消防档案管理制度

消防档案管理制度第一章总则第一条为规范单位消防档案管理工作，确保消防安全信息的完整性、准确性和连续性，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》及相关消防技术标准，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条消防档案是单位消防安全管理工作的历史记录，是检查单位消防安全管理水平、评估火灾风险、查明火灾原因、界定责任的重要依据。消防档案管理实行“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，确保档案真实反映消防安全管理现状。第三条本制度适用于单位内部所有部门及所属区域的消防档案建立、收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等工作。单位所属的子公司、分厂或租赁单位，若具备独立法人资格，应参照本制度建立独立档案；若不具备，则纳入单位统一管理。第四条消防档案管理应当遵循以下基本要求：（一）统一标准：档案的分类、格式、填写规范必须符合单位统一标准及消防监督机构要求。（二）动态管理：随着消防安全设施的变化、人员的调整及管理活动的开展，档案必须实时更新，确保账物相符、账实相符。（三）保密安全：档案存放地点应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温等条件，电子档案应做好数据备份与保密措施。（四）可追溯性：所有消防安全活动记录必须具备明确的时间、地点、人物、事件及结果，确保任何操作均可追溯。第五条单位应当将消防档案管理纳入消防安全工作考核体系，定期对档案管理工作进行评估，对在档案管理工作中做出显著成绩的部门或个人给予表彰奖励，对违反本制度造成档案丢失、损毁或失实的，予以严肃处理。第二章管理职责第六条消防安全责任人职责单位法定代表人或主要负责人是消防安全责任人，对消防档案管理的总体工作负领导责任，负责审批消防档案管理所需的经费、场地及人员配置，确保档案管理工作的有效实施。第七条消防安全管理人职责单位指定的消防安全管理人负责组织实施消防档案管理制度，具体职责包括：（一）审定消防档案的分类方案、归档范围及保管期限表。（二）定期组织召开消防档案管理工作会议，协调解决档案管理中存在的问题。（三）审核消防档案中的关键数据，如重大火灾隐患整改记录、消防设施改造记录等。（四）组织对消防档案管理工作的监督检查。第八条消防安全归口管理部门职责保卫部（或安全部）作为消防档案的归口管理部门，履行以下职责：（一）制定消防档案管理的具体操作规程和年度工作计划。（二）负责单位级消防档案的集中统一管理，包括收集、整理、鉴定、统计和提供利用。（三）对各职能部门、车间（科室）的消防档案建立和日常维护进行业务指导和监督。（四）负责消防档案信息化建设，维护电子档案管理系统的正常运行。第九条专职消防管理人员职责专职或兼职消防管理人员是档案管理的直接执行者，负责：（一）每日巡查信息的实时录入与归档。（二）消防设施器材检查、维护保养记录的填写与整理。（三）消防控制室值班记录的审核与存档。（四）确保纸质档案的整洁、有序，电子档案的及时更新。第十条其他部门职责各业务部门、车间应指定兼职消防档案员，负责本部门区域内消防基础信息的更新、日常检查记录的初稿填写及定期向归口管理部门移交档案。第三章档案分类与内容构成第十一条消防档案应当包括消防安全基本情况和消防安全管理情况两大部分，并应做到详实、准确，能够全面反映单位消防安全管理的实际状况。第十二条消防安全基本情况档案是单位静态信息的集合，主要包括以下内容：（一）单位基本概况：包括单位名称、地址、性质、隶属关系、法定代表人、消防安全管理人、成立时间、占地面积、建筑面积、员工人数、主要生产储存物品性质及火灾危险性等。（二）建筑总平面布局图、消防设施平面布置图、消防设施系统图、防火分区示意图、重点部位位置图。图纸应加盖设计单位出图章或经建设单位确认，并随建筑改扩建及时更新。（三）消防审核、验收、安全检查及抽查等法律文书：包括建筑工程消防设计审核意见书、消防验收意见书、消防安全检查意见书、日常监督检查记录、责令改正通知书等。（四）消防管理组织机构：包括各级消防安全责任人、管理人任命文件，消防安全委员会（领导小组）成立文件，专职消防队、微型消防站人员名单及职责分工。（五）消防安全管理制度汇编：包括本单位制定的各项消防安全管理规定、操作规程、应急预案等正式发布的文件。（六）消防设施器材台账：详细记录各类消防设施（如火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、防排烟系统等）及灭火器材（灭火器、消防水带、水枪等）的名称、规格型号、数量、设置位置、生产厂家、出厂日期、安装日期、有效期限等。（七）重点工种及重点岗位人员情况：包括电焊工、气焊工、电工、易燃易爆危险品管理人员等特殊工种的名单、资格证书复印件及复训记录。（八）与消防安全相关的重点部位清单：明确动力、变配电室、油库、仓库、锅炉房、服务器机房等重点部位的位置、火灾危险性和管理措施。第十三条消防安全管理情况档案是单位动态管理活动的记录，主要包括以下内容：（一）防火巡查、检查记录：包括每日防火巡查记录、每月防火检查记录、节假日前专项检查记录、季节性检查记录。记录中应明确检查的时间、人员、部位、发现的问题及处理情况。（二）消防设施定期检查及维修保养记录：包括对自动消防系统的每日巡检、每月测试、季度及年度功能测试记录，以及故障维修记录。记录需由检测维保单位或本单位专业人员签字确认。（三）火灾隐患整改情况记录：包括隐患发现的时间、部位、具体描述、整改方案、整改责任人与期限、临时防范措施、整改复查结果及销案时间。对于重大火灾隐患，应单独建立专项卷宗。（四）消防控制室值班记录：详细记录消防控制室设备运行情况、火警处置情况、设备故障报警及处理情况、值班人员姓名及交接班时间等，每24小时一张记录表。（五）燃气、电气设备检查记录：包括对燃气管道、阀门、灶具的检查记录，以及电气线路、设备的安全检测记录，防雷防静电检测报告。（六）消防培训、演练记录：包括每半年一次的全员消防安全培训记录、新员工岗前培训记录、特殊工种专业培训记录；灭火和应急疏散预案的演练记录，应包含演练方案、过程影像资料、效果评估及改进意见。（七）消防奖惩情况记录：对在消防安全工作中成绩突出或违反消防安全管理规定的人员实施的奖惩决定及执行情况。（八）火灾事故记录：单位发生火灾后，应建立专门档案，包括火灾扑救报告、现场勘查笔录、损失统计、事故原因分析、责任认定及处理结果等。（九）消防产品、防火材料质量证明文件：采购的消防产品、阻燃制品、建筑构件等的合格证、检验报告等资料。第四章建档与归档流程第十四条档案建立（一）新、改、扩建建筑工程在依法取得消防行政许可文件后，应在工程竣工验收合格之日起一个月内，建立完整的消防安全基本情况档案。（二）单位在投入使用或营业前，必须将基本档案建立完毕。（三）纸质档案应采用统一的档案盒和卷皮，按类别装订成册。档案盒脊背上应标明档案类别、年份及单位名称。第十五条归档时间与要求（一）各类消防管理记录表式样应统一规范，填写必须使用黑色或蓝黑色钢笔（签字笔），字迹工整、清晰，不得使用圆珠笔或铅笔，严禁随意涂改。确需修改的，应在修改处划双横线并签名或盖章确认。（二）每日防火巡查记录、消防控制室值班记录等日常记录，应在次日下班前完成审核并归档。（三）定期检查、测试、维保记录，应在工作结束后三个工作日内整理归档。（四）法律文书、资格证书等原件应在收到或取得后立即归档。（五）属于电子数据的记录（如火灾报警控制器打印纸、电子巡更系统数据），应定期下载、打印，并签字确认后随纸质档案一同保存，原始电子数据应备份存档。第十六条档案整理与编号（一）消防档案实行分类整理，按“基本情况”和“管理情况”两大类分别排列。（二）管理情况档案应按年度进行整理，每年一卷或数卷，卷内文件按时间顺序排列。（三）档案卷内应编制页号，填写卷内目录和备考表。卷内目录应注明文件题名、日期、页号。（四）档案编号应具有唯一性，建议采用“类别代码-年份-流水号”的格式，便于检索和统计。第五章档案保管与保护第十七条保管设施（一）消防档案应存放在专用的档案柜或档案室中，档案室应远离易燃易爆危险源，严禁将档案存放在消防控制室、楼梯间、疏散通道等影响安全疏散的地点。（二）档案柜应具备防火、防盗功能。有条件的单位应配备自动灭火系统或气体灭火系统保护档案室。（三）档案室应保持适宜的温湿度（建议温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%），采取防潮、防虫、防鼠、防尘、防光措施。第十八条电子档案保管（一）建立消防档案电子化管理系统的单位，应确保系统的安全性，设置访问权限和密码，防止非授权人员修改或删除数据。（二）电子档案应实行异地备份或双机热备，防止因计算机病毒、硬件故障或操作失误导致数据丢失。（三）对于重要的电子档案（如设计图纸、验收意见书），应定期进行光盘刻录或移动硬盘备份，并注明备份时间。第十九条档案保密（一）消防档案涉及单位内部安防布局和关键设施信息，属于内部资料。（二）查阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容，严禁将档案带出阅览室外。（三）涉及国家秘密或单位商业秘密的消防档案，其密级、保密期限和解密条件应按照相关保密规定执行。第六章档案利用与借阅第二十条查阅权限（一）单位消防安全责任人、管理人可查阅全部档案。（二）保卫部（安全部）专职消防管理人员因工作需要可查阅全部档案。（三）各部门负责人可查阅本部门范围内的消防检查记录及整改记录。（四）外部人员（如消防监督机构执法人员）查阅档案，必须出示有效执法证件，经单位消防安全管理人批准后，在指定地点查阅，并由档案管理人员陪同。第二十一条借阅程序（一）原则上档案原件不予外借。确因特殊情况（如消防机构执法检查、审计等）需要借出原件的，须经消防安全责任人批准，严格履行借阅登记手续，注明借阅期限、用途、经手人。（二）借阅档案应妥善保管，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（三）借阅期限一般不超过三个工作日。逾期未还的，档案管理人员应催还。如需续借，应重新办理手续。（四）归还档案时，档案管理人员应当面清点卷内文件，检查档案状况，确认无误后注销借阅记录。第二十二条复制管理（一）复制档案资料须经消防安全管理人批准。（二）复制的档案材料应由档案管理人员加盖“档案复制章”或注明“与原件核对无误”，并复制件上注明复制日期及用途。（三）严禁将档案内容在互联网上传输或发布。第七章动态更新与数据维护第二十三条实时更新机制（一）单位基本情况发生变更时（如法定代表人变更、建筑功能改变、消防设施增减或拆除），应在变更完成之日起5个工作日内更新消防安全基本情况档案。（二）消防设施进行维修、保养、检测后，相关记录应在当日内录入档案。（三）灭火器一旦出现充压、换粉、报废或位置移动，必须同步更新消防设施器材台账。第二十四条数据一致性维护（一）定期开展账物核对工作，每季度至少进行一次。核对内容包括：档案中记录的消防设施数量与现场实际数量是否一致；档案中记录的维保日期与设备实际状态是否一致。（二）发现账实不符的，应立即查明原因，属于记录错误的，予以更正；属于设备丢失或损坏的，按相关规定处理并更新记录。（三）对于长期未发生变化的静态档案（如建筑图纸），应每年进行一次完整性检查，防止霉变、虫蛀或丢失。第二十五条废旧档案处置（一）消防档案保管期限一般为永久保存。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应由档案管理部门提出鉴定意见，会同消防安全管理人共同鉴定，经批准后方可销毁。（二）销毁档案必须编制销毁清册，注明销毁档案的名称、卷号、数量、销毁原因及时间，并由监销人、经办人签字。（三）严禁私自销毁消防档案，严禁将废弃档案当作废纸出售。第八章监督检查与考核第二十六条日常监督消防安全管理人应每月对消防档案管理情况进行一次抽查，重点检查档案的完整性、连续性和规范性。抽查内容包括：（一）防火巡查记录是否连续，有无漏填、代签现象。（二）消防设施维保记录是否与现场实际情况相符。（三）火灾隐患整改记录是否形成闭环，是否具备复查意见。（四）档案存放环境是否符合安全要求。第二十七条年度考核单位应将消防档案管理纳入年度消防安全目标责任考核内容。考核指标包括：（一）档案建档率（应建档项目已建档比例）。（二）记录准确率（填写规范、数据真实的记录比例）。（三）更新及时率（按规定时限完成更新的比例）。（四）档案完好率（无丢失、无损坏的档案比例）。第二十八条责任追究（一）未按规定建立消防档案或档案内容严重缺失，被消防监督机构通报批评的，对直接责任人和部门负责人处以通报当月绩效考核扣分，并取消年度评优资格。（二）因档案记录失实、造假，导致在火灾事故调查中无法提供有效依据或误导调查方向的，对相关责任人给予记过处分，情节严重的依法追究法律责任。（三）因管理不善造成档案丢失、损毁的，责任人应承担修复或补救费用，并视情节轻重给予行政处分。第九章附则第二十九条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规及行业标准执行。第三十条本制度所涉及的各类记录表格样式，由单位保卫部（安全部）统一制定并发布，各部门应严格按照标准格式执行，不得擅自修改。第三十一条本制度自发布之日起施行。原《消防档案管理规定》同时废止。如遇国家法律法规调整，本制度应适时进行修订。第三十二条本制度由单位保卫部（安全部）负责解释。附录：消防档案常用记录表样式参考为了确保档案管理的规范性和可操作性，以下列出核心记录表的Markdown格式参考，各单位在实际应用中应据此印制标准表格。附表1：消防重点部位基本情况登记表序号部位名称所在位置建筑面积火灾危险性类别负责人联系电话消防设施配置情况备注1变配电室地下一层东侧80㎡中危险级张体灭火系统1套，干粉灭火器4具严禁烟火2成品仓库一号库房2000㎡丙类2项李火栓4个，喷淋系统，灭火器20具堆垛符合规定...........................附表2：建筑消防设施维护保养记录表设备名称检查项目检查结果问题描述处理情况维保单位/人员检查日期备注火灾报警控制器自检功能正常无无XX维保公司/王五2023-10-25湿式报警阀阀瓣启闭异常阀瓣关闭不严，有滴水更换阀瓣橡胶垫XX维保公司/赵六2023-10-25已修复消火栓泵启动性能正常无无XX维保公司/王五2023-10-25.....................附表3：防火巡查记录表（日查）巡查日期巡查时间巡查部位/区域巡查情况发现问题处理情况巡查人复查人备注2023-10-2609:00办公楼