采购项目档案长期保管归档制度

采购项目档案长期保管归档制度第一章总则第一条目的依据为加强采购项目档案的长期保管与归档管理，保证采购档案的真实性、完整性、系统性和安全性，实现采购活动全过程可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位使用财政性资金、自有资金及其他资金实施的货物类、工程类、服务类采购项目档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等管理工作。依法必须招标的工程建设项目、政府集中采购目录以内或采购限额标准以上的分散采购项目，以及单位内部自行组织的采购项目，均纳入本制度管理范围。第三条基本原则采购项目档案管理实行“统一领导、分级负责、谁承办谁归档、集中保管”的原则。采购项目档案应当真实、准确地反映采购活动全过程，任何部门和个人不得伪造、变造、隐匿、擅自转移或者销毁采购档案。档案管理应当与采购项目管理同步部署、同步实施、同步检查。第四条术语定义采购项目档案是指采购项目从立项、预算、需求论证、采购实施、合同签订、履约验收到资金支付、质疑投诉、监督检查等各环节形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。长期保管是指保管期限自采购项目验收完成或合同履行完毕之日起计算，一般项目不低于十五年；涉及重大公共利益、重大资产处置、长期合同、涉外采购、政府与社会资本合作等特殊项目，保管期限应当延长至三十年，具有永久查考价值的应当永久保管。第二章职责分工第五条采购管理部门职责采购管理部门是采购项目档案归档的直接责任主体，负责采购项目实施过程中各类文件材料的形成、收集、初步整理和按时移交。具体职责包括：编制采购文件、保存开标评审记录、组织合同签订、归集履约验收资料、整理资金支付凭证，确保归档文件材料内容完整、签字盖章齐全、页码连续、字迹清晰。第六条档案管理部门职责档案管理部门负责采购项目档案的统一保管、编目、统计、提供利用和到期鉴定等工作，对采购管理部门的归档工作进行业务指导和监督检查。档案管理部门应当建立采购项目档案总台账和分类台账，做到账物相符、存放有序、检索便捷。对不符合归档要求的档案，有权退回并要求限期整改。第七条财务部门职责财务部门负责提供与采购项目直接相关的预算批复文件、资金计划、支付申请审批单、国库集中支付凭证、发票复印件、结算审核报告、决算审计报告、固定资产入账凭证等财务档案材料，配合采购管理部门完成采购资金环节文件材料的收集归档。第八条业务需求部门职责业务需求部门负责提供采购需求调查报告、市场调研记录、技术参数论证意见、可行性研究报告、立项审批文件、资产验收记录、使用反馈意见等与采购项目直接相关的业务文件材料，并对所提供材料的真实性、准确性、完整性负责。第九条监督审计部门职责监督审计部门负责对采购项目档案管理情况进行监督检查，将档案完整性、真实性纳入年度审计或专项审计范围，对重大采购项目档案进行重点抽查，发现问题及时督促整改，发现违法违纪线索的按程序移送处理。第十条项目负责人职责采购项目负责人对项目档案归档工作负直接责任。项目启动时应当同步建立档案收集清单，明确各阶段应归档文件材料、责任人和完成时限；项目实施过程中应当及时归集相关文件，项目结束后按规定时限完成整理并向档案管理部门移交。第三章归档范围与保管期限第十一条采购准备阶段归档材料采购准备阶段应当归档的材料包括：采购预算批复文件、采购意向公开记录、采购计划备案表、采购需求调查报告、市场调研记录、技术参数论证意见、可行性研究报告、立项审批文件、采购方式审批或变更审批文件、进口产品论证及审批文件、单一来源采购公示及专家论证意见、采购代理机构委托协议等。第十二条采购实施阶段归档材料采购实施阶段应当归档的材料包括：采购公告或资格预审公告、采购文件及澄清修改文件、供应商报名或获取采购文件记录、资格预审文件及资格预审评审报告、投标文件或响应文件正本、开标记录、评标评审专家抽取记录、评审委员会组成名单、评审报告、中标成交结果公告、中标成交通知书、废标终止公告及理由说明、质疑函及答复材料、投诉处理决定、行政复议或行政诉讼材料等。第十三条合同签订阶段归档材料合同签订阶段应当归档的材料包括：采购合同文本及全部附件、合同谈判记录、合同签订审批表、合同变更补充协议、合同解除或终止协议、履约担保函、预付款担保文件、合同公示记录等。第十四条履约验收阶段归档材料履约验收阶段应当归档的材料包括：履约过程记录、阶段验收报告、最终验收报告、质量检测报告、第三方检测记录、货物交接清单、工程竣工图纸、监理报告、服务考核评价记录、验收整改通知及回复、质保期内维修维护记录等。第十五条资金支付阶段归档材料资金支付阶段应当归档的材料包括：发票复印件、支付申请审批单、国库集中支付凭证、政府采购资金支付确认单、结算审核报告、决算审计报告、质保金支付凭证、资金节约或超支情况说明等。第十六条质疑投诉与监督检查阶段归档材料质疑投诉与监督检查阶段应当归档的材料包括：质疑函、质疑答复及送达回证、投诉书、投诉答复、财政监督检查通知书、检查工作底稿、检查处理决定、审计报告、巡视巡察整改材料、纪检监察机关移送或反馈材料等。第十七条归档范围及保管期限表采购项目档案归档范围及保管期限按下表执行：阶段主要归档文件材料保管期限采购准备采购预算批复、采购意向公开记录、采购计划备案表、采购需求论证、市场调研报告、采购方式审批文件、进口产品论证及审批文件长期（不低于15年）采购实施采购公告、采购文件、投标响应文件正本、开标评审记录、评审报告、中标成交通知书、废标终止公告、质疑投诉材料长期（不低于15年）合同签订采购合同及附件、合同变更补充协议、履约担保文件、合同签订审批表长期（不低于15年）履约验收履约过程记录、阶段及最终验收报告、质量检测报告、货物交接清单、工程竣工及监理文件长期（不低于15年）资金支付发票复印件、支付申请审批单、国库集中支付凭证、结算审核报告、决算审计报告长期（不低于15年）监督检查财政监督检查通知书、检查工作底稿、检查处理决定、审计报告、整改报告长期（不低于15年）第十八条特殊项目保管期限涉及重大公共利益、重大资产处置、长期合同、涉外采购、政府与社会资本合作项目，以及单项采购金额达到本单位规定的重大标准的，保管期限为三十年。具有重要历史查考价值、典型示范意义或涉及重大科研、重大基础设施建设项目的采购档案，应当永久保管。特殊项目保管期限的确定由采购管理部门提出建议，档案管理部门审核，报单位分管领导批准。第四章归档质量与整理规范第十九条纸质文件归档基本要求纸质归档文件应当使用耐久性较好的碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水等易褪色材料书写。归档文件应当保持原件，复印件作为归档材料时应当加盖“与原件一致”印章并由经办人签字、注明日期。文件页码应当连续，不得缺页、重页。破损文件应当修裱，字迹模糊的应当附抄件并注明出处。第二十条电子文件归档要求电子采购文件应当随纸质文件一并归档，实行双套制管理。电子文件格式应当符合国家电子档案管理要求，文本类文件宜采用PDF/A、OFD格式，影像类文件宜采用JPEG、TIFF格式，音视频类文件宜采用MP4、WAV等通用格式。电子文件应当包含元数据，注明形成时间、责任者、文件名称、文号、密级、保管期限等要素。电子文件归档前应当进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测合格后方可归档。第二十一条电子文件命名规则电子归档文件应当统一命名，命名格式为：项目编号_文件类别_序号_文件名称_形成日期。项目编号由档案管理部门统一赋予，文件类别按照采购准备、采购实施、合同签订、履约验收、资金支付、监督检查等阶段分类填写，序号为同一类别内的流水号。例如：CG-2025-HW-001_采购实施_01_招标文件_20250101.pdf。第二十二条档案编号规则采购项目档案实行“年度—项目类别—序号”三级编号。编号格式为：CG-YYYY-XM-XXX，其中CG代表采购档案，YYYY代表项目完成年度，XM代表项目类别代码，HW为货物、GC为工程、FW为服务，XXX为同一类别内的顺序号。同一项目分阶段归档的，可在序号后增加阶段代码，如CG-2025-HW-001-01表示第一阶段。第二十三条组卷与排列采购项目档案应当以单个项目为基本单位进行组卷。文件材料按照采购准备、采购实施、合同签订、履约验收、资金支付、监督检查的逻辑顺序排列。同一事项的文件材料按照形成时间先后或重要程度排列，批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，结论性材料在前、过程性材料在后。第二十四条页码编制与装订归档文件应当逐页编制页码，页码使用打码机或铅笔标注在文件右上角，图纸、照片等特殊载体可标注在背面。归档文件应当去除金属装订物，采用线装或不锈钢钉装订。文件材料较厚的，可分段装订后合并组卷。档案盒应当使用无酸档案盒，盒脊标注项目编号、项目名称、年度、保管期限、盒号等信息。第二十五条归档文件目录编制归档文件目录应当包括序号、文件名称、文号、责任者、形成日期、页数、备注等栏目。目录应当使用A4纸打印，一式两份，一份随档案移交，一份由归档部门留存。电子目录应当同步导入档案管理系统，实现目录检索与全文检索。第二十六条数字化加工要求纸质采购档案移交前应当完成数字化加工，扫描分辨率不低于300dpi，色彩模式为彩色或灰度，扫描件应当端正清晰、页面完整、无黑边、无遮挡。数字化成果应当与纸质档案一一对应，电子目录与扫描件挂接准确。数字化加工过程不得损坏纸质档案，加工完成后应当进行质量检查。第五章归档时间与移交程序第二十七条归档时限采购项目档案应当在项目验收完成或合同履行完毕之日起三个月内完成整理并向档案管理部门移交。跨年度实施的项目，可在年度终了后先归档当年形成的文件材料，项目整体完成后归集汇总。合同履行期限超过三年的长期项目，应当每年度进行一次阶段性归档。第二十八条移交验收采购管理部门向档案管理部门移交档案时，应当填写《采购项目档案移交清单》，列明项目名称、项目编号、档案卷数、文件件数、电子文件数量、载体类型、保管期限、移交日期等信息。档案管理部门应当对照归档范围逐项验收，发现文件缺失、签章不全、页码混乱、电子文件无法读取等问题的，退回补充或整改。第二十九条移交清单表《采购项目档案移交清单》格式如下：序号项目名称项目编号档案卷数文件件数电子文件数量保管期限备注1填写项目名称CG-2025-HW-00134545长期无2填写项目名称CG-2025-GC-0025787830年无第三十条补充归档档案移交后发现遗漏重要文件材料的，原采购项目负责人应当及时补充归档。补充归档应当填写补充归档说明，经采购管理部门负责人审批后，由档案管理部门在原档案中补充插卷或单独组卷，并在档案目录中注明补充情况。第三十一条废标及中止项目归档采购项目因故废标、终止或取消的，应当将已经形成的采购文件、评审记录、废标终止公告、审批文件等全部材料整理归档，不得随意销毁。废标后重新组织采购的，各次采购活动的档案应当分别组卷，并在目录中注明关联关系。第六章保管条件与安全防护第三十二条库房基本要求采购项目档案应当存放于专用档案库房，库房应当远离易燃易爆物品和污染源，具备防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等设施。库房面积应当满足档案增长需要，并预留扩展空间。档案柜架应当排列整齐，柜架间距满足通风和通行要求，档案不得直接落地存放。第三十三条温湿度控制纸质档案库房温度应当控制在14℃至24℃之间，相对湿度控制在45%至60%之间。库房应当配备温湿度监测记录设备，每日定时记录，发现异常及时调节。电子档案存储介质库房温度应当控制在17℃至20℃之间，相对湿度控制在35%至45%之间。第三十四条安全防护措施档案库房应当配备气体灭火器或自动灭火系统，不得使用水基灭火器。库房照明应当采用防紫外线灯具，窗户应当安装遮光窗帘或防紫外线玻璃。库房内禁止存放食品、杂物和私人物品，禁止吸烟和使用明火。库房应当安装防盗门窗、监控设备，实行双人双锁管理。第三十五条电子档案存储与备份电子采购档案应当实行异质备份和异地备份。重要电子档案应当至少保存三套，其中一套在线提供利用，一套离线保存，一套异地存放。存储介质应当定期检测，磁性介质每满二年进行一次抽样检测，每满四年进行一次全面检测；光盘等光学介质每满四年进行一次检测。发现介质损坏或数据无法读取的，应当及时迁移或恢复。备份数据应当定期校验，确保可用性。第三十六条库房巡查与应急管理档案管理人员应当每日对库房进行巡查，检查温湿度、门窗、电源、消防设施等是否正常，并做好巡查记录。应当制定档案安全应急预案，定期组织应急演练。发生火灾、水浸、盗窃等突发事件时，应当立即启动应急预案，抢救档案，减少损失，并及时报告单位负责人和档案管理部门。第七章查阅、借阅与利用第三十七条查阅权限采购项目档案查阅实行分级审批制度。采购管理部门、财务部门、监督审计部门因工作需要可以查阅本部门职责范围内的采购档案；其他部门查阅档案应当经档案管理部门负责人批准；外部单位查阅档案应当经单位分管领导批准，并出示单位介绍信和查阅人有效身份证明。第三十八条借阅审批档案原件原则上不外借。确因工作需要外借的，应当填写《档案借阅审批单》，注明借阅事由、借阅期限、借阅人及联系方式，经档案管理部门负责人和分管领导审批。借阅期限一般不超过五个工作日，到期未还需办理续借手续。第三十九条查阅利用要求查阅档案应当在档案阅览室或指定区域进行，不得在档案上勾画、涂改、折叠、拆卷、撕页。复制档案材料应当经档案管理人员同意，涉密档案复制件应当编号登记，用后按规定收回或销毁。利用者不得擅自拍摄、扫描、传播档案内容。第四十条保密管理涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的采购项目档案，应当按照有关保密法律法规和本单位保密制度管理。涉密档案应当单独存放，专人管理，查阅利用应当履行保密审批手续，不得通过互联网传输、存储涉密档案信息。涉密档案的数字化加工应当使用涉密计算机和涉密存储介质。第四十一条利用统计与编研档案管理部门应当对采购项目档案的查阅利用情况进行登记统计，定期分析利用效果。可以根据工作需要，编制采购项目档案专题目录、典型案例汇编、采购风险提示等编研材料，提高档案利用价值。第八章鉴定、处置与销毁第四十二条鉴定组织采购项目档案保管期满后，应当由档案管理部门会同采购管理部门、财务部门、监督审计部门组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定。鉴定小组应当根据档案的查考利用价值、法律法规要求、审计监督需要等因素，提出续存或销毁意见。第四十三条续存情形有下列情形之一的，到期采购项目档案应当延长保管期限：涉及正在进行的诉讼、仲裁、行政复议或纪检监察调查的；涉及重大资产权属争议尚未解决的；涉及长期合同仍在履行中的；具有重要历史查考价值或典型意义的；法律法规规定应当延长保管的其他情形。第四十四条销毁程序经鉴定确认无保存价值的采购项目档案，应当编制销毁清册，列明档案名称、项目编号、年度、数量、保管期限、鉴定意见等信息。销毁清册应当经档案管理部门、采购管理部门、财务部门、监督审计部门会签，报单位主要负责人批准后，由档案管理部门组织两人以上监销。未经批准，任何单位和个人不得擅自销毁采购档案。第