学校政府采购内部控制管理制度

学校政府采购内部控制管理制度第一章总则第一条为进一步规范学校政府采购行为，加强内部控制与风险管理，提高财政资金使用效益，维护学校合法权益，确保政府采购活动公开、公平、公正和廉洁高效，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《行政事业单位内部控制规范（试行）》以及教育部、财政部关于深化政府采购制度改革的相关规定，结合学校实际情况，制定本制度。第二条本制度所称政府采购，是指学校使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。财政性资金是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金。第三条政府采购内部控制管理的目标包括：（一）保障学校经济活动合法合规。确保政府采购流程严格遵守国家法律法规和上级主管部门的监管要求，严禁违规操作。（二）保障资产安全有效使用。通过规范的采购和验收流程，确保采购的资产、工程和服务符合质量标准，满足教学、科研和行政管理的实际需求。（三）提高公共服务的效率和效果。优化采购流程，缩短采购周期，提升资金使用效益，为学校事业发展提供有力的物资保障。（四）有效防范舞弊和预防腐败。通过分事行权、分岗设权、分级授权，强化对政府采购权力运行的制约和监督，筑牢廉政风险防线。第四条政府采购内部控制管理应当遵循以下原则：（一）全面性原则。内部控制应当贯穿学校政府采购决策、执行、监督和反馈的全过程，覆盖所有部门和岗位。（二）重要性原则。在全面控制的基础上，重点关注重大采购项目、高风险业务环节和关键控制节点。（三）制衡性原则。在机构设置、权责分配及业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制，确保不相容岗位相互分离。（四）适应性原则。内部控制应当与学校规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着外部环境的变化及时调整。第五条本制度适用于学校所属各职能部门、学院（系）、直属单位（以下统称“各单位”）的政府采购活动。纳入集中采购目录的采购项目，无论金额大小，均必须执行政府采购程序。未纳入集中采购目录但达到限额标准以上的项目，依照本制度执行。第二章组织架构与职责分工第六条学校建立健全“领导决策、归口管理、分段执行、专业支撑、审计监督”的政府采购内部控制组织体系。第七条学校政府采购工作领导小组是政府采购工作的领导决策机构，由校长任组长，分管副校长任副组长，成员包括财务处、资产管理处、审计处、监察处及采购业务归口管理部门负责人。领导小组主要职责包括：（一）审定学校政府采购管理制度、实施细则和相关政策；（二）研究决定政府采购工作中的重大事项，如年度政府采购预算调整、重大采购项目的采购方式确定、公开招标数额标准以上的项目采用非招标方式的审批等；（三）协调解决政府采购工作中遇到的重大跨部门问题；（四）审定政府采购工作中的违规处理意见。第八条财务处是政府采购预算和资金管理的归口部门，主要职责包括：（一）负责政府采购预算的编制、审核、批复和调整管理；（二）负责政府采购项目的资金支付管理，确保资金支付符合国库集中支付制度和合同约定；（三）负责政府采购资金的核算和决算管理；（四）监督检查政府采购预算执行情况。第九条资产管理处（或采购与招标管理中心）是政府采购执行活动的归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家政府采购法律法规，起草学校政府采购管理制度；（二）负责政府采购计划的申报、审核与汇总；（三）依法依规组织政府采购活动的具体实施，包括委托代理机构、组织招标、谈判、询价等；（四）负责政府采购合同的审核（技术条款除外）与备案管理；（五）负责政府采购质疑和投诉的处理协助；（六）负责政府采购信息统计编报和档案管理。第十条各业务职能部门是政府采购需求提出和履约验收的主体，主要职责包括：（一）根据事业发展需要，科学、合理地提出采购需求，并负责采购需求论证；（二）负责采购项目的技术参数拟定和审核，确保技术参数具有通用性、无歧视性；（三）参与采购文件的确认，参与评审过程（作为采购人代表）；（四）负责或组织采购项目的履约验收，出具验收报告；（五）负责采购资产的入库登记、维护管理和日常使用。第十一条审计处和监察处是政府采购的监督部门，主要职责包括：（一）审计处负责对政府采购全过程进行审计监督，包括预算执行、采购方式、招投标程序、合同签订、资金支付等环节；（二）监察处负责对政府采购活动中涉及的廉洁从业情况进行监督，受理采购活动中的举报和违纪违规线索查处；（三）对采购项目的绩效评价情况进行抽查。第三章政府采购预算与计划管理第十二条政府采购应当坚持“无预算不采购”的原则。所有政府采购项目必须纳入部门预算管理，严禁未列预算而进行采购。第十三条在编制年度部门预算时，各单位应当根据下一年度的工作任务和发展目标，依据资产配置标准，科学编制政府采购预算。财务处负责对政府采购预算的合规性、完整性进行审核。第十四条政府采购预算一经批复，原则上不予调整。确因工作任务变更或特殊情况需要调整的，必须按规定程序报批。未列入当年政府采购预算的项目，财务处不予安排资金。第十五条建立政府采购计划与预算的衔接机制。资产管理处应当在预算批复后，组织各单位编制政府采购实施计划。实施计划应当明确采购项目名称、采购品目、采购数量、预算金额、采购方式、组织形式、需求时间等内容。第十六条对于追加预算的紧急采购项目，业务部门需提供紧急采购的充分依据和说明，经财务处审核、学校政府采购工作领导小组审批后，方可启动采购程序。第四章采购需求管理与市场调查第十七条采购需求管理是政府采购内部控制的核心环节。业务部门作为采购需求的责任主体，应当建立健全采购需求论证审查机制。第十八条采购需求应当完整、明确。包括但不限于以下内容：（一）拟采购标的的功能、质量、技术指标、服务标准、交付时限等；（二）验收标准和方法；（三）售后服务要求；（四）拟签订合同的主要条款。第十九条对于技术复杂、性质特殊或金额较大的采购项目，业务部门应当组织由校内外专家组成的专家组进行采购需求论证。论证重点包括需求的合规性、完整性、合理性以及是否存在倾向性或排斥潜在投标人的条款。论证意见作为编制采购招标文件的重要依据。第二十条建立采购需求前置审查制度。在采购活动开始前，资产管理处应当对业务部门提交的采购需求进行合规性审查，重点审查是否存在以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的情况。第二十一条业务部门应当进行充分的市场调查，了解同类货物、工程或服务的市场价格、技术发展趋势和供应商情况。市场调查记录应当作为采购文件的一部分存档。第二十二条采购需求设定应当遵循以下原则：（一）性能描述原则：尽量使用技术参数描述功能，避免指定品牌、型号等绝对化表述。如必须引用品牌作为参考，应当注明“相当于”或“不低于”；（二）最低满足原则：技术指标应当设定为满足教学科研基本需求的下限，而非上限；（三）评分量化原则：评审因素应当细化和量化，且与采购需求对应。第五章采购方式与审批权限管理第二十三条学校应当根据政府采购法规定的限额标准和公开招标数额标准，结合项目特点，依法选择适当的采购方式。采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。第二十四条达到公开招标数额标准以上的货物和服务项目，必须采用公开招标方式。因特殊情况需要采用公开招标以外方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市级以上人民政府财政部门的批准。第二十五条未达到公开招标数额标准的项目，应当根据《政府采购法》及其实施条例规定的适用情形选择相应的采购方式。第二十六条单一来源采购的适用条件极其严格，必须符合以下情形之一，并经专业小组论证和公示无异议后方可实施：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。第二十七条为规范审批流程，学校实行采购活动分级审批制度。具体审批权限划分如下表所示：采购预算金额采购方式选择及变更采购文件确认合同签订资金支付10万元（不含）以下单位负责人审批单位负责人审批单位负责人审批财务处负责人审批10万元-50万元（不含）归口管理部门审批归口管理部门审批归口管理部门审批分管财务校领导审批50万元-200万元（不含）分管校领导审批分管校领导审批分管校领导审批校长审批200万元以上校长办公会审定校长办公会审定校长办公会审定（或授权）校长审批注：科研经费采购项目可依据学校科研经费管理办法适当下放审批权限，但需在审计中留痕。第二十八条对于涉及国家安全和秘密的采购项目，依据国家相关保密法律法规执行。第六章采购活动执行管理第二十九条政府采购活动可以由学校自行组织，也可以委托采购代理机构办理。委托代理机构的，应当签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。第三十条资产管理处（或采购中心）负责编制采购文件（招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等）。采购文件应当包括采购项目的完整技术需求、商务要求、评审标准、投标截止时间、开标时间等实质性内容。第三十一条采购文件编制实行“双人复核”制度。编制人完成后，需由复核人进行交叉审核，重点审核是否存在排他性条款、评审因素是否量化、分值设置是否合理等。第三十二条审核通过的采购文件，应当提交业务部门进行技术确认。业务部门确认无误后，加盖公章确认。第三十三条采购信息公告应当遵循“内容真实、准确及时、渠道规范”的原则。依法必须在省级以上财政部门指定的媒体上发布公告的项目，不得遗漏或延迟公告。学校内部采购网应当同步发布相关信息，接受校内监督。第三十四条开标、评标（谈判、磋商、询价）活动应当严格按照法定程序组织。（一）评审专家应当从政府采购评审专家库中随机抽取。对于技术复杂、专业性强的采购项目，经主管预算单位同意，可以自行选定相应专业领域的评审专家。（二）评审现场应当实行封闭式管理，所有通讯设备统一保管。评审工作应当在监控录像下进行，音像资料作为档案保存。（三）评审委员会应当独立出具评审报告，并推荐中标（成交）候选人。第三十五条采购结果确定后，资产管理处应当在法定时间内发布中标（成交）公告，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。第三十六条在采购活动中，出现下列情形之一的，应当予以废标（终止）：（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；（四）因重大变故，采购任务取消的。废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获主管预算单位同意。第七章政府采购合同管理第三十七条政府采购合同是法律文件，是履约验收和资金支付的依据。采购合同应当在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，由采购人（学校）与中标（成交）供应商签订。第三十八条合同签订实行“审核与签订分离”制度。合同文本由资产管理处根据采购文件和中标（成交）供应商的响应文件起草。第三十九条合同审核流程：（一）业务部门审核合同的技术条款、交付时间、服务承诺等是否与采购文件及投标文件一致；（二）资产管理处审核合同商务条款、违约责任、知识产权条款等；（三）审计处对重大合同进行法律合规性审核；（四）财务处审核合同付款条款、账号信息等。第四十条合同审核通过后，按照学校授权管理规定，由校长或其授权代理人签署合同。合同签署必须加盖学校公章或合同专用章。第四十一条政府采购合同不得擅自对标的、价款、质量、履行期限等实质性内容进行变更。确需变更的，必须重新组织采购或签订补充合同，且补充合同金额不得超过原合同金额的百分之十。第四十二条政府采购合同应当自签订之日起七个工作日内，资产管理处将合同副本报同级人民政府财政部门备案。第八章履约验收与支付管理第四十三条建立健全“验收与监督分离”的履约验收机制。验收工作由业务部门牵头组织，资产管理处、财务处、审计处及使用单位共同参与。第四十四条验收分为简易验收和复杂验收。（一）对于规格型号统一、标准明确的货物或金额较小的服务项目，可进行简易验收，由使用单位出具验收单；（二）对于技术复杂、金额较大或涉及关键教学科研设备的项目，必须组织复杂验收。应当成立三人以上的验收小组，必要时邀请第三方检测机构或校外专家参与。第四十五条验收内容应当严格对照采购合同、中标（成交）供应商的投标文件及相关技术标准进行。验收内容包括：（一）品种、规格、型号、数量是否相符；（二）质量、技术指标是否达标；（三）伴随服务是否履行；（四）安全及环保性能是否符合要求。第四十六条验收小组应当出具书面的《验收报告》。验收报告应当详细记录验收过程、验收结论（合格/不合格），并由所有验收小组成员签字确认。验收结论为不合格的，应当责令供应商限期整改，整改后仍不合格的，依据合同条款追究其违约责任，并拒绝支付资金。第四十七条建立履约验收结果公开机制。对于社会关注度高、金额较大的采购项目，验收结果应当在学校内部网站进行公示，接受师生监督。第四十八条资金支付是采购流程的最后一道关口。财务处应当严格审核支付申请材料。（一）支付申请材料包括：资金支付审批单、发票、合同复印件、中标（成交）通知书复印件、验收报告等；（二）财务处应当核对合同约定的付款比例、验收进度和发票金额，确保“三单一致”（合同、发票、验收单）；（三）资金支付应当严格执行国库集中支付制度，资金直接支付给中标供应商，严禁支付给个人或第三方账户。第九章采购质疑、投诉与档案管理第四十九条学校应当依法妥善处理供应商的质疑和投诉，维护采购市场秩序和学校形象。第五十条供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在法定时间内以书面形式向资产管理处提出质疑。第五十一条资产管理处收到质疑后，应当在七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。第五十二条质疑供应商对答复不满意或资产管理处未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。第五十三条学校应当配合财政部门的投诉处理工作，如实提供相关证据和材料。第五十四条建立健全政府采购档案管理制度。资产管理处负责对每一项采购活动的全套文件资料进行收集、整理、归档。第五十五条采购档案应当包括以下内容：（一）采购预算及计划文件；（二）采购需求论证报告及市场调查记录；（三）采购方式审批文件；（四）采购文件（包括招标文件、谈判文件等）及确认记录；（五）评审报告及定标文件；（六）中标（成交）通知书；（七）政府采购合同；（八）验收报告；（九）质疑、投诉处理文件；（十）其他与采购活动相关的记录。第五十六条采购档案实行“一项目一档案”，档案保存期限为十五年。档案保存应当符合防盗、防火、防虫、防潮等安全要求，并逐步推进电子档案管理。第十章信息管理与保密要求第五十七条学校应当加强政府采购信息化建设，利用“互联网+政府采购”模式，逐步实现从预算编制、计划申报、采购执行到合同备案、资金支付、档案管理的全流程电子化。第五十八条政府采购信息应当遵循“谁公开、谁负责”的原则。信息公开前，必须经过保密审查。严禁泄露国家秘密、商业秘密以及个人隐私。第五十九条参与政府采购活动的所有人员，包括采购人代表、评审专家、工作人员等，均负有保密义务。在中标结果公告前，不得向外界透露潜在投标人的数量、名称、投标报价、技术方案等评审过程信息。第六十条对于违反保密规定造成不良后果的，学校将依据相关规定追究责任人责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。第十一章监督检查与绩效评价第六十一条学校政府采购内部控制监督检查采取日常监督与专项检查相结合的方式。第六十二条监督检查的重点内容包括：（一）政府采购预算编制和执行情况；（二）采购方式选择和审批程序的合规性；（三）采购需求制定和市场调查的真实性；（四）采购文件编制的规范性（有无排他性条款）；（五）评审专家抽取和评审过程的公正性；（六）合同签订与履约验收的严肃性；（七）资金支付的安全性；（八）档案管理的完整性。第六十三条建立政府采购绩效评价机制。资产管理处应当会同财务处、业务部门，对年度政府采购项目的经济性、效率性、效益性和公平性进行综合评价。第六十四条绩效评价指标应当包括：（一）预算执行率；（二）采购节约率；（三）采购时效性（从申报到签订合同的时间）；（四）采购质量满意度（使用单位评价）；（五）售后服务满意度。第六十五条绩效评价结果应当作为改进政府采购管理、优化预算编制、调整采购政策以及考核相关部门工作的重要依据。对于绩效评价结果较差的项目，应当进行原因分析，并落实整改责任。第十二章责任追究第六十六条建立健全政府采购