2026年学校档案管理员资料管理考核题库含答案

2026年学校档案管理员资料管理考核题库含答案一、单项选择题（共20题，每题1.5分，共30分）1.根据《中华人民共和国档案法》规定，档案工作遵循的原则是（）。A.统一领导，分级管理B.集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用C.分散管理，便于利用D.领导负责，专人管理2.学校档案机构最基本的功能是（）。A.档案收集B.档案整理C.档案保管D.档案利用3.在学校档案分类中，党政管理类档案通常采用的分类符号是（）。A.DQB.XZC.GLD.ZZ4.按照《高等学校档案管理办法》，高校档案机构中的“全宗号”通常由（）授予。A.上级教育主管部门B.同级档案行政管理部门C.本校校长办公室D.国家档案局5.对于电子档案的存储，下列说法错误的是（）。A.应当采用在线存储与离线存储相结合的方式B.可以只存储在硬盘中，不需要备份C.重要电子档案应当实行异地备份D.禁止使用非加密的公共网络传输涉密电子档案6.教学类档案中，学生在校期间形成的学籍卡片、成绩单等材料，其保管期限通常为（）。A.永久B.30年C.10年D.临时7.档案库房的温度标准一般控制在（）。A.14℃-24℃B.18℃-26℃C.10℃-20℃D.20℃-30℃8.在“件”与“卷”的整理方式中，以“件”为整理单位时，归档章一般盖在（）。A.文件的首页B.文件的末页C.文件的装订线左侧D.文件的背面9.学校基建项目档案，应当在项目竣工验收后（）个月内归档。A.1B.3C.6D.1210.下列哪项不属于档案“三合一”制度的内容？（）A.分类方案B.保管期限表C.归档范围D.利用制度11.档案数字化加工过程中，对于纸质档案的扫描分辨率，一般要求不低于（）dpi。A.72B.150C.200D.30012.涉及国家秘密的档案，其密级的变更和解密，应由（）决定。A.档案管理员B.档案机构负责人C.原定密机关、单位或者其上级机关D.学校保密委员会13.学校会计凭证类档案的保管期限，根据最新规定，通常为（）。A.5年B.15年C.25年D.30年14.档案销毁工作必须严格按照规定程序进行，下列关于销毁的说法正确的是（）。A.档案管理员可以自行销毁已过期的档案B.销毁档案只需经档案机构负责人批准C.销毁档案应当在指定地点由两人以上负责监销D.涉密档案可以按普通纸质档案方式销毁15.在档案检索工具中，能够反映档案全宗内档案成分和内容，并按问题、机构等特征进行分类排列的工具是（）。A.案卷目录B.卷内文件目录C.全宗指南D.分类目录16.照片档案的文字说明，应当包括（）要素。A.事由、时间、地点、人物、背景、摄影者B.事由、时间、地点、人物C.标题、时间、摄影者D.事由、地点、人物17.学校档案统计工作中，统计年度通常是指（）。A.自然年度（1月1日-12月31日）B.学年（9月1日-次年8月31日）C.历年（1月1日-12月31日）D.会计年度18.对于实物档案（如奖杯、锦旗），其档案号的结构通常包含（）。A.全宗号-分类号-件号B.全宗号-目录号-案卷号C.分类号-年度-件号D.年度-保管期限-件号19.电子档案的“四性”检测是指（）。A.真实性、完整性、可用性、安全性B.准确性、完整性、可读性、保密性C.真实性、原始性、可用性、安全性D.合法性、完整性、可用性、安全性20.档案库房“八防”要求中，不包括（）。A.防火B.防盗C.防光D.防震二、多项选择题（共15题，每题3分，共45分。多选、少选、错选均不得分）1.学校档案收集工作的内容包括（）。A.接收校内各部门形成的应当归档的文件材料B.接收撤销或合并单位的全部档案C.征集散失在校外的珍贵档案D.购买与本校历史相关的图书资料2.下列文件材料中，属于应当归档范围的有（）。A.学校成立、合并、撤销的请示与批复B.学校年度工作计划与总结C.教职工个人的私人信件D.重要的会议记录和领导讲话稿3.档案整理工作的基本步骤包括（）。A.区分全宗B.分类C.组卷或组件D.编目4.关于档案保管期限，下列说法正确的有（）。A.保管期限分为永久、定期B.定期中又分为30年、10年C.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，应划为永久D.凡是涉及教职工个人福利待遇的，一律划为30年5.电子档案管理系统应当具备的功能包括（）。A.捕捉电子文件及其元数据B.对电子档案进行分类、组织、存储C.提供检索利用服务D.保障电子档案的长期可读6.档案利用服务的主要形式有（）。A.档案查阅B.档案外借C.档案复制D.档案证明出具7.学校在编制档案分类方案时，通常设置的一级类目包括（）。A.党政管理类（GL）B.教学类（JX）C.科研类（KY）D.财会类（CK）8.档案库房的安全管理措施包括（）。A.安装防盗报警系统B.配备灭火器材C.定期检查温湿度D.严禁在库房内吸烟、使用明火9.下列属于档案鉴定工作内容的有（）。A.判定档案的价值B.划定档案的保管期限C.剔除无保存价值的档案D.对档案进行数字化加工10.按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），归档文件的整理单位是“件”，下列关于“件”的界定，正确的有（）。A.正本与定稿为一件B.正文与附件为一件C.原件与复制件为一件D.转发文与被转发文为一件11.学校档案编研成果的类型包括（）。A.全宗指南B.大事记C.组织沿革D.档案汇编12.涉及知识产权的档案利用，应当注意（）。A.尊重著作权人的署名权B.不得擅自复制发表C.合理使用原则D.涉密专利档案不得对外开放13.档案信息化建设的基础设施包括（）。A.网络环境B.服务器C.存储设备D.扫描仪14.档案人员在提供档案利用时，应当遵守的职业道德包括（）。A.热爱档案事业B.保守秘密C.热情服务D.实事求是15.下列关于档案移交的说法，正确的有（）。A.部门向档案室移交档案，必须办理移交手续B.移交档案时，应当有纸质目录和电子目录C.移交清册一式两份，双方签字盖章后各执一份D.移交后的档案，部门如需利用，可直接取回三、判断题（共20题，每题1分，共20分。对的打“√”，错的打“×”）1.学校档案是学校各项活动的直接记录，具有凭证作用和参考作用。（）2.只要是学校产生的文件材料，都必须归档保存。（）3.档案的“全宗”是指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。（）4.档案库房的相对湿度应控制在30%-50%之间。（）5.电子文件归档时，可以只归档电子版，不需要纸质版，除非有特殊规定。（）6.档案人员离职时，可以不办理交接手续，直接离开。（）7.学校颁发的毕业证书、学位证书存根属于永久保存的档案。（）8.档案数字化外包服务中，学校可以不进行监管，完全依赖外包公司。（）9.查阅涉密档案时，必须严格按照保密规定，经审批后在指定地点查阅。（）10.案卷题名应当简准确、简练，概括揭示卷内文件的主要内容。（）11.声像档案（照片、录音带）的整理方法与纸质档案完全不同，需要专门的规范。（）12.档案利用者可以在档案原件上随意涂改、勾画、加注。（）13.档案分类方案一旦确定，就永远不能更改。（）14.对于重复的档案文件，应当全部销毁，只保留一份。（）15.学校档案机构应当对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行统计。（）16.科研档案应当在科研项目结题验收后立即归档。（）17.档案装订时，可以使用金属订书钉，因为这样方便快捷。（）18.档案缩微品具有法律效力，可以作为凭证使用。（）19.学校在对外交流中获得的文件材料，不属于本校档案全宗。（）20.档案库房应当与办公区、阅览区分开设置。（）四、填空题（共15题，每题2分，共30分）1.档案工作的基本原则是：统一领导、___________；维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。2.《高等学校档案管理办法》规定，高校档案部门是保存和利用学校档案的___________机构。3.归档文件材料应当做到___________、手续完备、符合规范要求。4.档案保管期限表是用表册形式列举档案的___________、种类并指明其保管期限的指导性文件。5.在档案分类中，通常采用“年度-___________-保管期限”的分类法。6.电子档案的元数据是描述电子档案___________、结构、背景和管理过程的数据。7.档案库房的“八防”是指：防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、___________。8.照片档案的整理，一般以___________为单位进行分类和排列。9.学校档案的鉴定工作，通常每___________年进行一次。10.档案提供利用时，利用者应当出示有效___________，并填写利用登记表。11.全宗卷是记录和说明全宗立档单位及档案___________情况的案卷。12.档案数字化扫描时，A4幅面纸张的扫描分辨率一般要求不低于___________dpi。13.会计档案包括会计凭证、会计会计账簿和___________等会计核算专业材料。14.档案装订时，应当使用___________装订线或不锈钢夹，避免金属锈蚀损坏档案。15.学校应当将档案工作纳入学校整体发展规划，建立___________档案工作责任制。五、简答题（共5题，每题6分，共30分）1.简述学校档案管理员在收集工作环节中的主要职责。2.什么是档案的“全宗原则”？在学校档案管理中如何体现？3.简述纸质档案数字化加工的基本流程。4.档案库房管理的“八防”具体指什么？请列举并简要说明其中一项的具体措施。5.根据《高等学校档案管理办法》，哪些档案材料应当划为永久保管？六、案例分析题（共3题，每题40分，共120分）1.档案分类与归档范围分析某学校教务处和科研处近期产生了大量文件材料，包括：A.2025年度教务处工作计划、总结；B.2025年全校本科生期末考试试卷分析报告；C.某教授主持的国家自然科学基金项目申请书、结题报告；D.2025年研究生学籍变动名单（休学、复学、退学）；E.学校2025年教学工作会议纪要；F.某重点实验室建设项目的验收文件。（1）请根据学校档案分类方案，判断上述材料分别属于哪个一级类目（如GL、JX、KY等）？（4分类，每小题2分）（2）请指出上述材料中，哪些应当作为“件”归档，哪些应当作为“卷”归档？并说明理由。（6分）（3）对于材料B（试卷分析报告）和材料D（学籍变动名单），请根据《高等学校档案管理办法》或相关规定，判定其保管期限（永久、30年、10年），并说明判定依据。（8分）（4）假设科研处在整理科研项目档案时，发现缺少了项目实验过程中的原始记录数据，这违反了档案整理的什么原则？应当如何补救？（10分）2.档案数字化与存储计算题某学校计划对馆藏的2000-2010年间的教学类档案进行数字化扫描。经统计，该时间段内共有案卷500卷，平均每卷150页，共计75,000页。档案幅面均为A4大小。扫描参数设置为：彩色模式，分辨率300dpi，采用JPEG格式压缩，压缩后平均每页大小约为500KB。（1）请计算该项目完成后，产生的数字图像总数据量是多少GB？（保留两位小数，公式需使用LaTeX格式）（8分）（2）该学校计划使用容量为4.7GB的标准DVD光盘进行刻录备份，至少需要多少张光盘？（6分）（3）在数字化过程中，为了保证档案信息的安全，应当采取哪些数据备份策略？（10分）（4）数字化加工完成后，对电子档案的“四性”检测至关重要。请简述“真实性”检测的主要内容。（10分）（5）如果该校档案室服务器硬盘采用RAID5磁盘阵列技术，请简述RAID5技术的主要优势及其在档案数据安全中的应用。（6分）3.档案利用与法规案例分析2025年10月，某学校2020届毕业生李某回到学校，要求查阅其在校期间的学籍档案，并要求开具成绩单用于出国留学。同时，学校审计处因工作需要，要求查阅学校2022年的基建财务账目。档案管理员小王接待了这两起利用请求。（1）李某查阅本人学籍档案并开具成绩单，属于哪种类型的档案利用？小王应当要求李某提供哪些证件和材料？（10分）（2）审计处查阅基建财务账目，属于内部利用。请说明内部查阅档案的审批流程通常是怎样的？（8分）（3）假设李某在查阅过程中，发现档案中有一门课程的成绩与实际成绩不符，要求涂改档案中的成绩。小王应当如何处理？请依据相关法规进行回答。（10分）（4）审计处在查阅基建财务账目时，提出需要将相关的凭证原件借回审计室进行核查，期限三天，并保证不丢失。小王能否同意？请说明理由及正确的做法。（8分）（5）结合《中华人民共和国档案法》，阐述学校档案开放利用中应如何平衡“开放利用”与“安全保密”的关系？（10分）参考答案一、单项选择题1.B2.A3.C4.B5.B6.A7.A8.A9.C10.D11.D12.C13.D14.C15.D16.A17.A18.A19.A20.D二、多项选择题1.ABC2.ABD3.ABCD4.ABC5.ABCD6.ABCD7.ABCD8.ABCD9.ABC10.ABD11.ABCD12.ABCD13.ABCD14.ABCD15.ABC三、判断题1.√2.×3.√4.×5.×6.×7.√8.×9.√10.√11.√12.×13.×14.×15.√16.√17.×18.√19.×20.√四、填空题1.分级管理2.科学文化事业3.质量优良（或齐全完整）4.来源5.机构（或问题）6.内容7.防鼠（或防有害气体）8.张（或一组）9.510.身份证明11.形成与管理活动12.30013.财务报告14.棉纱15.统一领导五、简答题1.简述学校档案管理员在收集工作环节中的主要职责。答：（1）指导和督促校内各部门文书处理人员或兼职档案员做好文件材料的预立卷工作。（2）对各部门形成的文件材料进行质量检查，确保材料齐全、完整、准确、系统。（3）按照归档范围和时间要求，接收各部门移交的档案。（4）办理交接手续，核对目录，清点数量，并签字确认。（5）对未及时归档的部门进行催办。（6）征集和接收散失在校外的、属于本校归档范围的珍贵档案。2.什么是档案的“全宗原则”？在学校档案管理中如何体现？答：全宗原则是指同一个机关、组织、个人在社会活动中形成的档案，是一个有机整体，不得随意分散，不同全宗的档案也不得混淆。在学校管理中体现为：（1）学校成立后形成的所有档案，均属于该校全宗，统一由学校档案机构管理。（2）学校内部各部门的档案，是学校全宗的组成部分，不能由部门私自留存或销毁。（3）学校撤销、合并或分立时，其档案应作为一个全宗整体移交，保持全宗的不可分散性。（4）在整理档案时，必须严格区分全宗，不同全宗的档案要分开编号、排列和保管。3.简述纸质档案数字化加工的基本流程。答：（1）档案出库与提卷：办理借阅手续，将待加工档案调出库房。（2）前处理：拆除金属装订物，修整页面（如折痕、污渍），编制页号。（3）档案扫描：使用扫描仪将纸质档案转化为数字图像，设定分辨率、色彩模式等参数。（4）图像处理：对扫描图像进行纠偏、去噪、裁边、拼接等优化处理。（5）数据挂接：将数字图像与档案目录数据库进行关联，建立对应关系。（6）数据质检：对图像质量、目录数据准确性、挂接正确性进行抽检。（7）档案归还与入库：将纸质档案重新装订并归还库房。（8）数据存储与备份：将加工好的数据存储至服务器及备份介质。4.档案库房管理的“八防”具体指什么？请列举并简要说明其中一项的具体措施。答：“八防”是指：防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠（或防有害气体）。措施示例（防潮）：（1）配备除湿机或空调，控制库房相对湿度在标准范围内（一般为45%-60%）。（2）放置吸湿剂（如硅胶、生石灰）。（3）严格管理库房水源，禁止在库房内用水、存放水源。（4）定期监测温湿度，做好记录，发现异常及时处理。5.根据《高等学校档案管理办法》，哪些档案材料应当划为永久保管？答：（1）学校制定的章程、发展规划、重要的规章制度等。（2）学校成立、合并、撤销、更名、隶属关系变更的请示与批复。（3）学校党代会、教代会、团代会、学代会等重要会议的文件材料。（4）学校领导人、知名专家在社会活动中形成的具有重要凭证作用的文件材料。（5）学校获得省部级以上荣誉的文件材料。（6）招生录取名册、学籍卡、成绩单、毕业生名册、学位授予名册等。（7）重要的基建项目图纸、招投标文件、竣工验收报告。（8）涉及学校重大权益的合同、协议。（9）其他对学校和社会具有长远利用价值的文件材料。六、案例分析题1.档案分类与归档范围分析（1）分类归属：A.党政管理类（GL）B.教学类（JX）C.科研类（KY）D.教学类（JX）E.党政管理类（GL）或教学类（JX）（视学校具体分类方案，通常教学工作会议纪要归入教学类，但若属全校综合性会议可归党政类，此处答JX或GL均可，需说明理由）F.科研类（KY）或基建类（JJ）（视项目性质，重点实验室建设属科研基建，通常归科研类）（2）件与卷的判定：A（计划总结）、D（名单）、E（纪要）应当作为“件”归档。理由：这些属于单份文件，内容相对独立，不便于也不需要装订成卷。C（项目材料）、F（验收文件）应当作为“卷”归档。理由：科研项目档案是一组具有有机联系、反映同一项目全过程的文件材料，数量较多，需要按问题组合成案卷，便于管理和利用。B（试卷分析报告）：通常每门课程或每场考试的分析报告可按“件”处理，若同一学期所有报告汇总也可成“卷”。一般建议按学期或学年汇总成“卷”管理，或按课程归“件”。（3）保管期限判定：B（试卷分析报告）：30年。依据：教学类档案中，一般的教学活动记录、试卷分析等不属于永久保存范畴，但具有较长查考价值，通常定为30年。D（学籍变动名单）：永久。依据：学籍档案直接关系到学生的学历、学位认证，是学校重要的凭证材料，涉及学生切身利益，必须永久保存。（4）违反原则及补救：违反了“文件材料齐全完整”的原则。补救措施：档案管理员应立即联系科研项目负责人或课题组，查找缺失的原始记录数据。如果原始记录已丢失，应要求课题组出具情况说明，并由相关责任人签字确认，作为补充材料归档，以备日后查考，同时需在备考表中注明缺失情况。2.档案数字化与存储计算题（1）数据量计算：总页数N=75,000页单页大小Spage总数据量SS换算为GB：S答：总数据量约为35.76GB。（2）光盘数量计算：光盘容量C所需数量M=⌈35.76÷4.7≈7.61向上取整为8张。答：至少需要8张光盘。（3）数据备份策略：1.在线备份：在档案服务器上做RAID磁盘阵列，防止硬件故障。2.离线备份：将数据刻录到光盘、磁带或移动硬盘，脱机保存。3.异地备份：将一套备份数据存放在校园内另一栋安全建筑或异地的档案馆，防止本地灾难（如火灾、水灾）。4.版本管理：对于更新频繁的数据，保留历史版本。5.定期检查：定期对备份数据进行读取测试，确保可读性。（4）真实性检测内容：1.元数据检测：检查电子档案的元数据（如创建时间、作者、大小）是否与纸质档案或归档清单一致。2.内容一致性：通过人工抽检或自动校验码（如MD5、SHA-256）比对，验证数字图像内容是否与纸质原件完全一致，有无篡改。3.来源可信：检查数字文件的来源是否为可信的数字化加工流程或业务系统。4.技术环境：检查生成该电子档案的技术参数（如扫描分辨率、色彩模式）是否符合规范要求。（5）RAID5技术优势及应用：优势：RAID5是一种存储性能、数据安全和存储成本兼顾的存储解决方案。它不需要专门的镜像盘，利用校验条带（Parity）来实现数据冗余。当一块硬盘损坏时，可以通过剩余硬盘的数据和校验信息自动恢复数据，安全性较高，且存储利用率高（N-1）。应用：在学校档案服务器中，可用于存放非涉密的、利用率较高的数字化档案数据，保障在单块硬盘故障时数据不丢失，服务不中断。3.档案利用与法规案例分析（1）李某的利用请求：属于“个人档案利用”或“出具证明”。小王应当要求：1.李某出示本人有效身份证件（身份证、护照等）。2.查阅学籍档案通常还需提供毕业证或学位证作为辅助证明