非营利组织档案资料管理制度及实施措施

非营利组织档案资料管理制度及实施措施引言档案资料是非营利组织各项活动的真实记录，是组织历史沿革、业务开展、经验积累的重要载体，也是维护组织合法权益、规范内部管理、提升治理水平的基础性保障。为确保本组织档案资料的真实、完整、安全和有效利用，促进组织健康、可持续发展，特制定本制度及相应实施措施。一、总则（一）制定依据本制度依据国家有关档案管理的法律法规，并结合本组织的宗旨、章程及实际工作需要制定。（二）适用范围本制度适用于本组织在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。组织内所有部门及全体工作人员均须遵守本制度。（三）基本原则1.统一领导、分级负责：档案工作实行统一领导，明确专门部门或专人负责，各部门协同配合，共同做好档案资料的收集、整理、归档和管理工作。2.依法管理、规范有序：档案管理工作严格遵守国家相关法律法规，按照规范的程序和标准进行，确保档案资料的规范性和系统性。3.真实准确、完整系统：确保归档的档案资料真实反映组织活动的实际情况，内容完整，数据准确，载体规范，能够系统反映组织各项工作的全貌。4.安全保密、方便利用：在确保档案资料安全保密的前提下，建立健全档案利用制度，为组织各项工作提供便捷、有效的档案服务。5.统筹兼顾、突出重点：对组织核心业务、重要活动、重大项目形成的档案资料予以重点管理和保护。二、档案资料的收集与归档（一）归档范围1.组织成立与变更类：包括但不限于组织成立的批准文件、登记证书、章程、组织机构代码证、税务登记证等；组织名称、宗旨、业务范围、法定代表人、住所、注册资金等变更的相关文件。2.governance治理类：包括但不限于会员（代表）大会、理事会、监事会（监事）会议的通知、议程、议案、决议、纪要、记录等；理事会、监事会组成人员名单及其任免文件。3.行政管理类：包括但不限于年度工作计划、总结、报告；内部管理制度、岗位职责；重要的请示、报告、批复；各类合同、协议（非项目类）；重要的对外往来函件。4.业务活动与项目类：包括但不限于各类业务活动和项目的申请、立项、实施方案、过程管理记录、监测评估报告、总结、成果材料、相关合同协议、资金审批与支付凭证（财务档案按财务制度另行整理，但业务档案中应注明财务凭证编号以便查阅）、受益对象信息（需注意隐私保护）等。5.财务管理类：按照国家财经法规和组织财务管理制度规定，应当归档的会计凭证、账簿、报表、审计报告等（具体管理办法参照财务部门相关规定执行，并与档案管理部门做好衔接）。6.人力资源管理类：包括但不限于员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、离职、薪酬福利等相关文件材料；志愿者招募、培训、服务记录等相关材料（涉及个人隐私信息的，应采取保密措施）。7.资产管理类：包括但不限于固定资产、无形资产的登记、验收、维护、处置等相关文件材料。8.对外交流与合作类：包括但不限于对外交流活动记录、合作协议、来访接待材料等。9.宣传与信息类：包括但不限于组织对外发布的新闻稿、出版物、宣传片、网站信息、社交媒体内容等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.及时收集：各项工作中形成的文件材料，由相关部门或经办人负责及时收集、整理，避免遗漏。2.规范整理：归档的文件材料应字迹清晰、内容真实、手续完备。纸质材料应使用符合归档要求的书写材料和纸张，电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.定期归档：*日常行政文件、会议材料等，应在办理完毕后一个月内整理归档。*年度工作计划、总结、报告等，应在年度结束后三个月内归档。*项目文件材料，应在项目结束（或阶段性结束）后三个月内完成归档。*会计档案在会计年度终了后，由会计机构保管一年，期满后移交档案管理部门。*其他特殊类型档案，根据实际情况确定归档时限。三、档案资料的管理与保管（一）档案分类与编号1.根据档案资料的形成规律、内容特征和组织管理需要，制定统一的档案分类方案和编号规则。2.常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合。组织应选择适合自身特点的分类方法，并保持相对稳定。3.档案编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别、管理和检索。（二）档案登记建立档案总登记簿和分类登记簿，对接收的档案进行详细登记，包括档案编号、名称、形成时间、份数、页数、保管期限、来源、移交人、接收人等信息。（三）库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并规范摆放。3.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，做好温湿度记录与调控。4.非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。（四）档案保管1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种，具体划分标准参照国家有关规定并结合本组织实际确定。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对于具有永久保存价值或重要利用价值的档案，应制作副本，分别保存。（五）电子档案管理1.电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理环节，参照国家关于电子档案管理的相关标准执行。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。3.建立电子档案访问权限控制机制，确保电子档案的安全。4.注意电子档案格式的兼容性和长期可读性，适时进行格式转换和迁移。四、档案资料的利用（一）利用范围与权限1.组织内部工作人员因工作需要，可以查阅与其职责相关的档案资料。查阅涉密档案或敏感信息，须经组织负责人或其授权人批准。2.外部单位或个人因特殊情况需要查阅本组织档案，须持有效证件和单位证明，经组织负责人批准后，在指定地点查阅。3.涉及组织核心机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格限制利用范围和方式。（二）利用程序1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称/编号、查阅人信息等，按权限审批。2.档案一般在指定的阅档室查阅，原则上不得带出。确因工作需要借出的，须经组织负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.查阅者如需复制档案材料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）保密要求档案利用过程中，查阅者必须遵守国家保密法律法规和本组织保密制度，不得泄露档案内容。对违反保密规定者，将视情节轻重追究责任。五、档案资料的鉴定与销毁（一）定期鉴定对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定，确定其继续保存或销毁。（二）销毁程序1.经鉴定确无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报组织负责人批准后，方可销毁。2.销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，详细记录待销毁档案的编号、名称、形成时间、数量等。3.档案销毁须有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁清册应永久保存。4.电子档案的销毁，应确保信息无法恢复。六、责任与奖惩（一）责任分工1.组织负责人对本组织档案工作负总责。2.档案管理部门（或指定专人）负责档案工作的具体组织、指导和监督。3.各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，负责督促本部门人员做好文件材料的收集、整理和按时归档工作。4.全体工作人员均有保护档案、按规定归档和正确利用档案的义务。（二）奖惩措施1.对在档案收集、整理、管理、利用、保护等工作中做出显著成绩的部门和个人，组织将给予表彰或奖励。2.对违反本制度规定，造成档案资料丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至追究相应责任。七、附则（一）本制度未尽事宜，参照国家有关档案管理的法律法规执行。（二）本制度由本组织档案管理部门（或指定部门）负责解释。（三）本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。实施措施为确保《非营利组织档案资料管理制度》有效落地，特制定以下实施措施：1.组织领导与宣贯：*成立由组织负责人牵头的档案工作领导小组，明确各级职责。*组织全体工作人员学习本制度，使其充分认识档案工作的重要性，了解并掌握制度要求。可通过专题培训、手册发放等形式进行。2.设立或明确档案管理部门/岗位：*根据组织规模和档案工作量，设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，并保持相对稳定。*为档案管理部门/岗位配备必要的办公设备和设施，如档案柜、计算机、扫描仪、去湿机、灭火器等。3.制定配套细则与标准：*档案管理部门应根据本制度，进一步制定档案分类细则、编号规则、整理规范、著录规则、保管期限表、借阅审批流程等操作性文件，形成完整的档案管理制度体系。*统一档案装具（如档案盒、卷内目录、备考表等）的规格和样式。4.加强过程指导与监督检查：*档案管理人员应主动深入各部门，对文件材料的收集、整理工作进行指导和帮助。*定期（如每半年或每年）对各部门档案归档情况和档案管理制度执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。5.建立健全档案工作责任制：*将档案工作纳入各部门和相关人员的岗位职责，并作为年度考核的参考内容之一。*对于新入职员工，应进行档案管理制度和相关知识的入职培训。6.逐步推进档案信息化建设：*在条件允许的情况下，逐步引入档案管理软件