诉讼仲裁案件跟踪处置细则

诉讼仲裁案件跟踪处置细则第一章总则第一条目的与依据为规范公司诉讼、仲裁案件的管理流程，建立科学、高效、严谨的案件跟踪处置机制，有效防范法律风险，维护公司合法权益，最大程度减少经济损失，保障公司经营活动的稳健运行，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国仲裁法》及公司章程等相关规定，结合公司实际情况，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于公司及所属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）及公司各部门（以下统称“各部门”）涉及的所有诉讼、仲裁案件（包括但不限于民事诉讼、商事仲裁、劳动争议仲裁、行政诉讼及行政复议等）的跟踪、处置、汇报及后续管理工作。第三条基本原则（一）合法合规原则：所有案件处置必须严格遵守国家法律法规及监管规定，严禁采取非法手段处理纠纷。（二）及时高效原则：案件发生后应迅速响应，确保在法定及公司规定的期限内完成各项应对工作，避免因超期导致权利丧失。（三）统一管理原则：公司法务部（或法律合规部，下同）是公司诉讼仲裁案件的归口管理部门，实行统一领导、分级负责、专人督办的管理模式。（四）预防为主原则：通过对案件的复盘分析，查找管理漏洞，完善制度流程，实现从“事后救火”向“事前防范”转变。（五）成本效益原则：在案件处理过程中，应综合权衡诉讼成本、胜诉概率及执行难度，追求公司利益最大化。第四条案件定义本细则所称诉讼仲裁案件，是指公司作为原告、申请人、被告、被申请人或第三人参与的，已经进入司法或仲裁程序的各类争议解决案件。第二章组织机构与职责分工第五条法务部职责（一）负责制定和完善公司诉讼仲裁案件管理制度及流程；（二）作为案件处理的牵头部门，负责案件的统一登记、立案审批、进度跟踪及结案归档；（三）负责选聘、协调、管理及考核外聘律师事务所及代理律师；（四）负责组织案情分析会，制定诉讼策略，审核法律文书，包括起诉状、答辩状、代理词、上诉书等；（五）负责指导业务部门收集、整理证据材料；（六）负责向公司管理层汇报重大案件进展及风险预警；（七）负责案件数据的统计分析及年度报告编制。第六条涉案业务部门职责（一）负责案件背景情况、事实经过的详细说明，提供真实、完整的业务资料；（二）配合法务部及外聘律师开展调查取证，在规定时间内提供相关合同、函件、单据、视听资料等证据；（三）指定专人作为案件联络人，负责本部门与法务部的沟通对接，参与案情讨论；（四）根据法务部要求，参与庭审旁听或调解谈判；（五）负责落实案件判决、裁定或裁决中涉及本部门的执行事项及整改措施。第七条财务部职责（一）负责提供涉案相关的财务数据、凭证、发票及资金往来记录；（二）负责审核诉讼费用的预算及支出；（三）负责执行案件款项的支付、收回及账务处理；（四）协助申请财产保全，提供担保资金或函件。第八条公司管理层职责（一）总经理办公会负责审议重大诉讼仲裁案件的处置方案、和解方案及聘请律师方案；（二）董事长或其授权代表负责审批涉及金额巨大或对公司经营有重大影响的案件处置事项。第三章案件登记与报告第九条案件报告制度公司实行“案件首接负责制”和“即时报告制度”。任何部门或员工在收到法院、仲裁机构送达的起诉状、应诉通知书、开庭传票、仲裁申请书、举证通知书等法律文书后，必须在收到当日（最迟不超过次日上午）将原件及复印件移交法务部，并简要说明情况。严禁任何部门或个人隐瞒、截留或擅自处理法律文书。第十条案件登记法务部在收到法律文书或获悉公司拟提起诉讼、仲裁的信息后，应在24小时内建立《案件管理台账》，对案件进行统一编号。案件编号规则应包含年份、单位代码、案件类型代码及流水号。第十一条案件基本信息表法务部应指导涉案业务部门填写《案件基本信息表》，内容应涵盖但不限于：（一）案件各方当事人名称、住所地、联系方式；（二）案件来源（被诉/拟起诉）；（三）案件受理机构（法院/仲裁委名称及案号）；（四）争议金额、标的物情况；（五）案件涉及的业务类型及合同编号；（六）纠纷产生的原因及经过摘要；（七）法律文书送达时间及举证期限、开庭时间等关键节点。第十二条案件分级管理根据案件性质、争议金额、社会影响及复杂程度，将案件分为三类进行分级管理：（一）特大重大案件：涉案金额超过1000万元，或涉及公司核心知识产权、上市地位、重大资产重组，或可能引发群体性事件的案件。（二）重要案件：涉案金额在100万元至1000万元之间，或法律关系复杂、涉外、或可能对公司声誉造成较大影响的案件。（三）一般案件：涉案金额在100万元以下，且法律关系清楚、案情简单的案件。第四章案件调查与证据管理第十三条尽职调查案件立案后，法务部应立即组织涉案业务部门开展尽职调查。调查内容应包括：（一）核实对方当事人的主体资格、资信状况及履约能力；（二）核实争议事实的时间线、关键节点及各方履约情况；（三）查找可能导致公司承担连带责任或加重责任的潜在风险点；（四）查询对方当事人是否涉及其他诉讼、执行案件，评估其偿债能力。第十四条证据收集与整理涉案业务部门应在法务部的指导下，围绕诉讼请求或答辩意见全面收集证据。证据收集应遵循客观性、关联性、合法性原则。（一）书证：包括合同、补充协议、备忘录、对账单、发票、送货单、验收单、往来函件等；（二）电子数据：包括电子邮件、聊天记录（微信、钉钉等）、系统数据截图等，需注意及时公证或以其他方式固化；（三）视听资料：录音、录像等，需整理文字版本并注明来源、录制时间及地点；（四）证人证言：需提前联系证人，确认出庭意愿及证言内容。第十五条证据目录编制法务部应会同外聘律师（如有）编制详细的《证据目录》，对每一份证据进行编号，注明证据名称、来源、证明目的及页码。所有证据材料均需制作备份，原件由法务部专人保管，借阅需严格登记。第十六条证据保全对于可能灭失或以后难以取得的证据，法务部应在举证期限届满前七日内，向受理法院或仲裁机构申请证据保全。必要情况下，可申请公证处进行证据保全公证。第五章外部律师选聘与管理第十七条律师选聘原则除简单劳动争议案件或小额诉讼案件可由法务部自行代理外，原则上公司应选聘外部律师事务所代理诉讼仲裁案件。律师选聘应遵循专业匹配、性价比高、诚实信用、过往合作良好的原则。第十八条选聘流程（一）需求提出：法务部根据案件情况，确定所需律师的专业领域（如建设工程、知识产权、金融借贷等）及资历要求。（二）筛选与比选：法务部从公司律师库中筛选符合条件的律所，或向社会公开征集。对于重大案件，应采用竞争性谈判或招标方式，至少邀请三家律所进行报价。（三）评审决策：法务部根据律所的方案质量、团队资历、报价高低、过往业绩等进行综合评分，形成选聘建议，按审批权限报批。第十九条聘用合同签订确定聘用律所后，法务部应代表公司与律所签订《委托代理合同》。合同中必须明确以下条款：（一）代理权限（一般代理或特别授权）；（二）代理费用及支付方式（固定费用、风险代理比例或计件收费）；（三）工作范围及服务内容；（四）禁止利益冲突条款；（五）保密条款；（六）解除条款及违约责任。第二十条律师过程管理（一）庭前会议：开庭前，法务部应组织外聘律师、涉案业务部门负责人召开庭前会议，研讨庭审策略，模拟法庭发问，确定分工。（二）文书审核：外聘律师起草的所有法律文书，在提交法院或仲裁机构前，必须经法务部审核。法务部应重点审核文书的规范性、逻辑性及策略一致性。（三）出庭监督：对于重大、重要案件，法务部人员应出庭旁听，监督律师庭审表现，并做好庭审记录。（四）定期沟通：律师应每周（或根据案件进展）向法务部口头汇报案件进展，每月提交书面《案件进展报告》。第六章案件处理与过程管控第二十一条管辖权异议在答辩期内，法务部应仔细审查受理机构对案件是否具有管辖权。如发现管辖存在瑕疵（如地域管辖错误、级别管辖错误、仲裁协议无效等），应在法定期限内积极提出管辖权异议。第二十二条财产保全申请作为原告或申请人的案件，法务部应在起诉或仲裁申请的同时，评估采取财产保全的必要性。如对方存在转移资产风险，必须立即申请财产保全，并协调财务部提供担保。第二十三条庭审应对（一）举证期限管理：法务部应设专人监控举证期限，确保在规定期限内完成举证交换。如有延期举证需求，应提前申请。（二）人员出庭：公司出庭人员应熟悉案情，携带授权委托书、法定代表人身份证明及证据原件。出庭时应遵守法庭纪律，服从审判长指挥。（三）庭审笔录核对：庭审结束后，出庭人员应仔细核对庭审笔录，确认无误后签字。如有遗漏或错误，应立即要求补正。第二十四条和解与调解（一）调解原则：在案件审理过程中，法务部应始终秉持“能调则调、当判则判”的原则，在维护公司核心利益的前提下，争取以和解方式结案，以降低诉讼成本、缩短解决周期。（二）调解方案审批：任何和解方案或调解协议草案，在签署前必须报请公司管理层审批。审批时需附上《调解可行性分析报告》，对比分析判决结果与调解方案的利弊。（三）和解协议履行：和解协议签署后，法务部应督促对方当事人按约履行。如对方违约，应立即申请恢复诉讼或申请强制执行。第二十五条案件变更管理案件审理过程中，如发生当事人变更、诉讼请求变更、反诉、追加第三人等情形，法务部应重新评估案件风险，调整应对策略，并按规定履行内部报批程序。第二十六条关键节点监控表法务部应利用项目管理工具或表格，对案件的关键节点进行实时监控。以下为关键节点监控表示例：案件编号案件名称当前阶段关键节点截止日期责任人状态备注2024-001买卖合同纠纷案一审审理提交答辩状2024-02-15张三待办需附证据清单2024-001买卖合同纠纷案一审审理管辖权异议期2024-02-10李四已完成异议被驳回2024-002建设工程仲裁案仲裁庭组庭选定仲裁员2024-02-20王五进行中已提交名单2024-003劳动争议案二审开庭审理2024-03-05赵六待定需业务总监出庭第七章判决、裁决与执行第二十七条法律文书接收与传达法务部收到法院判决书、裁定书或仲裁裁决书后，应在当日进行登记，并将复印件转交涉案业务部门及财务部，原件由法务部归档。第二十八条结果分析法务部应在收到裁判文书后3个工作日内，组织外聘律师出具《裁判结果分析报告》，分析内容包括：（一）裁判结果是否支持公司的诉讼请求或答辩意见；（二）裁判文书认定的关键事实及适用法律是否正确；（三）是否存在程序违法情形；（四）是否需要提起上诉或申请撤销仲裁裁决。第二十九条上诉与复议（一）如裁判结果对公司不利，且分析认为有上诉或改判可能，法务部应在法定期限内提起上诉或申请复议。（二）如裁判结果对公司有利，但对方提起上诉，法务部应立即启动二审应对程序。第三十条申请执行（一）生效法律文书确定的履行期限届满后，如义务人未履行义务，法务部应在二年内（民事案件）或法律规定期限内，向法院申请强制执行。（二）申请执行前，应调查义务人的财产线索，包括银行账户、房产、土地、车辆、对外债权等，并提供给执行法院。（三）如义务人确无财产可供执行且符合破产条件，法务部应及时向法院申请其破产清算，以最大限度受偿。第三十一条找回财产对于已进入终结本次执行程序的案件，法务部应定期（每半年）通过网络查控系统或线下调查方式查询义务人财产状况。一旦发现可执行财产，应立即申请恢复执行。第八章结案与归档第三十二条结案标准案件符合下列情形之一的，视为结案：（一）裁判文书生效且已履行完毕；（二）执行完毕并领取执行款；（三）双方达成和解协议并履行完毕；（四）法院裁定驳回起诉、准予撤诉或按撤诉处理；（五）仲裁裁决作出且当事人未起诉；（六）公司决定放弃诉权并经审批。第三十三条案件复盘结案后15个工作日内，法务部应组织涉案业务部门召开案件复盘会。复盘内容应包括：（一）案件成因分析：是由于合同条款瑕疵、履约不当、对方欺诈还是政策变化导致；（二）应对得失总结：诉讼策略是否得当，证据组织是否充分，律师代理是否称职；（三）管理漏洞查找：公司内部业务流程、审批机制、监督环节是否存在问题；（四）改进建议：针对发现的问题，提出具体的制度修订或流程优化建议。第三十四条案件归档案件结案后，法务部应按照“一案一档”原则进行归档。归档材料应包括：（一）法律文书正本（起诉状、答辩状、判决书、调解书等）；（二）证据材料原件及证据目录；（三）代理合同、律师费发票；（四）内部审批文件、会议纪要、案情分析报告；（五）庭审笔录、代理词；（六）执行相关材料。归档材料应编制页码，装订成册，并建立电子档案备份。档案保管期限遵循公司档案管理规定，原则上永久保存。第三十五条案件统计与报告法务部应按月、季度、年度编制《诉讼仲裁案件统计表》及《案件管理分析报告》。报告应包含案件数量、涉案金额、胜诉率、案件类型分布、主要风险点及整改建议，并报送公司管理层。第九章责任追究与奖惩第三十六条责任追究有下列情形之一，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依据相关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）因工作严重失职、隐瞒案件事实，导致错过答辩期、上诉期等关键期限，造成案件败诉的；（二）擅自处理法律文书、对外泄露案件机密，导致公司处于不利地位的；（三）在合同签订或履行过程中，因违规操作或重大过失引发纠纷的；（四）在案件处理中，收受对方利益、内外勾结，损害公司利益的；（五）无正当理由拒不配合法务部或律师工作，导致证据灭失或无法收集的。第三