合同履行情况跟踪自查报告

合同履行情况跟踪自查报告本次合同履行情况跟踪自查，是按照公司内控体系2024年度风险管理工作部署，针对公司2022年1月1日至2023年12月31日期间所有对外签署生效、截至自查启动日（2024年3月1日）仍处于履行阶段或履行完毕不满12个月的全部合同开展的全维度梳理排查。本次自查覆盖公司全业务板块，由公司法务部牵头，联合财务部、各业务中心履约对接人员成立专项自查小组，明确“业务端全量自报、复核端抽样核验、风险端分级标注、问题端台账管理”的四步工作流程，要求所有业务对接人必须对照合同约定条款逐一核对每个履行节点，不得瞒报、漏报任何异常情况，复核环节对涉及金额500万元以上的合同实现100%复核，500万元以下合同抽查比例不低于30%，风险等级按照对公司利益影响程度划分为一般风险、较大风险、重大风险三个层级，最终本次排查共梳理合同172份，涉及合同总金额12.87亿元，梳理出异常履行合同12份，其中一般风险9份、较大风险2份、重大风险1份，具体排查统计情况如下：合同类别排查总份数已履行完毕无异常份数正常履行中份数异常履行份数异常涉及合同总金额（万元）工程建设类32216542180物资采购类765812611240资产租赁类2821612160服务外包类2924500合作开发类74200合计172128311255580从排查结果来看，我司当前合同履行整体情况平稳，89%的合同能够按照约定条款正常推进，异常合同占比仅为7%，未发生造成重大经济损失的履约风险事件，但细分到不同业务板块，仍存在不少具体问题，部分问题已经引发合同争议，需要针对性整改。其中工程建设板块是异常履约的高发领域，5份异常合同覆盖了分包工程逾期、材料偷换、质保维保不到位等多个常见问题：南区产业园二期标准厂房消防分包合同约定，承包方A消防工程公司应当于2022年10月30日完成全部设施安装调试并通过当地消防部门验收，实际施工过程中，承包方因自身劳动力调配失误，现场施工人员长期缺口达到25%，进场的消防管道批次抽检不合格先后两次返工，最终完成验收的时间比合同约定晚了47天，按照合同约定的日万分之三逾期违约金计算标准，承包方应当支付违约金58.2万元，我司已经在最终进度款中暂扣了该笔款项，但承包方发函提出，我司现场移交时间比约定晚了3天，应当核减对应违约金，不认可全额扣除，目前双方仍处于争议协商阶段。另一项重大风险合同为产业园污水处理站核心设备采购安装合同，承包方B环保设备公司合同明确约定，污水处理核心泵体采用进口某品牌原厂产品，合同总额1280万元，我司竣工验收阶段委托第三方机构检测，发现承包方未提前申请变更，擅自将进口泵体更换为同规格国产品牌，差价达到38万元，按照合同约定，核心部件擅自变更属于重大违约，我司有权要求更换并主张合同额10%的违约金即128万元，目前承包方提出愿意补足38万元差价，希望我司同意不更换设备，避免耽误污水处理站正常运营，我司正在评估更换设备对生产进度的影响，暂未达成一致，已经暂扣15%的进度款共计192万元作为管控。此外，园区一期道路管网整修工程也出现履约异常，该工程约定5年质保期，目前仅进入第三年，就有三处路段出现不均匀沉降、两处管网接口开裂漏水，我司按照合同约定发函要求承包方72小时内到场维保，承包方以项目原负责人离职、公司资金紧张为由拖延，至今已经超过15天未响应，我司计划启动第三方维保，预算总价约120万元，而该项目剩余质保金仅80万元，存在40万元的差额需要向原承包方追溯。物资采购板块的6份异常合同，主要集中在长期供货的价格争议和产品质量争议，我司2022年初签订的三年期钢材集中供货框架合同，合同约定定价以我的钢铁网当期网价下浮3个点，未约定价格异常波动的调整机制，2022年上半年国内钢材价格短期涨幅超过30%，供方一度停止供货一周，提出要求上涨5个点才恢复供货，当时我司多个项目赶工期，被迫协商同意上涨1个点才恢复供货，虽然最终没有造成长时间停工，但额外增加采购成本120余万元，类似的价格争议还出现在另外4份水泥、线缆长期供货合同中，都是因为合同条款未提前约定价格波动的调整规则，导致我方陷入被动。还有一份低压电器集中采购合同，供方交付的1200套接线端子批次抽检不合格，我司退回重发耽误了现场安装进度10天，造成我司向土建分包单位支付误工赔偿22万元，该笔损失我司要求供方承担，供方认为我司抽检时间滞后，也存在一定责任，不同意全额赔付，目前该笔款项尚未扣除。资产租赁板块的1份异常合同为北门临街办公物业租赁，承租方C咨询公司承租该物业，租期10年，目前还有5年租期未履行，2023年底因城市总体规划调整，该地块纳入政府绿地建设范围，需要提前收储拆除，我司按照合同约定，提前3个月向承租方发了解除合同通知，合同约定甲方提前解除合同需要赔付装修残值加上3个月租金的违约金，按照第三方评估机构的评估结果，装修残值为42万元，加上3个月租金23万元，合计应当赔付65万元，但承租方提出要求我司赔付搬迁费、停业损失、客户违约金共计180万元，远超合同约定的赔付范围，目前对方已经申请商事调解，我司已经整理好政府收储文件、合同条款、评估报告等材料，准备应对后续程序。服务外包和合作开发板块本次未排查出异常履约合同，主要因为这类合同金额普遍不高，履约标准清晰，争议点较少，整体履行情况平稳。从本次排查的具体问题梳理，我司当前合同履行跟踪管理存在四个层面的共性问题，这些问题是引发异常履约和争议的核心原因：第一，履约节点的动态跟踪不到位，多数业务中心的履约对接人为业务人员兼职，日常工作重心放在进度推进上，没有养成对照合同条款核对节点的习惯，很多时候出现违约后很长时间都没有发现，更不用说及时追责，比如此前有一份办公楼空调采购合同，合同约定验收合格后支付95%货款，剩余5%作为质保金，验收合格满一年无问题再支付，结果业务对接人在供方刚刚送货进场还未安装验收的情况下，就签字申请支付了95%的货款，后续安装完成验收发现制冷效果不达标，供方一直拖延维修，我司因为已经支付了绝大部分货款，缺少制约手段，最终仅扣除5%质保金18万元，还有12万元的整改损失无法追回。本次排查还发现，超过40%的在履行合同没有建立履约节点台账，全靠对接人记忆，对接人岗位变动后，交接不清楚，新对接人根本不掌握合同履行情况，很容易出现问题。第二，合同条款的风险预判不足，尤其是对市场波动、政策调整这类系统性风险，很多模板条款都没有提前约定应对规则，本次排查出的价格争议全部都是因为框架合同没有约定价格波动调价机制，租赁提前解除争议也是因为没有明确政府收储属于不可抗力，责任划分不清，还有不少工程变更，业务人员习惯口头约定，不签订书面的变更签证，结算的时候双方各执一词，引发争议，本次排查的消防工程违约金争议中，承包方提出我司延迟移交现场，拿不出任何书面证据，我司虽然有承包方签字的现场交接单可以证明，但还是耽误了近两个月的流程，影响了最终结算进度。第三，多部门数据不同步，台账管理混乱，目前我司法务部管合同审核归档、财务部管付款、业务部管进度，三个部门各做各的台账，没有定期核对，经常出现数据对不上的情况，比如本次排查中发现一份1200万元的园区装修合同，业务部门因为已经完成验收，就在台账中标注为履行完毕，法务部也同步登记为履行完毕，但财务部那边因为装修存在墙面开裂的质量问题，已经暂停支付剩余400万元尾款，这个信息没有同步给法务和业务，如果不是本次排查，这个问题可能会一直拖到质保期到期，对方催款才会暴露，还有合同归档管理不规范，超过60%的履行完毕合同原件留在业务部门保管，法务部只有复印件，本次排查就发现一份200万元的保洁服务合同，业务部门因为搬家把原件弄丢了，只有一张清晰度不足的扫描件，虽然合同已经履行完毕没有争议，但如果后续出现问题，会给维权带来很大障碍。第四，违约追责的主动性不足，很多业务部门因为和合作方长期合作，抹不开面子，怕影响后续合作，该追责的不追责，该扣款的不扣款，本次排查统计，2022年到2023年，累计应当扣除未扣除的违约金、损失赔偿合计达到127万元，大部分都是业务部门主动放弃了追责，其中一笔18万元的逾期交货违约金，业务部门觉得对方合作多年，扣钱伤感情，就申请全额付款了，这种做法不仅给公司造成了直接损失，还会让合作方形成侥幸心理，后续更容易出现违约行为。针对本次排查出的12份异常合同，我们已经按照风险等级落实了临时管控措施：1份重大风险即污水处理设备偷换部件合同，目前已经暂扣全部未付进度款，发了正式法务函，明确给出两个解决方案，一是1个月内更换为合同约定的进口部件，承担更换产生的所有停工损失，二是扣除128万元违约金，保留原有设备，延长两年质保期，目前正在协商，已经做好了诉讼准备，若协商不成立即起诉；2份较大风险分别为消防工程违约金争议、办公租赁提前解除争议，消防工程争议已经整理好了现场交接单、验收记录等全部证据，明确不会核减违约金，若对方不同意就从结算款直接扣除，租赁争议已经拿到政府正式收储文件，完成了装修残值评估，愿意在合同约定基础上额外支付10万元搬迁费，总共赔付75万元，若对方不接受就走仲裁程序，已经做好了全部准备；9份一般风险合同，包括工程维保争议、原材料质量争议等，都已经落实了具体责任人，该暂扣款项的已经暂扣，该启动第三方维保的已经走招标流程，该追溯损失的已经发函，全部纳入动态跟踪，重大风险每周跟进一次，较大风险每两周跟进一次，一般风险每月跟进一次，确保风险不扩大。针对排查发现的共性问题，下一步我们将从五个方面推进长效整改，建立常态化的合同履行跟踪管理机制：第一，建立专职履约管理体系，要求每个业务中心必须设置1名专职履约管理员，专门负责本中心所有合同的节点跟踪、台账更新、异常上报，不得由业务人员兼职，合同签订后3个工作日内，履约管理员必须把所有关键节点，包括进场时间、交货时间、验收时间、付款节点、质保到期时间全部录入公司内部共享台账，设置自动提醒，提前7天提醒对接人跟进，到期未完成的自动触发风险预警，上报法务部。第二，修订全品类合同标准化模板，针对本次排查暴露的条款漏洞，对工程、采购、租赁等各类合同模板重新修订，明确要求长期供货合同必须加入价格波动调整条款，约定当市场价格波动超过正负10%时，双方可以协商调整价格，协商不成的可以解除合同，互不承担违约责任；针对政府征收、政策调整等不可抗力，明确约定此类情况不属于甲方违约，甲方有权提前解除合同，仅赔付合理的直接损失，不承担预期利润、停业损失等间接损失；针对工程变更、材料替换，明确要求必须提前走书面变更审批，未经审批的变更属于违约，乙方承担全部责任。第三，建立多部门联动核对机制，法务、财务、业务每季度末对一次合同台账，核对进度、付款、违约情况，确保三个部门台账数据一致，每半年开展一次半年度风险排查，每年开展一次全面自查，形成常态化排查机制，同时规范合同归档管理，所有合同原件签订后10个工作日内必须移交法务部档案库统一保管，业务部门仅保留加盖公章的复印件，需要原件时走借阅流程，避免原件丢失。第四，建立培训和考核机制，每季度组织一次履约管理员培训，培训内容包括合同节点管理、风险识别、争议处理，培训后进行考核，不合格的调整岗位，同时将履约风险管控情况纳入业务中心的绩效考核，出现瞒报风险、无故放弃追责给公司造成损失的，扣减对应部门的绩效分数，情节严重的追究相关责任人的责任。针对本次排查出来的127万元未扣违约金，要求相关业务中心在2024年5月底之前全部落实扣除，完不成的扣减部门负责人绩效。第五，推进合同管理信息化建设，目前我司合同管理还是以人工