学生学籍管理告知书

学生学籍管理告知书为规范学校学生学籍管理工作，维护正常教育教学秩序，保障学生合法权益，依据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）《中小学生学籍管理办法》（教基一〔2013〕7号）等相关文件精神，结合本校实际情况，现就学生学籍管理相关事项告知如下：一、学籍管理适用范围与基本原则本告知书适用于本校全日制学历教育在籍学生（含小学、初中、高中、本专科、研究生各学段，以下统称“学生”）。学籍管理遵循“一人一籍、籍随人走、动态监管”原则，以全国学籍管理信息系统（以下简称“系统”）为依托，实行电子学籍与纸质档案并行管理，确保学籍信息真实、准确、完整、可追溯。学校设立学籍管理专项工作小组，由教务处（或学生处、学籍科，根据学校实际部门名称调整）统筹负责，各教学院（部）、年级组设专职或兼职学籍管理员，具体承担信息采集、材料审核、系统操作等事务性工作。学生本人为学籍信息第一责任人，须主动配合完成信息核对、异动申请等事宜。二、学籍注册与取得（一）新生学籍注册1.入学资格审查：新生须持学校发放的录取通知书、有效身份证件及其他要求材料，在规定时间内到校办理入学手续。未按规定时间报到且未履行暂缓报到手续者，视为放弃入学资格。暂缓报到申请：因不可抗力（如重大疾病、自然灾害）无法按时报到的新生，须在报到截止日前向学校提交书面申请（附相关证明材料），经审核通过后可暂缓报到，暂缓期限不超过2周；逾期未补办且无正当理由者，取消入学资格。保留入学资格：对患有疾病需长期治疗（经二级甲等以上医院诊断不宜在校学习）或因特殊原因（如应征入伍）无法入学的新生，可申请保留入学资格。保留期限一般为1年（入伍新生可保留至退役后2年），保留期内不具有学籍，不享受在校生待遇；保留期满需重新申请入学，经复查合格后办理注册手续，复查不合格或逾期未申请入学的，取消入学资格。2.学籍信息采集与确认：新生入学后，学校将通过系统采集学生基本信息（姓名、性别、身份证号、户籍地址等）、家庭成员信息、教育经历等数据。学生须在规定时间内核对系统中个人信息，确认无误后签字提交；如发现信息有误（如姓名与身份证不一致、出生日期登记错误），需提供原始证明材料（户口簿、身份证、出生医学证明等）申请更正，经学校审核后报上级教育行政部门备案。3.电子学籍注册：学校在新生入学3个月内完成入学资格复查，复查内容包括身份信息核验、前置学历验证（如高中生需核查初中毕业信息，本科生需核查高中或中职毕业信息）、身心健康状况评估等。复查合格者，由学校通过系统提交学籍注册申请；复查不合格者，取消入学资格或保留入学资格（视具体情况处理）。注册成功后，学生获得全国唯一学籍号（G+身份证号或L+随机码），学籍状态标记为“正常”。（二）在校生学年注册1.注册时间与方式：在校生每学年开学初需办理学年注册手续（一般为9月1日-15日），注册分为线上（通过学校教务系统）和线下（到所在学院/年级组）两种方式，具体以学校当年通知为准。2.注册条件：学生须完成上一学年学费缴纳（家庭经济困难学生需已办理助学贷款或缓缴手续）、修读课程成绩符合要求（无累计超过2门课程未通过且未申请补考/重修）、未受留校察看及以上纪律处分（察看期未满者暂缓注册）。3.暂缓注册与处理：因特殊情况（如未完成缴费、成绩未达标）无法按时注册的学生，可提交书面申请（附相关证明），经审核后办理暂缓注册，暂缓期限不超过1个月。暂缓期内未补正材料或仍不符合注册条件的，学籍状态标记为“暂缓注册”，暂缓超过2个月的，按退学处理（义务教育阶段学生除外）。义务教育阶段学生（小学、初中）实行强制注册，无正当理由未注册的，学校将联合当地教育行政部门、社区（村）委会督促入学；连续2周未到校且未履行请假手续的，按辍学处理，启动劝返程序。三、学籍异动管理学籍异动包括转学、转专业、休学、复学、退学、保留学籍等情形，需由学生本人提出申请，经学校审核同意后，通过系统完成信息变更。（一）转学1.申请条件：学生因身体原因（需二级甲等以上医院证明）、家庭迁移（需提供户口簿或居住证等证明）或其他特殊情况（如父母工作调动），无法在本校继续学习的，可申请转学。义务教育阶段学生转学：原则上在学区内学校间流动，不得因择校转学；确需跨学区转学的，须符合转入地入学政策（如父母房产、户籍在转入学区）。高中阶段学生转学：需满足转入校所在省份学业水平考试、综合素质评价等要求，且不得从低学历层次学校转入高学历层次学校（如普通高中不得转入中职学校后再转回）。本专科/研究生转学：需符合“同层次、同类型、同专业或相近专业”原则，转入校应具有相应专业培养资格；研究生转学还需经导师、转入学院同意，且转入校学术委员会认定其学业水平符合培养要求。2.办理程序：（1）学生向转出校提交书面申请（附转入校同意接收函、相关证明材料）；（2）转出校审核材料（重点核查是否存在“高考分数低于转入校当年录取分数”“已达到退学条件”等不符合转学情形），通过后在系统中发起转学申请；（3）转入校审核通过后，双方学校及上级教育行政部门完成系统确认；（4）学生凭转学证明办理档案转接（纸质档案密封后由学校寄送，电子档案通过系统同步）。注：毕业年级学生（如高三、大四、研三等）原则上不办理转学手续；跨省转学需额外提交转入地省级教育行政部门同意文件。注：毕业年级学生（如高三、大四、研三等）原则上不办理转学手续；跨省转学需额外提交转入地省级教育行政部门同意文件。（二）转专业1.申请条件：学生在学习过程中确有专长（如获得学科竞赛省级以上奖项）、对拟转入专业有浓厚兴趣（需提交学习规划书），或因身体原因（需医院证明）无法继续原专业学习的，可申请转专业。一年级学生：入学后1学期内可申请转专业（部分特殊类型招生学生如艺术类、体育类除外）；高年级学生：需已修完原专业核心课程且成绩优秀（一般要求前30%），转入专业需有剩余培养计划容量；义务教育/高中阶段学生：原则上不允许转专业（高中选科调整按选考政策执行）。2.办理程序：（1）学生在学校规定时间内（一般为每学期末）向所在学院提交转专业申请表（附成绩单、证明材料）；（2）原学院审核学生学业表现，签署意见；（3）拟转入学院组织考核（笔试/面试），评估学生专业适配性；（4）学校学籍管理部门汇总审核，通过后在系统中变更专业信息；（5）学生按转入专业培养方案修读课程，已修课程成绩经转入学院认定后予以保留（与转入专业课程相同或相近的学分可置换）。注：定向生、委培生转专业需额外提交定向/委培单位同意函；转专业后，毕业资格审核按转入专业要求执行。注：定向生、委培生转专业需额外提交定向/委培单位同意函；转专业后，毕业资格审核按转入专业要求执行。（三）休学与复学1.休学申请：学生因以下原因可申请休学，每次休学期限一般为1年（特殊情况可申请2年，累计不超过最长学习年限）：因病休学：需提供二级甲等以上医院出具的“需休学治疗”诊断证明（治疗期需满3个月）；创业休学：需提供工商注册证明（企业成立时间需在申请休学之前）、创业计划书；其他原因：如照顾患病直系亲属（需提供亲属关系证明及医院诊断）、国际交流（需提供境外机构录取通知）等。2.休学程序：（1）学生填写《休学申请表》，附相关证明材料，提交所在学院；（2）学院审核后报学籍管理部门，经分管校领导批准；（3）学校通过系统标记学籍状态为“休学”，出具休学证明；（4）休学期满前2周，学生需提交复学申请（因病休学需附康复证明），经审核通过后恢复学籍；逾期未申请复学的，按自动退学处理。注：休学期间，学生不享受奖学金、助学金等在校生待遇；不得参加课程考试、论文答辩等教学活动；因创业休学的学生，学校可提供创业指导、场地支持等资源。注：休学期间，学生不享受奖学金、助学金等在校生待遇；不得参加课程考试、论文答辩等教学活动；因创业休学的学生，学校可提供创业指导、场地支持等资源。（四）退学学生有下列情形之一的，学校可予退学处理：1.学业成绩未达到要求：本科/专科生累计未通过课程学分超过培养方案总学分的1/3，或在学校规定最长学习年限（一般为标准学制+2年）内未完成学业；研究生在最长学习年限（一般为基本学制+3年）内未完成论文答辩。2.休学/保留学籍期满未申请复学或申请复学经复查不合格（如因病休学后仍未康复）。3.未按规定注册且未履行暂缓注册手续，超过2个月。4.经二级甲等以上医院诊断，患有精神疾病或其他严重疾病无法继续学习。5.本人自愿申请退学（需提交书面申请并经家长签字确认，义务教育阶段学生除外）。退学程序：（1）学院提出退学建议，附相关证明材料；（2）学籍管理部门审核，提交校长办公会审议；（3）学校出具《退学决定书》，送达学生本人（无法直接送达的，通过学校官网公告，公告期15日）；（4）学生在15日内办理离校手续（退还校园卡、结清费用、领取退学证明），档案、户口转回原户籍所在地。注：义务教育阶段学生不得劝退或开除，对严重违反校规的学生，学校可给予纪律处分但须保障其受教育权利；退学学生可在1年内申请复学（仅限因学业问题退学且已补正学习缺陷的情况），经审核通过后重新编入相应年级。注：义务教育阶段学生不得劝退或开除，对严重违反校规的学生，学校可给予纪律处分但须保障其受教育权利；退学学生可在1年内申请复学（仅限因学业问题退学且已补正学习缺陷的情况），经审核通过后重新编入相应年级。四、学业考核与成绩管理（一）成绩评定学生需参加培养方案规定的课程学习与考核，成绩由平时成绩（考勤、作业、课堂表现等，占比30%-50%）、期中/期末考核（笔试、实验、论文等，占比50%-70%）综合评定，60分为合格线（百分制）。考核方式、成绩构成由各课程组在开学初向学生公布。（二）补考与重修1.补考：课程考核不合格者，可在下一学期初申请补考（仅限1次）。补考合格者，成绩按60分记录；补考仍不合格的，需申请重修。2.重修：补考未通过、缺考（无正当理由）或因违纪被取消考试资格的课程，学生需申请重修。重修方式包括跟班重修（随下一年级同课程学习）或单独组班重修（针对重修人数较多的课程）。重修成绩按实际得分记录，标注“重修”字样。（三）成绩申诉学生对成绩有异议的，可在成绩公布后10个工作日内提交书面申诉（附试卷/作业复印件、申诉理由），由课程组复查。复查结果若为成绩登记错误，予以更正；若为评分标准争议，由学院学术委员会裁定，结果为最终结论。（四）成绩档案管理学生成绩通过系统实时录入，形成电子成绩库；纸质成绩单由学院统一存档，保存期限为学生毕业后10年。学生因升学、就业需要，可申请开具成绩单（加盖学校公章），每人每学期限申请3份免费，超出部分按成本收取费用。五、毕业、结业与肄业管理（一）毕业资格审核学生在标准学制内修完培养方案规定的全部课程（含实践教学、毕业论文/设计），取得规定学分（本科一般为140-180学分，专科一般为120-140学分，研究生按各专业要求），通过思想品德考核（无留校察看及以上处分或已解除处分），可申请毕业。审核流程：1.学生在毕业学期初提交《毕业申请表》；2.学院核查学分完成情况（通过系统导出成绩明细）、论文答辩结果（需达到“合格”及以上）；3.学籍管理部门审核思想品德表现（调取学生处纪律处分记录）；4.通过审核者，学校颁发毕业证书，电子注册信息同步至“中国高等教育学生信息网”（学信网）。（二）结业与结业换证1.结业条件：学生未修满规定学分（差1-10学分）、毕业论文/设计未通过（需修改后二次答辩）或因其他原因（如违纪处分未解除）暂不满足毕业条件的，颁发结业证书。2.结业换证：结业学生可在结业后2年内（研究生为3年）申请补修课程、重写论文或解除处分，通过后换发毕业证书（毕业时间按换证时间填写）。逾期未申请或仍未达到毕业条件的，不再换发毕业证书。（三）肄业与肄业证明学生在校学习满1学年以上（义务教育阶段除外）但未完成学业（如退学、开除），可申请开具肄业证明，注明学习年限及已修课程情况。（四）学历证书管理1.毕业证书、结业证书由教育部统一印制，学校颁发，加盖校章及校长签名章，任何单位或个人不得仿制、篡改。2.证书遗失或损坏的，可向学校申请补办《学历证明书》（与原证书具有同等效力），需提交书面申请、身份证复印件、学信网学历验证报告，经学校审核后办理，每证收取工本费20元。六、学籍档案管理（一）电子学籍档案以全国学籍管理信息系统为核心，实时更新学生基本信息、异动记录、成绩数据、奖惩情况等，确保与纸质档案一致。系统数据实行分级管理：学校管理员负责日常维护，省级教育行政部门定期抽查，教育部进行最终备案。（二）纸质学籍档案1.档案内容：包括入学登记表、体检表、成绩单、奖惩材料、异动审批表、毕业/结业证明存根等，按“一人一档”原则由学校档案馆（或教务处）集中保管。2.档案转接：学生升学、转学、毕业时，纸质档案密封后由学校通过机要渠道寄送（或由学生本人持《调档函》领取，不得自行拆封）。3.档案查询：学生本人或授权委托人（需持委托书、双方身份证）可申请查询档案，查询内容限于非涉密信息；单位调档需出具正式公函，经学校审核后办理。七、学生权利与义务（一）学生权利1.对学籍管理事项享有知情权，学校需通过官网、公众号、班会等渠道及时公布政策变动。2.对学籍处理决定（如退学、取消入学资格）有陈述、申辩权，可在收到决定后10个工作日内向学校学生申诉处理委员会提交书面申诉。3.对成绩评定、异动审核等有异议的，可按规定程序申请复核。（二）学生义务1.如实提供学籍信息，不得伪造、篡改证明材料（如虚假病历、假成绩单），违者按《学生违纪处分条例》处理（情节严重的给予开除学籍处分）。2.按时办理注册、异动等手续，因个人原因延误导致学籍异常的，责任自负