以为文字设置动态效果，以方便用户进行Web页或演示文档的制作，增强文字在屏幕上的显示效果，操作步骤如下：①选中要设置动态效果的文本；②选择“格式”→“字体”命令，在弹出的“字体”对话框中打开“文字效果”选项卡；③在“动态效果”列表中选择所需的效果，在“预览”框中查看效果示例；④单击“确定”按钮，则该效果将被应用于所选的文本。上一页下一页返回4.3

文档格式设置在设置动态效果后，还可以选择显示或隐藏文本的动态效果。选择“工具”→“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中打开“视图”选项卡，在“显示”选项区中取消选中“动态文字”复选框，即可隐藏文字的动态效果。如果要取消已经设置的动态效果，则选中文本后，在“字体”对话框的“文字效果”选项卡的“动态效果”列表中选择“无”选项即可。上一页下一页返回4.3

文档格式设置5.设置其他格式除了设置有关字体、字符间距等格式外，还有其他文本风格的设置。用户将鼠标指针移动到工具栏处，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“其他格式”命令，或者选择“视图”→工具栏”→“其他格式”命令，屏幕上显示“其他格式”工具栏，如图4-29所示。上一页下一页返回4.3

文档格式设置各按钮功能如下：“突出显示”——给选择的文本添加底纹；“着重号”——给选择的文本加着重号；“双删除线”——给选择的文本加双删除线；“拼音指南”——给汉语加拼音、给日文作注音处理；“并排字符”——将所选择的文字在一行的高度中以两行显示；“带圈字符”——给选择的文本加圈。上一页下一页返回4.3

文档格式设置4.3.2段落格式设置设置字符的格式能改变字符的外观，但文档外观更重要的还取决于段落格式。段落是文档格式化的单位，它介于字符和节之间。如在Word中，段落不一定全由语句组成，任何数量的文本、图形、图像或其他项目对象，加一个段落标记（回车换行符“”）就构成了一个段落，标题和空行都可看成是一段落。段落的格式化信息都保存在段落标记中，删除一个段落标记后，该段落标记之前的文本就成为下一个段落的一部分，并采用下一段落所有的段落格式。上一页下一页返回4.3

文档格式设置段落格式是用来改变段落的外观属性，它主要包括段落缩进和对齐方式、行间距和段落间距、自动编号、制表位、边框和底纹、分栏、首字下沉等几个方面。段落的对齐方式一般包括左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐；段落缩进是指文本与页边距之间保持的距离，包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进四种缩进方式，如图4-30所示。行间距是从一行文字的底部到下一行顶部的间距，段间距决定段落的前后空白距离的大小。在进行段落设置时，经常要用到水平标尺，拖动水平标尺上的缩进标记可以调整段落的首行缩进、左边界和右边界等。图4-31是对文本段落设置的一个示例。上一页下一页返回4.3

文档格式设置1.水平对齐方式段落的对齐方式有五种，即两端对齐、居中、左对齐、右对齐和分散对齐，系统默认设置为两端对齐方式。设置段落对齐的方法有两种：①先选定改变对齐方式的段落，再单击“格式”工具栏中相应的工具按钮，如图4-32所示；②先选定改变对齐方式的段落，选择“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的在“对齐方式”下拉列表框中选择适当的对齐方式，如图4-33所示。上一页下一页返回4.3

文档格式设置2.段落缩进段落缩进是指第一个字符距正文边沿之间的距离，利用段落缩进使文档中的某一段落相对于其他段落偏移一定的距离。缩进分左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进四种。设置段落缩进的方法有以下三种。上一页下一页返回4.3

文档格式设置1）选择“格式”菜单中的“段落”命令先将光标定位在要调整缩进的段落内，选择“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选项组中，向“左”、“右”微调框中直接输入数值，可以调整段落相对左、右页边距的缩进值。在“特殊格式”下拉列表框中可以设置“首行缩进”和“悬挂缩进”，它右面的“度量值”微调框显示缩进量值。2）使用标尺调整缩进设置缩进最快速的方法是使用标尺（如果标尺没有显示出来，可选择“视图”→“标尺”命令）。标尺如图4-34所示，它上面有4种缩进标记。上一页下一页返回4.3

文档格式设置“首行缩进”：拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置。“悬挂缩进”：拖动该标记，控制段落中首行以外的其他的起始位置。“左缩进”：拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置。“右缩进”：拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置。3）使用“格式”工具栏上的按钮将光标定位在要调整缩进的段落内，单击“格式”工具栏上的“减少缩进量”按钮，或“增加缩进量”按钮。上一页下一页返回4.3

文档格式设置3.制表位Word提供了灵活的制表功能，可以方便地用制表位产生制表信息。制表位使用户能够向左、向右或居中对齐文本行，还可以将文本与小数字符或竖线字符对齐。下面介绍设置制表位的方法。1）使用鼠标设置连续单击水平标尺最左端的左对齐式制表符，直到它更改为所需制表符类型：左对齐、右对齐、居中、小数点或竖线对齐，然后在水平标尺上单击要插入制表位的位置即可。五种制表位的效果见表4-6。上一页下一页返回4.3

文档格式设置2）选择“格式”菜单中的“制表位”命令若要设置精确的度量值，可选择“格式”→“制表位”命令，打开“制表位”对话框，如图4-35所示，在“制表位位置”下面的文本框中输入所需度量值，然后单击“设置”按钮即可。设置完毕后，单击“确定”按钮。这时，只需按Tab键插入点就会跳到该制表位，新输入的文字在制表位对齐。使用制表位设置文本对齐示例如图4-36所示。上一页下一页返回4.3

文档格式设置4.行距和段落间距在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，可以设置段落的行距和间距。行距是文本中相邻行之间的距离，默认为单倍行距。间距是指段落前后的间距量。设置行距和间距的方法如下：①选择需要重新设置行间距的段落，可以选择整个段落或将光标置于段落之中；②选择“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框；上一页下一页返回4.3

文档格式设置③单击“间距”选项区的“行距”下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择一种行距或向“设置值”微调框中输入需要设置的行距；④单击“间距”选项区的“段前”或“段后”框右侧的微调按钮，选择适当的间距；⑤单击“确定”按钮即可完成操作。上一页下一页返回4.3

文档格式设置5.段落的换行和分页Word会按照预设值的页边距和纸张大小等相关信息将文档自动换行和分页。如果要设置段落换行或分页的形式，可采用下列方法。1）手动换行或分页插入点移动到段落中需要换行的位置，按回车键，即可手动换行；插入点移动到需要分页的位置，按回车键多次，直到插入点进入下一页，完成手动分页。上一