幼儿园档案管理制度模板

幼儿园档案管理制度模板第一章总则第一条为全面规范幼儿园档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》、《幼儿园工作规程》以及相关教育法律法规，结合本园实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过建立系统完备的档案管理体系，确保幼儿园在教育教学、卫生保健、行政管理、基建财务等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，得到完整收集、规范整理、安全保管和高效利用。第二条本制度所称档案，是指幼儿园在直接行使办学职能、开展保教活动、进行日常管理过程中直接形成的，对幼儿园和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案是幼儿园发展历程的原始凭证，是评估教育质量、维护园所权益、追溯管理责任的重要依据。第三条档案管理工作实行统一领导、分级负责、集中保管的原则。幼儿园设立档案工作机构，配备专职或兼职档案管理人员，建立综合档案室。各部门形成的各类档案材料，均由本部门负责整理、立卷，并按规定时间向园综合档案室移交，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。第四条档案管理工作的基本任务包括：贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；建立健全档案工作的各项规章制度；对幼儿园形成的各种文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和利用；开发档案信息资源，为幼儿园的教育改革、管理决策和发展建设提供服务；监督和指导各部门的文件材料形成和积累工作。第五条全体教职工均有保护档案的义务。档案管理应纳入幼儿园整体发展规划，所需经费纳入幼儿园预算。档案管理工作应与幼儿园各项工作同步规划、同步布置、同步检查、同步总结，确保档案工作与园所发展相适应。第二章管理机构与职责第六条幼儿园园长是档案工作的第一责任人，对全园档案工作负总责，分管副园长协助园长具体分管档案工作。其职责是：统一领导全园档案工作，决定档案工作的重大事项，审查批准档案工作规章制度，解决档案库房、设备、人员、经费等实际问题。第七条幼儿园综合档案室是档案管理的职能机构，在分管副园长领导下开展工作。其主要职责是：（一）贯彻执行国家及上级主管部门关于档案工作的各项方针政策和法律法规，制定和完善本园档案工作的各项管理制度和业务规范。（二）负责对全园各部门形成的各种载体的档案材料进行接收、分类、编目、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（三）负责对全园专兼职档案人员进行业务指导和培训，组织开展档案业务交流与学习活动。（四）负责编制档案检索工具，研究档案内容，编写全宗介绍、组织机构沿革等参考资料，积极开发档案信息资源。（五）负责对档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防有害气体、防高温等“八防”工作，维护档案的完整与安全。（六）负责对到期档案的鉴定和销毁工作，提出销毁意见，经批准后组织实施。第八条幼儿园各部门（保教处、总务处、财务室、保健室等）应指定一名兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、预立卷和移交工作。兼职档案员职责包括：（一）熟悉本部门业务工作，了解文件材料的形成规律，做好本部门文件材料的平时积累工作。（二）负责对本部门办理完毕的文件材料进行系统整理，按照归档要求进行分类、排列、编号、编制页码，填写卷内目录和备考表。（三）负责将整理好的案卷按规定时间向综合档案室移交，并办理交接手续。（四）协助综合档案室做好本部门档案的利用和编研工作。第九条档案管理人员应具备相应的专业知识和业务能力，忠于职守，遵守纪律，具备良好的职业道德。在档案人员调动工作时，必须在离职前办理好档案交接手续，由分管领导监交，交接双方在交接清册上签字确认。第三章档案分类与归档范围第十条为便于档案的科学管理和利用，根据幼儿园档案的形成规律和内容特点，将档案划分为以下大类：文书档案、教育教学档案、卫生保健档案、人事档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案及电子档案。第十一条文书档案归档范围。主要包括幼儿园在行政管理、党群工作、外事接待等活动中形成的文件材料。具体包括：（一）上级机关颁发的需要本园贯彻执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法等文件。（二）本园向上级机关报送的请示、报告、总结等文件及上级机关的批复。（三）本园制定的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、大事记、组织机构沿革等。（四）本园与其他单位签订的合同、协议书。（五）本园关于机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。第十二条教育教学档案归档范围。这是幼儿园档案的核心部分，主要包括在保教实践、教研科研、家长工作等活动中形成的文件材料。具体包括：（一）全园及各班学期、学年教育教学计划、进度安排、总结。（二）各年龄班主题活动方案、周计划、日活动安排、观察记录、教育随笔、教学反思。（三）幼儿一日生活作息制度、常规要求及检查记录。（四）教研活动计划、记录、总结，公开课、观摩课教案及评议记录。（五）教师培训计划、记录、总结及外出学习汇报材料。（六）家园共育计划、家长会记录、家长开放日活动方案、家长学校讲座稿、家长问卷调查及分析。（七）幼儿发展评估报告、素质测评分析、区域活动观察记录。第十三条卫生保健档案归档范围。主要包括幼儿健康管理、膳食营养、疾病预防、卫生消毒等方面的材料。具体包括：（一）入园儿童健康检查表、0-6岁儿童健康检查表、儿童入园健康证明。（二）幼儿生长发育监测记录（身高、体重、视力等）、体弱儿管理专案及矫治记录。（三）儿童出勤登记表、传染病登记表、晨检及全日健康观察记录。（四）膳食管理委员会记录、膳食营养分析报告、食谱及带量食谱。（五）卫生消毒检查记录、紫外线灯管使用记录、紫外线强度监测记录。（六）教职工健康检查表、卫生保健培训记录。第十四条人事档案归档范围。主要包括在教职工招聘、录用、考核、培训、奖惩、工资福利、职称评聘等活动中形成的个人履历材料。具体包括：（一）履历表、简历、自传。（二）学历、学位、成绩、培训、专业技术职务评聘材料。（三）考核考察材料、奖惩材料、工资变动审批表。（四）党团组织建设材料、出国（境）审批材料。（五）劳动合同、聘用合同、社保公积金缴纳证明。第十五条会计档案归档范围。主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。具体包括：（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证。（二）总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿。（三）月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。（四）银行对账单、银行存款余额调节表。（五）会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。第十六条基建档案归档范围。主要包括幼儿园在园舍建设、维修改造、设备购置等活动中形成的文件材料。具体包括：（一）项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件。（二）用地许可证、规划许可证、建设许可证、施工许可证。（三）地质勘察报告、初步设计图纸、施工设计图纸、竣工图纸。（四）招投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同。（五）隐蔽工程验收记录、竣工验收报告、质量评定书。（六）设备说明书、合格证、安装调试记录、操作维护手册。第十七条声像档案归档范围。主要包括反映幼儿园重要活动和历史面貌的照片、录音带、录像带、光盘等。具体包括：（一）上级领导来园视察、检查工作的照片、录音、录像。（二）幼儿园举办或参加的重大庆典、文体活动、教学观摩活动的照片、录音、录像。（三）幼儿园园舍建筑、环境美化、教学设施设备的照片。（四）具有保存价值的教玩具制作、幼儿作品展示的照片。（五）记录幼儿园历史变迁的珍贵影像资料。第十八条实物档案归档范围。主要包括幼儿园在各项活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、证书、纪念品以及废止的印章等具有实物保存价值的物品。第十九条档案保管期限表。根据档案的价值，将保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。具体划分标准如下表所示：档案类别二级分类保管期限备注文书档案上级颁发的针对本园的指导性文件永久/长期重要的永久，一般的长期文书档案本园制定的规章制度、章程永久文书档案请示与批复洪久重要批复及对应请示文书档案年度工作计划、总结永久教育教学档案教学计划、总结、课程方案长期教育教学档案优秀教案、观察记录、教育随笔长期获奖的永久教育教学档案幼儿园重大活动记录永久卫生保健档案幼儿入园健康表、体检表长期幼儿离园后保存30年卫生保健档案传染病登记、预防接种记录长期人事档案教职工个人档案永久离退休后按规定移交会计档案年度财务决算报告永久会计档案会计凭证、原始凭证30年会计档案日记账、总账30年基建档案竣工图纸、验收报告永久基建档案地质勘察、设计图纸长期声像档案重大活动照片、录音录像永久实物档案奖杯、奖牌、锦旗永久第四章档案的收集与整理第二十条档案收集是档案工作的起点，各部门必须确保文件材料的完整、准确、系统。文件材料办理完毕后，承办人员应及时将原件交本部门兼职档案员归档，任何人不得私自保存应归档的文件材料。第二十一条归档时间。各类档案应按以下时限完成归档：（一）文书档案应在次年第一季度内完成整理归档。（二）教育教学档案应在学期结束后的一个月内完成整理归档。（三）卫生保健档案中的幼儿健康体检材料应在体检结束后一个月内归档；日常晨检、消毒记录按月或学期归档。（四）会计档案由财务部门按照会计年度整理，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，次年向综合档案室移交。（五）和基建档案应在项目竣工验收后三个月内归档。（六）声像档案应在活动结束后随时归档，并辅以文字说明（包括时间、地点、人物、事由、摄影者）。（七）实物档案在获得后随时登记归档。第二十二条归档要求。（一）归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实有效。（二）文件材料原则上一式一份，重要的和利用频繁的可适当增加份数。（三）归档材料应为原件，如无原件，须注明原因并加盖公章的复印件归档。（四）文件材料材质应符合耐久性要求，字迹工整清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等不耐久字迹材料书写。（五）外文材料应附有中文译本。（六）电子文件应与纸质文件同步归档，确保信息一致。第二十三条档案整理规范。（一）分类：将归档材料按本制度第三章规定的类别进行分类。（二）组卷：同一类别的文件材料按问题、时间或重要程度进行组卷。卷内文件材料应排列有序，正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后。（三）页号编写：卷内文件材料均应按排列顺序依次编写页号，页号位置在文件的右上角（正面）或左上角（背面）。（四）卷内目录：每一卷档案必须编制卷内目录，包括文件题名、责任者、文号、日期、页号、备注等项目。（五）备考表：每一卷档案末尾应附备考表，说明卷内文件材料的状况、立卷人、检查人及立卷日期。（六）装订：档案装订应整齐美观，采用线装法或不锈钢订书钉装订，去除金属订书钉、回形针等易锈蚀金属物。过厚或不易装订的文件材料可采用档案盒散装方式。（七）排列上架：档案卷皮或档案盒应按规定格式填写案卷题名、档号、保管期限、密级等项内容，并按档号顺序排列上架。第五章档案的保管与保护第二十四条幼儿园应设置专用档案库房，档案库房要符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠、防有害气体等防护措施。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第二十五条档案库房应配备必要的设备设施，包括档案柜、密集架、空调机、去湿机、灭火器、温湿度计、防盗门窗、监控报警系统等。有条件的幼儿园应配置防磁柜，用于存放声像档案和电子档案。第二十六条档案保管应实行科学管理。档案入库前必须进行严格检查，对有虫霉、破损的档案应及时进行消毒和修复。档案排列应科学有序，便于查找利用。第二十七条库房温湿度控制。档案库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日定时记录温湿度，发现超出标准范围应及时采取调节措施。第二十八条定期对库房进行安全检查。检查内容包括：库房设施设备是否完好，温湿度是否达标，有无虫霉迹象，有无火险隐患，档案是否缺少或破损等。检查工作应每月进行一次，汛期、节假日应加强检查，并做好检查记录。第二十九条建立健全档案统计制度。对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。第三十条档案修复。对破损、褪色、字迹扩散的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循“抢救为主、修旧如旧”的原则，采用托裱、加固、复制等方法进行技术处理。第六章档案的利用与借阅第三十一条档案利用是档案工作的目的所在。档案室应建立健全档案检索体系，编制案卷目录、分类目录、专题目录等检索工具，积极开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供有效服务。第三十二条查阅档案必须严格遵守保密制度和查阅规定。查阅档案原则上仅限在档案阅览室内进行，不得将档案带出阅览室。确因工作需要需借出档案的，须经分管领导批准，并严格履行借阅手续。第三十三条档案借阅手续。（一）本园教职工查阅档案，须凭本人有效证件，填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围和时间。（二）查阅涉密档案，须经园长批准。（三）查阅人事档案、会计档案等专门档案，须经相应部门负责人同意，并报分管领导批准。（四）外单位查阅档案，须持单位介绍信，经园长批准，并在指定时间、指定地点查阅。（五）借阅档案应限期归还，一般不超过3天，确需续借的须办理续借手续。第三十四条查阅档案者必须爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。如发现上述行为，档案管理人员有权制止并责令改正，情节严重的将追究其责任。第三十五条复制档案。查阅者如需复制档案材料，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件经核对无误后加盖档案证明章，方可作为有效凭证使用。第三十六条档案归还。归还档案时，档案管理人员应当面清点档案页数和状况，确认无误后注销借阅记录。如发现档案破损、丢失等情况，应立即报告分管领导进行处理。第三十七条档案编研。档案室应积极开展档案编研工作，编写幼儿园大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、专题概要等参考资料，主动为教育教学和管理决策提供服务。第七章档案的鉴定与销毁第三十八条档案鉴定工作由档案室牵头，组织相关业务部门人员和分管领导共同组成鉴定小组，定期对已到保管期限的档案进行审查鉴定。第三十九条鉴定标准。对保管期限已满的档案，应重新审查其价值。确无保存价值的，予以销毁；仍有保存价值的，应重新划定保管期限，继续保管。第四十条销毁程序。（一）鉴定小组对拟销毁档案进行审查，提出销毁意见。（二）编制档案销毁清册，列明销毁档案的档号、题名、数量、原保管期限、销毁原因等。（三）销毁清册须经园长批准签字。（四）销毁档案时应由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁（纸质档案送造纸厂化浆或碎纸机粉碎，电子档案彻底删除）。（五）监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。（六）严禁私自销毁档案，严禁将应销毁的档案当作废纸出售。第四十一条销毁档案清册应永久保存。第八章电子档案管理第四十二条随着办公自动化的推进，电子档案的管理日益重要。电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第四十三条电子文件归档范围。参照纸质档案归档范围执行，凡是反映幼儿园工作活动、具有查考利用价值的电子文件，均应归档。第四十四条电子文件归档要求。（一）电子文件应真实、完整、可用、安全，具备可识别性。（二）电子文件归档应采用通用格式，如文本文件采用XML、RTF、TXT、PDF格式；图像文件采用JPEG、TIFF格式；视频文件采用MPEG、AVI格式。（三）归档的电子文件应由形成部门进行整理、打包、加密，并填写电子文件归档说明。（四）涉密电子文件必须使用加密手段