设计院档案管理制度

设计院档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范我院档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保设计成果的完整性、安全性和可追溯性，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合我院实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指我院在各项生产经营、工程设计、科研开发、行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于我院各部门、各分支机构以及所有员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理工作。第四条管理原则档案管理遵循统一领导、分级负责、集中保管、规范整理、方便利用、安全保密的原则。第二章档案管理机构与职责第五条管理机构我院档案工作实行统一领导下的分级管理体制。院办公室为档案工作的归口管理部门，负责全院档案工作的统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查和集中管理。各生产部门、职能科室应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常形成档案的收集、整理和预归档工作，并配合院办公室做好档案管理相关工作。第六条院办公室档案管理职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善我院档案管理制度及工作细则。2.负责全院各类档案的接收、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁和利用工作。3.指导和督促各部门做好档案的形成、积累、收集和预整理工作。4.组织档案管理业务培训，提高全院档案管理人员的业务素质。5.负责档案库房的日常管理，确保档案安全。6.推进档案信息化建设，负责电子档案的接收、存储、备份和利用平台的维护。7.参与重大科研项目、重点工程及重要活动的档案验收工作。第七条各部门及兼职档案员职责1.学习和执行院档案管理制度，熟悉本部门档案形成规律。2.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理、规范组卷，并按规定时间向院办公室移交归档。3.协助院办公室做好本部门归档档案的利用工作。4.对本部门暂存档案进行妥善保管，防止遗失、损坏和泄密。第三章档案的形成与收集第八条档案形成要求各部门及员工在各项工作中形成的文件材料，必须符合国家及行业有关规范标准，做到字迹清晰、内容真实、手续完备、格式规范。电子文件的形成应符合相关电子文件归档与管理规范。第九条档案收集范围档案收集范围主要包括但不限于：1.行政管理类：各类决议、决定、通知、通报、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、报告、人事任免、规章制度等。2.经营管理类：合同协议、招投标文件、市场调研、客户资料、财务报告、审计材料等。3.工程设计类：*前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评报告等。*设计基础资料：地形地貌图、工程地质勘察报告、水文气象资料、技术经济资料等。*设计文件：方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计的图纸、说明、计算书、设计变更等。*项目管理文件：设计合同、委托书、技术协议、会议纪要、洽商记录、监理文件、竣工验收文件等。4.科研开发类：科研项目立项、研究报告、实验记录、成果鉴定、专利申请、论文论著等。5.其他具有保存价值的文件材料。第十条收集时间与要求1.行政管理类、经营管理类档案，应在办理完毕后的次季度内收集整理。2.工程设计项目档案，应在项目完成竣工验收或交付使用后三个月内，由项目负责人组织相关人员完成收集、整理并向院办公室归档。周期较长的项目，可分阶段归档。3.科研项目档案，应在项目结题或成果鉴定后一个月内完成收集归档。4.电子文件应与纸质文件同步形成、同步收集。5.档案收集应齐全完整，不得擅自取舍或销毁。第四章档案的整理与归档第十一条档案分类我院档案采用年度-业务类别-项目（或部门）的多级分类法。具体分类方案由院办公室制定并实施。第十二条档案编号档案的编号应遵循唯一性、系统性、可扩展性原则。具体编号规则由院办公室制定，确保每一卷（件）档案都有唯一的标识。第十三条案卷整理1.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。卷内文件应齐全完整，排列有序（通常按时间顺序或逻辑顺序）。2.编页号：卷内文件材料应逐页编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编号。3.填写卷内目录：卷内目录应包括序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项。4.填写备考表：备考表应置于案卷末页，注明卷内文件材料的件数、页数，以及在形成、收集、整理、保管过程中需要说明的问题。5.案卷装订：装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。图纸一般不装订，可折叠存放于卷盒内。第十四条归档手续档案移交归档时，移交部门应填写《档案移交清单》，列明案卷题名、卷号、数量、移交日期等，经移交人、接收人双方签字确认后，各执一份。重要项目档案归档时，院办公室应组织相关人员进行验收。第五章档案的保管第十五条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十六条档案存放档案应按分类编号顺序上架存放，做到定位管理。不同载体的档案应分开存放。档案柜、架应排列有序，并标明柜号、架号。第十七条库房管理1.严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.定期检查库房温湿度，并做好记录，及时调控。4.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。5.保持库房整洁卫生。第十八条档案日常维护1.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.定期对电子档案的存储介质进行检查、复制和转存，防止信息丢失。3.档案管理人员调动工作时，必须办理档案交接手续。第十九条电子档案保管1.电子档案应存储在符合安全标准的服务器或专用存储设备中，并进行定期备份（至少两份，异地存放）。2.严格控制电子档案的访问权限，采用身份认证、权限控制等安全保密措施。3.定期检查电子档案的可读性，对存储介质进行维护和管理。4.确保电子档案的元数据完整、准确。第六章档案的利用与借阅第二十条利用原则档案利用应遵循“为院服务、严格审批、注意保密”的原则，既要满足工作需要，又要确保档案安全。第二十一条利用范围与权限1.本院员工因工作需要可查阅本人形成或本部门保管的非涉密档案。查阅涉密档案或其他部门档案，须经部门负责人及院办公室负责人批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经院办公室负责人批准，必要时须报请院领导批准。3.查阅涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，须严格按照保密规定执行。第二十二条借阅程序1.查阅档案一般在档案阅览室进行。确因工作需要借出档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途，经相关负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案期限一般不超过规定时间，确需延长的，应办理续借手续。3.档案管理人员应对借出档案进行检查，确认无误后方可借出。第二十三条利用要求1.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得污损、撕毁档案。2.未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理人员同意并登记。3.借阅的档案不得转借他人。4.归还档案时，档案管理人员应仔细核对，确认无误后方可注销借阅手续。如发现档案有损坏、缺页等情况，应立即报告并按规定处理。第二十四条档案复制件管理档案复制件视同原件管理。利用者因工作需要带走复制件的，须经批准并登记。第七章档案的鉴定与销毁第二十五条档案鉴定对于已超过保管期限的档案，由院办公室会同相关部门组成鉴定小组，按照国家有关档案保管期限规定进行鉴定。鉴定工作应定期进行。第二十六条销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报院领导批准后，方可销毁。2.销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程负责，确保档案确实被销毁。3.《档案销毁清册》应永久保存。4.涉密档案的销毁，必须严格按照国家保密规定执行，确保不发生泄密事件。第八章档案的信息化建设第二十七条总体要求积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和利用水平。第二十八条电子档案管理1.建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.采用符合国家标准的档案管理软件，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。3.电子档案应与纸质档案同步归档。对于重要的电子档案，应同时保存其纸质版本或具有长期保存价值的脱机存储介质。第二十九条档案数字化对具有永久和长期保存价值的传统载体档案，应逐步进行数字化扫描、著录、存储，建立数字档案资源库。数字化过程应符合相关技术标准，保证数字化成果的质量。第三十条数据安全与共享1.建立档案信息系统安全保密制度，采取身份认证、访问控制、数据加密、安全审计等技术措施，保障档案信息系统安全和档案数据安全。2.在确保安全的前提下，积极构建档案信息共享平台，方便院内各部门依法依规利用档案信息资源。第九章责任与奖惩第三十一条责任追究对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，院将给予表彰或奖励。对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案