医院印章使用审批管理制度

医院印章使用审批管理制度第一章总则第一条为进一步规范医院的印章管理，维护医院的合法权益，确保印章使用的严肃性、合法性和安全性，防范经营管理风险，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国印章管理办法》以及卫生健康行政主管部门关于医疗机构管理的相关规定，结合本院实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称印章，是指医院及其内设机构、职能部门、直属单位刻制的，代表医院或部门行使职权的公章、专用章、名章等具有法律效力的凭证。包括但不限于医院公章、合同专用章、财务专用章、法人章、医疗证明专用章、职能部门章等。第三条印章管理遵循“统一审批、分级负责、专人保管、留档备查”的原则。所有印章必须严格界定使用范围、审批权限和保管责任，任何部门和个人不得擅自刻制、使用、变更、销毁印章。第四条本制度适用于医院全院各科室、部门及全体员工（含正式编制、合同制、进修实习人员等）。所有涉及印章刻制、领取、使用、保管、变更、销毁等环节的活动，均须遵守本制度。第五条医院办公室是印章管理的归口职能部门，负责全院印章的规范制定、监督指导及印章使用的统筹协调。医院纪检监察部门负责对印章管理及使用情况进行监督检查。第二章印章的分类与界定第六条根据印章的性质、用途及法律效力，将医院印章分为以下几类进行管理：（一）医院公章：指医院法定名称全称章，代表医院的法定主体资格，具有最高的法律效力。主要用于以医院名义发出的公文、函件、证明、合同、报表、对外承诺等具有法律意义的文件。（二）合同专用章：专门用于医院对外签订经济合同、协议、契约等法律文件。在合同业务范围内，其法律效力等同于医院公章。（三）财务专用章：用于医院银行开户、支票、汇票、财务报表、资金结算、税务申报等财务相关业务。通常与法人章、财务负责人章配套使用。（四）法定代表人（负责人）名章：代表医院法定代表人（负责人）的身份，主要用于银行预留印鉴、重大合同签署、人事任免等法定事项，具有极强的个人法律责任属性。（五）医疗业务专用章：包括但不限于“医院门诊诊断证明专用章”、“体检专用章”、“病案管理专用章”、“麻醉药品专用章”等。此类印章仅限于特定医疗业务范围使用，不得用于其他民事法律行为。（六）职能部门章：指医院各职能处室（如医务部、护理部、人事科、科教科等）刻制的部门名称章。仅限于处理部门内部职责范围内的事务，或在医院授权范围内处理具体业务，对外不具有独立的法律担保效力，不得用于签订合同或出具重大债权债务证明。（七）电子印章：指经医院依法审批，通过电子认证服务机构（CA）认证，与实物印章具有同等法律效力的数字化印章。电子印章的管理需同时遵守国家网络安全及电子签名相关法律法规。第七条印章的样式、规格必须严格按照国家有关规定及公安机关治安管理部门的标准刻制，任何部门和个人不得擅自改变印章样式、字体或规格。印章类别使用范围界定法律效力层级保管建议部门医院公章全局性行政公文、对外证明、法人授权书、重要合同等最高医院办公室合同专用章经济合同、采购协议、合作协议、租赁合同等高（特定领域）医院办公室或法务部门财务专用章银行票据、资金往来、税务报表、财务报告等高（财务领域）财务科法定代表人名章银行预留印鉴、法人授权、重要人事任命极高（个人责任）医院办公室或财务科（双人分管）医疗业务专用章诊断证明、体检报告、病历复印件、麻醉处方等中（医疗领域）医务部、门诊部等具体业务部门职能部门章部门内部通知、业务报表、工作联系函、技术文件低（限于内部或授权）各职能部门第三章印章的管理职责第八条医院院长对医院印章的管理工作负总责，分管院长对印章的日常使用和监督负直接领导责任。第九条医院办公室职责：（一）负责制定和完善医院印章管理制度，并监督执行；（二）负责医院公章、合同专用章、法定代表人名章的申请、刻制、启用、封存、销毁等全生命周期管理；（三）负责审核涉及医院公章、合同专用章的使用申请；（四）负责建立全院印章管理台账，定期对各部门印章使用情况进行检查。第十条财务科职责：（一）负责财务专用章及财务负责人名章的申请、使用和保管；（二）建立健全财务印章使用登记制度，确保资金安全；（三）配合医院办公室进行财务印章相关的审计与检查。第十一条各职能部门职责：（一）负责本部门专用章的申请、领用、保管和日常使用管理；（二）指定专人担任印章保管员，建立部门内部使用台账；（三）严格按照审批权限和用印流程操作，并对用印行为的合规性负责。第十二条印章保管员职责：（一）妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、丢失或滥用；（二）严格按照审批流程用印，未经批准不得擅自用印；（三）认真核对用印文件内容与审批内容的一致性，发现不一致或违规情形有权拒绝用印并及时报告；（四）负责用印登记，详细记录用印时间、文件名称、份数、审批人、经办人等信息。第四章印章的刻制、启用与销毁第十三条印章刻制实行严格的审批备案制度。任何部门因业务需要刻制、重制或改制印章，必须提交书面申请，说明理由、印章名称、样式、材质及使用范围，经部门负责人签字后，报医院办公室审核，由分管院长审批。第十四条涉及医院公章、合同专用章、财务专用章及法定代表人名章的刻制，必须由医院办公室统一持相关法律文件到公安机关指定的合法刻制单位办理刻制手续。其他部门印章刻制完成后，须在公安机关备案，并将印模交医院办公室留存备档。第十五条新印章刻制完成后，由医院办公室发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围和保管责任。启用通知发出前，该印章不得使用。第十六条印章在启用前，应由医院办公室进行留样备案，建立《印章留样备案表》，详细记录印章名称、编号、留样印记、保管人等信息。第十七条因机构调整、名称变更、印章磨损或停止使用等原因，需要对印章进行停用、封存或销毁时，原使用部门应及时提出申请，经医院办公室审核、分管院长批准后，将旧印章交回医院办公室统一处理。第十八条废止印章的处理：（一）封存：对于暂时停用但可能涉及后续法律追溯的印章，应清洗后由医院办公室密封保存，设专柜存放，保存期限一般不少于法律规定的诉讼时效期间。（二）销毁：对于确无保存价值或已过保存期的废止印章，由医院办公室提出销毁清单，经分管院长批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录，留存影像资料。第五章印章保管的安全措施第十九条印章保管必须实行“专人专管、专柜存放”制度。严禁将印章随意放置在办公桌面上或未上锁的抽屉内。第二十条印章保管员应由政治素质高、责任心强、作风正派的正式在岗人员担任。保管员因事、病假或外出期间，必须办理印章交接手续，填写《印章交接记录单》，经部门负责人监交并签字确认后方可移交。交接双方应对印章的完好状态进行检查。第二十一条实行“印鉴分管”制度。财务专用章与法人章、财务负责人章必须由不同人员分别保管，形成相互制约机制，严禁一人统管支付所需的所有印章。第二十二条印章应存放在保险柜或带锁的铁皮柜中，保管钥匙和密码由保管员专人掌握，不得交与他人代管或泄露密码。第二十三条印章保管员应加强安全防范意识，每日下班前必须检查印章是否已安全入库。如发现印章遗失、被盗或被伪造，应立即向本部门负责人及医院办公室报告，并迅速采取登报声明作废、报警等补救措施，防止损失扩大。第二十四条严禁印章保管员携带印章离开工作场所（医院授权外出的特殊情况除外），严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信、空白表格等空白凭证上预先加盖印章。第六章印章使用审批流程第二十五条印章使用实行“先审批、后用印”的原则，严禁“先斩后奏”或越权审批。所有用印申请必须通过医院办公自动化系统（OA）或填写纸质《印章使用审批单》进行流转。第二十六条审批权限划分：（一）日常行政事务类：1.一般性的行政发文、通知、内部报表、工作联系函等，由部门负责人审核，医院办公室主任（或授权副主任）审批。2.涉及医院重大事项的行政文件、对外证明、统计报表等，须经部门负责人、医院办公室审核，报分管院长审批。（二）经济合同类：1.常规物资采购合同、维保合同等，按医院采购管理办法执行，需经采购部门、审计部门、财务部门审核，报分管院长审批。2.重大基建项目、大型医疗设备购置、对外投资合作等重大经济合同，须经相关部门论证、法务审查、审计审核，报院长办公会或党委会集体审议通过，由院长或其授权代理人审批。（三）人事劳资类：1.员工入职、离职、调动、奖惩等人事文件，由人事科负责人审核，报分管人事的院长审批。2.涉及工资调整、福利发放等敏感事项，需经人事科、财务科双重审核，分管院长审批。（四）财务资金类：1.银行支付业务，严格按照医院财务报销审批制度执行，经办人、科室负责人、财务科长、分管院长逐级审批后，方可加盖财务印鉴。2.对外融资、担保、借贷等重大财务行为，必须经院长办公会或党委会批准，由法定代表人签字并加盖医院公章及财务专用章。（五）医疗证明类：医疗诊断证明、休假证明等，必须由具备执业医师资格的医师开具，经科室主任或门诊部办公室审核签字后，方可加盖相应的医疗证明专用章。第二十七条审批流程规范：（一）申请：用印申请人登录OA系统或填写纸质《印章使用审批单》，详细填写用印部门、用印事由、文件名称、份数、发送对象、拟稿人等信息，并上传附件（如需用印的文件初稿）。（二）审核：部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行审核。涉及合同、协议的，需经法务部门进行合规性审核。（三）审批：审批人根据权限对申请进行审批。审批人应认真审阅文件内容，确认无误后点击“同意”或签字。对内容不明确、表述不准确或存在风险的申请，应退回修改或驳回。（四）用印：印章保管员核对审批流程，确认审批手续完备、文件内容与审批内容一致后，方可加盖印章。第二十八条用印时的“三查”制度：（一）查手续：是否按照权限完成了所有审批签字手续。（二）查内容：文件内容是否与审批内容一致，是否存在涂改、添加等异常情况。对涉及金额、数量、期限、违约责任等关键条款要重点复核。（三）查份数：实际用印份数是否与申请份数一致，多余文件应销毁或注明“副本”字样。第二十九条盖章规范：（一）印章应清晰、端正地盖在文件的落款处，做到“骑年盖月”（即印章上沿不压正文，下沿压日期的月份）。（二）印章名称应与文件落款单位名称完全一致。（三）两页以上的合同或文件，必须加盖“骑缝章”，确保文件页码连续，防止拆页换页。（四）禁止在文件空白处盖章，除特殊规定外，一般实行“见章生效”，即印章必须与签名同时具备。第七章特殊场景与外带管理第三十条严禁将医院公章、合同专用章、财务专用章携带出厂外使用。确因特殊工作需要（如外出签订合同、办理银行开户、办理房产登记等）需外带印章的，必须实行严格的审批和登记制度。第三十一条外带印章审批流程：（一）申请人填写《印章外带使用申请表》，详细说明外带理由、时间、地点、随行人员、拟办事项及归还时间。（二）经部门负责人审核、医院办公室复核后，报分管院长或院长特别批准。（三）印章外带原则上必须由印章保管员或指定专人（两人以上）随身携带，严禁交由办事人员单独携带或保管。（四）印章在外出期间，保管员必须做到“印不离身”，严禁将印章放置在车内、酒店房间或无人看管之处。第三十二条外带印章归还后，保管员应立即检查印章是否完好、有无被违规使用迹象，并及时在《印章外带使用登记表》上注销。随行人员应书面汇报外带期间的使用情况。第三十三条电子印章的使用：（一）电子印章仅限于在经医院认可的数字化办公平台、电子签约平台上使用。（二）电子印章的密钥（Ukey）视同实物印章管理，由专人保管，严禁插入公用电脑或随意转借。（三）电子印章的使用同样需要经过OA系统审批流程，系统自动记录使用日志、时间、IP地址及操作人信息，确保可追溯。（四）如发生密钥丢失或电子印章系统漏洞，应立即向医院办公室及信息科报告，暂停使用并及时挂失。第八章监督检查与责任追究第三十四条印章管理纳入医院年度内部审计和纪检监察范围。医院办公室每半年至少组织一次全院印章管理专项检查，重点检查印章保管的安全性、使用登记的完整性、审批流程的合规性。第三十五条检查内容包括：（一）印章是否专人保管、专柜存放；（二）用印登记台账是否清晰、连续、完整；（三）是否存在越权审批、违规用印现象；（四）是否存在空白凭证上盖章的情况；（五）废弃印章是否按规定封存或销毁。第三十六条责任追究：对于违反本制度规定，造成医院声誉受损或经济损失的，视情节轻重，给予相关责任人以下处分：（一）情节轻微，未造成后果的，给予批评教育、责令作出书面检查或通报批评。（二）情节较重，造成一定经济损失或不良影响的，给予记过、降级等行政处分，并扣发相应绩效工资。（三）情节严重，造成重大经济损失或严重法律后果的，给予解除劳动合同处分；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。第三十七条具体违规行为界定：（一）未经批准，擅自刻制、启用、变更、销毁印章的。（二）保管不善，导致印章丢失、被盗，且隐瞒不报的。（三）超越审批权限或审批流程不完整，擅自用印的。（四）在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章的。（五）私自将印章带出医院外借、他用或交由他人代管的。（六）未履行审核职责，对文件内容把关不严，导致加盖错误印章或签订违规合同的。（七）利用印章谋取私利、弄虚作假、伪造文件的。第三十八条因印章管理不善导致医院对外承担民事赔偿责任的，医院有