背景调查管理办法

背景调查管理办法BackgroundCheckManagementPolicy文件编号HR-BG-2026-001版本号V2.0编制部门人力资源中心审批层级总经理办公会生效日期2026年9月1日密级内部公开本文件为公司内部管理制度，未经授权不得外传

目录第一章总则··························1第二章调查范围与对象················3第三章调查内容······················5第四章调查流程······················8第五章第三方调查机构管理············11第六章信息保密与安全管理············13第七章合规要求与法律依据············15第八章候选人知情同意与权益保障······17第九章监督、检查与责任追究··········19第十章附则··························20附录A背景调查授权同意书（模板）····21附录B背景调查信息收集表（模板）····23附录C背景调查报告（模板）··········24附录D第三方调查机构评估表（模板）··25附录E常见问题解答（FAQ）········26

第一章总则为规范公司员工招聘过程中的背景调查工作，确保录用人员的品行、能力与岗位要求相匹配，防范用工风险，同时保障候选人合法权益，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《征信业管理条例》及国家其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第一条目的与依据本办法旨在建立科学、规范、合规的背景调查管理体系，通过对拟录用人员的学历背景、工作经历、专业资质、信用状况及犯罪记录等信息进行核实与评估，为公司用人决策提供客观依据，降低用人风险，保护公司及全体员工的合法权益。本办法的制定依据包括但不限于以下法律法规及规范性文件：（一）《中华人民共和国劳动法》；（二）《中华人民共和国劳动合同法》；（三）《中华人民共和国个人信息保护法》；（四）《中华人民共和国数据安全法》；（五）《中华人民共和国民法典》；（六）《征信业管理条例》；（七）《中华人民共和国刑法》相关条款；（八）人力资源和社会保障部相关规定；（九）公司人力资源管理制度及相关配套文件。第二条适用范围本办法适用于公司及下属各分支机构、子公司在员工招聘过程中开展的所有背景调查工作，包括但不限于社招人员、校招人员、劳务派遣人员、实习生转正、返聘人员以及关键岗位内部调岗人员的背景调查。公司外包人员、顾问及长期合作方的背景调查可参照本办法执行，具体调查深度和范围由用人部门与人力资源部门协商确定。涉及境外人员的背景调查，还需符合所在国家或地区的法律法规要求。第三条基本原则背景调查工作应遵循以下基本原则：（一）合法合规原则。背景调查的全过程必须严格遵守国家法律法规，不得调查与聘用无关的个人隐私信息，不得以非法手段获取候选人信息。（二）正当必要原则。背景调查的内容和范围应与拟聘岗位直接相关，遵循最小必要原则，不得超出岗位合理需求进行过度调查。（三）知情同意原则。开展背景调查前，必须事先告知候选人并取得其书面授权同意，未经授权不得启动任何调查程序。（四）客观公正原则。背景调查应以事实为依据，客观记录和反映核实结果，不得掺杂调查人员个人主观判断或偏见。（五）信息保密原则。背景调查过程中获取的所有信息必须严格保密，仅限于用人决策使用，不得用于其他目的。（六）权益保障原则。充分保障候选人的知情权、异议权和申诉权，候选人对调查结果有异议的，有权提出复核申请。第四条术语定义本办法中下列术语的含义为：（一）背景调查，是指公司在招聘过程中，通过合法途径对拟录用人员的身份信息、教育背景、工作经历、专业资质、信用记录、犯罪记录等进行核实和评估的活动。（二）候选人，是指已通过公司面试环节，进入录用决策阶段的拟聘用人员。（三）第三方调查机构，是指经公司评估合格并签订服务协议，受公司委托开展背景调查的专业机构。（四）调查报告，是指背景调查完成后形成的书面报告，包含调查对象、调查内容、核实结果及评估结论。（五）授权同意书，是指候选人在充分知情的情况下，签署的同意公司及其委托的第三方机构开展背景调查的书面授权文件。（六）敏感岗位，是指涉及公司核心机密、财务资金管理、高管层级或法律法规有特殊要求的岗位。第二章调查范围与对象公司根据岗位性质、风险等级及法律法规要求，对背景调查的对象和范围实行分级分类管理，确保调查深度与岗位风险相匹配。第五条调查对象分类根据岗位风险等级，将调查对象分为以下三类：A类（全面调查）：适用于公司高级管理人员（副总经理及以上）、财务负责人、出纳、审计人员、法务负责人、信息技术安全负责人、涉密岗位人员以及法律法规要求必须进行背景调查的岗位。B类（标准调查）：适用于中层管理人员、关键技术岗位人员、采购岗位人员、销售岗位人员、人力资源岗位人员以及其他具有一定风险等级的岗位。C类（基础调查）：适用于一般行政、客服、基础技术操作等风险等级较低的岗位。表2-1调查对象分类与调查深度对照表分类适用岗位调查深度调查项数完成时限A类高管、财务、审计、法务、信息安全、涉密全面深度调查8项以上5-7个工作日B类中层管理、关键技术、采购、销售、HR标准调查5-7项3-5个工作日C类一般行政、客服、基础操作基础调查3-4项2-3个工作日第六条必须调查的岗位以下岗位的拟录用人员必须进行背景调查，不得豁免：（一）公司董事、监事及高级管理人员；（二）财务部门负责人、出纳及具有资金审批权限的人员；（三）内部审计部门全体人员；（四）法务部门负责人及合同审核人员；（五）信息技术部门中具有系统管理员权限或接触核心数据的人员；（六）人力资源部门负责人及薪酬福利管理人员；（七）采购部门负责人及参与供应商选择的人员；（八）涉及商业秘密、核心技术或客户数据的人员；（九）法律法规或行业监管要求必须进行背景调查的岗位；（十）公司董事会或总经理办公会决定需要背景调查的其他岗位。第七条可选调查的岗位除第六条规定必须调查的岗位外，以下岗位由用人部门提出申请，经人力资源部门审批后可以开展背景调查：（一）中层管理岗位（部门经理、副经理、团队负责人）；（二）关键技术研发岗位（架构师、核心算法工程师、安全工程师等）；（三）直接面向客户且代表公司形象的销售岗位；（四）其他用人部门认为存在一定风险需要进行背景调查的岗位。用人部门提出可选调查申请时，应填写《背景调查申请表》，说明调查理由和拟调查范围，经部门负责人签字后提交人力资源部门审批。人力资源部门应在三个工作日内作出审批决定。第八条豁免调查的情形有下列情形之一的，经人力资源部门负责人批准，可以豁免背景调查：（一）公司内部转岗且在原岗位已通过背景调查，新岗位风险等级未提升的；（二）短期实习（不超过三个月）且不接触公司敏感信息的；（三）已持有国家机关出具的有效背景调查证明且在有效期内的；（四）其他经人力资源部门评估认定无需进行背景调查的特殊情形。豁免调查应填写《背景调查豁免审批表》，记录豁免理由、审批人及审批意见，存档备查。豁免调查不适用于第六条规定的必须调查岗位。第三章调查内容背景调查内容根据岗位分类确定，涵盖身份信息、学历教育、工作经历、专业资质、信用记录、犯罪记录等多个维度，具体调查项目和深度按照分级分类原则执行。第九条身份信息核查身份信息核查是背景调查的基础环节，适用于所有分类的调查对象。核查内容包括：（一）姓名、性别、出生日期与身份证件的一致性；（二）身份证件号码的真实性和有效性；（三）户籍所在地及现居住地址信息；（四）近期免冠照片与本人的相符性。身份信息核查应通过公安部门身份验证系统或经授权的第三方平台进行。发现身份信息造假或存在严重不符的，应立即终止招聘流程并记录在案。第十条学历教育核查学历教育核查适用于A类和B类调查对象，C类调查对象仅核查最高学历。核查内容包括：（一）最高学历证书及学位证书的真实性；（二）毕业院校名称、专业名称、学习起止时间；（三）学位授予机构及学位级别；（四）海外学历的教育部留学服务中心认证情况；（五）继续教育、在职教育学历的核实；（六）学历证书编号在学信网（中国高等教育学生信息网）的查询验证结果。学历核查应通过学信网、学位网等官方渠道进行。对于无法通过官方渠道验证的学历信息，应要求候选人提供原始学历证书原件及学校出具的学历证明。海外学历应要求提供教育部留学服务中心出具的《国外学历学位认证书》。第十一条工作经历核查工作经历核查适用于所有分类的调查对象，核查深度根据分类有所不同。核查内容包括：（一）过往任职公司名称、所在部门及担任职务；（二）入职时间和离职时间的准确性；（三）离职原因及离职方式（主动离职、协商解除、辞退等）；（四）工作职责和业绩表现的评价；（五）是否存在竞业限制协议及其效力状态；（六）是否存在未了结的劳动争议或仲裁案件；（七）薪资水平的大致核实（A类调查对象适用）。工作经历核查应至少覆盖候选人最近两段工作经历（A类覆盖最近三段）。核查方式包括电话核实、函件核实及面谈核实。核查对象应优先选择候选人的直接上级或人力资源部门，不得仅以候选人提供的证明人作为唯一信息来源。对于候选人声称在职的当前单位，未经候选人特别授权，不得联系当前雇主进行调查。第十二条专业资质与资格证书核查专业资质核查适用于岗位有特定资质要求的调查对象。核查内容包括：（一）职业资格证书（如注册会计师、律师执业证、注册税务师等）的真实性和有效性；（二）专业技术职称证书的真实性和等级；（三）行业准入证书（如证券从业资格、基金从业资格等）的持证状态；（四）特种作业操作证（如电工证、焊工证等）的有效期和适用范围；（五）国际职业资格证书的认证机构及认证编号；（六）资格证书颁发机构、颁发日期及有效期。资质核查应通过相关证书颁发机构的官方网站或查询系统进行验证。对于已过有效期或已被吊销的证书，应如实记录并通知用人部门评估是否影响录用决策。第十三条信用记录核查信用记录核查适用于A类和B类调查对象，以及涉及资金管理的C类调查对象。核查内容包括：（一）中国人民银行个人征信报告中的信贷记录；（二）是否存在逾期还款、呆账、坏账等不良信用记录；（三）是否被列入失信被执行人名单；（四）是否存在重大民事诉讼或仲裁记录；（五）是否存在破产记录或个人债务重组记录。信用记录核查必须取得候选人的书面授权，通过中国人民银行征信中心或经授权的第三方机构依法获取。对于信用记录中存在的瑕疵，应结合具体情况进行综合评估，不得仅因一般性逾期记录而一票否决候选人。对于被列入失信被执行人名单的候选人，原则上不予录用。信用记录核查结果应严格保密，仅限参与录用决策的相关人员查阅。第十四条犯罪记录核查犯罪记录核查适用于A类调查对象，以及B类中涉及未成年人接触、安全教育等特殊岗位的调查对象。核查内容包括：（一）是否存在刑事犯罪记录；（二）是否存在正在被刑事立案侦查或取保候审的情形；（三）是否存在治安管理处罚记录（特定岗位适用）；（四）是否属于在逃人员。犯罪记录核查应通过公安机关出具的无犯罪记录证明或经授权的第三方渠道进行。候选人应配合提供户籍所在地公安机关出具的无犯罪记录证明。对于存在犯罪记录的候选人，应根据犯罪性质、情节轻重、经过时间及与岗位的关联性进行综合评估。涉及危害公共安全、贪污受贿、职务侵占、暴力犯罪等严重犯罪记录的，原则上不予录用。涉及轻微犯罪且经过时间较长、与岗位无直接关联的，由用人部门和人力资源部门共同评估决定。第十五条其他调查事项根据岗位需要，经人力资源部门审批，可以开展以下补充调查：（一）竞业限制情况核查。核实候选人是否与原雇主签订竞业限制协议，协议的效力状态、竞业限制期限及补偿金支付情况，评估是否存在竞业限制风险。（二）职业操守核查。通过行业内的公开信息或行业自律组织，了解候选人是否存在违反职业道德或行业规范的记录。（三）社交媒体核查。在公开可见的范围内，了解候选人的公开发表言论是否存在不当内容，但不得侵犯候选人私人社交空间。（四）职业资格考试成绩核查。对于声称通过特定职业资格考试的候选人，可以通过考试机构的公开查询系统核实成绩。补充调查项目应在候选人授权同意书的范围内进行，超出授权范围的调查项目应重新获取候选人授权。表3-1调查内容与分级适用对照表序号调查项目A类B类C类核查渠道1身份信息必查必查必查公安身份验证系统2学历教育必查必查查最高学历学信网/学位网3工作经历查3段查2段查1段前雇主电话/函件核实4专业资质必查按岗位要求按岗位要求发证机构官网5信用记录必查必查涉资金岗位查人行征信中心6犯罪记录必查特殊岗位查不查公安机关7竞业限制必查关键岗位查不查候选人提供/前雇主8职业操守选查选查不查行业公开信息第四章调查流程背景调查工作按照启动准备、授权获取、调查实施、结果审核、异议处理和归档管理的标准化流程执行，确保各环节衔接有序、过程可追溯。第十六条调查启动与准备背景调查的启动应满足以下条件：（一）候选人已通过面试环节，进入拟录用阶段；（二）用人部门已确认录用意向并提交《背景调查申请表》；（三）人力资源部门已完成岗位分类和调查范围的确认。调查启动后，人力资源部门应指定调查负责人，明确调查范围、调查深度和完成时限。调查负责人应填写《背景调查任务书》，载明调查对象信息、调查项目清单、调查方式、预期完成时间及责任分工等内容。第十七条授权获取在开展任何调查行动之前，必须完成候选人授权获取程序：（一）人力资源部门向候选人发送《背景调查告知函》，详细说明调查目的、调查范围、调查方式、信息使用范围及候选人权利。（二）候选人在充分阅读并理解告知内容后，签署《背景调查授权同意书》。授权同意书应明确授权范围、授权期限及撤回授权的方式。（三）授权同意书须由候选人本人亲笔签名并标注日期。电子签名在符合《电子签名法》规定的前提下同样有效。（四）候选人拒绝签署授权同意书的，视为自动放弃录用资格，招聘流程终止。（五）授权同意书原件由人力资源部门统一保管，保存期限不少于两年。授权获取过程中，人力资源部门应确保候选人充分理解授权内容的含义和法律后果，不得以欺诈、胁迫等手段获取授权。候选人有权就授权范围提出修改意见，双方协商一致后确定最终调查范围。第十八条调查实施调查实施阶段应根据调查任务书的要求，按照以下方式开展：（一）自主调查。由公司人力资源部门直接通过公开渠道进行的调查，包括学信网查询、学位网查询、公开裁判文书查询等。（二）第三方调查。委托第三方调查机构进行的调查，由第三方机构按照服务协议和授权范围开展调查工作。（三）前雇主核实。通过电话、邮件或函件方式向候选人前雇主核实工作经历信息。联系前雇主前应确认候选人已授权联系该雇主，且联系当前在职雇主的须获得特别授权。调查实施过程中，调查人员应详细记录调查时间、调查方式、调查对象、核实结果及信息来源，形成《背景调查工作底稿》。工作底稿应客观、完整、准确，不得遗漏重要信息或篡改调查结果。第十九条结果审核与报告出具调查完成后，调查负责人应汇总所有调查结果，进行以下审核：（一）信息一致性审核。比对候选人提供的信息与调查核实结果是否一致，标注不一致项及差异程度。（二）风险等级评估。对发现的风险点进行分级评估，分为高风险、中风险和低风险三个等级。（三）综合评价。结合岗位要求和调查结果，出具综合评价意见，分为通过、附条件通过和不通过三种结论。审核完成后，调查负责人应编制《背景调查报告》，报告内容包括候选人基本信息、调查范围与项目、各项核实结果、风险点评估、综合评价意见及建议处理方案。《背景调查报告》经人力资源部门负责人审核签字后，提交用人部门作为录用决策参考。表4-1背景调查流程节点与责任分工表流程节点主要工作内容责任部门/人员时限要求输出文件启动准备确认岗位分类、调查范围，填写任务书HR部门/调查负责人1个工作日背景调查任务书授权获取发送告知函，获取候选人书面授权HR部门/招聘专员2个工作日授权同意书自主调查学信网、学位网、公开信息查询HR部门/调查专员1-2个工作日调查工作底稿第三方调查委托第三方机构开展深度调查第三方机构3-5个工作日第三方调查报告前雇主核实电话/函件核实工作经历HR部门/调查专员2-3个工作日核实记录表结果审核信息比对、风险评估、出具报告HR部门/调查负责人1个工作日背景调查报告异议处理受理候选人复核申请HR部门/负责人3个工作日复核结论书归档管理调查文件整理归档HR部门/档案管理员5个工作日归档清单第二十条异议处理候选人对背景调查结果有异议的，有权在收到调查结果告知后五个工作日内提出书面复核申请。复核申请应说明异议事项和理由，并可提供相关证明材料。人力资源部门收到复核申请后，应在三个工作日内组织复核。复核方式包括：（一）重新核实异议事项的信息来源；（二）要求候选人提供补充证明材料；（三）委托第三方机构进行二次核实；（四）组织调查人员、用人部门及候选人三方沟通会议。复核完成后，人力资源部门应出具《复核结论书》，载明复核过程、复核结果及处理意见。复核结论为最终结论，候选人或用人部门对复核结论仍有异议的，可通过公司申诉渠道进一步反映。第二十一条结果归档背景调查完成后，以下文件应纳入归档管理：（一）《背景调查申请表》及审批记录；（二）《背景调查告知函》及送达记录；（三）《背景调查授权同意书》原件；（四）《背景调查任务书》及工作底稿；（五）《背景调查报告》及审核签字记录；（六）第三方机构调查报告（如有）；（七）异议处理相关文件（如有）；（八）其他与背景调查相关的往来文件。归档文件应按照公司档案管理规定进行分类整理，编号登记后统一保管。归档文件的保存期限为候选人入职后两年；候选人未入职的，保存期限为调查完成后一年。保存期满后，应按照信息销毁程序进行安全销毁。第五章第三方调查机构管理公司可以委托经评估合格的第三方专业调查机构开展背景调查工作。第三方机构的管理应遵循严格准入、规范合作、定期评估、动态调整的原则。第二十二条机构选择标准第三方调查机构应同时满足以下条件：（一）在中华人民共和国境内依法注册，具有独立法人资格，营业执照经营范围包含人力资源服务或相关信息咨询服务；（二）具有人力资源和社会保障部门颁发的人力资源服务许可证或相关经营资质；（三）从事背景调查业务三年以上，具有为同行业或同等规模企业服务的经验；（四）具有完善的信息安全管理体系，通过ISO27001信息安全管理体系认证或同等认证；（五）具有合法的信息获取渠道和数据源接入能力，调查手段合法合规；（六）具有专业的调查团队，调查人员具备相关从业资格和职业操守；（七）具有良好的商业信誉，无重大违法违规记录，未被列入失信被执行人名单；（八）具有完善的质量控制体系和保密制度，能够保证调查结果的准确性和信息安全。第二十三条合同管理公司与第三方调查机构签订服务合同时，合同应包含以下核心条款：（一）服务范围与调查项目清单，明确约定可开展的调查项目和不可开展的调查项目；（二）服务标准与质量要求，包括调查准确率、完成时限、报告格式等；（三）信息保密条款，约定第三方机构对获取的所有候选人信息的保密义务和违约责任；（四）数据安全条款，约定数据传输方式、存储要求和安全防护措施；（五）合规承诺条款，约定第三方机构承诺遵守相关法律法规，合法获取信息；（六）责任分担条款，约定因第三方机构过错导致信息泄露或调查结果失实的赔偿责任；（七）服务费用与结算方式；（八）合同期限与终止条件；（九）审计权条款，约定公司有权对第三方机构的信息安全和调查合规性进行审计。合同应由公司法务部门审核，经公司授权代表签署后生效。第二十四条服务评估人力资源部门应每半年对第三方调查机构的服务质量进行一次综合评估，评估内容包括：（一）调查准确率。核实结果与实际情况的吻合度，目标值不低于百分之九十五；（二）完成时效。是否在约定时限内完成调查并提交报告；（三）报告质量。报告内容的完整性、准确性和可读性；（四）合规表现。是否存在违规获取信息、超范围调查等行为；（五）信息安全。是否发生信息泄露事件或信息安全违规；（六）服务态度。沟通配合度、问题响应速度和服务专业性；（七）费用合理性。服务费用是否符合合同约定和市场水平。评估结果分为优秀、良好、合格和不合格四个等级。评估为不合格的，应终止合作关系并启动机构更换程序。评估为合格的，应提出改进要求并限期整改。表5-1第三方调查机构评估标准表评估维度评估指标权重目标值评分标准调查准确率核实结果与实际吻合度25%≥95%每低1%扣2分完成时效按时完成调查报告比例20%≥98%每低1%扣2分报告质量报告完整准确可读15%良好以上按优秀/良好/合格/不合格打分合规表现无违规调查行为20%零违规发现1次违规扣10分信息安全无信息泄露事件10%零泄露发现1次泄露扣15分服务态度沟通配合与响应速度5%良好以上按满意度调查打分费用合理费用符合合同与市场5%合理范围内偏差超10%扣3分第二十五条机构变更出现以下情形之一的，公司应启动第三方机构变更程序：（一）半年度服务评估结果为不合格的；（二）发生重大信息泄露事件的；（三）存在严重违法违规行为的；（四）机构丧失相关经营资质或执业资格的；（五）机构被列入失信被执行人名单或被行政处罚的；（六）合同到期且公司决定不再续签的；（七）其他不宜继续合作的情形。机构变更应制定过渡方案，确保在途调查任务顺利交接。新机构选定前，在途调查任务可由公司人力资源部门自主完成或暂时延期。机构变更后，原机构应按照合同约定归还或销毁所有候选人信息，公司应监督销毁过程并取得销毁证明。第六章信息保密与安全管理背景调查过程中获取的候选人个人信息属于敏感个人信息，公司应建立严格的信息保密与安全管理体系，确保信息安全全生命周期管控。第二十六条保密义务参与背景调查的所有人员，包括公司员工和第三方机构人员，均承担以下保密义务：（一）不得向授权范围以外的任何人员披露背景调查信息；（二）不得将背景调查信息用于录用决策以外的任何目的；（三）不得复制、传播或公开发布背景调查获取的候选人个人信息；（四）不得利用背景调查信息谋取个人利益；（五）离职或岗位变动后，仍应继续履行保密义务。公司员工参与背景调查工作前，应签署《背景调查保密承诺书》。第三方机构人员在合同中承诺保密义务。违反保密义务的，按照公司纪律处分规定和合同约定追究责任；构成犯罪的，依法移送司法机关。第二十七条信息存储背景调查信息的存储应满足以下安全要求：（一）纸质文件应存放在带锁文件柜中，存放区域应具备防火、防盗、防潮功能；（二）电子文件应存储在公司指定的加密服务器或安全云存储平台，不得存储在个人电脑、手机或其他非安全设备上；（三）信息访问实行权限管理，仅授权人员可以访问与其工作相关的背景调查信息；（四）信息访问应留存日志记录，记录访问人、访问时间、访问内容和操作类型；（五）信息传输应使用加密通道，不得通过未加密的邮件或即时通讯工具传输完整调查报告。信息存储期限按照本办法第二十一条的规定执行。超期信息应及时清理，不得长期留存无正当理由的候选人个人信息。第二十八条信息使用限制背景调查信息的使用应严格遵循以下限制：（一）仅用于本次招聘的录用决策，不得用于其他招聘批次或其他用途；（二）仅向参与录用决策的相关人员披露，包括用人部门负责人、人力资源部门负责人及公司授权审批人；（三）不得将背景调查信息提供给公司外部机构或个人，法律法规另有规定或候选人再次授权的除外；（四）不得将背景调查信息用于商业分析、数据挖掘或其他统计分析目的；（五）候选人最终未被录用的，其背景调查信息除按规定归档保存外，不得以任何形式继续使用。因业务需要确需将背景调查信息用于本办法规定以外用途的，应重新获取候选人书面授权，并经人力资源部门负责人和法务部门联合审批。第二十九条信息销毁背景调查信息保存期满后，应按照以下程序进行安全销毁：（一）纸质文件应使用碎纸机进行粉碎销毁，粉碎程度应确保信息无法复原；（二）电子文件应使用专业数据擦除工具进行覆写销毁，确保数据不可恢复；（三）信息销毁应由两人以上共同执行并签字确认，填写《信息销毁记录表》；（四）信息销毁记录应归档保存，保存期限不少于三年。在以下情形下，应提前销毁背景调查信息：（一）候选人书面要求删除其个人信息的（法律法规要求保留的除外）；（二）信息存储介质发生故障需要报废处理的；（三）公司终止运营或业务调整不再需要保留的。表6-1信息保密等级与管控措施对照表保密等级信息类型访问权限存储要求传输要求销毁方式机密级犯罪记录、信用报告HR负责人+审批人加密服务器+带锁柜加密通道+密码保护粉碎+覆写销毁秘密级工作经历核实、学历核查HR调查团队加密服务器加密通道粉碎+安全删除内部级身份信息、资质核查HR部门相关人员公司内部系统内部加密邮件常规删除第七章合规要求与法律依据背景调查工作涉及候选人个人信息处理，公司应严格遵守相关法律法规，确保调查行为的合法性、正当性和必要性。第三十条法律法规遵守背景调查工作应遵守以下主要法律法规：（一）《中华人民共和国个人信息保护法》。按照合法、正当、必要和诚信原则处理个人信息，取得候选人同意后方可处理其个人信息，不得过度收集与招聘无关的个人信息。（二）《中华人民共和国数据安全法》。建立数据安全管理制度，保障背景调查数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。（三）《中华人民共和国民法典》。尊重候选人的人格权和隐私权，不得侵犯候选人私人生活和私人空间。（四）《征信业管理条例》。通过征信机构查询个人信用信息的，应遵守征信业务相关规定，不得违规获取或使用征信信息。（五）《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》。在招聘过程中遵循平等就业原则，不得因背景调查结果歧视候选人。（六）其他相关法律法规及地方性法规。第三十一条个人信息保护在背景调查中处理候选人个人信息时，应遵循以下要求：（一）信息收集应遵循最小必要原则，仅收集与岗位评估直接相关的个人信息，不得收集种族、民族、宗教信仰、政治观点等与聘用无关的敏感信息。（二）信息处理应有明确的处理目的和方式，处理目的应与招聘录用直接相关。（三）应向候选人履行告知义务，告知信息处理的目的、范围、方式、保存期限及候选人权利。（四）候选人有权查阅、复制、更正其个人信息，公司应在收到请求后十五个工作日内予以回应。（五）候选人有权撤回信息处理同意，撤回同意后应停止处理并按规定销毁已收集的信息。（六）涉及敏感个人信息（如犯罪记录、信用记录）的，应取得候选人单独同意，并采取更加严格的保护措施。第三十二条数据跨境传输背景调查信息原则上应在中国境内存储和处理。因业务需要确需向境外传输的，应满足以下条件：（一）通过国家网信部门组织的数据出境安全评估；（二）按照国家网信部门的规定经专业机构进行个人信息保护认证；（三）按照国家网信部门制定的标准合同与境外接收方订立合同；（四）取得候选人对数据跨境传输的单独书面同意。涉及境外候选人背景调查的，应同时遵守候选人所在国家或地区的数据保护法律法规。数据跨境传输应由法务部门和信息安全部门联合审批，报公司数据保护负责人备案。第三十三条审计要求公司应定期对背景调查工作进行合规审计，审计内容包括：（一）授权获取程序的合规性，是否所有调查均取得候选人书面授权；（二）调查范围的合规性，是否存在超范围调查或过度收集信息的行为；（三）信息存储与使用的合规性，是否存在信息泄露或违规使用的情况；（四）第三方机构管理的合规性，是否存在第三方机构违规操作的情况；（五）候选人权益保障的落实情况，是否按规定处理候选人异议和申诉。审计工作由公司内部审计部门或外部审计机构执行，每年至少一次。审计发现的问题应制定整改计划并跟踪落实，审计报告报公司管理层审阅。第八章候选人知情同意与权益保障公司充分尊重和保障候选人在背景调查中的知情权、同意权、异议权和申诉权，确保候选人的合法权益不受侵害。第三十四条知情权保障候选人在背景调查中享有以下知情权：（一）有权了解背景调查的目的、范围、方式和流程；（二）有权了解将调查哪些个人信息及信息的来源渠道；（三）有权了解信息的使用范围和保存期限；（四）有权了解第三方调查机构的名称和基本资质情况；（五）有权了解调查结果及评估结论；（六）有权了解调查过程中发现的信息不一致项及其影响。人力资源部门应以书面形式（包括纸质或电子形式）向候选人履行告知义务，告知内容应清晰、完整、易于理解。候选人要求进一步说明的，人力资源部门应及时予以解释和答复。第三十五条授权同意书签署《背景调查授权同意书》应包含以下核心内容：（一）候选人基本信息（姓名、身份证号、联系方式）；（二）授权目的（用于公司招聘录用决策）；（三）授权范围（明确列示授权调查的信息项目和调查渠道）；（四）授权期限（自签署之日起至招聘流程结束或候选人撤回授权之日止）；（五）信息使用范围（仅限于本次招聘录用决策）；（六）第三方机构授权（是否同意委托第三方机构开展调查）；（七）前雇主联系授权（是否同意联系当前在职雇主）；（八）候选人权利说明（知情权、异议权、撤回权等）；（九）候选人签名及签署日期。授权同意书一式两份，候选人和公司各执一份。候选人保留原件副本的权利不得被剥夺。第三十六条撤回授权候选人在背景调查过程中的任何阶段均有权撤回授权。撤回授权的程序如下：（一）候选人以书面形式向人力资源部门提交《撤回背景调查授权申请书》；（二）人力资源部门收到撤回申请后，应立即停止尚未完成的调查工作；（三）已完成的调查结果不得继续用于录用决策，但已归档的文件按规定保存；（四）候选人撤回授权不影响招聘流程的其他环节，但用人部门可基于已有信息作出录用决策。候选人撤回授权后，公司不得以此为由对候选人进行不利评价或报复。但候选人应理解，撤回授权可能导致用人部门因信息不完整而无法作出录用决定。第三十七条结果告知背景调查完成后，公司应向候选人履行结果告知义务：（一）调查结果通过且候选人被录用的，调查结果随录用通知一并告知候选人；（二）调查结果附条件通过的，应向候选人说明附加条件及后续处理方式；（三）调查结果不通过且候选人未被录用的，应向候选人说明不予录用的原因，但涉及商业秘密或他人隐私的信息可以适当脱敏处理；（四）候选人要求查阅调查报告的，公司应在合理范围内提供与候选人本人相关的调查结果摘要。结果告知应以书面形式进行，告知内容应客观、准确，不得歪曲或隐瞒调查结果。候选人对告知内容有异议的，按照本办法第二十条的规定处理。第九章监督、检查与责任追究公司建立背景调查工作的监督检查和责任追究机制，确保本办法各项规定得到有效执行。第三十八条监督检查机制公司通过以下方式对背景调查工作进行监督检查：（一）人力资源部门内部自查。每季度对背景调查的授权获取、调查实施、结果审核和归档管理等环节进行自查，形成自查报告。（二）内部审计部门专项审计。每年对背景调查工作进行一次专项审计，评估合规性和有效性，出具审计报告。（三）法务部门合规检查。定期检查背景调查是否符合最新法律法规要求，提出合规改进建议。（四）信息安全部门安全评估。定期评估背景调查信息存储和传输的安全性，发现安全隐患及时整改。监督检查发现的问题应形成问题清单，明确整改责任人和整改时限，跟踪整改落实情况并验收闭环。第三十九条违规行为与处理参与背景调查的人员有下列行为之一的，视为违规：（一）未经候选人授权擅自开展调查的；（二）超出授权范围调查候选人个人信息的；（三）调查与岗位无关的个人隐私信息的；（四）泄露、传播或出售候选人背景调查信息的；（五）篡改、伪造调查结果或出具虚假调查报告的；（六）利用调查信息谋取个人利益的；（七）未按规定存储、传输或销毁调查信息的；（八）对提出异议或申诉的候选人进行报复的。违规行为根据情节轻重，给予以下处理：（一）情节较轻的，给予警告或记过处分，并调离背景调查岗位；（二）情节较重的，给予降级、降职或撤职处分；（三）情节严重造成重大损失的，解除劳动合同；（四）构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。第三方机构人员违规的，按照合同约定追究违约责任，情节严重的终止合作关系并追究法律责任。第四十条申诉渠道候选人和公司员工均可通过以下渠道对背景调查工作中的违规行为进行申诉和举报：（一）向人力资源部门负责人直接反映；（二）向公司内部审计部门或合规部门举报；（三）通过公司匿名举报信箱或举报热线反映；（四）向公司监事会或董事会反映；（五）向劳动行政管理部门或个人信息保护部门投诉。公司应保护申诉人和举报人的合法权益，不得泄露其身份信息，不得对其进行打击报复。申诉和举报受理后，应在十个工作日内开展调查并反馈处理结果。第十章附则第四十一条解释权本办法由公司人力资源中心负责解释。本办法执行过程中遇到的具体问题，由人力资源中心会同法务部门研究后出具解释意见。如国家法律法规发生重大变化或监管部门出台新的规定，人力资源中心应及时对本办法进行修订，确保与最新法律法规保持一致。第四十二条修订程序本办法的修订应按照以下程序进行：（一）人力资源中心提出修订草案，说明修订理由和具体内容；（二）法务部门对修订草案进行合规性审查；（三）征求各用人部门和员工代表的意见；（四）提交总经理办公会审议批准；（五）经批准后发布实施，并通知全体相关人员。本办法的修订周期原则上不超过两年。如遇法律法规重大调整或公司业务重大变化，可不受修订周期限制启动修订程序。第四十三条生效日期与过渡安排本办法自2026年9月1日起施行，原《员工背景调查管理规定》（HR-BG-2024-001号）同时废止。本办法施行前已启动但尚未完成的背景调查工作，按照原规定执行完毕；本办法施行后新启动的背景调查工作，一律按照本办法执行。各部门应在本办法施行后三十个工作日内完成本部门相关人员的培训和宣贯工作，确保相关人员熟悉并遵守本办法的各项规定。培训记录报人力资源中心备案。附录A背景调查授权同意书（模板）【以下为模板内容，使用时请根据实际情况填写】背景调查授权同意书授权人基本信息：姓名：__________________身份证号码：______________________联系电话：__________________电子邮箱：______________________现居住地址：________________________________________________拟聘岗位：__________________所属部门：______________________尊敬的候选人：在您通过公司面试环节后，公司拟对您进行背景调查。为确保您的知情权和同意权，请您仔细阅读以下内容，在充分理解后签署本授权同意书。一、调查目的本次背景调查的目的是核实您在招聘过程中提供的信息的真实性和准确性，为公司录用决策提供客观依据。调查结果仅用于本次招聘的录用决策，不得用于其他用途。二、调查范围您授权公司调查以下信息（请在同意项前打勾）：□身份信息核查（姓名、身份证件真实性验证）□学历教育核查（最高学历及学位的真实性验证）□工作经历核查（过往任职公司、职位、时间、离职原因的核实）□专业资质核查（职业资格证书、职称证书的真实性和有效性）□信用记录核查（个人征信报告查询）□犯罪记录核查（无犯罪记录证明核实）□竞业限制情况核查（是否与原雇主存在竞业限制协议）□其他补充调查（请具体说明：______________________）三、调查方式您同意公司通过以下方式进行调查：（一）公司自主通过公开渠道查询核实；（二）委托第三方专业调查机构开展调查；（三）通过电话、函件等方式向您前雇主核实。是否同意联系您当前在职雇主进行调查：□同意□不同意（如选择不同意，公司在您离职当前单位前不联系当前雇主）四、信息使用与保存您知悉并同意：调查获取的信息将仅用于本次招聘录用决策；信息保存期限为您入职后两年（未入职的为调查完成后一年）；保存期满后公司将安全销毁相关信息。五、您的权利您在背景调查过程中享有以下权利：（一）了解调查进度和结果；（二）对调查结果提出异议并申请复核；（三）随时撤回本授权（撤回后公司将停止调查，但已获取的信息按规定保存）；（四）查阅、更正您的个人信息。六、授权声明本人已仔细阅读并充分理解上述全部内容，知晓背景调查的目的、范围、方式和相关信息使用情况。本人在自愿、知情的前提下，同意公司按照上述范围和方式开展背景调查。授权人签名：__________________签署日期：______年____月____日公司接收人签名：__________________接收日期：______年____月____日附录B背景调查信息收集表（模板）信息类别信息项目候选人填写备注基本信息姓名与身份证一致基本信息性别基本信息身份证号码18位基本信息出生日期基本信息联系电话常用手机号基本信息电子邮箱常用邮箱基本信息现居住地址详细到门牌号学历信息最高学历本科/硕士/博士等学历信息毕业院校学历信息专业学历信息学习时间起止年月学历信息证书编号学历证书编号工作经历最近雇主名称工作经历职位工作经历任职时间起止年月工作经历离职原因工作经历直接上级姓名用于核实工作经历上级联系方式电话或邮箱资质证书证书名称资质证书颁发机构资质证书