高清视频会议系统施工方案

xxxx高清视频会议系统

施工方案

目录

第1章高清视频会议系统实施方案.........................................................

1.1综述方案....................................................................................

1.1.1项目具体施工方案....................................

1.1.2制订具体安装调试计划................................

1.1.3安装现场环境调查及现场勘察.........................

L1.4现场安装调试........................................

1.1.5到货验收............................................

1.1.6培训工作............................................

1.1.7技术支持和售后服务..................................

1.1.8交付技术文件和施工文件..............................

1.1.9项目实施管理........................................

1.1.10项目实施应急方案....................................

1.1.11项目实施过程中£09001质量确保....................

1.L12项..................................................

1.1.13项目风险控制........................................

1.2实施步骤、目标和任务时间、人力安排........................................

1.2.1项目管理综述........................................

1.2.2工程实施任务........................................

1.2.3项目组织............................................

13项目标验收方法和内容...............................................................

1.3.1工程验收............................................

1.3.2到货验收............................................

133视频会议系统验收....................................

1.3.4单机验收计划........................................

1.3.5系统验收............................................

1.3.6连续负荷运行测试....................................

第2章培训计划.................................................

2.1培训目标和需求...........................................

2.2面向主会场系统管理员培训.................................

2.3面向分会场用户培训.......................................

2.4培训统计文件.............................................

2.5培训效果.................................................

第1章高清视频会议系统实施方案

1.1综述方案

工程实施方案包含项目组织和管理、工程实施计划、技术文档和施工文件、

项目实施管理和质量管理等。

工程实施是一项系统工程，实施水平高低是项目成功关键。作为系统集成

商,重庆市XXXX在行业内有实施多个大型项目标成功经验，这得益于对整个

项目实施良好组织和计划、工程实施过程中严格质量控制和在项目实施过程中

所采取项目经理负责制。

我们依据本项目情况，将项目进度管理和质量管理放在首位，确保系统能

够按期保质投入使用，这是我们制订实施方案主导思想。

1.1.1项目具体施工方案

为了使重庆市XXXX集团高清视频会议系统建设能够按部就班、有条不紊

地进行，重庆市XXXX将系统集成实施分为实施前期、实施中期、实施后期三

个阶段，同时对项目实施任务进行分解。项目实施各阶段关系和要完成任务图

示以下：

实儡前期

设不定优制定详细实旅力完实碇准备

编”培训教忖女装环境碑音

实

施

'I'

期

现场培训

试运行察中培训

1.1.2制订具体安装调试计划

协议签定以后，系统设计小组和工程实施小组将共同对实施方案技术细

节进行分析、探讨，制订具体安装调试计划，包含：

1、安装调试手册

2、安装调试进度安排

3、安装方法

4、调试方法

5、调试工具准备，我企业工程师自带专用工具。

6、安装调试环境准备,会议室附设线缆

7、具体IP地址分配方案，具体线缆连接图

8、设备参数配置表

9、对影响系统实施关健工序、关键设备进行分析，提出对应处理方法

10、编制实施方案、技术参数手册、培训手册和工程安装手册

11、制订项目建设质量管理方案和方法

具体安装调试计划将在协议签定后7日内提交用户。

项目具体实施进度计划表:

任务名称

三缺电保高洛视5SQ议项目金工计划

工的期

项目都成立

工程立项

项目组成立

项目启动会，明横海位职责

-项目前期培训

培训前倜研

培训教材制定

系统培训

-会场勘察

网络环境照左

明疆各会场聚系人，地址

各会场信息电话调加

生成会场信息诩研太

-施工吊南

定制笆部门工作计划

而工工具废箭

编制工程并算

提交供货需求表

技术交底

任务名称那月”.2一日.1却9月9日12012^9^160-司23日2012与

.二:三:四IF1*!曰二七三旧五，日!二1二栏四；玄,去士上TET国庆♦日I

-采购避度跟辞

MCU采购并到货

HDX采购并到货

家播服务器

-女藻中期

-主会场视频会议设备

MCU安装

HDX8000终第安装

录借服努器安装

系统集成

分会场安装

江津会场

翡江会场

万州会场

北京会场

成都会场

西安会场

上海会场

系统全网试运行测试

系统优化

系统初凿

任务名称

-实篇后期

集中培训

系统试运行

系统终后

经过对项目实施各阶段关键内容和工作量地仔细分析，我们制订出了项目

实施进度计划。重庆市XXXX和供货商保持着多年友好合作关系，我方承诺在

中标协议签署后30天内完成工程建设。

1.1.3安装现场环境调直及现场勘察

为确保各工程实施小组抵达现场后能够立即展开工作,确保项目顺利进

行，我企业将在设备到货前5天内对用户单位设备安装环境进行调查，填写安

装环境调查表。同时，我们还彳各提前向用户单但S交多种关键设备具体环境要

求（包含对视频会议室环境要求），在用户单位主动配合下，确保在现场实施工

作开始前完成场地环境准备工作。

安装环境调查由工程实施小组负责。

重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目安装环境调查表:

单位名称填表时间

姓名联络电话

联络人职务联络地址

部门邮编

从网络机房到视频会议室是否已布有网线：

视频会议室网络接口位置（图不说明）：

网络情况

会议室长*宽*高为：米*米*米

请附图说明会议室窗户和门位置和桌椅摆放情况

照明日光灯（）二基色灯（）

设备

会议室背景颜色（墙壁，桌椅，窗帘）：

会议室窗帘配置了遮光布？

会议室概况

有（）没有（）

背投（）电视机（）投影（）

业小数量（）数量（）数量（）

设备业小介（）等离子屏（）数量（）

数量（）接口类型（）

音响调音台：有（）无（）;

设备调音台空余输入输出接口数量:（）

调音台接口类型（）

摄像机是否已经有高清摄像机：有（）没有（）

设备视频终端安放位置：

安放

音视频矩阵有否（）其距离视频终端设备（）

控制室有（）否（）

视频终到调音台距离（）米；

端和连是否白布线：有（）没有（）

接设备

距离

到调音台距离（）米；

是否有布线：有（）没有（）

视频终

到已经有摄像头距离（）米；

端和连

是否有布线：有（）没有（）

接设备

到电源接口距离（）米

距离

到网络信息点距离（）米

信息点到网络机房距离（）米

会议室或控制室内是否有计算机：有（）没有（）

1.1.4现场安装调试

设备抵达安装现场后，由我企业技术人员和用户共同清点完成后，工程实

施小组工程师将开始设备安装调试工作。

项目组将有包含项目经理在内多名工程师参与项目实施，她们负责现场视

频会议系统设备安装和调试，完成后同时填写项目安装调试汇报。

我们在设备安装和调试同时，将对使用单位设备操作和维护人员进行现场培

训I,同时为每个会场提供一套完整技术资料。

重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目实施任务书

项目名称项目编号

项目经理填与日期

其它实施人

任务内容、完成标志

具体完

序号任务内容任务完成标志

成情况

1熟悉设计方案掌握项目需求

2安装准备现场培训资料，文档

3勘察用户安装现场填写安装环境调食表

4设备交货，到货验收到货验收单

5设备安装就位

6设备调试能够参与会议

用户能够独立使用该

7现场培训1

设备

8工作H志日志汇报

9系统联调运行稳定

10系统验收验收汇报

项目经理签字签字日期

部门经理签字签字日期

节点单位项目实施任务书

项目名称安装地点

施T人员埴写日期

任务内容、完成标志

序号任务内容彳玲完成标志具体完成情况

了解会场情况填写安装

1安装准备工作环境调食表，现场培训

资料

和各会场联络人确定安装计

2日志统计

划和行程

3设备交货，到货验收到货验收单

4设备安装就位

能够参与会议,填写功

5设备调试

效验收单

用户能够独立使用该设

6现场培训

备

7工作日志日志汇报

8系统联调，联络用户进行配合运行稳定

系统试运行，常常和用户进行

9沟通，了解使用情况，立即发确保系统止常运行

觉并排除问题

系统最终验收，联络用户进行

10验收汇报

配合

施工人员签字签字日期

部门经理签字签字日期

重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目安装调试汇报

用户信息

单位名称：联络人：

联络人电话/传真：电子邮箱：

地址：

视频终端设备配置信息

主机名称：会场名：

IP地址：子网掩码：

网关：

电视机设置数目:1（）2（）3（）4（）图形显示器使用：电视机（）

日—（\

业小命\）

视频源：1()2()3()4()内置多点功效状态：打开（）

关闭（）

自动应答：打开（）关闭（）许可远程监视：打开（）关闭

（）

系统密码：有（）无（）有密码，密码为：

MCU配置信息

主机名称：

控制接口IP地址：子网掩码：

网关：

H323服务名:

IP模块IP地址：子网掩码：

网关：

工程信息

开工时间：完J■时间：

设备安装人：

视频会议终端外围设备连接情况：

电视机（）投影机（）等离子电视（）显示器（）

音箱（）调音台（）录像机（）辅助摄像机（）

视频终端设备及外围设备连接示意图：

MCU设备连接示意图：

1.1.5到货验收

在协议设备抵达用户指定地点后，用户和我企业代表将共同开箱验货，

依标书要求对全部设备型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装箱

单、保修单、随箱介质等）验收，当出现损坏、数量不全或产品不对等问题时,

我企业将负责处理；同时按标书技术部分要求对其产品性能和配置进行测试检

验，并做出测试方案和测试汇报，确保全部硬件设备在标书中所要求地点和环

境下，实现正常运行，并达成标书要求性能和产品技术规格中性能。

系统联调

系统联调关键任务内容：系统视频、音频和数据图像效果，会议方法模

拟,视频会议系统和网络系统融合效果，使系统运行稳定。视频会议设备和会

议室设备融合。

系统验收

在完成系统联调工作后，我企业将配合重庆市XXXX集团视频会议用户

根据验收测试计划共同对视频会议系统进行现场转收测试，对设备技术指标和

系统总体性能进行验收。

系统验收后，签署系统验收文件:

工作描

序号时间点参与人员工作结果

述

测试方开启阶段，实施方案技术实施经理/测试方案（关键是描述

1

案编写完成以后实施组工程师测试项、测试方法）

测试计划（关键是描述

测试计开启阶段，实施方案技术实施经理/

2测试时间、人员、测试

划编写完成以后实施组工程师

项、测试方法）

到货验技术实施经理/

3设备到货以后到货验收汇报

收实施组工程师

设备安实施阶段，设备加电

4实施组工程师加电验收汇报

装测试配置完成以后

5系统联实施阶段，视频会议技术实施经理/视频会议系统AV系统

调会议室设备安装调试实施组工程师联调测试汇报

元成后

系统验收之前，对系

技术实施经理/

6验收统安装、测试及演练验收汇报

实施组工程师

情况进行汇总分析

1.1.6t剖II工作

现场培训：在工程实施阶段，我企业工程师除了进行现场安装调试工作外,

还会对各会场指定系统操作使用人员和维护管理人员进行现场培训。我们提供

完整具体培训资料，确保用户能够正确掌握设备使用方法,熟练地进行安装、

维护及检修等工作。

集中培训：对系统相关使用和维护人员进行集中系统培训。集中培训将依

据用户要求安排时间和制订培训细节。

1.1.7技术支持和售后服务

工程验收后,系统将进入技术支持和售后服务阶段，由重庆市XXXX用户

服务中心对系统进行技术支持和售后服务工作，同时我们有专职服务经理专门

负责本项目标售后服务。

1.1.8交付技术文件和施工文件

在项目实施期间，我们将依据用户要求、依据IS09001规范,编写和整

理各类技术文档和项目实施文档；在项目完成时将全部技术文档聚集成册交付

给用户。

我们将提供全套汉字技术文件，包含：

•系统设计说明书

•设备安装指南、操作手册、管理员手册和维护手册

•重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目系统拓朴图

•视频会议管理要我是议

•视频会议现场操彳锹程

•会议室摄像显示系统、音响扩声系统说明书

•我们将提供汉字项目实施文档，包含：

•安装环境调查表

•项目实施进度统计

•安装调试汇报

•到货验收单

•培训统计

•视频会议系统IP地址分配表

•安装完工图

•系统最终配置图、线缆连接图、对线表

•工程完工汇报

•事故应急预案

•设备厂商联络名目

•技术支持和售后服务计划

•售后服务人员联络名目

同时，依据重庆市XXXX集团对视频会议系统建设要求，交付文档还包含以下：

序号种类文档名称

序号种类文档名称

项目工作说明书

项目计划

1贞目开发计划

1项目管理项目进展汇报

项目周报

会议纪要

项目验收汇报

2设备验收IT资源验收单

计划设计方案

3项目实施

收目实施方案

灾难应急预案

4项目测试

灾难应急预案演练汇报

项目初验汇报

项目终验汇报

5项目验收

项目售后服务及保修说明

项目资料交接单

培训教材

6培训

培训效果调查单

用户手册

7运维日常维护手册

系统安装布署手册

序号种类文档名称

系统操作维护手册

数据备份和恢复手册

用户说明书/操作手册

二次开发部分源代码

1.1.9项目实施管理

为了对项目实施工作进行有效管理，并能立即控制、调整、处理实施中

问题，我们将在实施过程中实施以下管理方法：

定时项目小组会议

定时项目小组会议贯穿整个项目标实施过程，由项目经理负责召集相关

人员定时召开：

审查项目进程

•处理存在问题

•检验落实后续工作

•分解目标，细化任务

•分解目标，细化任务，将项目实施过程分为三个阶段，实施前期、实施中

期和实施后期，并细化每一阶段工作，将每一项工作分配到项目组组员，

由该组员负责完成该项工作。

•全过程文档统计

文档和质量管理小组和系统设计小组确定在各个阶段要提交全部文档，并

监督这些文档在实施过程中应用，项目组组员在项目实施过程中将认真填写相

关文件和统计。

・定时汇报制度和立即汇报制度

•项目实施全过程采取项目每日报制度；

•对货物运输情况采取每日汇报制度；

•对现场安装调试情况、系统联调情况采取每日汇报制度；

•对系统试运行情况采取每日汇报制度；

•对多种应急情况采取实时直报项目经理制度。

•项目组组员天天将自己完成项目信息经过电子邮件方法发送给项目经理，

方便项目经理能够立即掌握项目进展情况，碰到问题能够立即协调；并能

够立即安排和调整第二天工作。

现场实施规范

各实施小组在进驻项目现场后，将严格遵守用户各项规章制度和管理要

求。

1.1.10项目实施应急方案

重庆市XXXX已经针对本项目制订了详尽设计、实施方案。同时，针对各

类突发事件，我们设计了对应预防和处理方法，提供了完整应急处理步骤。

应急步骤。

我们要求项目实施过程中，实施人员直接将突发情况汇报项目经理，项目

经理7寸突发事件做出判定,安排相关小组处理。如属软件问题,安排系统设计

小组以最决方法向实施人员提供没问题软件；如属硬件和货物问题，安排商务

小组以最决方法向实施人员提供备用设备或部件C

同时，由系统设计小组将故障情况通报项目实施小组，确保全部实施人员

能够立即取得相关信息，避免同一情况再次发生。系统设计小组也将这些情况

放置到该项目网站上，以备查阅。

系统实施应急处理流程

应急处理方法

项目实施过程中不可避免会出现多种多样问题，我们考虑到这一情况，

在系统设计时增加了对系统关健步骤、关键设备技术分析和保障方法，尤其是

设计了对应预防方法，努力做到以预防为主。

针对工程实施中可能碰到多种多样风险，重庆市XXXX总结多年项目实施

经验，针对部分可能出现情况，制订了一系列预防处理方法，举例以下：

事件预防方法处理

做好装箱单备件库提取备件;

货箱清点，缺箱、少箱

包装箱做好密封核查货物装运过程;

事件预防方法处理

提前和运输部门协调；

协调用户立即处理；

场地不符合安装条件做好安装环境调查；先确保系统开通；

或调整安装计划先安装其它会场；

备件库提取备件；

设备安装过程中出现

发货前做好加电测试采取最快方法发往安装地点；

问题

工程师现场更换故障设备或部件；

1.1.11项目实施过程中IS09001质量确保

重庆市XXXX于12月经过了IS09001质量管理体系认证,树立了以服务

用户为中心思想。

重庆市XXXX凭借多年从事系统集成工作经脸，总坚固际工作切身体会和

正反两方面经验教训，逐步形成了一套以IS09001质量体系标准为基础系统

集成工程管理步骤和规范。

企业经过对《£09001质量管理体系文件》编写、评审、试运行，修改、

再评审、再修改，正式运行，集思广益、博采众长形成了独具特色、切实可行

管理体系一£09001质量管理体系,并使用对应实施方法和手段，在多个大

型视频会议项目中得到了应用，取得了良好效果C

为了确保整个工程能够自始至终有序地进行和保质保量按计划地完成，我

们组织了一批含有较为扎实项目管理理论知识和丰富系统工程实践经验项目

管理人员、IS09001质量管理人员、工程技术人员，她们将遵照IS09001质

量管理体系要求，规范项目标业务过程，降低和消除项目风险，确保项目实施

质量和工期。

项目质量控制关键在于项目实施过程科学性、实施人员技术水平和完善质

量监督管理体系。我们要求工程师依据安装任务书和设备说明书进行施工，施

工期间确保工程师遵守用户方制度和纪律，并根据用户办公时间作息。

1.1.12项目实施质量控制表

信息反馈，分析，研究总结

项目负责人--------施工队质量员

幔

工

验

使

公3收

总

司结

质程

旅

总质

最设计质量♦施工准备质量f材料设备质量f施工过程质量工

部量«

处A£

回访保修，满足用户

1.1.13项目风险控制

作为一个大型项目，因为多种客观原因影响，肯定存在一定实施风险，所以，

必需进行全方面风险分析、并建立一套切实可行风险控制机制及应对方法。

1、识别风险

针对重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目情况，具体分析对应项目实

施计划，参考以往类似项目标实施经验，分析各类风险原因，识别项目潜在风

险及其征兆。

2、量化风险

对各类已知风险进行量化分析，如估量风险影响力（如范围、程度等），

判定风险发生可能性,并采取专门量化工具、按一定规则综合估算各类风险风

险值。

3、制订风险应对方法

制订风险管理方案，针对不一样风险原因制订不一样风险应对方法，如消

除风险发生起源避免风险发生、设定风险预算投入降低风险发生概率、制订防

范计划或后备方法减缓;消除风险影响等。

下表是相关〃重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目工程"风险分析及应对

方法：

注：H—高；M一中;L低

4、风险应对方法实施控制

依据制订风险管理方案，在项目过程中对风险事件做出回应：当变故发生

时，风险识别，风险量化，并根据风险应对方法采取对应项目活动。

另外，大型项目标风险极其复杂，就算最根本和最复杂分析，也不可能完全识别

出全部风险并事先做出应对方法，所以，必需实施?口反复进行风险控制。

风险分析

影响度可能性

编号风险

HMLHML

1到货或清关延期HL

2测试点场地不含白安装测试条件HM

影响度可能性

编号风险

HMLHML

3测试点设备DOAHM

4一些安装点场地不含有安装条件LH

用户应用不一致，测试时不能含

5MM

盖

6设备运输过程中造成设备有损HL

风险识别

依据项目情况分析，能够识别出项目关键风险以下：

(1)设备风险

风险起源：项目包含视频会议设备、语音设备等多个产品。

风险描述：货物不能立即抵达；货物抵达不齐；货物错发；包装损坏加电自检

通不过；设备在试运行期间出现故障。

(2)时间风险

风险起源：项目实施工期短，所包含产品比较多，各系统之间需要项目配

合。

风险描述：比较短时间内要完成整个重庆市XXXX集团高清视频会议系统

集成工作。

(3)技术风险

风险起源：实施目标较高。

风险描述：搭建一个技术优异、稳定可靠安全视频会议应用平台，并实现

招标方对系统全部。

(4)系统维护风险

风险起源：新系统维护。

风险描述：对于用户来说，在短时间内新建了一个系统。怎样维护好这么

系统是一个挑战。

风险对应策略

(1)设备风险

在整个货物采购，交货过程中，我们质量控制组有专员负责整个步骤各个

步骤监控。

项目协调组会协调厂商立即组织生产，协调货运代理立即运输货物抵达口

岸。商务组立即、主动运作报关手续，确保货物提前或立即入关。

我企业工程师将根据设备清单清点货物，并做具体统计，假如发生货物少发，

多发，错发情况时，经双方确定后形成一个备忘录，由我们负责在用户满意时

间内立即更换补齐或更换。

假如发觉包装有显著破损或异常时,应统计包装破损程度，并摄影；检验

并统计外包装上振动标志和倾斜标志是否变红；

统计设备外表是否有损坏现象；由工程师决定是否决定加电测试；

填写开箱验货汇报；对于包装破损，或加电自检有问题设备，我们有充足备品、

备件库，将在指定时间内，快速更换全新备品备件。

设备在试运行期间假如出现故障，我们将查明故障原因并依据故障实际情

况，采取调试软件系统，更新配置或整机系统等手段重新测试。

(2)时间风险对策；

具体进度计划。

在项目实施周期较短情况下，和各方共同制订一个详尽可行进度计划很必

需。在进度计划中，确定需要完成任务、任务开始和结束时间和相关责任人，

这么便于对项目进行监控。能够在项目实施时间有所偏差时立即赶工，确保进

度要求。

到货期确保方法。

保持和各厂商沟通并立即向用户汇报到货进度；以立即处理商务操作中出

现问题，确保设备到货期。

•多个实施小组并行工作

•成立多支实施小组，分别负责以下工作：

•视频会议系统安装调试；

•会议室显示系统蟠调试；

•会议室音响系统蟠调试；

•资源确保方法。

重庆市XXXX及各供给商提供必备资源。确保有充足能够使用资源。

部分工作提前进行

项目开启后即开始编写设备安装环境准备表并发送至用户方项目组。确保

在设备进场前完成环境准备工作。

重庆市XXXX提前编制中国采购计划，确定采购物品并跟进对应到货期。

在设备采购期内，项目组和重庆市XXXX集团领导、相关人员充足沟通，完成

需求调研、设计方案、实施方案和测试方案编写和确定工作。

(3)技术风险对策

投标方案考虑

在投标方案中选择产品和制订方案时，即考虑到产品可用性和方案优异型

和可行性。确保给出产品性能满足需求，方案优异可行。

设计方案、实施方案编写和确定

项目开启后即开始需求调研，然后编写设计方案、实施方案，而且征求各

方意见。确保方案细化可行。

测试方案确实定。

在实施方案编写同时即准备测试方案，确保各测试项覆盖全方面，测试结

果有效。

(4)维护风险对策

重庆市XXXX在产品和方案选择上已经考虑到系统维护简易性；

在售后服务支持上,重庆市XXXX提供完备支持服务，确保用户7x二十四

小时全部能够得到对应支持服务；

重庆市XXXX制订了完备服务方案，为用户提供培训服务。确保用户了解、

掌握对应技术，为用户以后维护工作提供便利。

重庆市XXXX编制初步系统运维文档，并和用户共同讨论确定。

5.1.9交货期确保方法

对于视频会议项目来讲，要确保保质保量准期完工,就需要有一套完整项

目管理步骤，确保采购货物能够准期到货，并要确保货物质量。重庆市XXXX

集团高清视频会议系统，设备数量和种类繁多，为了能够使该项目正常运行，

就需要确保货物交货期，具体我们采取以下方法

一、货物采购

首先，合理安排订货和交货，是项目施工能够按计划进行保障。重庆市

XXXX长久和中国外设备厂商、软件厂商合作，熟知订货、进关等工作步骤，

能够很好地协调货物生产和运输问题。我们在协议签署之前,即和设备供给商

联络设备定购事宜，使设备供给商能够提前安排生产计划，在定单正式生效时,

协议设备能够立即进入交货步骤，满足设备交货进度要求。我们和用户签署协

议后，将立即和设备厂商进行商务洽谈，确保项目中全部硬件、软件准期、安

全地抵达指定地点。

其次，准备足够资金，确保供货商能够按时交货。

二、货物运输

在备货期间，我们将保持和各厂商联络，亲密跟踪货物生产、运输情况。

同时，我企业以到货情况跟踪表形式，天天向项目领导小组通报一次货物情况。

在进行设备运输时，我们将考虑设备安装地点可能运输方法和运输周期，

制订合理设备运输计划，确保协议设备安全按时地抵达指定地点；设备运输采

取门对门方法，由用户指定收货人收货。

在设备运输过程中，我们将严格按标准进行包装，包装符合远距离运输、防潮、

防震、防锈和防野蛮装卸等要求，能确保货物安全无损地运抵目标地。

我们将在设备装运发货二十四小时内，传真通知用户以下信息、:运抵货单编号、

产品名称、包装箱数目、运抵地点和确切发运日期、存放要求及其它注意事项。

设备到货后，我们将在发往指定交货地点之前，对设备进行加电测试。

三、交货承诺

对重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目设备交货,我企业承诺以下：

1.确保全部货物为全新设备。

2.确保最终交付给用户设备无质量问题。

3.确保按交货计划立即将货物运至用户指定现场，不影响工程进度。

1.2实施步骤、目标和任务时间、人力安排

1.2.1项目管理综述

重庆市XXXX项目管理总体概述

重庆市XXXX企业经过多年探索及不停总结，在项目标组织实施过程中规

范步骤、强化监管，总结出比较成功项目组织实施管理措施：

重庆市XXXX认为项目标实施必需遵照PMI管理规范（被ISO组织引用成为

项目管理质量标准——IS010006国际标准），在项目管理过程中，接收

IS09001质量确保体系监控，同时强调用户主动参与。"用户满意”是项目管

理必需一直遵照标准。

重庆市XXXX在实施项目标过程中，将严格实施IS09000质量标准，凭

借质量体系文件对项目步骤进行严格管理和控制，从而确保用户对项目效益最

大需求。美国PMI标准也是我们在项目管理活动中参考实施标准之一。

PMI以组成过程形式描述项目管理知识和实践，总共为39个项目管理过

程，这些过程被组织成九个知识领域，为了提供愈加好管理监控，并和项目实

施组织连续运作之间建立合适联络，我们把整个项目实施分为五个阶段：

•准备阶段：项现在期准备工作，证实一个项目已经正式开启。

•计划阶段：制订并维护一个可实施进度计划，以实现所负担项目所要达成

目标。

•实施阶段：协调人员和其它资源以实施计划。

•控制阶段：经过翱空和测量过程，并在必需时候采取纠正方法以确保项目

目标实现。

・收尾阶段：项目标正式接收并达成有序结束。

各个阶段经过它们发明结果相互联络-每个阶段输出或结果成为另一个

阶段输入，以下所表示：各阶段相互关系。

每个项目全部是从准备阶段开始，正式开启项目，在准备阶段，关键是为

项目标实施做部分铺垫工作，如指定项目经理，成立项目组，系统设计，现场

勘查等，然后进入计划阶段，在此阶段，利用准备阶段确定文档，如：项目章

程，总体方案等，对项目进行具体计划，形成一系列计划，如：进度计划，质

量计划，费用计划，风险计划等，用于指导项目实施；参考制订计划，项目进

入实施阶段，此阶段关键是对设备及软件产品进行安装、调测，同时会把项目

进度情况及变更情况反馈到控制阶段，控制阶段中会对比项目实际进度和计划

偏差及评定变更影响，决定所采取纠正方法，重新返回实施阶段，假如计划需

要重新调整，就要返回计划阶段，修改计划，然后进入实施阶段。在控制阶段,

假如确定项目按计划全部完成，就进入收尾阶段，项目文档整理、提交，用户

对项目正式验收，标志项目正式结束。

对于本项目而言，我们能够分为准备阶段、计划阶段、实施阶段、控制阶

段和收尾阶段。

项目管理业务步骤图

重庆市XXXX依据项目管理要求和系统项目标特点，将项目管理五个阶段

细化为四十八个过程。形成了系统项目管理业务步骤图。并明确了步骤图中每

个过程任务、责任人、形成质量统计文档及关键点和注意事项等要素。

重庆市XXXX项目质量确保体系及项目管理方法

重庆市XXXX企业经过多年探索及不停总结，在项目标组织实施过程中规

范步骤，强化监管，接收IS090001质量确保体系监控。

项目实施计划管理

本项目建设范围及内容

完成招标文件要求全部设备供货安装调试工作，建设开通重庆市XXXX集

团高清视频会议系统网，并依据用户要求配适用户完成相关会议室集成、网络

线路配置优化等工作，最终完成整个高清视频会议系统安装、调试、验收和培

训工作。

•相关本计划说明

提供重庆市XXXX针对重庆市XXXX集团高清视频会议系统项目标相关背

景说明，明确项目标进度安排、资源分配、内外部接口和工作步骤等信息，为

项目组工作提供指导。在经过重庆市XXXX集团项目组组员经过认可后，下发

重庆市XXXX项目组组员；

人力资源管理

・目标

确保项目有足够数量符合资质要求人力资源，并建立适宜组织结构，明确

人员工作职责确保人力资源得到充足使用。

・人力资源要求

•项目管理人员

熟悉项目管理基础原理和方法，有丰富项目管理经验，协调能力强，现场

处理能力强。

・技术人员要求

技术实施经理：熟练掌握视频会议系统、AV视频显示系统、音响扩声系

统、集中控制系统，有实施过大型项目标经验；

工程师：熟练掌握对应视频会议MCU、终端、显示设备、调音台、音响

扩声设备安装、配置和调试等相关技能。

•项目进度管理

・目标

对本项目标工作进度进行监控，确保项目根据预期计划实施。

依据项目对进度要求,重庆市XXXX制订了项目进度计划。具体进度计划

请详见本文档中"项目进度计划〃部分。

在进度计划中，明确标识出了完成项目所需任务、时间进度，而且标注了

里程碑标志。

•控制手段

项目经理作为项目标总接口人及项目总责任人，负责项目实施全方面工

作，包含搜集相关产品到货、现场准备、安装进展、用户技术人员反应等相关

项目信息。

在项目实施过程中，项目经理将严格根据项目实施计划，全权负责项目进

度管理和监督。定时向用户项目实施责任人汇报项目进度，在处理突发事件和

项目变更时，立即调整人员和计划以确保项目正常进行。

在碰到造成项目进展原因发生时，项目经理将采取必需方法。

•项目标进度控制

项目进度控制以项目进度计划为依据，项目标进展经过工作日报、周报及

阶段汇报来反应。

•沟通管理

目标:确保本项目内/外部沟通顺畅，使信息立即、完整、正确传输给相关

人员，以做出对应决议。

•沟通标准

有效沟通交流是项目实施很关键部分。依据本项目标工作要求，沟通分为

例行沟通、通常事件沟通、重大事件沟通。和项目管理组及用户沟通、重庆市

XXXX项目组内部针对重大事件沟通全部需要形成会议纪要。

(1)例彳亍沟通

每七天向项目管理组和用户方提交项目标工作日报、工作周报及阶段进度

汇报，汇报项目标进度、和计划吻合程度、目前存在问题及处理方法提议等。

(2)通常事件沟通

(3)重大事件沟通

如项目出现重大问题(如进度严重拖期、出现大返工等情况)时向项目管

理组汇报，请项目管理组做出决议。

重大事件沟通：以下事件定义为重大事件：

•项目延期超出7天

•方案编写及评审工作

•设备到货加电验收完成

•系统验收

•其它经过项目管壬朝确定重大事件

(4)其它

《会议纪要》由项目经剪公布。

变更管理

目标:有效控制项目中发生既定计划、工作步骤及咨询服务结果变更，经过识

别变更对咨询服务影响、监控变更实施?口统计变更情况等手段来确保变更充足

受控，避免无序变更造成项目整体计划拖延或工作步骤混乱等现象。

变更管理,变更管理步骤:

变更申请一〉变更审批一变更实施一变更确定一〉变更公布一〉变更统计

工作内容变更

伴随项目工作开展，用户方可能会提出服务内容方面变更；经过重庆市

XXXX项目组中组员传输用户变更申请，以《变更申请表》方法提交；由项目

管理组相关人员讨论后确定是否变更。如确定变更，则影响到本实施计划以下

内容：

工作任务分解描述：增加/降低对应工作内容；

组织结构和人员分工：增加/降低对应人员分工；

外部接口关系：增加/降低对应工作接口描述；

阶段计划：增加/降低对应阶段工作;

文档管理：增减/降低对应文档要求。

变更统计

项目经理将变更情况统计到变更状态跟踪表中。

文档管理

目标:建立一个标准化项目技术文档体系是项目管理规范化、程序化关键手

段。正确地管理、使用各类文档则使项目管理工作变得有据可依、井井有条。

文档管理是系统集成服务中关键部分，其对于项目标按时、顺利实施提供

了保障，同时为技术转移给用户和系统运行维护及管理提供依据。

重庆市XXXX在项目实施中严格遵照IS09000质量管理规范，并在十几

年项目实践中积累出一整套文档管理规范，在项目每一个步骤实施全部严格根

据文档管理规范进行，项目文档管理贯穿于项目标准备、实施和售后服务全过

程中。

项目实施结束后，我们会将全部项目文档导入技术响应中心数据库中，方

便于项目文档规范化管理和系统售后维护。

对重庆市XXXX项目组公布文档进行有效管理，确保文档内容全方面、格

式规范并得到正确使用。

•文档管理要求

•部分文档参考模版编写。

•文档在公布之前需要审核、同意。

•文档公布需要进行统计。

•对文档更改情况作统计。

•文档清单、编写人、审核;同意人、公布范围等信息及目前有效文档列表以

配置统计方法表现。

•本项目中，项目协调组一名组员来负责文档搜集、整理和保留工作。

本项目可能文档清单

序号阶段阶段结果编写人审批人提交对象

重庆市XXXX方

项目组人员联络名单重庆巾XXXX用户方项目组

责任人

用户方项目组人员名项目组，原厂商

用户用户方责任人

1准备阶段单1贞目组

需求说明书重庆市XXXX用户方责任人用户方项目组

总体设计方案重庆市XXXX用户方责任人、用户方项目组、

系统资源计划方案重庆市XXXX教授组重庆市XXXX项

测试方案重庆市XXXX目组

重庆市XXXX用户方项目组、

设备到货情况汇报项目经理重庆市XXXX项

目组

重庆市XXXX用户方项目组、