物资采购供应商管理制度修订

物资采购供应商管理制度修订

物资采购供应商管理制度最新修订1

第一章总则

第一条为了确保公司采购产品质量的最优，以及给后期产品

的维护、供应商的筛选和进一步合作提供可靠的信息，特制度本

制度。

第二条本制度适用于向公司长期提供大批量的原、辅材料及

工具器材等价格较高的物品的厂商，零售商除外。

第二章具体的管理制度

第一条供应商的资质

采购人员在选择供应商时，必须要求供应商提供以下证件的

扫描件或是复印件，且必须在相关网站上对其真实性和有效性进

行核实。

1、供应商的企业营业执照、税务登记证、开户行账号；

2、IS09001/20—版证书；

3、产品认证资料，如3c认证证书、SGS检验报告、ROHS证

书等。

4、我方需要其他的资料。

第二条供应商的基本信息

1、企业的全称及相应的简介，详细的办公地址

2、公司的'固定联系方式：固话和传真等

3、公司的网址

第三条采购部门在认真的核实了供应商的信息后，需填写《产

品采购单》的基本资料部分，并提交相关部门存档。

第四条采购合同及品质保证协议

1、采购合同：采购部门在与供应商进行洽谈且达成一致意见

后，签订的有“供需关系”的法律性文件。采购合同需含有以下内

容：一是，双方的全名、法人代表、联系方式（电话、传真）等信

息；二是，所采购物品的名称、规格、数量、交货期限等；三是，质

量协议，违约责任等。

2、品质保证协议：采购部门在确定供应商之后，需与其签署

品质保证协议，以保证所采购物品和后期服务的质量。品质保证

协议需包括以下内容：一是，承诺产品符合本行业的质量标准，

不以次充好；二是，若不能履行采购合同的条款，则需承担的违约

责任。

第三章附则

本制度自公布之日起开始生效。物资采购供应商管理制度最

新修订2

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅

仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。建立完善的供应商

档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制

程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、

品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。

第一条供应商档案管理对象：

1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。

新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正

在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应

商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的供

应商，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类供应商，

档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务

准备资料。

3、从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特殊业务等）、

普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应

量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4、从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时

间长、供应量大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的

重点应放在主力供应商上。

第二条供应商管理内容

1、供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资

料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商

档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地

址、电话、传真、e-mail.网址、负责人、联系人；公司概况、

设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2、供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3、业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者

和业务人员的素质、与其他竞争公司的'关系、与本公司的业务联

系及合作态度等。

4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、

保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、财务状

况等。

第三条供应商档案管理方法

1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是

建立供应商档案卡（又称供应商管理卡、供应商资料卡等）。采用

卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取

得，主要有三种形式：

①提供供应商资料卡，由供应商填写。

②由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集

供应商的相关资料。

③通过本公司和供应商已发生的采购情况（包括产品性能、

产品质量、售后服务等实际情况）。

然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行

整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是:

编制供应商信息周报，由汇总整理，周会时上报总经理，据此建

立综合的供应商档案。

第四条供应商档案管理应注意问题

1、供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一

般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。

需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；

及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。

2、供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还

应更多地关注意向供应商，为公司选择新应商，开拓新市场提供

资料。

3、供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。

不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给

业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，

使死档案变成活资料。

4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明

借阅期限。物资采购供应商管理制度最新修订3

第一章总则

第一条为进一步规范物资采购供应商管理，打造公开、公平、

公正的市场竞争环境，有效防控经营风险，保证物资采购质量，

切实服务好安全生产和项目建设，根据《关于印发《河南煤化集

团供应商管理办法（暂行）》的通知》（河南煤业化工（20J531号），

结合企业实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司范围内生产经营、基本建设及其他

日常经营活动中所涉及物资采购供应商管理工作。

第三条公司对自购物资供应商实行归口统一管理，物资供应

部门负责自购物资供应商建库及管理工作。

第四条供应商管理坚持以下原则：

（一）荐优用优、准入审批、分级管理、动态维护原则；

（二）供应商资源内部共享，在库供应商优先使用原则；

（三）常用物资供应商入库为主原则；

（四）数量控制，生产性企业为主原则；

（五）公平、公正、公开录用，谁推荐谁负责、谁管理谁负责

原则。

第五条战略供应商、内部供应商的'管理严格按照河南煤化

集团相应管理制度执行。

第二章管理机构和职责分工

第六条为加强供应商管理工作，戌立统购物资供应商管理领

导小组。

组长：赵金修

副组长：陈廷章

成员：金文戌、张传亮、邓建正、杨红慧、陈薇、徐晓光、

骆朝军、王小成、马杰。

领导小组下设办公室，办公室设在物资供应部。领导小组职

责：

1、审定供应商管理相关制度与办法；

2、评定、审批自购物资供应商入库、退出；

3、审批在库供应商考评结果；

4、协调解决供应商管理过程中的重大问题。

第七条供应商管理职责划分

（一）物资供应部职责：

1、贯彻落实永煤控股供应商管理制度；

2、对统购物费供应商进行入库推荐和资质初审，推荐企业信

誉好、产品质量可靠的供应商；

3、根据永煤控股安排组织或参与对拟入库统购物资供应商进

行考察;

4、按照永煤控股要求做好在库统购物资供应商的考评和日常

监督；

5、及时反馈统购物资供应商所供产品质量、售后服务等履约

信息。

6、制定公司供应商管理制度，经领导小组审定后监督执行；