公司职业卫生档案管理制度

公司职业卫生档案管理制度第一章总则与适用范围为规范公司职业卫生档案管理工作，落实公司职业病防治主体责任，持续提升职业病防治规范化水平，切实保护劳动者职业健康权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生监督管理规定》《职业健康监护技术规范》（GBZ188-2014）《用人单位职业病危害防治八条规定》等法律法规、标准规范要求，结合公司生产经营实际，制定本制度。本制度所称职业卫生档案，是指公司在职业病防治工作过程中形成的，能够完整反映职业病防治工作开展全过程、具备保存价值的各类文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，分为公司职业卫生管理总档案和劳动者职业健康监护个人档案两类。本制度适用于公司总部各职能部门、各生产分厂、分公司、全资及控股子公司、所有在公司场内作业的外包施工单位、劳务派遣单位，所有涉及职业病危害作业的相关活动产生的职业卫生档案管理工作。职业卫生档案是公司职业病防治工作的原始凭证，是落实用人单位主体责任、应对监督检查、处理职业健康权益纠纷的核心依据，各部门必须严格执行本制度要求，保证档案资料的真实性、完整性、可追溯性，严禁伪造、篡改、故意销毁职业卫生档案资料。第二章职业卫生档案管理组织与职责划分公司建立“统一归口管理、分级负责归档、定期核查更新”的职业卫生档案管理体系，明确各级管理主体的责任，避免职责交叉、档案遗漏，各部门具体职责划分如下：部门名称职责内容安全环保部（职业健康管理归口部门）①负责统筹全公司职业卫生档案的规划，制定档案管理标准，组织开展档案的定期核查；②负责公司级职业卫生总档案的收集、整理、归档、保管、调用管理工作；③负责牵头组织对超过保管期限档案的鉴定与销毁工作；④负责对接政府监管部门的职业卫生档案调阅、检查工作；⑤负责督促各业务部门按时完成档案资料的上报与归档行政人事部①负责配合职业健康管理部门完成劳动者职业健康监护工作，组织开展岗前、岗中、离岗、应急职业健康检查；②负责建立并保管劳动者个人职业健康监护档案，严格落实一人一档管理要求；③负责在劳动者离职时，根据劳动者申请提供职业健康监护档案复印件，并加盖公章，做好相关申请领取记录；④负责做好劳务派遣人员职业健康档案的衔接管理工作，避免档案断档公司工会①负责监督职业卫生档案管理工作合规性，监督公司落实劳动者职业健康档案知情权；②负责对档案管理中的违规行为提出整改意见，督促责任部门落实整改，维护劳动者合法权益各生产车间/分厂①负责本属地范围内职业病危害因素日常监测原始记录、防护设施日常运行维护记录、个人防护用品领用登记等原始资料的收集整理；②负责在规定时限内将整理好的原始资料上报公司职业健康管理部门和行政人事部归档；③负责建立本车间职业卫生档案副本，满足日常管理和日常检查需求设备管理部①负责建立职业病防护设施完整台账，收集整理防护设施的采购、安装、验收、检修、更新等全套资料，定期提交归档；②负责收集整理职业病防护设施的性能检测资料，保证资料完整可查采购部①负责收集整理个人防护用品的采购资质、产品检验合格报告、供应商资质等资料，提交归档；②负责提供个人防护用品发放的原始采购凭证配合归档，保证溯源可查财务部①负责整理年度职业病防治经费预算、经费使用明细、票据凭证等资料，定期提交归档；②负责落实档案管理相关工作经费保障，满足档案存放设施升级、电子档案存储等经费需求外包项目管理部门①负责督促进场外包单位、劳务派遣单位建立完善本单位人员的职业卫生档案，进场前检查档案完整性；②负责将外包单位的职业病危害管理相关资料收集归档，纳入公司总档案统一管理第三章职业卫生档案分类及归档内容要求职业卫生档案按照用途和内容分为七大类，各类档案归档内容必须完整覆盖管理全流程，不得缺项漏项，具体要求如下：3.1基础管理类档案基础管理类档案是公司开展职业病防治工作的基础性依据文件，主要归档内容包括：（1）公司职业病防治管理机构设置正式文件、专职/兼职职业健康管理人员任命文件、管理人员培训合格资质证书复印件；（2）公司各级职业病防治责任制文件、职业病防治全项管理制度（包括职业病危害告知制度、申报制度、防护设施维护管理制度、个人防护用品管理制度、健康监护制度、教育培训制度、应急处置制度等）、职业病危害岗位操作规程汇编；（3）公司年度职业病防治计划与实施方案、年度职业病防治工作总结，计划中需要明确年度工作目标、具体措施、责任部门、经费预算，总结需要明确年度工作完成情况、存在问题、下年度改进方向；（4）职业病危害项目申报资料，包括初始申报表、申报系统回执、每次变更申报的资料，生产工艺、布局调整后及时更新申报资料并归档；（5）建设项目职业卫生“三同时”管理资料，所有新建、改建、扩建、技术改造、技术引进项目全部需要单独归档，内容从项目立项到验收完整覆盖，包括职业病危害预评价报告及评审意见、职业病防护设施设计专篇及审查意见、建设项目职业病危害控制效果评价报告及竣工验收意见，所有批复文件、专家意见原件全部归档；（6）工伤保险资料，包括全公司接触职业病危害劳动者的工伤保险参保名单、年度缴费凭证复印件，确保所有接触危害人员100%参保，资料完整可查；（7）年度职业病防治经费预算文件、经费使用明细及相关票据复印件，包括防护设施采购、健康检查、危害检测、教育培训、防护用品采购、职业病患者诊疗补助等各类经费使用记录，分类整理归档；（8）职业病危害告知资料，包括公司与劳动者签订的劳动合同中职业病危害告知条款复印件，劳动合同中未单独列明的，需要将专项职业病危害告知书、劳动者签字确认件全部归档。3.2工作场所职业病危害管理类档案本类档案反映公司工作场所职业病危害因素实际水平，是落实工作场所危害管控的核心依据，主要归档内容包括：（1）工作场所职业病危害因素定期检测资料：由具备合法资质的职业卫生技术服务机构出具的年度检测报告原件、检测机构资质证书复印件、检测原始数据记录；对于检测结果不合格、超过职业病危害因素接触限值的岗位，还需要将整改方案、整改过程记录、整改完成后复测报告一并归档，不得只存放检测报告遗漏整改资料；（2）工作场所职业病危害因素日常监测资料：公司自行开展日常监测的，需要将每日监测原始记录、月度汇总分析报告归档，日常监测设备的定期校准证书、校准记录也要一并存放；（3）工作场所职业病危害因素分布资料：标注所有职业病危害因素所在位置、种类、接触人数的工作场所平面布置图、危害因素分布地图，每次生产布局调整、工艺更新后需要及时更新重新归档；（4）职业病危害警示标识与告知栏设置资料：警示标识设置点位清单、定期检查维护记录、告知栏内容更新记录，每次检查发现标识损坏、脱落的，整改记录一并归档。3.3职业病防护设施与个人防护用品管理类档案3.3.1职业病防护设施档案按照“一台一档”要求建立，每个独立运行的防护设施建立一份完整档案，内容包括：防护设施基本信息台账（注明名称、型号、安装位置、投入使用日期、生产厂家联系方式）、产品合格证书、安装验收记录、定期维护保养记录、年度检修记录、性能检测报告、故障维修记录、更新改造记录，每次维护检修需要有具体维护人签字、维护日期，不得补签、代签。3.3.2个人防护用品管理档案内容包括：个人防护用品供应商资质证书、产品生产许可证、产品合格证明、第三方检验检测报告、个人防护用品采购验收记录、接触职业病危害劳动者个人领用发放签字台账，发放台账需要明确注明发放日期、防护用品类型、型号、防护等级、领用人员签字，严禁由班组长统一代签，确保发放落实到个人。3.4职业健康监护类档案分为职业健康监护总档案和劳动者个人职业健康监护档案两类，具体归档内容：3.4.1职业健康监护总档案内容包括：年度职业健康检查计划、职业健康检查机构资质证书复印件、年度职业健康检查总结报告、职业健康检查结果全员告知记录、异常结果处理记录；对于需要复查的劳动者，需要将复查报告、处理记录（包括调离原岗位通知、调岗记录、医学随访记录）一并归档；疑似职业病的需要将转诊记录、诊断申请资料归档，确诊职业病的将诊断资料一并转入职业病病例档案。3.4.2劳动者个人职业健康监护档案严格执行一人一档管理，内容包括：劳动者基本信息（姓名、性别、年龄、籍贯、学历、工号、所在部门、接触职业病危害因素种类、从事危害作业工龄、既往病史、职业病史、过敏史、家族职业病史）、岗前职业健康检查报告、岗中定期职业健康检查报告、离岗职业健康检查报告、应急职业健康检查报告、职业病诊疗记录，所有正式报告需要原件归档，确实无法获取原件的，需要由经办人签字注明原件存放位置，加盖部门公章确认。3.5职业病防治与病例管理类档案若公司出现职业病病例或者疑似职业病观察对象，需要单独建立本类档案，内容包括：职业病诊断证明书、职业病诊断鉴定书、职业病病例报告卡、职业病危害事故调查处理报告、职业病患者诊疗记录、工作岗位调整安排记录、工伤保险待遇落实记录、定期随访康复记录；对于疑似职业病观察期间的人员，也要单独建立观察档案，完整记录观察期间的历次检查结果、处理情况，直至排除或者确诊职业病。3.6职业卫生教育培训类档案内容包括：公司主要负责人、职业健康管理人员参加政府部门组织的法定培训的合格证书复印件、培训考核记录；公司内部组织的职业卫生培训资料，包括新员工三级职业卫生培训（公司级、车间级、班组级）的培训教案、签到表、考核试卷、成绩汇总；转岗人员重新培训资料、全员年度职业卫生复训资料；对于接触高毒物品、放射性危害等高危作业的人员，专项培训资料也要单独归档，确保所有接触危害人员100%经培训合格上岗。3.7应急管理类档案内容包括：急性职业病危害事故专项应急预案、现场处置方案；年度应急救援预案演练计划、演练过程记录（包括文字记录、现场照片、视频资料）、演练评估报告、演练发现问题整改落实记录；应急救援器材设备台账、定期维护检查记录；既往发生的急性职业病危害事故处置与调查记录，完整归档留存。第四章档案归档流程与整理规范4.1归档责任及时限要求所有档案资料按照“谁产生、谁整理、谁提交”的原则落实归档责任，具体时限要求如下：（1）各类基础管理类文件，在文件正式印发或者获取后10个工作日内，由责任部门整理后提交安全环保部归档；（2）建设项目三同时资料，在项目竣工验收完成后30个工作日内，由项目管理部门整理完整后提交归档；（3）工作场所职业病危害定期检测报告，在检测机构出具报告后15个工作日内，由职业健康管理部门整理归档，整改资料在整改完成后10个工作日内补充归档；（4）职业健康检查报告，在体检机构出具报告后20个工作日内，由行政人事部整理完成，分别归入个人档案和总档案；（5）防护设施维护记录、日常监测记录、防护用品发放记录等原始资料，由各车间每月整理，每季度末月25日前提交公司归档；（6）年度类资料，包括年度计划、总结、经费预算等，在每年1月31日前完成上一年度资料的整理归档。4.2档案整理规范所有纸质档案整理需要符合以下要求：（1）归档文件优先提供原件，确实无法提供原件的，需要在复印件上注明原件存放位置，由经办人签字、部门盖章确认；（2）归档文件按照类别分类装订，单份文件厚度不超过2cm，超过的分册装订，装订整齐，无缺页、倒页；（3）每册档案需要编制卷内目录，放在档案最前面，卷内目录注明文件编号、文件名称、形成日期、页码；（4）所有归档文件需要逐页编制页码，页码放在文件右下角，空白页不编页码；（5）档案封面需要注明档案类别、年度、保管期限、装订人签字，清晰可辨。电子档案整理要求：（1）所有纸质档案完成整理后，需要扫描生成电子版本，和纸质档案对应存放，电子文件命名规则为“档案类别-年度-文件名称”，方便检索；（2）电子档案按照分类建立文件夹，层级和纸质档案完全一致；（3）涉及声像、视频类资料，需要单独存放，并标注内容说明、形成日期、制作人。4.3档案编号规则公司职业卫生档案统一编制编号，规则如下：（1）公司级总档案编号规则：`ZW-[大类编码]-[年份]-[顺序号]`，其中大类编码为：基础管理类01、工作场所管理类02、防护设施用品类03、健康监护总类04、职业病病例类05、教育培训类06、应急管理类07，示例：`ZW-01-2024-001`，代表2024年基础管理类第一份档案；（2）劳动者个人职业健康档案编号规则：`GA-[部门编码]-[工号]`，部门编码由公司统一编制，示例：`GA-01-2024001`，代表一车间工号2024001的劳动者个人健康档案。第五章档案保管要求与保管期限职业卫生档案按照纸质和电子分别保管，满足安全存放、可随时调取的要求，具体保管要求及保管期限如下：档案类别保管期限备注公司职业卫生管理机构设置、职业病防治责任制文件永久建设项目职业卫生“三同时”全套资料永久职业病危害项目申报资料永久职业病诊断、鉴定及病例管理全套资料永久接触高毒物品、放射性危害劳动者个人健康档案永久档案借阅登记本、销毁清册永久年度职业病防治计划与总结30年工作场所职业病危害定期检测报告及整改资料30年一般接触危害劳动者个人健康档案30年劳动者离职后满二年且无后续争议可调整为长期封存职业病防护设施一台一档管理资料30年职业健康检查总报告及异常结果处理资料30年职业卫生教育培训教案、签到、考核资料10年工作场所职业病危害日常监测原始记录10年个人防护用品采购验收及发放台账10年应急演练记录、应急器材日常维护记录10年5.1纸质档案存放要求职业卫生档案需要存放在专门的档案库房或者带锁的专用档案柜中，存放环境满足以下要求：（1）库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备通风、除湿设备，避免档案受潮、发霉；（2）库房配备防火、防盗、防鼠、防虫、防紫外线设施，配备符合要求的干粉灭火器，严禁存放易燃易爆物品，每季度开展一次灭鼠防虫工作，避免档案被虫蛀鼠咬；（3）档案柜按照档案类别分类摆放，入口处设置档案存放索引图，方便快速调取档案，档案存放区域严禁无关人员随意进入。5.2电子档案存放要求电子档案存储在公司专门的档案管理服务器中，安全环保部安排专人每月对电子档案进行一次本地备份，每季度做一次异地备份，存储在公司异地灾备服务器中，避免因为服务器故障、火灾等不可抗力导致档案丢失；电子档案设置分级访问权限，不同层级人员设置不同的访问权限，严禁未经批准私自拷贝、外传电子档案内容。5.3日常保管要求档案管理人员每月对档案存放情况进行一次检查，重点检查纸质档案是否受潮、发霉、虫蛀、损坏，电子档案是否可以正常读取，做好检查记录，发现问题及时处理；档案管理人员岗位变动的时候，需要完成完整的档案交接工作，编制详细的档案交接清单，交接双方和监交人三方签字，明确责任划分。第六章档案借阅与调用管理6.1内部借阅调用公司内部各部门因工作需要借阅职业卫生档案的，需要遵守以下规定：（1）借阅本部门业务范围内非涉密档案的，需要填写《职业卫生档案借阅申请单》，注明借阅人姓名、部门、借阅档案编号、名称、借阅用途、借阅期限，经部门负责人签字批准后，即可到档案管理部门办理借阅；（2）借阅涉及职业病病例信息、劳动者个人健康隐私信息的，需要经安全环保部负责人签字批准后方可借阅；（3）档案借阅期限最长不超过15个工作日，到期需要归还，因工作需要继续使用的，需要办理续借手续，续借期限不超过10个工作日；（4）借阅的档案只限在公司内部使用，不得带出公司，不得擅自复印、摘抄档案内容，更不得涂改、圈划、批注、抽换、损坏档案，不得将档案转借其他无关人员使用。6.2外部单位调阅外部单位因工作需要调阅职业卫生档案的，需要遵守以下规定：（1）政府职业病防治监督管理部门因执法检查需要调阅档案的，需要出具单位介绍信或者执法证件，由安全环保部负责人批准后，安排专人接待，现场提供档案查阅，一般不得将原件借出，需要复印的，加盖公司公章后提供复印件；（2）其他外部单位因仲裁、诉讼等需要调阅档案的，需要出具法院、仲裁机构的正式协查函，经公司分管安全的副总经理批准后，按照要求提供相关档案复印件，原件一律不得带出公司；（3）劳动者因个人需要查阅本人职业健康监护档案的，凭本人有效身份证即可申请查阅，需要复印件的，公司免费提供，并在复印件上加盖公司公章，符合法律法规对劳动者知情权的要求。6.3归还与登记档案归还的时候，档案管理人员需要现场检查档案是否完好，有无涂改、损坏、缺页，确认无误后，在借阅登记本上注销借阅记录；发现损坏、缺页的，按照公司档案管理规定追究借阅人责任，落实赔偿要求。第七章档案移交与销毁7.1档案移交有下列情况之一的，需要办理正式档案移交手续：（1）档案管理人员岗位变动，需要将所有管理的档案移交给新的档案管理人员，编制完整的档案移交清单，注明档案数量、类别、存放位置，交接双方、监交人三方签字，移交清单一式三份，交接双方各存一份，公司档案室存档一份；（2）公司部门合并、撤销、生产布局调整的，需要将相关完整档案移交给新的责任部门，移交完成后编制移交清单，签字确认后归档留存。7.2档案鉴定与销毁超过保管期限的职业卫生档案，每十年组织一次鉴定销毁工作，具体流程如下：（1）由安全环保部牵头，组织行政人事部、工会、财务部等相关部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案逐一进行鉴定，确认保存价值；（2）经鉴定确认仍有保存价值的档案，延长保管