食用农产品批发市场食品安全管理操作规范 第2部分：入场销售者档案管理

食用农产品批发市场食品安全管理操作规范第2部分：入场销售者档案管理1范围本部分规定了食用农产品批发市场（以下简称“市场”）入场销售者档案管理的术语和定义、总则、档案建立、档案内容、档案管理、档案使用、监督管理与责任追究、附则等相关操作要求。本部分适用于各类食用农产品批发市场入场销售者（包括个体工商户、企业、农民专业合作社等）的档案建立、收集、整理、保管、使用、更新、销毁等全流程管理工作，市场开办方、入场销售者及相关管理人员均应遵守本部分规定，作为市场入场销售者管理、食品安全监管及考核评价的依据。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件；凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国农产品质量安全法》《中华人民共和国档案法》《食用农产品市场销售质量安全监督管理办法》《食用农产品批发市场食品安全管理操作规范》（总则）《个体工商户条例》《企业信息公示暂行条例》《农产品质量安全档案管理办法》3术语和定义3.1入场销售者在食用农产品批发市场内租赁摊位、场地，从事食用农产品销售活动的个体工商户、企业、农民专业合作社等经营主体，包括自产自销农户、批发商、零售商等。3.2入场销售者档案市场开办方为规范管理入场销售者，收集、整理、留存的，能够反映入场销售者主体资质、经营信息、食品安全责任履行情况等相关资料的集合，是市场食品安全追溯、监管核查、责任追究的重要依据。3.3档案管理对入场销售者档案的建立、收集、整理、审核、保管、更新、查阅、复制、销毁等全流程活动的规范管控，确保档案真实、完整、准确、安全、可追溯。3.4自产自销农户直接从事食用农产品种植、养殖，自行到市场销售其生产的食用农产品，未办理工商注册登记的农户。4总则4.1管理原则入场销售者档案管理遵循“谁开办、谁负责，真实完整、动态更新，安全保密、便捷可查，权责明确、全程可控”的原则，实现入场销售者档案全覆盖、信息全记录、管理全规范。4.2责任要求市场开办方对入场销售者档案管理负主体责任，负责建立健全档案管理制度，组织开展档案的建立、收集、整理、保管、更新、使用等工作，确保档案管理规范有序。入场销售者对自身提供的档案资料的真实性、完整性、准确性负责，主动配合市场开办方开展档案建立和更新工作，如实提供相关资料，不得提供虚假信息、伪造变造资料。档案管理人员对档案的安全性、保密性负责，严格按照管理制度保管档案，规范办理档案查阅、复制等手续，不得擅自泄露、篡改、损毁档案资料。4.3基本要求市场开办方应设立专门的档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员，明确岗位职责，对档案管理人员进行专业培训，提升档案管理能力。入场销售者档案应实行“一户一档”管理，即每个入场销售者单独建立一套档案，不得混合存档，确保档案信息清晰可辨、精准对应。档案资料可采用纸质档案和电子档案相结合的方式留存，电子档案应建立备份机制，纸质档案应妥善保管，两种形式档案内容应一致、同步更新。档案管理应符合国家档案管理相关规定，兼顾食品安全监管需求，确保档案信息可追溯、可核查，为食品安全突发事件处置、责任追究提供支撑。严禁伪造、变造、篡改、损毁入场销售者档案，严禁隐瞒、遗漏入场销售者关键信息，严禁拒绝提供档案资料供监管部门核查。5档案建立5.1建立时机入场销售者在与市场开办方签订租赁协议、办理入场手续前，应向市场开办方提交相关资料，市场开办方应在收到完整资料后3个工作日内，完成该销售者档案的初步建立。自产自销农户入场销售的，应在首次入场销售时提交相关证明材料，市场开办方即时为其建立临时档案，累计入场销售3次及以上的，转为正式“一户一档”管理。入场销售者主体信息、经营范围等发生变更的，应在变更后5个工作日内告知市场开办方，市场开办方在收到变更信息后3个工作日内，完成档案更新，补充相关资料。5.2建立流程资料提交：入场销售者主动向市场开办方提交本部分第6章规定的相关资料，提交的纸质资料应加盖公章（个体工商户可签字确认），电子资料应确保清晰可辨、真实有效。资料审核：市场开办方档案管理人员对入场销售者提交的资料进行逐一审核，核对资料的真实性、完整性、准确性，审核不合格的，一次性告知销售者需补充、更正的资料，直至审核通过。档案建档：审核通过后，档案管理人员对资料进行分类、整理、编号，建立纸质档案和电子档案，明确档案编号（编号规则可采用“市场代码+年份+流水号”），填写《入场销售者档案建立登记表》，完成档案建档工作。档案归档：建档完成后，纸质档案按类别存入档案柜，电子档案录入专用档案管理系统，做好归档记录，确保档案可快速检索、调取。5.3建档范围市场内所有从事食用农产品销售活动的入场销售者，均应建立档案，涵盖但不限于：办理工商注册登记的个体工商户、企业、农民专业合作社；自产自销的农户；临时入场销售的销售者（建立临时档案）；委托他人入场销售的，委托方和受托方均应纳入档案管理，明确双方权责。6档案内容入场销售者档案应全面、完整，涵盖主体资质、经营信息、食品安全责任、经营活动记录等核心内容，不同类型销售者档案内容可结合实际适当调整，具体包括以下类别：6.1主体资质资料企业类销售者：营业执照、法定代表人身份证明、食品经营许可证（如涉及预包装食用农产品）、开户许可证（可选）、公司章程（可选）等复印件，复印件需加盖企业公章。个体工商户类销售者：营业执照、经营者身份证明、食品经营许可证（如涉及预包装食用农产品）等复印件，复印件需经营者签字确认。农民专业合作社类销售者：营业执照、法定代表人身份证明、合作社登记证书、食品经营许可证（如涉及预包装食用农产品）等复印件，复印件需加盖合作社公章。自产自销农户：农户身份证明（身份证）复印件、自产证明材料（如村委会出具的自产证明、种植/养殖相关记录等），复印件需农户签字确认。临时入场销售者：身份证明复印件、销售产品相关证明材料（如产地证明、检验检疫证明等），复印件需签字确认。委托销售者：委托方主体资质资料、受托方主体资质资料、委托销售协议（明确委托权限、范围、期限等），相关复印件需加盖委托方和受托方公章（或签字确认）。6.2经营信息资料租赁协议：入场销售者与市场开办方签订的摊位/场地租赁协议复印件，明确租赁期限、摊位编号、经营范围、双方权利义务等内容。经营范围：入场销售者销售的食用农产品种类、品种清单，明确主要经营产品及辅助经营产品（可根据经营情况动态更新）。联系方式：入场销售者法定代表人/经营者/受托人的联系电话、联系地址、紧急联系人及联系方式等，确保可随时联系。供货渠道信息：入场销售者主要供货方名称、联系方式、供货产品种类、产地等信息（可根据供货情况动态更新），自产自销农户需填写种植/养殖地址、规模等信息。6.3食品安全责任相关资料食品安全责任书：入场销售者与市场开办方签订的食品安全责任书，明确销售者食品安全责任、承诺事项、违规处理等内容。食品安全管理制度：入场销售者自身制定的食品安全管理制度（如进货查验、索证索票、不合格产品处置、从业人员健康管理等制度），个体工商户、自产自销农户可简化留存相关承诺。从业人员资料：入场销售者从业人员身份证明、健康证明复印件（直接接触食用农产品的从业人员），从业人员培训记录（如食品安全知识培训记录）。承诺材料：入场销售者签订的食品安全承诺书，承诺遵守食品安全相关法律法规、规范经营、不销售不合格食用农产品等内容。6.4经营活动相关记录资料进货查验记录：入场销售者对采购的食用农产品进行查验的记录，包括产品名称、产地、供应商、采购数量、采购日期、检验检疫证明编号等（可留存复印件或电子记录）。索证索票记录：入场销售者留存的供货方资质证明、产品检验检疫证明、产地证明等相关票据、凭证的复印件，按采购批次整理留存。销售记录：入场销售者销售食用农产品的相关记录（可选），包括产品名称、销售数量、销售日期、购买方信息（如批量采购）等。不合格产品处置记录：入场销售者发现不合格食用农产品后，进行下架、封存、销毁等处置的记录，包括产品名称、批次、数量、处置时间、处置方式、处置人员等。投诉举报及处理记录：涉及入场销售者的食品安全投诉举报、纠纷处理的相关记录，包括投诉举报内容、处理时间、处理方式、处理结果等。6.5其他相关资料入场销售者参加市场组织的食品安全培训、会议的记录；市场开办方对入场销售者的日常监督检查记录、考核评价记录；入场销售者获得的食品安全相关荣誉、表彰材料（可选）；其他与入场销售者经营、食品安全相关的资料（如整改通知书及整改报告等）。7档案管理7.1档案保管纸质档案保管：市场开办方应设立专门的档案库房或档案柜，档案库房应符合防潮、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光的要求，配备必要的防护设施（如除湿机、灭火器、防虫剂等）；纸质档案应分类存放、标识清晰，按档案编号顺序排列，便于检索，严禁随意堆放、损毁。电子档案保管：电子档案应存储在专用计算机或服务器中，建立权限管理机制，明确不同人员的查阅、修改权限；定期对电子档案进行备份（至少每月备份1次），备份数据应存储在安全的存储设备中，防止数据丢失、损坏、篡改；电子档案格式应规范，确保可长期读取，可采用PDF、JPG等通用格式。档案保管期限：入场销售者档案保管期限自销售者退出市场之日起不少于5年；临时入场销售者档案保管期限自最后一次销售活动结束之日起不少于2年；涉及食品安全违法违规、投诉举报、突发事件处置的档案，保管期限自相关事件处理完毕之日起不少于10年；法律、法规另有规定的，从其规定。7.2档案更新动态更新：市场开办方应建立档案动态更新机制，入场销售者主体资质、经营信息、供货渠道、从业人员等发生变更的，销售者应主动提交更新资料，市场开办方及时补充到档案中，确保档案信息与实际情况一致。定期核查：市场开办方每半年对入场销售者档案进行一次全面核查，核对档案资料的完整性、准确性，发现缺失、过期、错误信息的，及时通知销售者补充、更正，更新档案内容，并做好核查记录。退出更新：入场销售者退出市场的，市场开办方应在销售者办理完退出手续后10个工作日内，完善档案信息，标注退出日期、退出原因，整理归档，按规定期限保管，不得擅自销毁。7.3档案查阅与复制内部查阅：市场开办方内部管理人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅档案编号、查阅时间，经档案管理负责人批准后，方可查阅，查阅后及时归还，严禁擅自带出档案库房、篡改档案内容。外部查阅：食品安全监管部门、市场监管部门等行政机关因监管工作需要查阅、复制档案的，档案管理人员应核对查阅人员的执法证件、单位介绍信，填写《档案查阅复制登记表》，经市场开办方负责人批准后，提供查阅、复制服务，复制的档案资料应加盖市场开办方公章，注明复制日期。其他查阅：入场销售者自身可查阅、复制自身档案资料，需提交本人身份证明（或授权委托书），填写《档案查阅复制登记表》，经档案管理人员审核后，提供相关服务；其他单位或个人如需查阅档案，需经入场销售者同意及市场开办方负责人批准，方可查阅，严禁泄露入场销售者商业秘密、个人隐私。查阅限制：严禁查阅、复制已销毁、过期且未按规定留存的档案；严禁查阅、复制档案用于非法用途，档案管理人员有权拒绝不符合规定的查阅、复制申请。7.4档案销毁销毁条件：档案保管期限届满，且无留存必要的（如无相关违法违规记录、无投诉举报记录等），经市场开办方负责人批准后，方可组织销毁；涉及食品安全违法违规、突发事件处置的档案，即使保管期限届满，仍需按规定留存，不得擅自销毁。销毁流程：档案销毁前，档案管理人员应整理销毁档案清单，注明档案编号、销售者名称、档案内容、保管期限、销毁原因等信息，经市场开办方负责人审核、签字批准后，组织销毁；销毁过程应做好记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员、监销人员等，销毁人员和监销人员签字确认。销毁方式：纸质档案应采用粉碎、焚烧等无害化方式销毁，确保无法复原；电子档案应彻底删除，删除后对存储设备进行格式化处理，确保数据无法恢复；严禁随意丢弃、变卖档案资料，严禁将档案资料用于其他用途后再销毁。8档案使用8.1日常管理使用市场开办方可依据档案资料，对入场销售者进行日常监督管理，核查销售者主体资质有效性、从业人员健康状况、食品安全责任履行情况等，及时发现问题、督促整改。市场开办方可结合档案记录，对入场销售者进行考核评价，将档案信息作为销售者续租、评优、表彰的重要依据，对档案资料不完整、多次违规的销售者，可依法依规限制其入场经营。入场销售者可通过查阅自身档案，核对自身资质、经营记录等信息，规范自身经营行为，完善食品安全管理措施。8.2监管核查使用市场开办方应配合食品安全监管部门、市场监管部门等行政机关的监管工作，及时提供入场销售者档案资料，协助监管部门开展核查、调查工作，为监管决策提供支撑。当发生食品安全突发事件时，市场开办方可快速调取相关入场销售者档案，追溯产品来源、销售流向，协助处置突发事件，明确相关责任主体。监管部门在查处食品安全违法违规行为时，档案资料可作为认定入场销售者违法违规事实、追究责任的重要证据。8.3纠纷处理使用当发生食用农产品质量安全纠纷、消费者投诉举报时，市场开办方可调取相关入场销售者档案，核查销售者经营记录、索证索票情况等，协助处理纠纷、调解矛盾。档案资料可作为解决纠纷、认定责任的重要依据，维护市场开办方、入场销售者、消费者的合法权益。9监督管理与责任追究9.1监督管理市场开办方应建立档案管理监督检查制度，配备专职管理人员，每月对档案管理工作进行一次日常检查，每季度进行一次全面检查，重点检查档案的真实性、完整性、准确性、安全性，检查档案建立、更新、保管、使用、销毁等流程的规范性，及时发现问题、整改问题，做好检查记录，留存不少于3年。市场开办方应配合当地食品安全监管部门、档案管理部门开展档案管理监督检查工作，如实提供档案管理相关制度、记录、档案资料等，不得隐瞒、拒绝、阻碍检查。食品安全监管部门、档案管理部门应定期对市场入场销售者档案管理工作进行监督检查，对发现的违法违规行为、管理不规范问题，责令市场开办方限期整改，逾期未整改或整改不到位的，依法予以处罚。鼓励入场销售者、消费者对市场档案管理工作进行监督，发现档案管理不规范、伪造变造档案等问题，可向市场开办方或相关监管部门投诉举报，相关部门应及时核查、处理。9.2责任追究市场开办方未履行档案管理主体责任，存在未建立