信息终端管理制度

信息终端管理制度

一、目的

信息资产是集团固定资产的重要构成部分，相比较于其他资产类别，在使用

和管理规定上具有特殊性。为规范信息资产的使用行为，在《总部固定资产管理

制度》框架下特制定此制度。

二、合用范围

云商集团总部、卜属独立企业。

三、管理角色与职责

1、直接负责人

资产使用人为直接管理人，对资产实行完全的管理贡任。使用中应积极防止

资产损坏风险并且一旦由于保管不善导致资产损坏或遗失，按照有关制度进行赔

偿。

2、间接负责人

资产使用人日勺部门负责人和各中心兼职资产管理员为间接管理人。负责对

资产使用人的使用行为进行监督，出现违规行为必须及时制止。当资产由于人为

原因导致损坏或遗失，承担间接管理责任和区域责任制（办公或其他公共区域内

的无主设备由其距离近来的部门负责人承担临时保管和损坏、遗失赔偿责任，确

认无人使用后2个工作日内偿还至信息仓库）。

3、资产管理部门：

IT总部数据中心地区管理部资产管理组是信息资产的直接管理部门，负责对

直接负责人、间接负责人贯彻该制度的状况进行监督、检查，出具对应日勺管理规

定和根据该制度出具处理意见。

四、信息终端使用与管理规范

1、资产使用行为规范

为防止信息资产的使用风险，针对资产的直接负责人（虽然用人，下称使用

人）的使用行为进行明确的规范，内容如下：

（1）员工必须遵守信息资产日勺业务办理规范，按《总部信息终端配置原则》

和业务办理规范办理资产领用、偿还等业务，业务办理规范详见下文。

（2）使用人自将设备实物领出信息仓库的同步，即开始承担直接保管责任

和损坏、遗失的赔偿义务。自设备偿还至信息仓库的同步，该责任和义务即随实

物转移至接受人。

（3）一旦办理资产领用后，领用资产严禁借他人使用。如因办公需要，任

何资产使用人的变动，必须提前完毕资产转移或者调拨流程。

（4）办公信息终端仅限于在总部园区内使用，由于工作需要需带离园区，

在带离前和带回后通过自由流程向资产管理部门进行报备。

（5）保证在安全的环境下使用，防止设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损

伤。

（6）保证设备内配件完好，严禁私自拆卸。

（7）保持设备洁净、清洁定期对肌污进行清理，严禁在设备上黏贴不干胶、

卡通贴画等装饰物。

（8）严禁私自撕毁资产卡片号。

（9）原则上每名员工只能参照《总部信息终端配置原则》申请1台办公设

备，如因办公需要，申请超原则日勺设备或多台设备，均必须完毕超标申请流程。

超标申请需求必须真实，虚假申请一旦发现员工本人和其部门负责人均将承担对

应的责任。

设备有效期间违反上述行为规范，将参照本制度第五章日勺有关规定进行惩罚。

2、业务办理规范

信息资产业务是指当员工出现工作调动、离职或新员工入职，波及信息终端

使用需求变更时，必须按照规定办理有关的资产变更业务。流程规定如下：

(1)新员工、实习生电脑领用

①代领人收到短信告知后，2个工作日内需要到信息仓库办理领用，超过领

用期限，信息仓库将进行拆机处理。

②信息仓库将按照《总部信息终端配置原则》配发对应岗位员工的办公信息

终端，假如配发H勺原则不满足需求，领用后再完毕对应的线上流程新领设备。

《总部信息终端配置原则》详见附件。

(2)离职

部门负责人提交离职申请流程后，员工即可到信息仓库办理离职偿还手续。

①员工到信息仓库偿还设备前，须登录资产管理平台对个人名下设备与实际

使用设备进行自查，保证帐实一致。假如出现差异，及时联络财务规划中心资产

管理部进行核算并处理。

②偿还日勺设备规定无人为损伤，各配件完好、无人为污渍，如有违反参照使

用行为规范进行处理。

③部门负责人负责监督离职工工在最终工作日内偿还所使用H勺办公信息设

备。最终工作日前未偿还信息设备，按照本制度第五章有关规定对部门负责人进

行处理。

④信息仓库每月将梳理离职流程提交后超1月未偿还信息设备的离职人员，

梳理状况将定期通过邮箱反馈至其部门负责人，帮门负责人负责在2个工作日内

需贯彻其资产状况并进行答复。

(3)借用

①只容许集团内部临时借用，借用时间不能超过1个月。如有特殊状况完毕

对应的续借手续。

②固定资产借用需求必须真实有效并提供必要的阐明文献或附件，如项目使

用需上传项目经理提交的I项目立项流程，截图中需包括项目名称、项目编号、项

目开始结束时间、参与项目日勺人员明细。

③借用人对所借用资产负有管理责任和赔偿义务，借用电脑的使用规范和领

用资产一致。

④申请人所借用的设备仍必须满足总部信息终端配置原则，如有特殊需求需

审批部门签批同意。

⑤借用信息资产应当在到期前进行偿还，如有特殊状况需要及时联络资产管

理专人办理有关延期手续。超期未偿还信息仓库将安装本章第五章日勺有关规定进

行惩罚。

（4）调动

①员工企业间的I岗位调动时必须以《总部信息终端配置原则》为根据，到达

电脑更换条件时才可以进行更换。

②员工跨企业间的岗位调动，在岗位调动前必须将电脑偿还至信息仓库后再

按新企业的规定办理领用手续。

⑸报废

①顾客凭1T帮客日勺鉴定单提交资产报废申请，流程流转至资产管理专人时提

交信息内部领用申请。在领用新电脑的同步偿还报废电脑，电脑报废前必须将重

要文献进行销毁。

（6）更换

①除岗位调整之外需要更换既有物资的使用需求，必须以《总部信息终端配

置原则》为根据，到达电脑更换条件时才可以进行更换。

3、资产管理规定

（1）盘点制度

信息资产的盘点采用自盘和统盘的方式。自盘包括个人自查、部门自盘、中

心自盘三个方面。统盘重要是指年度集团范围内H勺统一盘点。

①个人自查

个人自查是指使用人在平常有效期间，除要按照本制度对设备自身承担管理

职责和赔偿义务外，还必须关注资产管理平台中个人名下与在使用设备口勺一致性。

规定使用人在平常使用中即有资产管理的责任意识，原则上每周进行自查，发现

差异及时反馈至财务规划中心资产管理部。无论是在财务抽盘、年度大盘、办理

资产有关业务过程中发现资产差异的，地区管理部会联合财务针对差异进行调查,

由于个人自查不到位或者本人己经发既有差异但未反馈的，参照本制度第五章的I

有关规定进行惩罚。

②部门自盘

部门自盘是指由部门负责人组织部门内日勺员二对自己所使用设备与资产管

理平台名下资产的一致性进行检查，部门负责人应承担组织、监督、检查的职责

并具有极强日勺资产管理意识。原则上部门负责人应每月组织部门内员工对资产进

行检查。无论是在财务抽盘、年度大盘、办理资产有关业务过程中发现资产差异

的，假如经查实部门内员工资产差异是由于自盘不到位或者本人已经发既有差异

但未反馈的，部门负责人承担连带的管理责任，参照本制度第五章日勺有关规定进

行惩罚。

③中心自盘

中心自盘是指由各中心兼职资产管理员组织日勺中心内员工对自己所使用设

备的盘点，原则上每季度组织盘点一次，中心第一负责人监督其贯彻，规定每季

度举行一次。发现差异及时瓷明原因，并反馈至财务规划中心资产管理部。假如

由于自盘不到位或者发现资产差异未及时反馈导致的I,除差异本人承担重要责任

以外，其部门负责人、中心第一负责人承担连带管理职责，参照本制度第五章的

有关规定进行惩罚。

④集团年度统盘

集团年度统盘是指由财务规划中心资产管理部组织指定有关人员，对集团总

部的I资产状况进行的I统一盘点。集团年度统盘是检查个人自查、部门自盘、中心

自盘贯彻状况的总要手段。

（2）区域责任制

区域责任制是指部门负责人对距离其办公地点近来日勺无主资产负有管理责

任，一旦发现应及时偿还信息仓库，部门负责人对责任区域内的无主资产承担和

自己使用的资产相似日勺管理职责和赔偿义务。

（3）低值易耗管理责任制

资产的直接使用人除对固定资产自身具有直接管理责任外，还对资产使用配

套的有关低值易耗品有直接保管责任。出现损坏、遗失，按低值易耗时采购价格

进行赔偿。

五、违规行为及惩罚规定

1、个人使用违规行为惩罚规定

（1）员工在信息仓库未按秩序办理曰关的资产业务，第一次将在集团内进

行通报处理，两次及以上每次通报人事负鼓励20元。

（2）在个人使用的信息设备上黏贴不干胶、Y通贴画或不爱惜设备，出现脚

印、油污等非正常使用导致H勺污渍，责令负责人清理洁净恢复原状，并负鼓励

50元。假如需要维修商恢复，负责人还必须承担对应日勺维修费用。

（3）员工在未报各收I状况下将设备私自带离企业，第一次进行通报处理，

两次及以上负鼓励20元。

（4）,设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损伤责令负责人修复，假如需要维

修商恢复，负责人还必须承担对应日勺维修费用；假如设备无法修复，按照公允价

值进行赔偿。

（5）设备遗失，按照公允价值进行赔偿。

（6）员工私自撕毁资产卡片号，第一次进行通报处理，两次及以上负鼓励

50元。

（7）私自拆卸、替代配件，责令其恢复原状，假如需要维修商恢复，型用

由负责人承担，并在集团内进行通报处理。

（8）将个人设备在未完毕线上流程的I状况下私下与他人互换、或借他人使

用，第一次进行通报处理，两次及以上负鼓励50元。

（9）在进行超标申请日勺期间，违反真实需求、谎报数据，当事人与部门负

责人负鼓励20元并在集团内进行通报处理。

2、违反业务规定的行为处理

（1）离职工工，未在最终工作日偿还所使用日勺信息终端，对其部门负责人

负鼓励50元，并进行通报处理。

（2）借用资产超期信息仓库通过短信告知后仍未归尚未归或办理延期手续,

对其员工本人及部门负责人负鼓励30元并进行通报，仍未偿还按资产的公允价

值变卖给员工，价款在工资中进行扣除。

（3）离职、调动、更换偿还到信息仓库的设备，有非正常使用导致的污渍,

责令负责人清理洁净，假如需外部单位进行清理，负责人还需承担清理费用。此

外，偿还H勺信息仓库有人为损坏或配件遗失，假如需要维修商恢复，费用由负责

人承担，并在集团内进行通报处理，无法修复的左设备的I公允价值进行赔偿。

（4）报废的设备负责人在偿还至信息仓库前或者在拷贝资料后，必须将重

要资料进行删除。假如导致资料泄露导致企业损失，视其损失大小追规定负责人

进行赔偿。

（5）员工在信息仓库办理有关资产业务时，不按秩序协助资产管理专人做

好配件回收工作，对负责人负鼓励10元作为惩罚。

3、违反管理规定的行为处理

（1）员工在使用电脑期间，每周需要对名下资产与资产管理平台进行核查,

不一致日勺及时沟通财务规划中心资产管理部进行处理。经核算，由于负责人未及

时自查导致口勺差异，对其本人和部门负责人负鼓励10元/次并责令改正。

（2）部门自盘规定部门负责人在每月开展一次，盘点成果及时反馈至中心

兼职资产管理专人。经检查部门负责人未按规定开展自盘工作，对部门负责人负

鼓励10元/次并责令改正。

（3）中心自盘规定由各中心兼职资产管理员组织、中心第一负责人监督每

季度组织一次，各中心资产管理员协调财务规划中心资产管理部对差异状况进行

处理。经检查各中心未按规定开展自盘工作，对中心第一负责人负鼓励30元/

次并责令改正。

（4）距离无主资产近来的部门负责人对该资产具有保管责任和赔偿义务与

个人资产一致。如确认无人认领，该部门负责人及时偿还至信息仓库。发现部门

负责人对距离其近来的无主资产不管不顾，对其进行负鼓励20元并进行通农。

4、低值易耗赔偿方案

资产的直接使用人除对固定资产自身具有直接管理责任外，还对资产使用配

套的有关低值易耗品有直接保管责任。出现损坏、遗失，按低值易耗时采购价格

进行赔偿。重要H勺低值易耗品赔偿价格如下：

商品名称赔偿价格

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