档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。第四条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。第二章管理机构与职责第五条管理机构本单位档案工作实行统一管理，指定专门部门（以下简称“档案管理部门”）负责全单位档案的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的初步收集、整理和移交工作。第六条档案管理部门职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定和完善本单位档案管理规章制度，并组织实施；3.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；4.接收、整理、保管、统计和提供利用本单位各类档案；5.负责档案的鉴定、销毁和移交工作；6.组织档案信息化建设和档案资源的开发利用；7.确保档案的安全和保密。第七条各部门及兼职档案员职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交；2.协助档案管理部门做好本部门档案的利用和保密工作；3.学习和执行档案管理的相关制度。第三章档案的形成与收集第八条档案形成要求各部门在工作中形成的文件材料，应当符合国家和行业关于文件材料形成的规范要求，做到内容真实、字迹清楚、格式规范、手续完备。第九条收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，包括但不限于：1.上级机关颁发的与本单位相关的各类文件；2.本单位发布的各类正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表等；3.本单位在各项业务活动中形成的合同、协议、凭证、图纸、图表、声像资料等；4.本单位人员任免、奖惩、考核、工资等人事材料；5.其他具有保存价值的文件材料。第十条收集时间1.日常工作中形成的文件材料，兼职档案员应随时收集；2.专项工作或阶段性工作结束后，应及时收集整理；3.年度结束后，各部门应将上一年度形成的文件材料整理完毕，于规定时间内移交档案管理部门。第四章档案的整理与分类第十一条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条分类方法本单位档案采用年度-机构（或问题）-保管期限的分类方法。具体分类方案由档案管理部门制定并统一执行。第十三条组卷与排列1.文件材料应根据其内容联系和数量，组成案卷或件。2.案卷内文件材料应按照一定顺序排列，一般为批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.不同年度的文件一般不得放入同一案卷；跨年度的请示与批复，放入批复年度；跨年度的规划，放入规划开始年度。第十四条编号与编目1.档案应按照分类方案进行系统编号。2.每一案卷或件均应编制卷内目录或件内目录，并填写备考表。3.档案管理部门应建立档案总目录和分类目录。第五章档案的保管第十五条保管条件档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十六条库房管理1.档案库房应保持整洁有序，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。2.建立库房管理制度，严格执行入库登记和出库检查制度。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十七条档案载体保护1.纸质档案应使用符合国家标准的档案用品，定期进行防虫、防霉处理。2.声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保护措施，定期检查和复制。第六章档案的鉴定与销毁第十八条鉴定组织档案管理部门应会同相关业务部门组成档案鉴定小组，负责对档案的保存价值进行鉴定。第十九条鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。第二十条销毁程序1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销。2.销毁档案前，应编制销毁清册，经批准后执行。销毁清册应永久保存。3.严禁个人私自销毁档案材料。第七章档案的利用与借阅第二十一条利用原则档案利用应遵循为单位工作服务、严格遵守保密制度和尊重档案历史真实性的原则。第二十二条利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅相关档案。2.外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定执行。第二十三条借阅手续1.查阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅档案名称、编号、借阅日期、用途等。2.档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，限期归还。3.借阅档案者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。第二十四条利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录等方式。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制。第八章档案的数字化管理第二十五条数字化要求积极推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立档案管理信息系统。第二十六条数字档案管理1.数字档案的形成、收集、整理、保管、利用等应符合国家相关标准和规范。2.确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。3.数字档案应定期进行备份，并妥善保管备份介质。第九章责任与奖惩第二十七条奖励对在档案管理工作中做出突出贡献，或在档案利用中取得显著效益的部门和个人，本单位予以表彰和奖励。第二十八条处罚对违反本制度规