政府采购履约保证金退还台账制度

政府采购履约保证金退还台账制度第一章总则为进一步规范政府采购履约保证金管理，提高财政资金使用效益，优化政府采购营商环境，确保履约保证金收取、存储、使用及退还等各环节有据可查、有迹可循，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》及财政部关于深化政府采购制度改革的相关规定，结合本单位实际工作情况，特制定本制度。本制度旨在建立健全科学、规范、高效的履约保证金退还台账管理体系，保障供应商合法权益，防范廉政风险，确保资金安全退还。履约保证金退还台账管理应当遵循依法合规、真实准确、完整规范、及时高效的原则。所有涉及政府采购履约保证金退还的业务活动均必须纳入本制度管理，实行全流程数字化留痕，确保每一笔保证金的退还均符合法律法规规定及合同约定，杜绝资金沉淀、无故滞压或违规挪用等现象。本制度适用于本单位所有使用财政性资金进行的政府采购项目，涉及履约保证金的收取、核算、退还及对账等各个环节的相关部门及工作人员。第二章职责分工建立健全政府采购履约保证金退还台账管理体系，需要明确各相关部门的职责边界，形成权责清晰、相互制约、协同配合的工作机制。政府采购管理部门负责履约保证金退还的统筹协调与政策把关。具体职责包括：在采购文件中依法依规明确履约保证金的收取比例、形式及退还条件；在合同签订环节审核履约保证金缴纳情况；督促采购人及时组织验收，并依据验收结果发起退还申请；审核退还申请材料的完整性、合规性，确保退还条件已成就；负责建立和维护总台账，定期与财务部门进行对账。采购人（实际使用部门）负责履行采购项目的验收主体责任。在收到供应商提交的履约验收申请后，应当严格按照采购合同约定的标准和时限组织验收。验收合格后，应及时出具验收书，并作为履约保证金退还的核心依据，向政府采购管理部门发起退还流程。若验收不合格或存在违约情形，采购人应出具书面说明，暂停退还流程，并按合同约定处理履约保证金。财务部门负责履约保证金的资金收付及会计核算。设立专门的会计科目或辅助核算项目，对履约保证金进行明细核算；根据审批完备的退还申请单及原始凭证，及时办理资金支付手续；建立资金流向台账，确保账实相符；定期与政府采购管理部门核对退还台账，确保财务账面与业务台账数据一致。审计监督部门负责对履约保证金退还情况进行全过程监督。定期抽查退还台账及会计凭证，检查是否存在超期退还、违规退还、应退未退等问题；对发现的违规违纪行为提出整改建议并追踪落实。第三章台账设立与基础信息规范履约保证金退还台账是记录保证金从收取到退还全生命周期信息的核心载体，应当实行“一项目一档案、一保证金一记录”的管理模式。台账应当采用电子化管理，结合纸质档案留存，确保数据的安全性与可追溯性。台账的基础信息录入必须做到全面、准确、及时。在供应商缴纳履约保证金后，政府采购管理部门应在3个工作日内完成基础信息的录入工作。基础信息主要包括但不限于以下要素：采购项目编号、采购项目名称、采购合同编号、采购方式（公开招标、竞争性谈判等）、中标（成交）供应商名称、统一社会信用代码、联系人及联系方式、缴纳金额、缴纳形式（支票、汇票、本票、保函、保险等）、缴纳日期、开户银行及账号（针对现金类保证金）、保证金有效期限、对应合同履约起止日期、预计退还日期等。对于履约保证金形式为非现金类的（如银行保函、保险保单），台账中除记录上述基本信息外，还应专门记录保函或保单的编号、开具机构、受益人信息、保函有效期、索赔条件及保函原件的存放位置。此类信息对于后续的退还或索赔环节至关重要，必须确保录入无误。台账系统应具备自动提醒功能，针对即将到期的保证金，系统应自动弹窗提示管理人员关注项目履约进度，避免因遗忘导致保证金超期滞留。第四章履约验收与退还申请审核履约保证金的退还必须以严格履行采购合同并通过验收为前提。供应商完成合同约定的全部义务后，应向采购人提交履约验收申请及相关证明材料。采购人应当在收到申请之日起规定的工作日内（根据合同约定，通常为7至15个工作日），组织验收小组按照采购合同约定的技术指标、服务标准进行验收。验收过程应当客观公正，形成详细的验收记录。验收结论分为合格和不合格。验收合格的，采购人应出具《政府采购验收报告》，并在验收报告中明确签署“同意退还履约保证金”的意见。验收报告需由采购人负责人签字并加盖单位公章，作为退还申请的必备附件。验收不合格且需整改的，采购人应向供应商出具整改通知书，明确整改内容及期限，此时履约保证金不予退还，直至整改完成并再次验收合格。政府采购管理部门收到采购人提交的退还申请及《政府采购验收报告》后，应进行实质性审核。审核内容包括：核实合同约定的履约期限是否已届满；核对验收报告的真实性及合规性，确认是否为双人验收、签字盖章是否齐全；检查是否存在合同约定的违约行为，如存在延期交货、质量瑕疵等违约情况，需根据合同条款核算违约金或赔偿金，确定实际应退还金额；核对保证金缴纳凭证与台账记录是否一致，确保资金归属清晰。审核过程中发现材料不全或信息有误的，应一次性告知采购人及供应商补充完善，严禁在材料不合规的情况下违规推进退还流程。第五章退还流程与规范操作履约保证金退还实行分级审批制。经政府采购管理部门审核无误后，应填写《政府采购履约保证金退还审批单》。审批单内容应涵盖项目基本信息、供应商信息、缴纳金额、实际退还金额、扣除违约金情况（如有）、验收结论、收款账户信息等。审批单需依次经过政府采购管理部门经办人、负责人、财务部门审核人员、单位分管领导审批。对于金额较大或情况复杂的退还项目，需报请单位主要领导审批或上会集体决策。资金支付环节应严格遵循国库集中支付制度及财务管理规定。财务部门在收到审批完备的《政府采购履约保证金退还审批单》后，应在2个工作日内完成支付复核。复核重点包括：审批手续是否齐全，签字印章是否真实有效；收款账户名称是否与中标供应商名称完全一致，严禁将资金退入个人账户或与供应商名称不符的第三方账户（除法律另有规定或法院裁定外）；退款金额是否准确，是否与审批单一致。复核无误后，财务部门通过财政零余额账户或单位实有资金账户将资金直接支付至供应商账户。对于以银行保函、保险保单形式缴纳的履约保证金，退还流程有所不同。采购人及政府采购管理部门在确认验收合格后，应在保函到期前或验收合格后及时通知供应商，并将保函原件正本退还给供应商，或出具《解除担保责任通知书》通知金融机构终止保函。台账中应注明“保函已退还”或“保函已失效”字样，并记录退还日期及经手人，完成闭环管理。退还完成后，政府采购管理部门应在当日更新台账状态，将状态标记为“已退还”，并录入实际退还日期、资金流水号等关键信息。同时，将《验收报告》、《审批单》、银行回单等复印件整理归档，形成完整的退还项目档案。所有退还操作必须在台账系统中留下不可篡改的操作日志，记录操作人、操作时间、操作内容，确保责任可追溯。第六章台账维护与动态管理履约保证金退还台账不是静态的数据记录，而是需要实时更新的动态管理系统。各部门应加强协同，确保台账信息与业务实际同步更新。在合同履约期间，如发生合同变更、中止或终止等情形，采购人应及时书面通知政府采购管理部门。政府采购管理部门应根据变更文件，调整台账中的相关信息，如延长履约期限导致保证金有效期顺延的，应在台账中更新预计退还日期；如因供应商违约导致保证金被没收或部分扣除的，应在台账中详细记录违约事实、处理依据、扣除金额及剩余资金处置情况。建立定期对账机制。每月月末，政府采购管理部门应与财务部门进行一次全面对账。对账内容包括：月初余额、本月新增缴纳金额、本月退还金额、月末结余金额。双方需逐笔核对发生额，确保业务台账与财务账簿一致。如出现差异，应立即查明原因，属于记账错误的及时更正，属于未达账项的应编制余额调节表。每季度末，应编制《政府采购履约保证金收支情况季报表》，上报单位领导及上级财政部门，全面反映保证金运行情况。加强台账数据的安全管理。电子台账系统应设置严格的用户权限管理，根据岗位职责赋予不同的查询、录入、修改、删除权限。严禁未经授权的人员查询或修改台账数据。定期对台账数据进行异地备份，防止因系统故障、病毒攻击等原因导致数据丢失。对于涉及涉密项目的履约保证金台账，应严格按照保密规定管理，不得在非涉密计算机上处理或传输。第七章特殊情形处理在实际操作中，可能会遇到供应商信息变更、账户冻结、项目取消等特殊情形，需制定针对性的处理预案。供应商在履约期间发生名称变更、合并、分立等情况，申请退还保证金时，除提供常规退还材料外，还必须提供市场监督管理部门出具的准予变更登记证明、变更后的营业执照复印件，以及关于名称变更、债权债务承接的说明文件。说明文件需明确原合同项下的权利义务（包括履约保证金）由变更后的主体承继。政府采购管理部门应严格审核上述证明材料，必要时向发证机关核实，确保资金退回主体无误，防止国有资产流失。因供应商原因导致账户被冻结、查封，无法接受退款资金的，财务部门不得强行支付。政府采购管理部门应通知供应商提供新的有效收款账户，并出具加盖公章及法定代表人签字的《变更收款账户申请书》。如供应商拒不配合或失联，导致保证金无法退还的，应将该笔资金列为“长期挂账资金”进行专项管理，并定期进行清理。对于超过法律规定期限（如5年）仍无法退还的，应依据财政部门关于非税收入管理的相关规定，上缴国库。因采购计划调整、法律法规变化等非供应商原因导致采购项目终止或合同解除的，应根据相关法律法规及合同约定处理保证金。如合同未约定或约定不明的，原则上应全额退还履约保证金，并加计银行同期存款利息。退还利息的计算起止点为保证金缴纳之日起至退还之日止。政府采购管理部门需在台账中注明“项目终止退还”字样，并附上项目终止的相关批复文件。对于履约保证金转质保金的情形，即在验收合格后，将部分或全部履约保证金直接转为质量保证金（质保金）的情形，虽然资金性质发生转变，但必须在台账中做清晰的冲销和新增记录。即：在履约保证金台账中做“退还（转质保金）”处理，同时在质量保证金台账中做“收取（由履约金转来）”处理，确保两本台账之间的勾稽关系清晰，避免资金重复统计或遗漏。第八章监督检查与责任追究建立健全监督检查机制，确保制度执行到位。单位内部审计部门应每年至少开展一次履约保证金管理专项审计。审计范围包括台账记录的真实性、完整性，退还程序的合规性，资金支付的及时性，档案管理的规范性等。审计结果应作为部门绩效考核及相关人员评优评先的重要依据。自觉接受财政、审计、监察等外部部门的监督检查。对于监督检查中发现的问题，应建立整改台账，明确整改责任人、整改措施和整改时限，实行销号管理，确保问题整改到位。同时，应举一反三，深入剖析问题产生的原因，完善制度漏洞，优化管理流程。实行严格的责任追究制度。对于在履约保证金退还台账管理工作中认真负责、成绩显著的个人或部门，给予表彰奖励。对于有以下行为之一的，视情节轻重，给予通报批评、诫勉谈话、调离岗位、党纪政务处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理：（一）无故拖延、刁难供应商，导致保证金未按规定时限退还，造成不良影响的；（二）审核把关不严，导致虚假验收、违规退还，造成财政资金损失的；（三）擅自变更退还金额、违规扣除或免收保证金，谋取不正当利益的；（四）在台账管理中弄虚作假，篡改数据，隐匿、销毁重要凭证的；（五）利用职务便利，挪用、侵占履约保证金的；（六）其他违反法律法规及本制度规定的行为。第九章附则本制度所涉及的各类表单、台账格式范本，由政府采购管理部门会同财务部门统一制定，并根据政策变化适时修订。各单位在执行过程中如遇特殊情况，应及时向主管部门反馈。本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规、规章及财政部门规范性文件执行。法律法规或上级政策有新规定的，从其规定。如本制度与后续新出台的法律、法规或规章不一致的，以新出台的法律、法规或规章为准。本制度由本单位政府采购管理部门负责解释。解释权仅限于对本制度具体条款含义的理解与适用，不得作为规避法律法规或违反本制度规定的借口。本制度自发布之日起施行。在本制度施行前已收取但尚未退还的履约保证金，应纳入本制度进行管理，并按照本制度规定的流程办理退还手续。原有的相关管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。（以下为附件表格参考部分）附件一：政府采购履约保证金缴纳及基础信息登记表序号项目编号项目名称合同编号供应商名称统一社会信用代码保证金形式缴纳金额（元）缴纳日期预计到期日银行账号开户银行联系人联系电话状态备注1CG-2023-001办公设备采购HT-2023-001XX科技有限公司91330100XXXXXX银行转账50,000.002023-01-012023-12-311234567890工行XX支行张常履约/2CG-2023-002网络运维服务HT-2023-002XX信息服务公司91330100YYYYYY非融资保函100,000.002023-02-152024-02-14保函编号123中国银行XX分行李常履约电子保函附件二：政府采购履约保证金退还审批单项目名称项目